Obsługa klienta…

1. Obsługa klienta… Czyli wystawienie zlecenia i jego realizacja (okulary korekcyjne).

2. W celu wystawienia zlecenia na okulary i późniejszej realizacji go jako paragonu lub faktury, należy kliknąć w głównym oknie programu przycisk – ARTYKUŁY OPTYCZNE.

3. W kolejnym oknie należy uzupełnić dane Klienta i Lekarza, klikając przycisk – Pobierz. Jeśli klient, lekarz nie istnieje w bazie, klikamy dodaj (w odpowiednim oknie – klienta lub lekarza) i uzupełniamy jego dane a następnie klikając – OK. zapisujemy go do bazy. Zaznaczamy opcje czy okulary mają być tylko do dali, bliży czy też progresywne (zaznaczamy odpowiednie okienka). Jeśli klient żąda wykonania okularów bez recepty zaznaczamy opcję – Bez lekarza. Możliwe jest też zapisanie numeru recepty, ewentualnych uwag i daty wystawienia recepty. Kolejnym etapem jest przepisanie parametrów optycznych do wykonania okularów – Moc sferyczna, cylindryczna itp.. Po uzupełnieniu wszystkich danych klikamy – Dalej.

4. W kolejnym oknie dodajemy, za pomocą przycisku – Dodaj, pozycję towar z magazynu. Otwiera się okno magazynu, w którym wyszukujemy interesujący nas towar i dodajemy go do pozycji zlecenia. Jeśli towar jest nowy, szybko zakładamy mu kartotekę klikając w oknie – Produkty przycisk – Dodaj. Po uzupełnieniu danych zapisujemy go klikając przycisk – OK..

5. Z magazynu dodajemy konkretne elementy okularów, czyli oprawki, szkła, usługę. Towar znajdujemy w magazynie wpisując pierwsze znaki nazwy, modelu, symbolu cyfrowego itp.. Możliwe jest wstępne przefiltrowanie magazynu poprzez działy, np. - OPRAWY OKULAROWE. Podświetlamy wybrany towar i dwukrotnie na nim klikamy, lub podświetlamy go i klikamy przycisk – Wybierz. W pojawiającym się okienku uzupełniamy właściwą ilość, kontrolujemy cenę i rabat a jeśli wybrany towar wchodzi w skład wyrobu medycznego, zaznaczamy tą opcję i klikamy – OK..

6. Po dodaniu pozycji do sprzedaży wpisujemy kwotę zaliczki, termin realizacji zlecenia i klikamy – Zapisz. Uwaga! Jeśli towar jest na magazynie (wykonanie i odbiór okularów odbywa się natychmiast), możliwa jest sprzedaż poprzez przycisk – Realizacja (paragon), nastąpi sprzedaż i wystawienie paragonu. Jeśli towaru nie ma na magazynie możliwe jest tylko wystawienie zlecenia. Klikamy przycisk – Zapisz. Po wystawieniu zlecenia, towary nie schodzą ze stanu, lecz są rezerwowane na magazynie.

7. Pojawia się okienko, w którym należy potwierdzić wydruk zlecenia, poprzez kliknięcie – OK. W kolejnym okienku istnieje możliwość wyboru sposobu wydruku (domyślnie ustawiona jest drukarka). Klikamy – OK. Zlecenie w dwóch egzemplarzach jest drukowane na papierze. Uwaga! Zaznaczenie opcji – Preview, pozwala obejrzeć dokument na ekranie komputera a opcja – File, pozwala zapisać dokument do pliku. Na dokumencie zlecenia drukowana jest informacja na temat gwarancji na okulary, instrukcja użytkowania okularów i oświadczenie o zgodności z wyrobem medycznym.

8. Wszystkie zlecenia widoczne są po kliknięciu ikonki – Zlecenia, na niebieskim pasku w lewej część głównego okna programu. Otwiera się okno, w którym widzimy wszystkie (zrealizowane, niezrealizowane, w edycji) zamówienia klientów. Po pewnym czasie będą to setki, tysiące, pozycji. Aby znaleźć interesujące nas zlecanie, klikamy w statusie zamówienia i wybieramy – Niezrealizowane, ewentualnie filtrujemy listę poprzez wybór – Z okresu (bieżący dzień, ostatnie 7 dni.. itp..) Podświetlamy wybrane zamówienie i klikamy na nim dwukrotnie lub klikamy przycisk – Popraw.

9. Otwiera się okno zamówienia. Istnieje możliwość dołożenia do niego dodatkowych elementów poprzez kliknięcie – Dodaj pozycję ( np. dodanie etui, zawieszki). Istnieje też możliwość poprawiania poszczególnych pozycji – Popraw pozycję (poprawianie ilości, ceny). Możliwe jest również usuwanie pozycji – Usuń pozycję.

10. Aby zrealizować zamówienie należy kliknąć – Realizacja (paragon). Pojawi się okienko z pytaniem czy na pewno chcemy realizować zamówienie? Potwierdzamy, klikając – OK. W kolejnym oknie (paragonu) widzimy, że jeśli zaznaczaliśmy opcję - składnik wyrobu medycznego (przy dodawaniu towaru), z kilku elementów powstał nam wyrób medyczny (7% VAT). Na dole okna istnieje możliwość wprowadzenia kwoty refundacji dla szkieł okularowych. Po ewentualnym wypełnieniu kwoty refundacji klikamy na przycisk – Zapisz. Zostaje wystawiony paragon.

11. Jeśli z programem współpracuje drukarka fiskalna pojawi się pytanie czy drukować paragon na drukarce? Klikamy – OK. Automatycznie zostaje wydrukowany paragon. Wystawiony paragon można znaleźć, klikając na ikonkę na niebieskim pasku po lewej stronie głównego okna programu – Paragony, lub w górnym pasku menu – Dokumenty – Sprzedaży – Paragony. Jeśli chcemy wystawić do paragonu fakturę, podświetlamy interesujący nas paragon i klikamy przycisk – Wypisz fakturę.

12. W pojawiającym się oknie należy dodać płatnika – firmę, na którą będzie wystawiona faktura. Robimy to klikając – Wybierz. Z pojawiającej się listy firm, wybieramy właściwą a jeśli jest to nowa firma klikamy – Dodaj i zakładamy jej kartotekę. Uwaga! Jeśli płatnikiem ma być ta sama osoba co odbiorca, czyli np. Jan Kowalski, należy dodać go do bazy odbiorców NIP. Przycisk – Podaj numer w górnej części okna, służy do zmiany numeru faktury z domyślnej na inną (np. jeśli pracę z programem DAPP Optic rozpoczęto w ciągu roku i istnieje już pewna liczba faktur). Klikając – Zapisz, wystawiamy fakturę. System pyta, czy fiskalizować fakturę, klikamy – Cancel (ponieważ faktura została wystawiona do zafiskalizowanego paragonu). Naciśnięcie – OK., spowoduje wyświetlenie komunikatu, że faktura została wystawiona do paragonu fiskalnego i nie może być drugi raz ufiskalniona. Uwaga! W sytuacji, gdy faktura byłaby wystawiona bezpośrednio (nie do paragonu), wówczas fiskalizacja byłaby możliwa.

13. Potwierdzamy wydruk faktury na drukarce – OK. Otrzymujemy w dwóch egzemplarzach fakturę vat. Aby znaleźć w programie wystawione faktury, klikamy ikonkę – Faktury na niebieskim pasku po lewej stronie głównego okna, lub w górnym menu – Dokumenty – Sprzedaży – Faktury VAT. Wystawione faktury można za pomocą przycisków w górnej części okna poprawiać, usuwać, korygować.

14. W następnych prezentacjach wyjaśnimy:- sprzedaż z działu soczewki kontaktowe- sprzedaż bezpośrednią za pomocą paragonu (bez zlecenia).