PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT

1. PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT MUSA ZAINAL ABIDIN OTHMAN BAHAGIAN PENTADBIRAN AM JABATAN PENDAFTAR

2. PERANAN KERAJAAN • Kerajaan berperanan membangunkan negara untuk kepentingan dan kesejahteraan rakyat • Agensi kerajaan bertanggung jawab: • melaksanakan dasar dan rancangan kerajaan dengan cekap dan berkesan • Mengoptimumkan penggunaan semua sumber • Mencegah pembaziran dan salah guna • Memberi khidmat terbaik kepada orang ramai

3. FALSAFAH “Paduan antara iman kepada allah dan ilmu yang bermantaat serta gabungan antara teori dengan amal adalah dasar utama bagi perkembangan ilmu, proses pembinaan masyarakat terpelajar dan pembangunan universiti”

4. WAWASAN “UKM bertekad menjadi Universiti terkehadapan yang mendahului langkah masyarakat dan zamannya bagi membentuk masyarakat dinamis, berilmu dan berakhlak mulia”

5. MISI “Menjadi Universiti terpilih yang memartabatkan Bahasa Melayu serta menyejagatkan ilmu beracuan budaya kebangsaan”

6. PERANAN KETUA JABATAN • Ketua Jabatan bertanggung jawab mentadbir agensi dengan cekap dan berkesan: • menyedia dan memastikan kakitangan memahami dan menghayati Visi, Objektif, Fungsi, Piagam Pelanggan, Carta Organisasi • Menyedia SKT jabatan dan individu • Menggalakkan perhubungan sihat antara pegawai • Mengadakan program kebajikan • Menggunakan aplikasi psikologi dalam pengurusan sumber manusia • Menyedia dan melaksana program kualiti jabatan

7. PERANAN KETUA JABATAN • Menyemak semula fungsi jabatan • Menilai semula aktiviti jabatan • Mengemakini undang-udang dan peraturan • Mengadakan perhimpunan bulanan • Memastikan ruang pejabat mengikut spesifikasi • Menyediakan senarai tugas

8. UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN • Undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan fungsi jabatan perlu difahami dan dipatuhi. • undang-undang dan peraturan perlu dikemas kini supaya sentiasa relevan.

9. SENARAI TUGAS • Senarai tugas perlu dikemaskini jika berlaku: • Pertukaran dasar Kerajaan atau objektif jabatan • Pengstukturan semula organisasi • pengurangan /penambahan fungsi jabatan • pengurangan /penambahan jumlah kakitangan • perubahan dalam sistem atau cara bekerja

10. KEMUDAHAN KOMUNIKASI • Alat komunikasi bertujuan memudahkan pegawai melaksanakan tugas dengan cekap dan berkesan. Ia perlu digunakan dengan berhemah dan dihadkan kepada urusan rasmi sahaja. • perkhidmatan Pos: stem, Mesin Franking, pos jelas, online, dan lain-lain • telegram • telefon : talian tetap, telefon bimbit • faksimili • persidangan video • komunikasi manual • kemudahan komunikasi secara elektronik : e-mel, SMS dan lain-lain

11. KEBERSIHAN PEJABAT • asingkan bahan yang tidak bernilai, buang barang yang tidak perlu. • menyusun atur peralatan yang dibekalkan • membersihkan peralatan, tempat bertugas dan mencegah segala kecacatan terutama selepas bertugas. • menyimpan dokumen di tempat yang ditetapkan.

12. MENCEGAH KEBAKARAN • pelan tindakan kebakaran dipamerkan. • panduan, tanda arah dan simbol pencegahan kebakaran yang jelas dan sentiasa dikemaskin • pemeriksaan alat pemadan api secara berkala • latihan mencegah kebakaran secara berkala • bilik simpanan rekod tahan api/bilik kebal

13. KHIDMAT NASIHAT • perundangan : Jabatan Peguan Negara • kewangan : Perbendaharaan Malaysia, Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara • keselamatan : Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan, Kementerian Keselamatan Dalam Negeri dan Polis Diraja Malaysia • keselamatan ICT : Unit Permodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) • personel : Jabatan Perkhidmatan Awam • sistem dan cara kerja : MAMPU • pengurusan rekod kerajaan : Jabatan Arkib Negara

14. PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

15. REKOD PERKHIDMATAN PEGAWAI • Maklumat perkhidmatan pegawai hendaklah direkodkan dengan teratur, lengkap dan terkini. • maklumat direkod dalam sistem komputer atau buku rekod perkhidmatan. • rekod secara manual hendaklah menggunakan dakwat kekal • pegawai bertanggung jawab memaklumkan perubahan maklumat diri supaya rekod peribadinya terkini.

16. REKOD PERKHIDMATAN PEGAWAI • Maklumat peribadi pegawai: • nama • tarikh dan tempat lahir • nombor kad pengenalan • nombor KWSP • agama • kelayakan akademik • nama, nombor kad pengenalan dan alamat waris

17. Maklumat Perkhidmatan: • nama jawatan, tarikh lantikan, pengesahan dalam perkhidmatan, pemberian taraf berpencen/KWSP • keputusan peperiksaan jabatan • tindakan tatatertib • Kenaikan pangkat, pemangkuan dan tanggung kerja • kursus dan latihan yang dihadiri dan ikatan perjanjian (jika ada)

18. cuti yang memberi kesan terhadap perkhidmatan pegawai • semua jenis pinjaman dari kerajaan • kurniaan dan anugerah • kelayakan kemudahan berkala, seperti: bantuan pakaian panas, tambang mengunjungi wilayah asal dlln.

19. REKOD KEHADIRAN • rekod kehadiran pegawai (waktu sampai dan waktu meninggalkan pejabat) hendaklah disimpan dan diselenggara. • kaedah yang sesuai boleh digunakan • jadual tugas yang mengandungi maklumat cuti, berkursus dan bertugas di luar pejabat sentiasa dikemaskini dan dipamerkan

20. PENILAIAN PRESTASI • penilaian berasaskan sasaran kerja tahunan (SKT) • penilaian dibuat secara berterusan • tahap prestasi yang perlu dicapai dimaklumkan kepada pegawai yang dinilai. • pegawai yang dinilai diberi peluang memberikan pandangan mengenai prestasinya. • penilaian prestasi adalah instrumen meningkatkan motivasi dan prestasi pegawai

21. MEMUPUK BUDAYA KERJA POSITIF • mewujud semangat kerja berpasukan • menampilkan ciri kepimpinan yang baik dan berkesan • memberi tunjuk ajar, kaunseling dan bimbingan • memberi tanggung jawab dan kepercayaan kepada pegawai • memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai

22. PEMBANGUNAN MODAL INSAN • latihan yang sesuai di dalam/luar jabatan • laluan kerja dan perancangan penggantian • pusingan kerja mengikut tempoh masa yang sesuai • pendedahan yang bersesuaian untuk menambah pengetahuan dan pengalaman kerja di organisasi lain.

23. KEPERIBADIAN DAN KETERAMPILAN

24. KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN KEPERIBADIAN TATAKELAKUAN PAKAIAN TANDA NAMA

25. KEPERIBADIAN • Sentiasa (semasa menjalankan tugas atau diluar masa bertugas) menjaga dan memelihara: • Penampilan diri • Cara berpakaian • Cara bekerja • Tatakelakuan,disiplin dan • Adab sopan

26. KEPERIBADIAN • Memiliki keperibadian unggul • Memiliki profesional competency yang tinggi: • Cekap • Mahir • Inteltual • Produktif • Result oriented • Inovatif • Berwawasan • Pintar • kreatif

27. KEPERIBADIAN • Meningkatkan keutuhan jabatan melalui penghayatan nilai-nilai murni: • Berintegriti • Boleh mengawal emosi • Bertindak secara bijaksana dan berhemah • Pendekatan yang fleksibel tetapi tegas • Mempunyai keazaman dan kegigihan • Amanah, jujur dan boleh dipercayai • Berkhidmat untuk kepentingan awan dan negara • Berani dan sanggup menerima cabaran • Berfikiran positif • Stabil dalam kehidupan bekeluarga, peribadi dan kerjaya

28. BERINTEGRITI Mempunyai kualiti diri dan berpegang kuat kepada moral yang baik Bertindak selaras dengan nilai-nilai yang baik Konsisten untuk menegakkan kebenaran dan mengotakan apa yang dikata Terbuka dan terus terang dalam menyampai idea, cadangan dan teguran Menjadikan diri dihormati kerana kerana tindakan dibuat berasaskan nilai murni

29. BOLEH MENGAWAL EMOSI Kesabaran yang tinggi, boleh mengawal emosi dalam keadaan sukar, terdesak dan tertekan Tenang dan berhemah walaupun di dalam keadaan yang sangat mencabar

30. BERTINDAK SECARA BIJAKSANA DAN BERHEMAH Boleh menganalisis dan menjangka implikasi setiap tindakan yang diambil Berhati-hati dan bijaksana mengambil tindakan supaya tidak timbul suasana tidak sihat dalam organisasi, antara organisasi atau tanggapan buruk terhadap organisasi

31. FLEKSIBEL TETAPI TEGAS Tidak rigid tetapi tegas dalam membentuk dan melaksanakan dasar dan peraturan Fleksibel dalam mencari penyelesaian supaya perlaksanaan dasar dan peraturan Bersikap terbuka dan boleh menganjak paradigma dan tidak terikat kepada satu peraturan dan kaedah sahaja.

32. MEMPUNYAI KEAZAMAN DAN GIGIH Keazaman tinggi, tidak mudah putus asa, sanggup berkorban masa dan tenaga untuk mencapai matlamat organisasi Menggunakan strategi dan kaedah lain yang bersesuaian untuk memastikan objektif organisasi tercapai

33. AMANAH JUJUR DAN BOLEH DIPERCAYAI Amanah, jujur dan ikhlas dalam menjalankan tugas Boleh dipercayai untuk menjalankan tugas dengan penuh dedikasi

34. BERSEDIA BERKHIDMAT Bersedia berkhidmat untuk kepentingan negara dan awam Sentiasa bertanggungjawab dan bersedia untuk memberikan perkhidmatan yang sebaik mungkin untuk kepentingan awam dan negara melebihi daripada kepentingan peribadi

35. BERANI Berani dan sanggup menerima cabaran Mengemukakan pandangan secara berani tetapi secara bertanggung jawab dan berhemah Menyahut cabaran untuk memajukan diri dan organisasi Mempunyai semangat dan keupayaan untuk melaksanakan tugas yang mencabar dan sanggup mengambil risiko dalam melaksanakannya

36. AKAUNTIBILITI Berpegang teguh kepada prinsip akauntibiliti Bertanggung jawab terhadap sesuatu tugas yang diamanahkan

37. BERFIKIRAN POSITIF Yakin dan percaya sesuatu perkara itu boleh dilaksanakan walaupun dalam suasana dan keadaan yang sukar Percaya setiap masalah mempunyai jalan penyelesaian Menganggap sesuatu yang negetif itu boleh diperbaiki

38. KESTABILAN DALAM KEHIDUPAN Kestabilan dalam kehidupan berkeluarga, peribadi dan kerjaya Tiada masalah peribadi yang boleh menjejaskan tugas, kepentingan perkhidmatan dan negara Rekod sahsiah yang baik yang boleh menjadi teladan pegawai yang lain

39. TATAKELAKUAN Pegawai hendaklah mempunyai disiplin diri dengan mematuhi Aku Janji dan tatakelakuan yang ditetapkan.

40. SURAT AKU JANJI Saya, ………………………….…No. K.P (baru) …………………………… beralamat di …………………………………………………………………... dengan sesungguhnya berjanji bahawa saya akan mematuhi Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605) Perintah-Perintah Am, pekeliling dan surat pekeliling serta peraturan dan arahan lain yang dikeluar dan dikuatkuasakan oleh Kerajaan dari semasa ke semasa sepanjang perkhidmatan saya dengan Kerajaan. Maka dengan itu saya berjanji sebagaimana yang dikehendaki di bawah Peraturan 3, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605), bahawa saya:

41. SURAT AKU JANJI • akan sentiasa taat kepada Yang di-Pertuan Agong, negara dan Kerajaan; • Akan sentiasa melaksanakan tugas dengan cermat, bersungguh-sungguh, cekap, jujur, amanah dan bertanggungjawab; • Tidak akan membelakangkan tugas awam demi kepentingan peribadi saya; • Tidak akan berkelakuan dengan cara yang mungkin menyebabkan kepentingan bercanggah dengan tugas awam saya; • Tidak akan berkelakuan dengan cara yang boleh menimbulkan syak yang munasabah bahawa saya telah membiarkan kepentingan peribadi saya bercanggah dengan tugas rasmi sehingga menjejaskan kegunaan saya sebagai pegawai awam;

42. SURAT AKU JANJI Tidak akan menggunakan kedudukan saya sebagai pegawai awam bagi faedah diri saya sendiri; vii) Tidak akan berkelakuan dengan cara yang boleh memburukkan dan mencemarkan nama perkhidmatan awam; viii) Tidak akan membawa sebarang bentuk pengaruh atau tekanan luar untuk menyokong atau memajukan tuntutan saya atau pegawai lain berhubung dengan perkhidmatan awam; dan ix) Tidak akan ingkar perintah atau berkelakuan dengan cara yang boleh ditafsirkan sebagai ingkar perintah.

43. SURAT AKU JANJI Saya sesungguhnya faham bahawa jika saya disabitkan kerana telah melanggar Aku Janji ini, saya boleh dikenakan tindakan tatatertib mengikut Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605). Di hadapan: …………………………. ……………………………………. (Tandatangan Pegawai) (Nama Ketua Yang Diberi Kuasa) …………………………. ………………………………. (Jawatan Pegawai) (Cop Rasmi Jabatan)

44. PAKAIAN DAN TANDA NAMA • memakai pakaian yang kemas dan sesuai • mematuhi peraturan pakaian • memakai pakaian seragam • memakai tanda nama

45. PAKAIAN LELAKI Bagi pegawai-pegawai dalam Kumpulan A dan B, "lounge suite" atau "bush-jacket" dengan bahan kain yang sesuai; atau seluar panjang dengan baju kemeja dan bertali leher; dan jika baju tersebut berlengan panjang, tangan baju hendaklah jangan dilipatkan. Bagi pegawai-pegawai dalam Kumpulan C dan D, seluar panjang berserta baju kemeja dengan warna yang sesuai; baju hendaklah dimasukkan ke dalam; jika baju tersebut berlengan panjang, tangan baju hendaklah jangan dilipatkan.

46. PAKAIAN LELAKI Pakaian baju Melayu lengkap dengan bersamping; atau, pakaian baju yang mirip dengan potongan baju Melayu dan dipakai dengan seluar panjang; pakaian baju Melayu dengan kain sarong tidak dibenarkan. Pada hari Sabtu atau hari bekerja separuh hari, pegawai-pegawai awam yang tidak dikehendaki memakai pakaian seragam boleh memakai baju batik berlengan panjang atau pendek, dengan syarat baju batik yang dipakai itu adalah buatan Malaysia.

47. PAKAIAN SEMASA BEKERJA "Jeans" atau seluar pendek tidak boleh dipakai semasa bekerja. Kasut kulit atau lain-lain kasut yang sejenis dengannya. Capal boleh dipakai dengan pakaian baju Melayu yang lengkap dengan bersamping. Selipar, kasut getah dan kasut sukan tidak boleh dipakai semasa bekerja.

48. PAKAIAN WANITA Pakaian Kebangsaan atau pakaian kaum masing-masing yang sesuai dipakai semasa bekerja. "Jeans", "slacks", seluar pendek dan apa-apa pakaian yang menutup muka tidak boleh dipakai semasa bekerja. Selipar, cerpu atau yang sejenis dengannya yang mempunyai bentuk yang sesuai boleh dipakai dengan pakaian yang ditetapkan; kasut sukan tidak boleh dipakai semasa bekerja.

49. PAKAIAN WAKTU BEKERJA Pakaian seragam hendaklah sentiasa dipakai semasa bekerja bagi mereka yang dibekalkan dengannya. Pegawai-pegawai awam tidak dibenarkan memakai pakaian yang menjolok mata.

50. PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN