YLIOPISTOJEN PALVELUKESKUS (YOPK)

1. Opetusministeriön hallinnonalan talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskushanke OPM-PAKEAuli Kinnunen (Henkilöstöhallinnon osaprojekti (HeHa) Työsuojelupäivät 22.-23.8.2007 Vaasa

2. YLIOPISTOJEN PALVELUKESKUS (YOPK) • Vaasaan: ÅA, VY (=aloittavat pilottina 1.9.2008), OY,LY, TTY, TaY, TY,TKK • Joensuuhun: KY, LTY, JY, JoY (pilotti TaHassa 1.9.08) • Pääkaupunkiseutu: PAVE (TKK,HKK,SHH, taideyliopistot, SA) ja HY  muut yliopistot siirtyvät YOPK:n asiakkaiksi vuoden 2009 aikana (vaiheittain, ns. siirtymäsuunnitelman mukaan)

3. YLIOPISTOJEN PALVELUKESKUS (YOPK) • Palvelukeskuksen suunnittelua ja perustamista varten on käynnissä hanke (OPM-PAKE) 1.12.2006 – 31.12.2008, joka jakautuu osaprojekteihin: • Palvelukeskus, asiointi ja ohjaus -osaprojekti • Taloushallinnon prosessit -osaprojekti • Henkilöstöhallinnon prosessit -osaprojekti ja • Tietojärjestelmät -osaprojekti. • Lisäksi henkilöstön asemaa käsitellään henkilöstöprojektissa Huom! Osaprojekteissa kaikkien yliopistojen + SA:n sekä järjestöedustus (jäsenet)

4. YLIOPISTOJEN PALVELUKESKUS (YOPK) • Yliopistojen ja Suomen Akatemian talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalvelut keskitetään yliopistojen palvelukeskukseen (YOPK OPM)  sijaintipaikkakunnat Vaasa, Joensuu, Pääkaupunkiseutu • YOPK perustetaan (asetus/laki?) tavoitteena johdon rekrytointi syksyllä 2007, muu henkilöstö keväästä 2008 alkaen

5. OPM-PAKEn organisointi Projektit asetettu 29.11.2006 Ohjausryhmä (päätöksenteko) YOPK hankeryhmä (osaprojektien koordinointi) VKPK hankeryhmä (osaprojektien koordinointi) 1. Yliopistojen palvelukeskusprojekti 2. VKPK- asiakkuusprojekti Yliopistot (sis. PAVE) ja Suomen Akatemia 6 muuta tili- virastoa 3. Hallinnon- alan henkilöstö- projekti Palvelukeskus, asiointi, ohjaus Asiointi- ja ohjausmallit Taloushallinnon prosessit Taloushallinnon prosessit Henkilöstöhallinnon prosessit Henkilöstöhallinnon prosessit Tietojärjestelmät Tietojärjestelmät Yliopistojen palvelukeskus (perustetaan uusi virasto) Valtiokonttorin palvelukeskuksen asiakkuus

6. PALVELUKESKUS HANKKEENA • Palvelukeskushankkeen (OPM-PAKE) tavoitteena on tehostaa OPM:n hallinnonalan talous- ja henkilöstö- hallintoa keskittämällä osa ko. palveluista palvelu-keskuksiin sekä kehittämällä hallinnon prosesseja • Palvelukeskushankkeen tehtävänä on mm. suunnitella ja valmistella palvelukeskuksen ja sen asiakkaiden väliset talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit ja niitä tukevat tietojärjestelmäratkaisut työsuunnitelmat • Hankkeeseen liittyvät päätökset (ml. riskiraportit, seurantaraportit) tekee Ohjausryhmä (Ohry), jonka puheenjohtaja on talousjohtaja Eero Pulkkinen, koordinoinnista vastaa projektipäällikkö Kirsti Torvinen (OPM-PAKE= YOPK+VKPK). Torvisen lisäksi projektiassistentti Minna Mattila ja henkilöstö-koordinaattori Vesa Hottinen muodostavat projektikanslian.

7. PALVELUKESKUS HANKKEENA • YOPK=Yliopistojen palvelukeskusprojekti, joka koostuu neljästä osaprojektista • Palv.keskus, asiointi ja ohjaus –osaprojekti (Asiointi) valmistelee palvelukeskuksen organisointimallin, palvelukeskuksen, yliopistojen ja ministeriön välisen ohjaus- ja toimintamallin sekä yliopistojen ja muiden virastojen siirtymisen palvelukeskuksen asiakkaaksi • Taloushallinnon osaprojekti (TaHa) ja Henkilöstöhallinnon osaprojekti (HeHa) määrittelevät palvelukeskuksen ja sen asiakkaiden väliset henkilöstöhallinnon prosessit, niihin sisältyvät rajapinnat, työnkulut ja vastuunjaot. Tavoitteena on yhden mukaistaa ja yksinkertaistaa ko. prosesseja, toimintatapaa ja tietosisältöjä

8. PALVELUKESKUS HANKKEENA • Tietojärjestelmät-osaprojekti (TJ) valmistelee ja yhteen sovittaa talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmäkokonaisuutta ja tietoliikennekysymyksiä edistäen mm. tietoturvaan, järjestelmäintegraatioon ja tietovarastointiin liittyviä asioita. • Lisäksi: YOPK:n ja VKPK:n yhteinen Henkilöstöprojekti valmistelee HEPO -periaatteet, laatii siirtymähalukkuuskartoituksen, auttaa henkilöstömuutoksen hallinnassa (ohjeistus yliopistoille henkilöstösuunnitelman ja henkilökohtaisen urasuunnitelman laadintaan). Henkilöstökoordinaattori auttaa yliopistoja muutostilanteissa

9. PALVELUKESKUS HANKKEENA • Osaprojektit ovat yliopistojen yhteisiä kehittämishankkeita! • Osaprojektien jäsenten tehtävänä on mm. hanke- ja työsuunnitelmassa määriteltyjen tehtävien toteuttamisen lisäksi toimia yhdyshenkilönä oman organisaationsa talous- ja henkilöstöhallinnon tehtäviä suorittavan henkilöstön, johdon ja muiden asianosaisten sekä YOPK:n palvelukeskusprojektin (asiointi) kanssa • Yliopistot huolehtivat itse edellytyksistään toimia uuden palvelurakenteen mukaisesti. Yliopistot vastaavat toimintansa kehittämisen vaatimien resurssien järjestämisestä Palvelukeskusmallia tukevien sisäisten prosessien, toimintatapojen, ohjeiden ja määräysten uusiminen on yliopistojen vastuulla • OPM-PAKE-hankkeen toteuttamisessa otetaan huomioon KIEKU-ohjelman strategiset linjaukset

10. TALOUS- JA HENKILÖSTÖHALLINNON OSAPROJEKTIT • TaHan ja HeHan prosessien kuvaaminen qpr-tekniikalla • Kuvaamisessa käytetty asiantuntijaa Cerion Oy:tä • Peruskuvaus ns. nykytila Vaasan mukaan, tavoitetila pilottien kanssa yhteistyössä (Taha: VY,Åa,JoY ja HeHa: VY ja ÅA) • Tavoitetilan pohjalta ns. vastuunjakotaulukko eli listaus tehtävistä, jotka siirtyvät palvelukeskukseen tai jäävät yliopistoon • Tavoitetilaprosessit pohjana muiden yliopistojen omille prosessikuvauksille (tukena Cerionin asiantuntija omien prosessin kehittäminen ja yhdenmukaistaminen YOPK:n kanssa Muut yliopistot jatkavat prosessiensa kuvaamista pilottien tavoitetilojen pohjalta. Prosessikuvausten toteutus yhdessä Cerionin kanssa kytketään yliopistojen omaan siirtymäaikatauluun (siirtyminen YOPK:n asiakkaaksi vuoden 2009 aikana)

11. Kehittämisen vaiheistus Valtakunnallisen palvelukeskushankkeen eteneminen (OPM-PAKE) Vaihe 1 Taloushallinnon prosessit ja tehtäväkuvaukset Vaihe 4 Henkilöstö- ja talous-hallinnon sisäinen organisointi Vaihe 5 Palvelu-keskuksen pilotointi Vaihe 6 Palvelu-keskuksen laajamittainen käyttöönotto Vaihe 2 Henkilöstöhallinnon prosessit ja tehtäväkuvaukset LY, OY, TTY, TaY, TY, TKKK VY, ÅA Vaihe 7 Palvelukeskuksen valmistelu ja organisointi ..kesä.. ..kesä.. 2007 2008 2009

12. VAIHEISTUS

13. HeHan osaprojekti • YOPK:een siirtyvien prosessien kuvaaminen KIEKU-tavoitetilaa hyödyntäen valmistumassa  31.7.2008 (palkan- ja palkkioiden maksu, ajot, tilitykset, pääkäyttäjätoiminnot; osa palvelussuhdeasioista ) • Prosessikuvausten ja vastuunjako-taulukkojen taustalla Ohryn päätös: • Tiedot tallennetaan kerran (pääsääntö) • Tiedot siirretään sähköisesti, ei paperiversioita (pääsääntö); YOPK:ssa päätavoite sähköinen arkisto, vain vähän tavallista arkistotilaa • Toimintatapoja yhdenmukaistetaan

14. HeHan osaprojekti • siirtyvät tehtävät (vastuunjakotaulukko) • vastuunjaot YOPK:n ja yliopistojen välillä • pohjaa yliopiston ja YOPK:n palvelusopimukselle • tietoa, mitä yliopiston tulee yhdenmukaistaa omissa prosesseissaan (sähköistämisen edellytykset) • pohjaa yliopistojen henkilöstölle suunnattavaan siirtymähalukkuuskyselyyn

15. HeHan osaprojekti Tietojärjestelmäkartoitus yhteistyössä TJ-osaprojektin kanssa, mukana pääkäyttäjät järjestelmien käyttöjen yhdenmukaistaminen (esim. F:n hyödyntämisen taso) Palkkatekijöiden yhdenmukaistaminen • VK ja yliopistojen henkilöstöhallinnon yhteistyöryhmän ydinryhmä selvittää Ritva Laihon johdolla • ptek/htek yhdenmukaistaminen mahdollistaa F:n hlöstöosan käytön palkkioiden maksussa (tallennus yliopistolla) Ohjeistuksen, osin lomakkeiston yhtenäistäminen

16. YOPK-materiaali • www.mcampus.fi/opm

17. HeHa ja HANKKEEN ETENEMINEN • Osaprojektien yhteistyönä laaditaan projektikokonaisuuksittain käyttöönotto-suunnitelmat. Käyttöönottosuunnitelmassa kuvataan käyttöönoton vaiheistus, valmistelu, organisointi, aikataulu, kohderyhmät ja eri kohderyhmien tarvitsema muutosvalmiuden taso ja niihin liittyvät toimenpiteet • Käyttöönottoprojektit asetetaan yliopistoittain (vastuunhenkilöt nimetään mm. yliopistoittain)

18. HENKILÖSTÖPROJEKTI • valmistelee henkilöstöpoliittisia linjauksia ja toimenpiteitä (Henkilöpoliittiset periaatteet eli HEPO-periaatteet valmistumassa) • valmistelee ja toimeenpanee muutosjohtamiseen ja työhyvinvointiin liittyviä asioita:  yliopistoja pyydetty nimeämään muutosjohtaja vuoden 2007 loppuun mennessä muutossuunnitelma (kehittämissuunnitelma); organisaatio- ja yksilötaso; osaamisen kartoituksen toteutus, koulutus yms.  HEPO-periaatteista koulutusta johdolle, esimiehille, luottamusmiehille • Erillinen julkaisu • Keskustelutilaisuudet yliopistoissa 10.9.-30.10.

19. HENKILÖSTÖPROJEKTI • laatii siirtymähalukkuuskartoituksen (perustuu vastuunjakotaulukkoon) • Siirtymishalukkuuskysely toteutetaan syys-marraskuun aikana; ohje lähetetään muutoksesta vastuussa olevalle johtajalle; pyydetty myös kohdistettua sähköpostilistaa • Kyselyssä kartoitetaan osaamisalueita, ei henkilöiden osaamisprofiileja • osaprojektista vastaa henkilöstökoordinaattori Vesa Hottinen

20. HEPO-periaatteet Opetusministeriön hallinnonalan talous- ja henkilöstöhallinnonpalvelukeskushankkeessa noudatettavat henkilöstöpoliittiset toimintaperiaatteet (HEPO) • SISÄLLYSLUETTELO • 1. Taustaa • 2. Henkilöstön asema ja toimintatavat • 2.1 Lähtökohdat • 2.2 Toiminnalliset tavoitteet • 2.3 Henkilöstön aseman turvaaminen • 2.4 Työntekijöiden oma vastuu • 2.5 Rekrytointi • 2.6 Henkilöstövoimavarojen varmistaminen • 2.6.1 Henkilöstövoimavarojen varmistaminen palvelukeskuksissa • 2.6.2 Henkilöstövoimavarojen varmistaminen virastoissa ja laitoksissa • 2.7 Henkilöstösuunnittelu • 2.8 Yhteistoiminta • 2.9 Muutosjohtaminen ja viestintä

21. HEPO-periaatteet (jatkuu) • 3. Tukitoimet • 3.1 Osaamisen turvaaminen • 3.2Palkkaus • 3.2.1 Yliopistojen palvelukeskus • 3.2.2 Valtiokonttorin palvelukeskus • 3.2.3 Siirtyvien henkilöiden palkkaus palvelukeskuksissa • 3.3Virkavapaus • 3.4 Muuttokustannusten • 3.5 Koulutus- ja kehittämispalkkiot • 3.6Etätyö • 3.7Virkasiirrot • 3.8 Vaasan, Joensuun, Hämeenlinnan ja Porin tarjoamat mahdollisuudet.. 10 

22. HEPO • Yhtenäiset toimintatavat valtion hallinnon organisaatioiden muutostilanteisiin ja henkilöstön aseman turvaamiseen • Tukitoimia toteutetaan vuoden 2010 loppuun saakka, tukitoimenpiteet aloitettava noin vuotta ennen palvelukeskuksen asiakkaaksi siirtymistä • Asteittainen toimintatapa:

23. HEPO • Hlöstö, jonka tehtäviä muutos koskee siirtyy palvelukeskukseen • Ellei siirry, työnantaja etsii samanlaisia tai vaativuudeltaan vastaavia tehtäviä ao. yliopistossa tai muussa OPM:n toimintayksikössä • Jollei OPM:n hallinnonalalla töitä, ei edes samalla työssäkäyntialueella, työnantaja etsii töitä toisen hallinnonalan työssäkäyntialueelta • Vaiheet dokumentoidaan • Mikäli tehtäviä tarjolla, kieltäytymisestä voi olla seurauksena irtisanominen

24. HEPO • Yliopiston tehtäväjärjestelyjen yhteydessä, työnantaja pyrkii turvaamaan hlöstön asemaa tukemalla työllistymistä muihin tehtäviin hallinnonalalla (koulutus, harjoittelu, työkierto) • Hlöltä itseltään edellytetään oma-aloitteisuutta ja aktiivisuutta työnanatja tukee urakeskustelun ja ohjauksen kautta

25. HEPO • Suunniteltaessa työntekijöiden palkkaamista virastojen talous- ja henkilöstöhallinnon tehtäviin, tulee ensin arvioida palvelukeskukseen siirtyvien tehtävien vaikutus työjärjestelyihin esim. määräaikaisten käyttö vuoden 2010 loppuun saakka henkilöstösuunnittelu  henkilöstöstrategia • Yliopistoissa aktiivinen muutoksen valmistelu, jokaisella yliopistolla muutoksesta vastaava johtajahlöstön kehittämissuunnitelma (sis. Osaamiskartoituksen)ja yliopistojen käyttöönottosuunnitelma