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Funcionamento. 2. O funcionamento do SISPGM pode ser descrito assim: O recebimento e digitalização de um documento pela GEAC inicia um novo fluxo de trabalho. Um fluxo de trabalho também pode ser iniciado manualmente por qualquer usuário ou por outro fluxo.
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Funcionamento 2 O funcionamento do SISPGM pode ser descrito assim: • O recebimento e digitalização de um documento pela GEAC inicia um novo fluxo de trabalho. Um fluxo de trabalho também pode ser iniciado manualmente por qualquer usuário ou por outro fluxo. • SISPGM cria uma atividade que é colocada na caixa de entrada do SISPGM para execução pelo usuário responsável. • O usuário consulta sua caixa de entrada para verificar quais atividades tem de realizar. • Quando o usuário realiza a atividade o SISPGM identifica qual a próxima atividade a ser realizada e cria esta atividade na caixa de entrada do usuário responsável (passagem de bastão). • Os passos 3 e 4 se repetem até que todas as atividades do fluxo tenham sido realizadas.
Funcionamento Executando o Fluxo GEPJ – Revisar Cálculos • Um procurador está executando uma atividade contida no fluxo de trabalho da sua gerência. • Para elaborar um recurso ele precisa que seja feita uma revisão dos cálculos dos valores do processo. • O Procurador preenche um formulário no SISPGM solicitando a revisão de cálculos.
Funcionamento Fluxo GEPJ – Revisar Cálculos • O SISPGM aciona o fluxo de revisão de cálculos da GEPJ (Gerência de Perícias Judiciais). • O SISPGM cria uma atividade para um assessor da GEPJ revisar os cálculos do processo. • O assessor abre a tarefa, examina os documentos do processo e revisa os cálculos. Depois de anexar sua planilha e parecer ao processo, ele confirma a tarefa.
Funcionamento Fluxo GEPJ – Revisar Cálculos • O SISPGM cria uma nova tarefa na caixa de entrada do G1 da GEPJ. • O G1 abre a tarefa, confere os cálculos e verifica uma inconsistência na taxa de juros utilizada. • O G1 registra o erro, inclui instruções para a assessora e confirma a tarefa.
Funcionamento Fluxo GEPJ – Revisar Cálculos • Como o cálculo estava incorreto o SISPGM desvia o fluxo pelo caminho “Não”. Uma nova tarefa é criada na caixa de entrada da assessora. • O Assessor corrige os cálculos conforme orientação, substitui a planilha anterior e confirma a tarefa.
Funcionamento Fluxo GEPJ – Revisar Cálculos • O SISPGM cria uma nova tarefa na caixa de entrada do G1. • O G1 abre a tarefa, confere os cálculos, verifica que estão corretos, registra esta informação e confirma a tarefa. • Como a resposta foi “Sim” o SISPGM desvia o fluxo por este caminho.
Funcionamento Fluxo GEPJ – Revisar Cálculos • Imprimir e assinar o parecer é uma tarefa manual e nenhuma ação é necessária no SISPGM. Nenhuma tarefa é criada na caixa de entrada. • O fluxo prossegue para a próxima tarefa automaticamente.
Funcionamento Fluxo GEPJ – Revisar Cálculos • O SISPGM cria uma atividade na caixa de entrada do assessor. • O assessor assina os documentos e registra a tramitação dos documentos convencionais para a gerência de origem.
Funcionamento Fluxo GEPJ – Revisar Cálculos • O SISPGM retorna as informações para o fluxo de trabalho da gerência original. • Em seu próprio fluxo de trabalho, o procurador recebe em sua caixa de entrada um aviso de que a revisão foi executada e pode consultar a planilha elaborada pelo assessor da GEPJ.
Interface do Gerenciamento Eletrônico de Documento – GED 18 Pesquisa Rápida busca por metadados e texto Pesquisa de Documentos Eletrônicos
A Interface do GED – Pesquisa de Doc. Eletrônicos 19 Permite buscar por vários campos simultaneamente. ...sobre ocupação do solo... Parecer Solo Encontre o parecer... Constru ... e no documento existe a palavra “Parque”. ...onde o nome da parte contém “construtora”... Parque
Relatórios Rápidos • Prioridade das tarefas: Lista as atividades prioritárias prontas para serem executadas.
Relatórios Rápidos • Tarefas Pendentes: Tarefas que ainda não foram atribuídas a um servidor específico.
Relatórios Rápidos • Ciclo de Tarefas: Quanto tempo cada tarefa leva para executar, em média.
Relatórios • Mapa de Ocupação dos Procuradores: Média ponderada da quantidade e complexidade dos processos de cada procurador.
Relatórios • Prazos atingidos e perdidos: Número de processos de cada procurador e percentual de prazos atingidos ou perdidos.
Relatórios • Ações Ganhas ou Perdidas: Numero de processos de cada procurador e percentual sucesso.
Relatórios • Indicadores Quantitativos da Gerência: quantidade de processos em que atuou e documentos criados no período.