Download
1 / 13
130 likes | 435 Views
Elektronisk fakturahantering. Invoice Manager (IM) - Visma. Dagens upplägg. Del 1 Teoretisk/praktisk utbildning IM i korthet – Flödesbeskrivning Rutiner – Inköp/Beställning Viktiga begrepp Organisation kring IM på Mah Del 2 Genomgång av programmet Invoice Manager (IM)
E N D
Elektronisk fakturahantering Invoice Manager (IM) - Visma
Dagens upplägg • Del 1 Teoretisk/praktisk utbildning • IM i korthet – Flödesbeskrivning • Rutiner – Inköp/Beställning • Viktiga begrepp • Organisation kring IM på Mah • Del 2 Genomgång av programmet Invoice Manager (IM) Visning av: • Köer • Fakturor • Prova lösenord
Epost Från:imadmin@mah.se Fakturor i Invoice Manager Du har en eller flera fakturor i din kö i Invoice manager. https://im01.mah.se/VismaDCE/Welcome.htm 69189 6390943-6 Teknodont AB 289566 1324 2012-05-26 Ankomst Sakgranska Attest Definitivbokning Betalning Ankomstbokning Flödesbeskrivning Visma Invoice Manager Fakturor Scanning Raindance
Rutiner vid inköp/beställning • Vid inköp/beställning ska ditt användarnamn i IM anges som referens till leverantören. Detta ID gör att IM kan identifiera att fakturan skall skickas till just dig! • Referensen är/var användarnamn i IM (=datoridentitet, samma som användarnamnet vid Novell-inloggningen), ex ODTOED. • Referens på fakturorna är nyckeln till att fakturaflödet på högskolan ska fungera smidigt. • Vid kontakt med leverantör, var noga med att uppge vår nya fakturaadress. • I de fall då fakturor av någon anledning ändå inkommer direkt till personer i organisationen skall dessa omedelbart lämnas till fakturastöd för vidarebefordring till BGC.
Viktiga begrepp • Sakgranskning • Kontrollera att tolkade uppgifter överensstämmer med uppgifter på fakturan. • Konstatera att pris och kvantitet på fakturan stämmer med beställning. • Ange komplett kontering. • Attest • Godkännande att fakturan går till betalning med av sakgranskaren angiven kontering.
Viktiga begrepp • Skicka, ”åter till sak” kontra Vidarebefordra • Skicka – fakturan förflyttar sig framåt. 1) Sakgranskare 2) Attestant 3) Betalning • Vidarebefordra – fakturan förflyttar sig ”i sidled”. • Åter till sak – fakturan flyttar bakåt i fakturaflödet till sakgranskare • För omkontering (alltid två parter om faktura)
Viktiga begrepp (forts) • Kontering • När kostnader och intäkter registreras i ekonomisystemet används en så kallad kodsträng. På Mah består kodsträngen av 8 koddelar. 5460 70 7085 474901 11 10 000 1471 70 7085 2 500
Viktiga begrepp (forts) • Den kontering som ligger i Sakgranskarens uppdrag innebär att ange konto och projekt/delprojekt samt verksamhetskod för fakturan. Pelle Persson Kalle Karlsson Nisse Nilsson Janne jansson X 5999 5460 70 7085 474903 13 10 000 5 000 X 1471 70 7085 2 500 X 5460 70 7085 378551 41 5 000 0 Fakturabelopp 12 500 5 000 0 Kvar att kontera OK Skicka
Organisation – Mah • Slutanvändare • Sakgranskare • Attestanter • Fakturastöd – Ekonomienheten på kansliet • Tobias Edberg • Marie Rosberg • Mladenko Govorcin
Fördelar med elektronisk fakturahantering • Huvudsakliga fördelar med IM: • Roligare fakturahantering • Nya och bättre sökmöjligheter • Minimerad pappershantering • Högre kvalitet i redovisning • Öppet för framtida utveckling av beställnings- och inköpssystem • Huvudsakliga fördelar med IM: • Enklare fakturahantering • Nya och bättre sökmöjligheter • Minimerad pappershantering • Högre kvalitet i redovisning • Öppet för framtida utveckling av beställnings- och inköpssystem Förenklar Säkrar Medvetandegör
Referens Adress
