Guía practica de Administración de Proyectos

1. 3 tipos de tareas utilizadas en MSProject – ejemplos gráficos. Guía practica de Administración de Proyectos Visitanos en : http://guiapracticadelpmp.comSiguenos en : http://twitter.com/guiapracticapmp

2. Los 3 tipos de tareas utilizadas en Project Office • Unidades fijas: Una tarea del tipo unidades fijas es una tarea en la cual las unidades asignadas (o recursos) son un valor fijo y cualquier cambio en la cantidad de trabajo o en la duración de la tarea no afectan a las unidades de asignación de la tarea. Se calcula según la formula: Trabajo = Duración X Unidades. • Trabajo fijo :Una tarea del tipo trabajo fijo es una tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo y cualquier cambio en la duración de la tarea o en el número de unidades de asignación asignadas a esa tarea (o recursos) no afectan al trabajo de la tarea. Se calcula según la fórmula: T = D x U • Duración fija:Una tarea de duración fija es una tarea en la cual la duración es un valor fijo y cualquier cambio en el trabajo o en las unidades de asignación (esto es, recursos) no afectan a la duración de la tarea. Se calcula según la fórmula: T = D x U. Este es el tipo de tarea predeterminada por Project.

3. Tipos de Tarea • Cada uno de los tipos de tarea afecta a la programación cuando se modifica alguno de los tres factores como sigue:

5. Trabajo Fijo

6. Unidades Fijas Trabajo 80 horas 100% Dia 1 Dia 10 duracion Trabajo Fijo En el ejemplo la tarea tiene un recurso al 100% de disponibilidad a lo largo de las 8 horas diarias y tiene una duración inicial de 10 días, o sea 80 horas de trabajo. 8 hrs

7. Trabajo Fijo – modificando los recursos • Si asignamos otro recurso con el 100% de disponibilidad para apoyar la tarea, Project recalculará la duración. La tares ahora tiene 200% de unidades de asignación (lo cual es lo mismo que decir 2 recursos con un trabajo de 80 horas (fijo) y una duración de 40 horas (5 días de duración). Trabajo Unidades Fijas 8 hrs 80 horas 100% 8 hrs 100% …. Dia 5 Dia 1 Dia 10 duration

8. Trabajo Fijo – modificando la duracion • Si tuviesemos ahora 8 días solamente para terminar la tarea en lugar de 10, Project recalcularía las unidades de asignación siendo requeridos más recursos (sobreasignacion) en base a la formula del trabajo (T = D x U). Para este caso seria necesarios contar con recursos de una capacidad máxima de 1,25 o 125%. Para evitar Sobreasignaciones de ese recurso, se deberia requerir un nuevo recurso al 25% Trabajo Unidades Fijas 10 hrs 80 horas 25% 125% . . . . 100% Dia 8 Dia 1 Dia 10 duration

9. Trabajo Fijo – modificando el trabajo • Si resultara que la tarea nos fuera a llevar 20 horas adicionales de trabajo o sea que en vez de 80 horas de trabajo fueran necesarias 100 horas de trabajo para resolver la tarea, como el trabajo es fijo en este caso sería la duración la que se vería incrementada a 12,5 días con una asignación de 100% de unidades. Unidades Fijas Trabajo 8 hrs 80 + 20 = 100 horas 100% Dia 1 Dia 10 Dia 12,5 ….. duracion

10. Duracion fija

11. Unidad Fija • Supongamos que tenemos una tarea de UNIDADES FIJAS con un recurso asignado a tiempo completo, es decir con un 100%, - el máximo número de unidades asignables para ese recurso. (Por ejemplo si tuviéramos 2 fontaneros como recursos disponibles, el recurso fontaneros tendría una capacidad máxima del 200%). En consecuencia, ese recurso tiene una disponibilidad de 8 horas diarias. Si la tarea tiene una duración de 10 días, tiene un trabajo de 80 horas. Unidades Fijas Trabajo 8 hrs 80 horas 100% Dia 1 Dia 10 duracion

12. Unidad Fija – modificando el recurso • Si otro recurso disponible al 100% viene a apoyar a la tarea, Project recalcula y reprograma esa tarea en cuanto a su duración. La tarea ahora tendría recursos por un valor del 200% , la duración cambiaría y se resolvería en la mitad de tiempo es decir en 5 días ya que el trabajo seguiría siendo el mismo (80 horas). Unidades Fijas Trabajo 16 hrs 80 horas 200% …. Dia 5 Dia 1 Dia 10 duracion

13. Unidad Fija – modificando la duracion • Si resultase que tuviéramos 8 días para completar la tarea en vez de 10 Project recalcularía todo y puesto que nos encontramos en una tarea de unidades fijas recalcularía el trabajo que ahora pasaría a ser de 64 horas con un recurso al 100%. Unidades Fijas Trabajo 8 hrs 64 horas 100% Dia 1 Dia 10 Dia 8 duracion Similar a Duracion fija – modificando duracion

14. Unidad Fija – modificando el trabajo • Si resultara que la tarea nos fuera a llevar 20 horas adicionales de trabajo o sea que en vez de 80 horas de trabajo fueran necesarias 100 horas de trabajo para resolver la tarea, como las unidades son fijas sería la duración la que se vería incrementada a 12,5 días con una asignación de 100% de unidades. Unidades Fijas Trabajo 8 hrs 80 + 20 = 100 horas 100% Dia 1 Dia 10 Dia 12,5 ….. duracion Similar a Trabajo Fijo – modificando trabajo

15. Duracion fija

16. Duracion Fija • Finalmente, hagamos los cálculos con una tarea de DURACIÓN FIJA, lo cual significa que la tarea debe ser completada en la duración que se especifica de forma inamovible. Para ello, en este ejemplo contaremos de nuevo con un recurso a tiempo completo (100% de unidades de capacidad máxima) disponible para una tarea de 10 días de duración las 8 horas diarias: Trabajo: 80 horas. Unidades Fijas Trabajo 8 hrs 80 horas 100% Dia 1 Dia 10 duracion

17. Duracion Fija – modificando los recursos Si encontramos que otro recurso puede asistir a nuestra tarea, Project recalculará el trabajo asignado a cada recurso. Cuando 1 recurso fue asignado a la tarea ese recurso tenía 80 horas de trabajo para realizar la tarea. Cuando asignamos otro recurso a la tarea, cada recurso tendrá (manteniendo la duración fija) 40 horas de trabajo para cada recurso para que la suma sea de 80 horas ya que el trabajo seguiría siendo el mismo. La duración sería la misma: 10 días para un total de 80 horas de trabajo. De esta manera ambos recursos quedan disponibles para otras tareas en u 50% de disponibilidad. Unidades Fijas Trabajo (para cada recurso) 4 hrs 50% 80 horas 4 hrs 50% Dia 1 Dia 10 duracion

18. Duracion Fija – modificando la duracion • Si tuviéramos 8 días para completar la tarea, Project recalcularía el trabajo de la tarea. La tarea tiene ahora una duración de 8 días o sea, pasa a tener 64 horas de trabajo y una unidad de recurso. Unidades Fijas Trabajo 8 hrs 64 horas 100% Dia 1 Dia 10 Dia 8 duracion

19. Duracion Fija – modificando el trabajo • Si resultara que la tarea nos fuera a llevar 20 horas adicionales de trabajo o sea que en vez de 80 horas de trabajo fueran necesarias 100 horas de trabajo para resolver la tarea, como la duración en este caso es fija en este caso serían las unidades de asignación las que se verían incrementadas a 1,25 unidades de asignación para ese recurso, o sea una capacidad máxima del 125%. Lo correcto es asignar otro recurso con una disponibilidad del 25%. Trabajo Unidades Fijas 10 hrs 80 + 20=100 horas 25% 125% 100% Dia 1 Dia 10 duracion

20. BOTONES DE ESQUEMA

21. Abreviatura para definir la duración

22. Establecer relaciones entre tareas

23. Dependencia entre tareas • La tarea que depende de otra es la sucesora. • La tarea que depende de la sucesora es la predecesora. • Ejemplo: 1.-Pintar la pared 2.-Colgar el reloj • Los cambios de la predecesora afectan a los cambios de las sucesoras.

24. Tarea repetitiva • Se realizan periódicamente. Por ejemplo las reuniones semanales. • Puede ser: diaria, semanal, mensual y anualmente.

25. Dividir una tarea en segmentos • Si se interrumpe la tarea y se reanuda más tarde se la puede dividir. • Se puede dividir una tarea tantas veces como sea necesario. • No es igual dividir la tarea en partes o especificar una tarea repetitiva, que tiene lugar a intervalos regulares.

26. Se puede eliminar la división arrastrando una parte de la tarea dividida hasta que entre en contacto con la otra parte.