Norweski Mechanizm Finansowy 2009-2014

1. Norweski Mechanizm Finansowy 2009-2014 Program Operacyjny MS: „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

2. Kwalifikowalność wydatków w projektach Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków Wydatki bezpośrednie Wydatki na zakup sprzętu Koszty personelu Wydatki pośrednie Wydatki niekwalifikowalne Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

3. Ogólne zasady kwalifikowalności ZA KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ODPOWIADA BENEFICJENT Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

4. Ogólne zasady kwalifikowalności OPERATOR PROGRAMU USTANAWIA SYSTEM ZARZĄDZANIA I KONTROLI CELEM ZAPEWNIENIA PRAWIDŁOWEJ REALIZACJI PROJEKTÓW PRZEZ BENEFICJENTÓW Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

5. Ogólne zasady kwalifikowalności BENEFICJENT • Ponosi wydatki; • Dokonuje ich wstępnej kwalifikowalności; • Przedstawia wydatki do zatwierdzenia w finansowych raportach okresowych; Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

6. Ogólne zasady kwalifikowalności OPERATOR PROGRAMU • Dokonuje oceny kwalifikowalności wydatków na podstawie FRO; • Prowadzi kontrole prawidłowości realizacji projektu; Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

7. Ogólne zasady kwalifikowalności • Art. 7.2 Regulacji: • koszty faktycznie poniesione w okresie kwalifikowalności, zgodnie z ramami określonymi w decyzji o dofinansowaniu; • mające związek z przedmiotem decyzji o dofinansowaniu i wskazane w szacunkowym ogólnym budżecie projektu; • proporcjonalne i niezbędne do wdrożenia projektu; • wykorzystane wyłącznie na realizację celów projektu i rezultatów, w sposób zgodny z zasadami gospodarności, skuteczności, efektywności; • możliwe do zidentyfikowania i zweryfikowania, w szczególności poprzez wprowadzenie do ewidencji księgowej projektu; • zgodne z prawodawstwem podatkowym i społecznym. Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

8. Ogólne zasady kwalifikowalności Koszty faktycznie poniesione w okresie kwalifikowalności, zgodnie z ramami określonymi w decyzji o dofinansowaniu. Koszt faktycznie poniesiony należy rozumieć jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta. Data poniesienia wydatku to data faktycznej płatności. Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

9. Ogólne zasady kwalifikowalności • Mające związek z przedmiotem decyzji o dofinansowaniu i wskazane w szacunkowym ogólnym budżecie projektu. • Wydatek musi przyczyniać się do realizacji celów projektu, musi też mieścić się w działaniach i kategoriach wydatków wskazanych we wniosku o dofinansowanie co do nazwy wydatku i jego ogólnej kwoty. Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

10. Ogólne zasady kwalifikowalności Koszty proporcjonalne i niezbędne do wdrożenia projektu. Poniesienie danego kosztu jest niezbędne aby osiągnąć cel projektu. Każdy zakup czy usługa jest kwalifikowany proporcjonalnie do zakresu jego wykorzystania w ramach projektu (dotyczy to również wynagrodzeń). Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

11. Ogólne zasady kwalifikowalności Koszty wykorzystane wyłącznie na realizację celów projektu i rezultatów, w sposób zgodny z zasadami gospodarności, skuteczności, efektywności. Usługi czy dostawy, których koszt stanowi koszt kwalifikowany nie mogą być wykorzystywane do innych celów niż cele projektu. Muszą być wykorzystywane w sposób gospodarny. Muszą być wykorzystywane skutecznie i efektywnie. Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

12. Ogólne zasady kwalifikowalności Stosowanie zasad konkurencyjności wydatku: • Prawo zamowień publicznych. • Procedura konkurencyjna dla zakupów bez stosowania ustawy!!! PROCEDURA ISO Zakup towarów i usług bez konieczności stosowania ustawy – Prawo zamówień publicznych Powyżej kwoty 1000 EURO wniosek o dokonanie zakupu MUSI mieć formę pisemną i MUSI być poprzedzony rozeznaniem rynku! Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

13. Ogólne zasady kwalifikowalności Możliwe do zidentyfikowania i zweryfikowania, w szczególności poprzez wprowadzenie do ewidencji księgowej projektu, Dowodem poniesienia wydatku jest faktura lub równoważny dokument. Dokument musi być opisany poprzez wskazanie na opisie tytułu wniosku, numeru decyzji o dofinansowanie, kwoty wydatku kwalifikowanego, kwoty podatku VAT która jest kwalifikowana, informacji o współfinansowaniu z funduszy norweskich. Dokument musi być uwzględniony w ewidencji księgowej w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację z projektem, działaniem i kategorią wydatków w ramach której jest ponoszony. Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

14. Ogólne zasady kwalifikowalności Zgodny z prawodawstwem podatkowym i społecznym. Zgodny z prawodawstwem podatkowym w szczególności przepisami o VAT. Zgodny z prawodawstwem społecznym – generalnie wszystkimi innymi przepisami prawa. W szczególności przepisami o zamówieniach publicznych, przepisami prawa pracy, przepisami o rachunkowości, itd. Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

15. Ogólne zasady kwalifikowalności • Regulacje przewidują podział wydatków na bezpośrednie i pośrednie (tzw. koszty ogólne). • Wszystkie wydatki, bez względu na ich rodzaj, muszą spełniać ogólne zasady kwalifikowalności. • Początek kwalifikowalności: nie wcześniejszy niż data poinformowania strony norweskiej o zatwierdzeniu projektu (nie ma możliwości wcześniejszej realizacji kosztów); ustalany indywidualnie dla każdego projektu i potwierdzony w decyzji o dofinansowaniu. • Końcowa data kwalifikowalności: maksymalnie do 30 kwietnia 2016; będzie ustalana indywidualnie w decyzjach o dofinansowaniu. • Projekty partnerskie – wszystkie reguły kwalifikowalności odnoszą się również do partnera projektu! Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

16. Ogólne zasady kwalifikowalności • OP nie dokonuje prekwalifikowalności wydatków; beneficjent sam odpowiada za sprawdzenie zgodności planowanych kosztów z Regulacjami, wytycznymi, decyzją o dofinansowaniu. • Weryfikacji kwalifikowalności poniesionych wydatków będzie dokonywać odrębna komórka Operatora – Samodzielne Stanowisko ds. Rozliczeń Finansowych Programu poprzez weryfikację wniosków o płatność. • Wszystkie wydatki, nawet te rozliczone zatwierdzonymi wnioskami o płatność, mogą zostać zakwestionowane i uznane za niekwalifikowalne przez instytucje uprawnione do kontroli i audytu, w tym samego Operatora, KPK, przedstawicieli Darczyńców (BMF, NMSZ, Audytora Norwegii). Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

17. Bezpośrednie wydatki w projekcie • Wydatki bezpośrednio związane z wdrażaniem projektu. • Katalog wskazany w art. 7.3 Regulacji: • Koszty personelu • Koszty podróży i diety personelu • Koszty nowego lub używanego sprzętu • Zakup gruntów i nieruchomości • Koszty materiałów eksploatacyjnych i dostaw • Koszty wynikające z innych umów zawartych przez beneficjenta w celu wdrożenia projektu • Koszty wynikające bezpośrednio z wymogów nałożonych decyzją o dofinansowaniu projektu Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

18. Kwalifikowalność zakupów sprzętu • Zgodnie z Regulacjami kwalifikowalna jest jedynie część amortyzacji odpowiadająca okresowi trwania projektu i zużyciu do celów projektu. • W Programie MS wynegocjowano wyjątek od ww. zasady, tj. kwalifikowalność całego kosztu zakupów sprzętu, pod warunkiem, że sprzęt jest integralnym i niezbędnym elementem dla wdrożenia działań, które są kluczowe dla osiągnięcia rezultatów projektu. • Niezbędność zakupu sprzętu powinna wynikać jasno z wniosku o dofinansowanie projektu. Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

19. Kwalifikowalność zakupów sprzętu • Umowa w sprawie Programu nakłada dodatkowe obowiązki na beneficjentów projektów kwalifikujących całość zakupu sprzętu: • zapewnienie trwałości sprzętu przez okres 5 lat od zakończenia projektu; • zapewnienie ubezpieczenia sprzętu w trakcie realizacji projektu i w okresie 5 lat od zakończenia projektu; • zapewnienie oddzielnej puli środków na utrzymanie sprzętu przez okres 5 lat od zakończenia projektu. • Dodatkowym wymogiem jest sporządzanie i przechowywanie listy sprzętu (format określony przez Operatora). • Powyższe obowiązki zostaną wpisane do decyzji o dofinansowaniu. Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

20. Koszty personelu • Zgodnie z Regulacjami kwalifikowalne są koszty personelu przydzielonego do projektu, zawierające faktyczne wynagrodzenia, składki na ubezpieczenie społeczne i inne koszty ustawowe wchodzące w skład wynagrodzenia. • Regulacje nakładają wymóg zgodności ww. kosztów ze standardowymi zasadami ustalania wynagrodzeń przez beneficjenta i partnera projektu. • Koszty wynagrodzeń personelu administracji krajowej są kwalifikowalne w zakresie, w którym odnoszą się do kosztów działań, które nie byłby przeprowadzone, gdyby nie podjęto się wdrażania danego projektu. Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

21. Koszty personelu • Operator zakłada kwalifikowalność kosztów personelu przewidzianych i ponoszonych zgodnie z prawem krajowym, w szczególności ustawą o służbie cywilnej. • Możliwe formy wynagradzania: • Finansowanie etatów (części etatów); • Nagrody kwartalne (przyznawane zgodnie z obowiązującymi w MS zasadami – zarządzenie DG); • Dodatki zadaniowe. Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

22. Koszty personelu • Umowy cywilnoprawne – zlecenia i „o dzieło” objęte są przepisami o zamówieniach publicznych !!! • Uniemożliwienie składania w rozeznaniu rynku ofert przez osoby prawne stanowi nieuzasadnione ograniczenie konkurencji!!!! Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

23. Koszty personelu • Koszty ogólne będące de facto kosztami wynagrodzeń za obsługę księgową, kadrową, itp. muszą również spełniać wymogi przewidziane dla kosztów personelu w kosztach bezpośrednich! Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

24. Koszty personelu • Szczegółowe wytyczne dot. sposobu ponoszenia i dokumentowania kosztów wynagrodzeń wynikać będą z: • decyzji o dofinansowaniu projektu; • wytycznych wydawanych przez Operatora Programu; • zasad obowiązujących dla całego MS (zarządzenie DG dotyczące nagród, ewentualnie inne wprowadzane na późniejszym etapie rozwiązania dotyczące poszczególnych form wynagradzania, np. dodatków zadaniowych); • Koszty personelu podlegają ogólnym regułom kwalifikowalności wydatków, m.in. muszą być proporcjonalne i niezbędne. Muszą być zgodne z prawem krajowym (prawo pracy!). Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

25. Wydatki pośrednie • Wydatki, które nie mogą zostać bezpośrednio powiązane z projektem, mogą być natomiast wskazane i uzasadnione w ramach systemu rachunkowości jako poniesione bezpośrednio w związku z bezpośrednimi kosztami kwalifikowalnymi projektu. • W Programie MS, zgodnie z umową w sprawie Programu, kwalifikowalne są jedynie wydatki rozliczane wg. metody rzeczywistych kosztów pośrednich (brak możliwości rozliczania ryczałtem). • We wniosku o dofinansowanie beneficjent powinien wskazać, co kryje się pod kosztami pośrednimi i w jaki sposób ich wysokość została wyliczona. Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

26. Wydatki pośrednie • koszty utrzymania powierzchni biurowych; • opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę; • koszty usług pocztowych, telefonicznych, telegraficznych, teleksowych, internetowych, kurierskich; • koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych związanych z obsługą administracyjną projektu; • koszty zakupu sprzętu informatycznego/ biurowego oraz oprogramowania i licencji związanych wdrażaniem projektu; • koszty personelu obsługowego (obsługa księgowa, kadrowa); • archiwizacja i usługi związane z archiwizacją dokumentów. Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

27. Wydatki niekwalifikowalne • Art. 7.6 Regulacji: • odsetki od zadłużenia, obsługa zadłużenia i opłaty za opóźnienie płatności; • opłaty za transakcje finansowe i inne koszty czysto finansowe; • rezerwy na straty lub potencjalne przyszłe zobowiązania; • straty spowodowane różnicami kursowymi; • VAT podlegający zwrotowi; • koszty pokryte z innych źródeł; • grzywny, kary i koszty postępowania sądowego; • wydatki niepotrzebne i nierozważne. Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

28. nmf@ms.gov.pl Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.