MODELLO ORGANIZZATIVO PER LA GESTIONE DEGLI AMBIENTI E-LEARNING IN UNA STRUTTURA COMPLESSA

1. MODELLO ORGANIZZATIVO PER LA GESTIONE DEGLI AMBIENTI E-LEARNING IN UNA STRUTTURA COMPLESSA MoodleMoot 2014 Padova 20 – 21 Giugno 2014

2. L’Università degli Studi di Torino è una realtà eterogenea, multipolare e complessa. • Tra le strutture che si occupano di didattica si spazia da aree umanistiche a aree scientifico-tecnologiche, da corsi di base a specializzazioni. • La natura dell’Ateneo impone di soddisfare fabbisogni informativi differenziati ma che devono essere ricondotti a delle soluzioni generalizzate, anche in un’ottica di razionalizzazione delle risorse. I numeri: - 70.000 studenti - 5.000 tra docenti e personale tecnico amministrativo - 27 Dipartimenti - 6 Scuole

3. A partire dal 2006 è stato avviato in Ateneo un processo condiviso per la definizione delle esigenze di tutte le strutture che si occupano di didattica; tali esigenze sono state raccolte e analizzate a livello centrale dalla Direzione Studenti e Servizi Web e hanno evidenziato una comune necessità di strumenti di supporto all’attività didattica. Il sistema e-learning di Ateneo nasce in particolare come una soluzione tecnologica uniforme e standardizzata, con l’obiettivo di valorizzare esperienze pregresse; risulta integrata nel contesto dell’Architettura Federata del Portale e si affianca alla possibilità di pubblicare contenuti già offerta dalla piattaforma CampusNet. La piattaforma individuata come soluzione di Ateneo è Moodle (www.moodle.org), Learning Management System Open Source. A quale esigenza risponde? 3

4. Caratteristiche del servizio • Integrazione con le anagrafiche studenti, personale e docenti: nome, cognome, indirizzo mail, struttura. • Hosting e presidio 24H (con livelli di servizio del Cineca): aggiornamento versioni e moduli Moodle; amministrazione attraverso le funzioni della piattaforma nella disponibilità degli amministratori di Unito. • Menu personalizzato nella MyUnito secondo regole di appartenenza. • Integrazione con sito web del corso di laurea: nella pagina dell’insegnamento sul sito del corso di laurea è possibile inserire un link alla pagina del corso su Moodle che consente l’attivazione di un’icona presente nella pagina dell’insegnamento; se l’utente ha utilizzato l’autenticazione federata il login avviene in SSO - senza ripetere l’autenticazione.

5. L’adozione da parte delle strutture avviene secondo un processo definito “Piano di avvio” (demo, periodo di test, richiesta formale di adozione, organizzazione di sessioni di formazione agli amministratori/RIF sulle funzionalità di amministrazione e gestione del sistema, ecc.) che ha come nodo nevralgico l’individuazione dei referenti per l’informazione nell’ambito dello specifico servizio (RIF) La comunicazione fa perno su comunicazioni dirette con i RIF (mail, telefono, incontri) e su informazioni sul servizio di e-learning disponibili in una sezione dedicata della Intranet di Ateneo (manualistica, dettagli sul supporto, contatti, ecc.), non solo per i RIF che gestiscono il servizio ma per tutto il personale, in particolare i docenti. L’obiettivo è quello di fornire omogeneità di informazione e raggiungere tutti gli interessati. Modello organizzativo (1/2) 5

6. Fondamentale è l'attività di supporto: i RIF hanno un riferimento per i servizi “federati” a cui si rivolgono tramite incontri di supporto strutturato o via service desk e telefono. Il supporto fornito dalla Direzione Sistemi Informativi è tecnologico, organizzativo-gestionale e finalizzato all’avvio di progetti di e-learning, ma utilizza una rete di “referenti” (RIF) all’interno dei Dipartimenti/Scuole. Sono loro il raccordo tra la Direzione e i docenti e forniscono loro stessi un supporto di primo livello alle problematiche di utilizzo della piattaforma. Flessibilità: al modello di Ateneo ne corrisponde uno legato alla singola struttura, nella quale il RIF assume il ruolo di punto di riferimento per lo specifico servizio e opera nell’ambito di una cornice comune a tutti gli utilizzatori Modello organizzativo (2/2) 6

7. Come si raggiunge? Accesso in Single Sign On (SSO) con l’area riservata del portale Unito.it • Login su www.unito.itinserendo le credenziali SCU di Ateneo. • Collegamento diretto all’istanza Moodle della struttura di appartenenza. • Accesso alla piattaforma Moodle senza ripetere l’autenticazione.

8. La migrazione: si è resa necessaria al fine di beneficiare di tutte le nuove funzionalità e del pieno supporto garantito dalla comunità Moodle per quanto riguarda evoluzioni della piattaforma e moduli aggiuntivi; è avvenuta in concomitanza con lariorganizzazione dell'Ateneoche ha visto la dismissione delle Facoltà e nuove attribuzioni ai Dipartimenti (ricerca e didattica); è stata un’occasione per riformulare la strutturazione del serviziodi e-learning in Ateneo in modo impianto coerente con la nuova organizzazione A seguito della riorganizzazione di Ateneo la Direzione Sistemi Informativi, Portale e Orientamento ha gestito le operazioni per la migrazione delle istanze di e-learning alla versione 2.4 di Moodle. 8

9. Sezione E-learning sul portale di Ateneo www.unito.it (Home >> Didattica >> E-learning) Sono disponibili e in uso due istanze specifiche per la Formazione del Personale e per la gestione di Progetti di ricerca. 9

10. L’aggiornamento alla versione di Moodle 2.4 ha visto quindi: la creazione di nuovi ambienti la necessità di pensare alla migrazione dei contenuti Sia sulla base di verifiche tecniche che in riferimento alla riorganizzazione di Ateneo, si è ritenuto opportuno proporre uno scenario nel quale i nuovi ambienti non presentano “vecchi contenuti” (anche per la mancanza di una corrispondenza diretta tra Facoltà e Dipartimenti/Scuole) ma sono contenitori da organizzare e riempire ex-novo dai RIF e dai docenti. Tutta la documentazione utile sulla piattaforma Moodle (versione 1.9.5 e 2.4) è pubblicata sulla Intranet di Ateneo al percorso Home » Progetti e Gruppi di lavoro » Infoportale e Servizi Web Integrati » Supporto agli utenti » E-learning - Supporto e manualistica L’attività di migrazione e in generale la comunicazione relativa al servizio di e-learning (cos’è, a chi è rivolto, documentazione e modulistica, ecc.) sono state oggetto di una sessione specifica nell’ambito di incontri di divulgazione dei principali servizi on line utilizzati in Ateneo (Workshop sui Servizi On Line). 10

11. Nella fase di transizione tra due versioni notevolmente differenti della piattaforma Moodle hanno assunto un ruolo centrale due attività volte alla diffusione delle conoscenze dell’ambiente Moodle al fine di favorirne l’utilizzo: corsi di formazione per l’utilizzo delle funzionalità della piattaforma attività di supporto. I corsi di formazione hanno coinvolto: i RIF per l’amministrazione dell’ambiente, l’impostazione delle categorie di corsi, la gestione degli utenti, l’attribuzione dei ruoli, il supporto a studenti e docenti; i docenti per favorire la conoscenza e la capacità di utilizzo delle funzionalità della piattaforma, al fine di diffonderne l’uso come ambiente sul quale implementare attività di e-learning blended. I corsi di formazione sono organizzati dalla Direzione Studenti e Servizi Web in collaborazione con il Servizio Formazione dell’Ateneo. 11

12. Macro-programma corso su Moodle 2 per RIF E-learning (12 sessioni, circa 80 partecipanti) 12

13. Macro-programma corso su Moodle 2 per docenti (12 sessioni, circa 130 partecipanti) 13

14. Chi può accedervi? Docenti e studenti accedono automaticamente alla piattaforma dedicata alla propria struttura di appartenenza, tuttavia il Rif e-learning ha la possibilità di inserire sulla propria istanza su Moodle nuovi utenti (docenti, personale tecnico e studenti presenti nelle anagrafiche centrali) utilizzando la procedura di gestione delle eccezioni.

15. Il servizio di e-learning si rivolge a tutti gli studenti di UniTo, come strumento di attività di supporto, non alternativo, alla didattica tradizionale (e-learning blended). Le strutture che si occupano di didattica sono autonome nella progettazione e implementazione delle attività di e-learning (quanti docenti coinvolgere, quali corsi, ecc.) e la Direzione Sistemi Informativi, Portale e Orientamento garantisce supporto agli amministratori e ai docenti per la realizzazione di percorsi formativi di tipo e-learning. A chi è rivolto?

16. Anche la registrazione di un convegno è un materiale multimediale che può essere utilizzato nell’ambito della didattica. • www.unito.it/media

17. L2LLIVE TOE-LEARNING Dall’apprendimento ‘dal vivo’ alla realizzazione di materiali didattici e-learning

18. L2L - Cos’è L2L (Live to Learning) è un sistema in grado di realizzare e gestire oggetti didattici basati sulle registrazioni delle lezioni o altri eventi che consente di trasformare in modo quasi completamente automatico le lezioni in contenuti didattici. L’obiettivo di L2L è aumentare la produttività della filiera di creazione dei contenuti on-line a costi sostenibili.

19. Due tipologie: 1) Versione full: software L2L, pc (monitor e case), webcam, microfono. 2) Versione light: software L2L, pc portatile e microfono. L2L – Scenari tecnologici e componenti E’ inoltre disponibile una app per la fruizione delle videoregistrazioni da dispositivi mobile.

20. Ciascun Dipartimento può richiedere una postazione full e una light. • Ad oggi hanno aderito all’iniziativa 12 strutture • A metà marzo 2013 sono state prodotte circa 4.600 registrazioni (la figura mostra l’andamento negli anni 2010 – 2013)

21. Il supporto per richieste relative al servizio di e-learning e all’utilizzo di L2L è inteso come un processo che non ha un limite temporale, ma che si pone come costante a disposizione di RIF e docenti; le attività di supporto sono a loro volta strutturate al fine di venire incontro alle esigenze di RIF e docenti: attività di supporto strutturato, pianificate con cadenza settimanale (mercoledì pomeriggio) e gestite con un sistema di prenotazione; utilizzo di un servizio di service desk per la gestione delle richieste; numero di telefono per le richieste a carattere di urgenza. Dall’attivazione del Service Desk Federato (Dicembre 2011) sono state aperte e risolte circa: 700 richieste relative al servizio di e-learning (attivazione, funzionalità di Moodle, pianificazione demo e incontri, moduli personalizzati, verifica accesso utenti, ecc.) 250 richieste relative al servizio L2L per la videoregistrazione delle lezioni (demo, utilizzo strumentazione, verifica corretta visualizzazione, ecc.) 21

22. Obiettivi strategici in linea con gli obiettivi strategici dell‘Ateneo per il prossimo triennio e una sfida per i prossimi anni sono: diffusione capillare delle informazioni relative alla disponibilità del servizio di e-learning pianificazione di attività di formazione garanzia di un supporto ottimale semplificazione degli strumenti a disposizione dei docenti per la videoregistrazione delle lezioni, al fine di produrre un aumento di contenuti multimediali per gli studenti garantire la fruibilità dei contenuti secondo i trend tecnologici attuali e futuri (dispositivi mobile, ambienti responsive, ecc.) 22 22

23. Grazie per l’attenzione! Per dubbi e approfondimenti: Direzione Sistemi Informativi, Portale e Orientamento – spo@unito.it Cristina Giraudo – cristina.giraudo@unito.it