Gestão de Projetos - Executiva Execução e Monitoramento & Controle - Parte 1/2

1. Gestão de Projetos - ExecutivaExecução eMonitoramento & Controle - Parte 1/2 Autores: Adriano Graziosi & Márcio Moreira Revisor: Rodrigo Garcia marcio.moreira@pitagoras.com.br http://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/

2. Processos de execução

3. Execução - Recursos

4. Mobilizar a equipe do projeto Mobilizar a equipe do projeto

5. Mobilizar a equipe do projeto • Missão: • Confirmar a disponibilidade e obter os recursos necessários para conclusão das designações do projeto • Considerações: • O GP deve negociar e influenciar a obtenção dos recursos necessários • Se a mobilização não ocorrer  impactos e até mesmo cancelamento • Se não conseguirmos os principais  podemos trabalhar alternativas • Técnicas: • Pré-designação deve ser respeitada ou negociada • Equipes virtuais (trabalhando em outro local) são cada vez mais comuns

6. Mobilizar a equipe – técnicas e saídas • Técnicas: • Análises de decisões multicritérios: • Considere: disponibilidade, custo, experiência, habilidade, conhecimento, perfil, atitude e fatores internos • Saídas: • Designações de pessoal: • O pessoal designado deve ser registrado nos documentos do projeto incluindo planos, organograma, cronograma, etc. • Calendários de recursos: • Os calendários dos recursos designados devem ser oficializados • PGP atualizado: • Normalmente é atualizado o Plano de Gestão de Recursos Humanos • Os gaps de competência para os papéis e responsabilidades devem ser levantados

7. Desenvolver a equipe do projeto

8. Desenvolver a equipe do projeto • Missão: • Melhorar as competências e interações da equipe para aprimorar o desempenho do projeto • Os GPs devem adquirir habilidades de identificar, construir, manter, motivar, liderar e inspirar equipes • Plano de Gestão dos Recursos Humanos: • Os gaps de competência levantados são o principal insumo deste processo

9. Desenvolver a equipe - técnicas • Habilidades interpessoais (não técnicas ou soft skills): • Visa reduzir os problemas e aumentar a cooperação • Meios: compreensão de sentimentos, previsão de ações, reconhecimento de preocupações e acompanhamento • Habilidades importantes dos GPs: • Lideranças, influência, decisão, empatia, criatividade, etc. • Teoria X e Y de Douglas McGregor: • Teoria X: • As pessoas precisam de supervisão constante, pois são incapazes, não assumem responsabilidades e evitam trabalhar sempre que possível • Teoria Y: • As pessoas são responsáveis e podem orientar seus próprios esforços • Regras básicas: • Deixe claro o que é esperado das pessoas, isto explicita os valores e direciona o trabalho

10. Desenvolver a equipe - técnicas Construção da equipes Estágios de Bruce Tuckman • Propósito: • Formar equipes realmente coesas • Etapas da equipe: • Formação (Forming): • Individualismo e falta de abertura • Conflito (Desordem ou Storming): • Divergências de pontos de vista • Acordo (Normalização ou Norming): • Trabalho cooperativo e confiança mútua • Desempenho (Performing): • Interdependência e resolução de problemas • Dispersão (Adjourning): • A equipe conclui o trabalho e é liberada

11. Pirâmide de Maslow e fatores de HerzbergHierarquia de necessidades humanas Abraham Maslow Frederick Herzberg

12. Desenvolver a equipe - técnicas e saídas • Técnicas: • Reconhecimentos e recompensas: • Reconhecer e recompensar (premiar) comportamentos desejados satisfazendo valores e traços culturais do indivíduo • Teoria das expectativas: • Se eu me esforçar terei um bom desempenho. Logo, serei reconhecido e então recompensado • Saídas: • Avaliação de desempenho da equipe: • Medir o desempenho (técnico, de cronograma e de custos) da equipe • Evitar o Efeito Halo: • Se a pessoa é boa em programação, vai ser boa em análise e gestão? Não necessariamente • Fatores ambientais atualizado • Aprendizados na administração de pessoal e avaliações

13. Gerenciar a equipe do projeto

14. Gerenciar a equipe do projeto • Missão: • Acompanhar desempenho da equipe, dar feedbacks, resolver problemas ou conflitos e gerenciar mudanças para melhorar o desempenho • Observação e conversas: • O GP precisa estar iterado do trabalho e das atitudes da equipe • Avaliação de desempenho do projeto: • Devem incluir feedback, metas individuais e planos de treinamento • Habilidades interpessoais do GP: • Liderança, influência e tomada de decisão eficaz

15. Gerenciamento de conflitos • Natural, força a busca de alternativas e requer abertura • Causas: Cronogramas, prioridades, recursos e opiniões técnicas • Focar: Na Questão (+) não na Personalidade, no Presente (+) não no Passado • Fatores: Importância, intensidade, posição, prazo e motivação • Papel GP: Deixar as partes resolverem ou mediar a resolução • Técnicas: • Confronto/Solução dos problemas: • Examinar alternativas para resolução do problema, requer atitude de troca e diálogo • Compromisso/Reconciliação/Negociação: • Encontrar soluções que tragam alguma satisfação para os envolvidos (ganha-ganha) • Imposição/Força: • Forçar um ponto de vista em detrimento dos outros (ganha-perde) • Retirada/evitar: • Recuar (adiar) na entrada numa situação de conflito efetivo ou potencial • Panos quentes/Acomodação: • Enfatizar as áreas de acordo e não as diferenças para manter a harmonia

16. Poderes do gerente de projeto

17. Estilos de gestão e liderança

18. Gerenciar a equipe do projeto - saídas • Solicitações de mudança: • Mudanças nas designações de pessoal, por decisão ou adequações • Plano de gestão do projeto atualizado: • Atualização no plano de recursos humanos (gestão de pessoal) • Documentos do projeto atualizado: • Registro de questões • Fatores ambientais atualizado: • Avaliações de desempenho e aprendizados das habilidades pessoais • Ativos de processos atualizado: • Documentação de lições aprendidas • O que fizemos de bom? Como podemos melhorar? • O que fizemos errado? Como corrigir e evitar? • Modelos e atualizações nos processos padrões da empresa

19. Perfis das pessoas Valores Certinho Lento Alta Performance Desalinhado Lento Desalinhado Produtivo ? Resultados Fonte: CHI08

20. Exemplos de questões • 1) Qual das seguintes técnicas de resolução de conflitos gerará a solução MAIS duradoura? • A. Força • B. Panos quentes • C. Negociação • D. Solução de problemas • 2) Um projeto tem várias equipes. A equipe C já perdeu vários prazos. Isso fez com que a equipe D precisasse comprimir o caminho crítico diversas vezes. Como líder da equipe D, você deve se reunir com: • A. O gerente da equipe D • B. Apenas o gerente de projetos • C. O gerente de projetos e a administração • D. O gerente de projetos e o líder da equipe C Respostas: D e D

21. Execução - Integração

22. Orientar e gerenciar o trabalho do projeto

23. Orientar e gerenciar o trabalho do projeto • Missão: • Orientar e gerir o trabalho para realizar as entregas e gerar dados de desempenho • Entregas: • Produto, resultado ou capacidade verificável, concluída pela equipe do projeto • Dados de desempenho do trabalho: • Dados reais de execução que serão comparados os previstos

24. Solicitação de Mudanças • Solicitações de Mudanças ou Requisições de Mudanças: • CR = Change Request ou RFC = Request For Change • Passam pelo Comitê de Controle de Mudanças (CCM) para aprovação • Tipos de Mudanças:

25. Exemplos de questões • 1) O projeto A tem uma TIR (Taxa Interna de Retorno) de 21%. O projeto B tem uma TIR de 7%. O projeto C tem uma TIR de 31%. O projeto D tem uma TIR de 19%. Qual seria o MELHOR projeto? • A. Projeto A • B. Projeto B • C. Projeto C • D. Projeto D • 2) Qual dos itens abaixo NÃO é uma saída do processo responsável pela geração das entregas do projeto? • A. Entregas concluídas pela equipe • B. Dados de desempenho do trabalho • C. Solicitações de mudanças (preventivas, corretivas ou atualizações) • D. Linha de base do escopo do projeto Respostas: C e D

26. Execução - Partes Interessadas

27. Gerenciar o engajamento das partes interessadas

28. Gerenciar o engajamento das partes interessadas • Missão: • Comunicar e trabalhar com as partes interessadas para atender suas necessidades e expectativas, resolvendo questões à medida que elas surgem e manter o engajamento delas: • Gerenciar as expectativas das partes interessadas durante negociações e comunicações • Abordar as preocupações antes que elas virem questões e antecipar futuros problemas • Esclarecer e solucionar as questões identificadas • Habilidades interpessoais: • Gerar confiança, resolver conflitos, escutar ativamente e superar resistências às mudanças • Habilidades de gestão: • Facilitar o consenso, influenciar, negociar acordos e promover mudanças para aceitação

29. Gerenciar o engajamento das partes interessadas • Saídas: • Registro de questões: • Documentar, classificar (urgência e impacto) e acompanhar a resolução das questões e preocupações das partes interessadas • Solicitações de mudanças: • Podem incluir todos os tipos (ações preventivas, corretivas, reparos de defeito e atualizações) • Plano de gestão do projeto: • Plano de gestão das partes interessadas, ex.: mudanças de necessidades de comunicação, mudanças de estratégias, etc. • Documentos do projeto atualizado: • Registro de partes interessadas • Ativos de processos atualizado: • Causas das questões, razões das ações corretivas e lições aprendidas

30. Exemplos de questões • 1) Um grande projeto de construção tem passado por inúmeras mudanças de cronograma devido a problemas meteorológicos não previstos. Quem é MELHOR notificar sobre essas mudanças? • A. Partes interessadas. • B. Patrocinador. • C. Equipe do projeto. • D. Gerentes funcionais. • 2) Um gerente de projetos de um projeto de implementação de um site numa multinacional está numa festa e conversa com seus amigos, que serão usuários avançados do novo site quando o projeto estiver completo e o site for lançado. Eles descrevem alguns aspectos irritantes do site atual. O gerente de projetos leva esse feedback ao patrocinador e incentiva mudanças no design e no escopo. Qual opção a seguir descreve MELHOR o que gerente de projetos fez? • A. Validar o escopo. • B. Controle integrado de mudanças. • C. Planejamento do escopo. • D. Análise das partes interessadas. Resposta: A e D

31. Execução - Qualidade

32. Realizar a garantia da qualidade

33. Realizar a garantia da qualidade • Missão: • Auditar os requisitos de qualidade e medições de qualidade para garantir que sejam aplicados os padrões de qualidade durante a execução • Documentos do projeto: • Qualquer documento relevante para garantia de qualidade • Medições de controle de qualidade: • Resultados das medições de qualidade realizadas

34. Realizar a garantia da qualidade - técnicas • Ferramentas de gestão e controle de qualidade: • Diagrama de afinidades, árvores de decisões (PDPC), dígrafos inter-relacionados, diagramas de árvore, matriz de priorização, diagramas de redes de atividades e diagramas matriciais • Auditorias de qualidade: • Auditor independente verifica a conformidade com os planos • Análise do processo: • Executar atividades previstas no Plano de Melhoria de Processo para identificação e execução das melhorias necessárias e possíveis Ferramentas de Qualidade

35. Realizar a garantia da qualidade - saídas • Solicitações de mudanças: • Podem incluir Ações Preventivas, Ações Corretivas e Reparos de Defeitos • Plano de gestão do projeto atualizado: • Plano de gestão da qualidade • Plano de gestão do escopo • Plano de gestão do cronograma • Plano de gestão de custos • Documentos do projeto atualizado: • Incluem entre outros: Relatórios de Auditoria, Planos de Treinamento e Documentos de Processos • Ativos de processos atualizados: • Normalmente os padrões de qualidade são atualizados

36. Exemplos de questões • 1) A qualidade é obtida quando: • A. Os requisitos são cumpridos. • B. As expectativas do cliente são superadas. • C. O cliente indica sua aceitação do produto ou serviço. • D. O Cliente para de pedir recursos adicionais. • 2) Analisar o processo de execução dos casos de testes que está causando lentidão nos Testes de Aceite é uma técnica de qual processo? • A. Planejar a gestão de qualidade. • B. Realizar a garantia de qualidade. • C. Controlar a qualidade. • D. Orientar e gerenciar o trabalho do projeto. Resposta: A e B

37. Execução - Comunicações

38. Gerenciar as comunicações

39. Gerenciar as comunicações • Missão: • Criar, coletar, armazenar e distribuir as informações do projeto de acordo com o plano de gestão das comunicações • Deve considerar: modelo emissor – receptor, escolha da mídia, estilo de escrita, técnicas de gestão de reuniões, técnicas de apresentação, técnicas de facilitação e técnicas de escuta • Sistemas de gestão de informação: • Digitalização de documentos, comunicações eletrônicas e ferramentas eletrônicas do projeto • Reportando o desempenho: • Avaliação do passado, análise do futuro, situação de riscos e problemas, trabalho concluído no período, trabalho a concluir no próximo período, sumário das mudanças aprovadas, etc.

40. Gerenciar as comunicações - saídas • Comunicações do projeto: • Além de feitas, devem ser arquivadas • Documentos do projeto atualizado: • Registro de questões, cronograma do projeto e requisitos financeiros do projeto • Ativos de processos atualizado: • Notificações feitas às partes interessadas • Relatórios do projeto • Apresentações do projeto • Registros do projeto • Feedbacks recebidos das partes interessadas • Documentação de lições aprendidas

41. Exemplos de questões • 1) As comunicações referentes a um contrato devem tender para: • A. Comunicação escrita formal. • B. Comunicação verbal formal. • C. Comunicação escrita informal. • D. Comunicação verbal informal. • 2) A finalidade da reunião de acompanhamento de projeto é: • A. Trocar informações sobre o projeto. • B. Fazer com que os membros da equipe relatem o que estão fazendo. • C. Emitir autorizações de trabalho. • D. Confirmar a precisão dos custos informados pela equipe. Resposta: A e A

42. Execução - Aquisições

43. Realizar as aquisições

44. Realizar as aquisições • Missão: • Obter respostas de fornecedores, selecionar um fornecedor e realizar a contratação (incluindo os contratos) • Documentos do projeto: • Entradas: Registro de riscos e Decisões contratuais sobre riscos • Saídas: Requisitos, Matriz de Rastreabilidade, Registro de Riscos e Rastreabilidade

45. Realizar as aquisições - técnicas • Reuniões com licitantes: • Esclarecimentos de dúvidas com todos os concorrentes igualmente • Técnicas de avaliação de propostas: • Revisão das propostas, aplicando os critérios de avaliação para determinar o fornecedor selecionado • Estimativas independentes: • O comprador pode (deve) fazer, ou contratar, uma estimativa independente de custo do que está sendo adquirido • Publicidade: • Pode ser utilizada para ampliar a lista de fornecedores e/ou cumprir com obrigações legais • Negociações de aquisições: • Negociar os itens, em projetos complexos podem ser processos separados

46. Realizar as aquisições - saídas • Fornecedores selecionados: • Fornecedores escolhidos e contratados • Acordos: • Termos e condições de fornecimento dos itens adquiridos • Dependendo da complexidade, pode ser necessário um contrato com: • Declaração de trabalho dos entregáveis, cronograma combinado, formato e período do relatório de status, papeis e reponsabilidades, preços, condições de pagamento, local de entrega, critérios de inspeção, garantias, etc. • Calendários dos recursos: • Contendo: quantidade, disponibilidade e datas combinadas • Solicitações de mudança: • Caso sejam necessárias, mudanças devem ser solicitadas ao CCM • Plano de gestão do projeto: • Linhas bases de: escopo, custo e prazo, plano de comunicação e aquisições

47. Exemplos de questões • 1) Uma negociação importante com um subcontratado em potencial está agendada para o dia seguinte, quando você descobre que há uma boa chance de que o projeto seja cancelado. O que você deve fazer? • A. Não gastar muito tempo na preparação para as negociações. • B. Cancelar as negociações. • C. Só negociar os itens principais. • D. Adiar as negociações. • 2) Enquanto conclui o trabalho do seu projeto, o subcontratado do fornecedor sofre um grande incêndio. O fogo destrói o sistema de aquecimento que ele estava construindo para seu projeto. Qual é a MELHOR coisa a fazer? • A. Interromper o pagamento das faturas referentes ao sistema de aquecimento até que o trabalho recomece. • B. Verificar se o subcontratado tinha seguro. • C. Esteja preparado para adiar a data de entrega do produto. • D. Dizer ao fornecedor para interromper o trabalho da parte do projeto que envolve o sistema de aquecimento até que o subcontratado possa recuperar do incêndio. Resposta: D e C

48. Monitoramento & Controle

49. Processos de monitoramento e controle

50. Dados, informações e relatórios de desempenho