Postupy pro zadávání zakázek při pořizování zboží a služeb z prostředků finanční podpory OP VK

1. Postupy pro zadávání zakázek při pořizování zboží a služeb z prostředků finanční podpory OP VK 05. 02. 2014 Hradec Králové

2. Základní dokumenty • Příručka pro příjemce OP VK, verze 7, kapitola 7 - postupy pro zadávání VZ • Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů  novelizované znění • Závazné postupy pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadající pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb. v programovém období 2013-2015 (MMR) Ministerstvo pro místní rozvoj

3. DĚLENÍ ZAKÁZEK Vymezení základních pojmů DRUHY ZAKÁZEK: • dodávky • služby • stavební práce

4. Vymezení základních pojmů Vymezení základních pojmů ZADÁVÁNÍ ZAKÁZEK V RÁMCI: • Zadávací řízení – postup dle zákona č. 137/2006 Sb. – hodnota bez DPH >/= 2 mil. u dodávek a služeb – hodnota bez DPH >/= 6 mil. u stavebních prací • Výběrové řízení – veřejné zakázky malého rozsahu (VZMR) – mimo rámec zákona č. 137/2006 Sb. – hodnota bez DPH < 2 mil. u dodávek a služeb – hodnota bez DPH < 6 mil. u stavebních prací

5. Vymezení základních pojmů • Zadavatel • každý příjemce, který během realizace projektu provádí výběrové/zadávací řízení • vždy zodpovídá za řádný průběh výběrového řízení • Uchazeč • subjekt, resp. potencionální dodavatel, který podal nabídku do výběrového řízení • Dodavatel/Poskytovatel • fyzická nebo právnická osoba, která dodává zboží, poskytuje služby nebo provádí stavební práce (vítěz VŘ)

6. Vymezení základních pojmů Obecné zásady: • volný pohyb zboží a služeb • právo usazování (omezení svobody podnikání zakázáno) • rovné zacházení • zákaz diskriminace • transparentnost • proporcionalita • vzájemné uznávání osvědčení

7. Stanovení předmětu zakázky I. • Všechna plnění, která spolu místně, věcně a časově souvisí, nebo jejichž předměty tvoří jeden funkční celek. • Všechna obdobná a spolu související plnění, která zadavatel zamýšlí pořídit v průběhu jednoho účetního období (např. nákup zařízení a vybavení, nákup služeb lektorů, příprava vzdělávacích modulů, atd.). • Nesmí docházet k dělení předmětu zakázky na menší zakázky s cílem snížit hodnotu pod stanovené limity. • Je však umožněno rozdělení předmětu zakázky na SAMOSTANÉ části, kdy v rámci jednoho výběrové řízení může být uzavřena smlouva s více dodavateli. • Hodnoty zakázek není nutné sčítat za předpokladu, že je jedná o zakázky • pořízené „nahodile“ dle zcela aktuálních potřeb, a které nelze objektivně dopředu zcela předvídat, • nakupované nepravidelně, kdy je jejich jednotková cena v průběhu účetního období proměnlivá.

8. Stanovení předmětu zakázky II. Při určení předmětu zakázky není přípustné: • uvádět odkazy na obchodní firmy, názvy, značky, označení zboží apod., které jsou příznačné pro určitou osobu či firmu Výjimky – nutno zdůraznit, že jsou akceptovatelná i jiná kvalitativně a technicky obdobná řešení odpovídající konkrétně uvedenému v zadávací dokumentaci : • Pokud by jinak nebylo možné dostatečně přesně popsat a srozumitelně určit předmět zakázky. • Pokud by bylo poptávané plnění nekompatibilní s již používaným zařízením či systémy a jeho přizpůsobení by provozu zadavatele působilo mimořádné obtíže. • Neuvádět počet jader či taktovací frekvenci! Neuvádět „dle tel. dohody“ apod.!

9. Specifikace závazných postupů podle stanovené předpokládané hodnoty zakázky • do 199 999,- Kč (bez DPH)  nemusí být VŘ • od 200 000 – 1 999 999,- Kč (bez DPH) • musí být VŘ • od 2 000 000,- Kč (bez DPH) a) příjemce je veřejným zadavatelem b) příjemce není veřejným zadavatelem Zakázky malého rozsahu (mimo zákon č. 137/2006 Sb.) Dle zákona č. 137/2006 Sb.

10. Nedosahující 200 000 Kč (bez DPH) • Nemusí být provedeno výběrové řízení ani uzavírána písemná smlouva s dodavatelem. • Dostačující je zaslaná pís. objednávka potvrzena vybraným dodavatelem. • V případě nákupu drobných položek (do 10 000 Kč bez DPH) v obchodě stačí doložit paragon s doplněnými náležitostmi účetního dokladu. • V případě nákupu bez výběrového řízení musí zadavatel prokázat úmysl zadat zakázku avždy postupovat hospodárně cenový průzkum (založit podklady).

11. 200 000 – 1 999 999 Kč (bez DPH) • Písemně/elektronicky vyzvat k podání nabídky minimálně3 dodavatele. • Uveřejnit oznámení o zahájení výběrové řízení na stránkách Královéhradeckého kraje. Kontaktní osoba – Ing. Petra Hnátová, phnatova@kr-kralovehradecky.cz • Lhůta pro podání nabídek – minimálně 10 celých kalendářních dní (počítáno od následujícího dne po vyhlášení). • Hodnocení nabídek – min. 3 členná hodnotící komise (min. 1 odborník). • Písemná smlouva s vybraným dodavatelem – podpis do 15 dnů ode dne odeslání oznámení o výsledku VŘ, včetně uveřejnění na profilu zadavatele (u zakázek od 500 tis. bez DPH )

12. 200 000 – 1 999 999 Kč (bez DPH) • Výsledek VŘ - Formulář Výsledek VŘ + Protokol/Zápis z jednání hodnotící komise • Počet došlých nabídek, vč. identifikace, počet hodnocených nabídek, způsob hodnocení nabídek, výsledné pořadí nabídek/uchazečů včetně hodnocení + další náležitosti • Písemná smlouva s vybraným dodavatelem (+ případné dodatky ke smlouvě) • podpis do 15 dnů ode dne odeslání oznámení o výsledku VŘ • uveřejnění Profil zadavatele: při smlouvě v hodnotě 500 000 – 1 999 999 bez DPH • uveřejnění Profil KHK (ZS): při smlouvě v hodnotě 200 000 – 499 999 bez DPH

13. nad 2 000 000 Kč (bez DPH) • příjemce je veřejným zadavatelem - postupovat dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů. • příjemce není veřejným zadavatelem - nutné dodržet pravidla Příručky pro příjemce. Při pořizování zboží a služeb z prostředků OP VK je také nutné dodržovat a být v souladu s vnitřními předpisy dané organizace!

14. Dokládání požadované dokumentace při vyhlašování výběrových řízení • Oznámení o zahájení VŘ, resp. výzva k podávání nabídek zaslaná požadovanému počtu zájemců vč. dokladů prokazující jejich odeslání (poštovní dodejka, podací lístek, e-mail s potvrzení o doručení apod.). • Doklad o uveřejnění výzvy k podávání nabídek na stránkách Královéhradeckého kraje (je-liuveřejnění požadováno)  PrntScrn. • Nabídky všech uchazečů, tj. nabídka vítězného uchazeče i všech ostatních uchazečů. • Protokol/Zápis o posouzení a hodnocení nabídek vč. čestných prohlášení o nestrannosti a nepodjatosti členů hodnotící komise. • Smlouva uzavřená s vybraným uchazečem. • Oznámení o výsledku VŘ zaslané všem uchazečům, kteří podali nabídku v řádném termínu, vč. dokladů prokazující jejich odeslání (poštovní dodejka, podací lístek, e-mail apod.); Rozhodnutí o výběru • Doklad o uveřejnění výsledku VŘ na stránkách KHK (je-liuveřejnění požadováno).

15. Výzva k podávání nabídek Oznámení o zahájení výběrového řízení, resp. výzva • ke stažení na stránkách MŠMT a KHK( včetně dalších podkladů k VŘ) • uveřejnění na webu + oslovení uchazečů (s doručenkou) v jeden den • Musí obsahovat údaje stanovené Příručkou pro příjemce (Kap. 7) • Součástí zadávacích podmínek výzvy (VZMR) - zadávací dokumentace („podrobnosti“ pro vypracování nabídky) • samostatný dokument /příloha (rozvedené upřesňující info, požadavky, údaje, podmínky…) • text v oznámení o zahájení výběrového řízení/výzvě.

16. Hodnotící kritéria Musí být vždy uvedena ve výzvě: • výše v %  celkem 100 % • jasný a konkrétní textový popis Příklad: nabídka s nejnižší cenou - jediné kritérium: cena, váha kritéria: 100%, popis:bude hodnocena nabídková cena bez DPH, nabídka s nejnižší nabídkovou cenou bez DPH získá 100 bodů a bude nabídkou vítěznou ………………….. • Nabídka s nejnižší cenou: 100% celkem 100 % cena Doporučujeme, aby předmětem hodnocení byla cena s DPH. • Ekonomicky nejvýhodnější nabídka: 100% celkem cena (%) + kvalitativní kritérium/a (%) Kvalitativní kritérium/a: číselné (objektivní) x nečíselné (subjektivní) Subjektivní kriterium/a (nečíselné/kvalitativní) • konkrétní a jasný popis, co toto kritérium představuje a jak bude hodnoceno • stanovení bodové stupnice (1 – 100; 100 bodů pro nejvhodnější nabídku; 1 – 10, průměrování) • každý hodnotitel hodnotí sám za sebe • písemné zdůvodnění hodnocení za každého jednotlivého hodnotitele • např. pozáruční servis, školení aj.

17. Smlouva s dodavatelem Povinné náležitosti: • smluvní strany, • předmět plnění, • cena, platební podmínky • doba a místo plnění, • povinnost dodavatele umožnit provedení kontroly dokladů vztahující se k danému projektu všem oprávněným subjektům. Nelze uzavřít smlouvu s dodavatelem v případě, že: • uchazeč (vybraný dodavatel) je zaměstnanec zadavatele, statutární zástupce zadavatele, člen správní rady nebo člen realizačního týmu projektu či osoba, která se na základě smluvního vztahu podílela na přípravě výběrového řízení, • subdodavatelem je zaměstnanec zadavatele nebo člen realizačního týmu či osoba, která se na základě smluvního vztahu podílela na přípravě výběrového řízení projektu.

18. Postupy zadavatele v nestandardních případech • Zrušení výběrového řízení ze strany zadavatele – kdykoliv, nejpozději do uzavření smlouvy (bez uvedení důvodu – musí být zakotveno ve výzvě) • Žádná z obdržených nabídek nesplňuje dané požadavky – zrušení VŘ a vyhlášení nového s oslovením jiného okruhu uchazečů. • Nabídka pouze od jednoho dodavatele (VZMR) – v případě, že nabídka splňuje všechny požadavky výzvy, může být uzavřena smlouva. • Žádná nabídka – VŘ musí být zrušeno a zadavatel může dodavatele oslovit napřímo, anebo vyhlásit nové s řádným uveřejněním oznámení o zahájení VŘ. Nutno zajistit analýzu/pís. podklady, proč nebyla podána žádná nabídka.

19. Výjimky v postupech při výběru dodavatele • Nedostačující počet dodavatelů k oslovení • pouze jeden určitý dodavatel  oslovení tohoto 1 dodavatele • menší počet dodavatelů než je stanoveno závaznými postupy  oslovení všech potencionálních dodavatelů a realizace VŘ • Dlouhodobě nasmlouvané dodávky nebo služby – písemná smlouva min. 6 měsíců před podáním projektové žádosti. • Pronájem existujících nemovitostí či nebytových prostornapř. pro účely administrace projektu, realizaci kurzů.

20. Nejčastější pochybení • Nedostatečně popsaný předmět plnění. • Uvedení konkrétních značek zařízení do předmětu plnění. • Nedostatečně stanovena hodnotící kritéria. Již ve výzvě musí být nastavena jednoznačná metodika, vč. stupnice! • Nesoulad hodnot zakázky (jiná cena ve výzvě, nabídce a smlouvě s dodavatelem). • Neprůkazné doložení oslovení dostatečného počtu potenciálních dodavatelů. • Není doloženo jmenování členů (náhradníků) hodnotící komise a komise pro otevírání obálek, příp. je uvedeno nesprávné datum. (komise pro otevírání obálek většinou plní i funkci hodnotící komise) Před vyhlášením výzvy doporučujeme využít obecné (nikoliv právní) konzultace s poskytovatelem dotace!!! Za průběh a výsledek výběrového řízení zodpovídá vždy zadavatel.