Coinvolgimento e criticità nel percorso di autovalutazione CAF

1. “Non tutto ciò che può essere contato conta e non tutto ciò che conta può essere contato” Albert Einstein Coinvolgimento e criticità nel percorso di autovalutazione CAF Umberto Silvi Ufficio innovazione e qualità Università degli Studi di Macerata

2. Report di autovalutazione caf: l’esperienza dell’Universita’ di Macerata • Come è stato realizzato il coinvolgimento dei diversi attori del processo di autovalutazione? • Quali sono i punti di forza e le aree da migliorare di questo primo “esperimento”? Coinvolgimento e criticità nel percorso di autovalutazione CAF – Umberto Silvi – Università degli Studi di Macerata

3. Cronoprogramma del percorso di autovalutazione (AV) Coinvolgimento e criticità nel percorso di autovalutazione CAF – Umberto Silvi – Università degli Studi di Macerata

4. Presentazione del contesto • Interno: • insediamento il 4 novembre 2010 del nuovo Rettore (ex Pro-Rettore) • insediamento il 1° dicembre 2010 del nuovo Direttore Amministrativo (ex Dirigente della Provincia) • presenza della programmazione triennale di sviluppo 2007-2009, prorogata anche per tutto il 2010 • avvio della nuova programmazione triennale a.a. 2010/2011 - a.a. 2012/2013 a marzo 2011 con approvazione del bilancio preventivo • Esterno: • tendenziale riduzione nel sistema universitario italiano del FFO e delle immatricolazioni • legge 240/2010 riforma governance, strutture, organizzazione amministrativa, … (redazione del nuovo statuto da febbraio a luglio 2011) Coinvolgimento e criticità nel percorso di autovalutazione CAF – Umberto Silvi – Università degli Studi di Macerata

5. Fase preliminare: formazione del consenso e ottenimento dell’impegno • Incontri preliminari: • 13 ottobre e 26 ottobre Fondazione CRUI • 4 novembre con i vertici di Ateneo • 23 novembre progetto approvato dal SA • 26 novembre progetto approvato dal CdA • successivi incontri con i vertici di Ateneo e con i referenti delle strutture Coinvolgimento e criticità nel percorso di autovalutazione CAF – Umberto Silvi – Università degli Studi di Macerata

6. Fase preliminare: formazione del consenso e ottenimento dell’impegno • Punti di forza: • esistenza di un sistema integrato di gestione per la qualità ISO 9001:2008 nell’ambito della didattica (SGQ) • il nuovo Rettore e il delegato già conoscevano il SGQ • gli Organi di Governo (SA e CDA) hanno approvato il progetto • l’ufficio innovazione e qualità, incaricato di realizzare il progetto CAF, coordina il SGQ ed è funzionalmente situato presso il Rettorato e si occupa anche del bilancio sociale (BS) oltre che di altri gruppi di lavoro sull’innovazione • Aree da migliorare: • il periodo di passaggio e cambiamento (Rettore, D.A., riforma) in cui è stata realizzata l’autovalutazione (AV) ha visto i vertici e il personale di Ateneo troppo impegnati in altre priorità • il coinvolgimento e l’impegno nell’AV sono apparsi più difficili in periodi di maggiori tensioni organizzative Coinvolgimento e criticità nel percorso di autovalutazione CAF – Umberto Silvi – Università degli Studi di Macerata

7. La fase di pianificazione dell’autovalutazione • Delibere di SA e CdA contenenti: • la scelta dell’ambito di applicazione del CAF • l’individuazione del gruppo di autovalutazione e del delegato responsabile • Cronoprogramma delle attività • Condivisione con le strutture interessate Coinvolgimento e criticità nel percorso di autovalutazione CAF – Umberto Silvi – Università degli Studi di Macerata

8. La fase di pianificazione dell’autovalutazione • Punti di forza: • ruolo del Laboratorio CAF-Università della Fondazione CRUI • ambito della “didattica” in comune al SGQ • una nuova unità di personale assegnata a tempo pieno al SGQ e al progetto CAF • Aree da migliorare: • rispetto delle scadenze fissate • periodo troppo esteso Coinvolgimento e criticità nel percorso di autovalutazione CAF – Umberto Silvi – Università degli Studi di Macerata

9. La comunicazione dell’autovalutazione • Incontri del gruppo di coordinamento (comitato di autovalutazione) e del gruppo di supporto (metodo dei “referenti di struttura”) • Coinvolgimento e preparazione del contesto: • Lettera del Rettore sull’importanza del progetto • Lettera del Rettore sulla partecipazione a questionari, interviste e focus group • Comunicazioni e-mail dell’ufficio • Incontri con referenti e presentazione del progetto da parte dei referenti nelle strutture Coinvolgimento e criticità nel percorso di autovalutazione CAF – Umberto Silvi – Università degli Studi di Macerata

10. La comunicazione dell’autovalutazione • Punti di forza: • ufficio già strutturato e abituato, con le esperienze del SGQ e del BS, alla comunicazione di progetti innovativi • metodo reticolare dei “referenti di struttura” con presentazioni (consigli di facoltà) e riunioni (servizi amministrativi) per la divulgazione del progetto • posta elettronica e mailing list • sito internet come punto di riferimento della documentazione e dello stato dell’arte del progetto • Aree da migliorare: • non tutti i referenti sono ugualmente motivati dai propri responsabili nel realizzare i progetti collegati alla qualità, alla valutazione e alla rendicontazione delle proprie attività • l’ufficio potrebbe coordinare in maniera più invasiva l’azione di divulgazione dell’AV, anche con la propria presenza ad alcuni incontri nelle singole strutture Coinvolgimento e criticità nel percorso di autovalutazione CAF – Umberto Silvi – Università degli Studi di Macerata

11. L’organizzazione della formazione • Formazione al management, al comitato e al gruppo di supporto sul processo di autovalutazione dei fattori abilitanti e dei risultati: • sito internet • incontri seminariali in presenza • diffusione del materiale messo a disposizione dal Laboratorio CAF-Università della Fondazione CRUI Coinvolgimento e criticità nel percorso di autovalutazione CAF – Umberto Silvi – Università degli Studi di Macerata

12. L’organizzazione della formazione • Punti di forza: • il ruolo del Laboratorio CAF-Università della Fondazione CRUI per i due referenti di Ateneo del progetto • i “referenti di struttura” individuati nelle persone degli stessi referenti del SGQ • incontri periodici con gli stessi referenti sia per il SGQ che per il CAF • tutta la documentazione di riferimento pubblicata sul sito internet del progetto • Aree da migliorare: • assenza di seminari formativi in sede con esperti esterni/interni; • (assenza di precedenti esercitazioni sull’AV) Coinvolgimento e criticità nel percorso di autovalutazione CAF – Umberto Silvi – Università degli Studi di Macerata

13. La fase di esecuzione – questionari, interviste e focus group interni • Mail del Rettore a tutto il personale di ruolo • Personalizzazione e somministrazione del questionario a docenti e PTA, elaborazione dei questionari e analisi dei risultati emersi • Strutturazione della traccia di intervista ai capi area: segreterie studenti e area del personale, sia settore PTA che settore docenti • Realizzazione delle interviste, elaborazione ed analisi dei risultati emersi (con supporto del facilitatore esterno) • Strutturazione della traccia per i focus group ai presidenti dei corsi di laurea e alle segreterie di presidenza delle Facoltà • Realizzazione dei focus group, elaborazione ed analisi dei risultati emersi (con supporto del facilitatore esterno) Coinvolgimento e criticità nel percorso di autovalutazione CAF – Umberto Silvi – Università degli Studi di Macerata

14. La fase di esecuzione – questionari, interviste e focus group interni • Punti di forza: • l’Ateneo è considerato dal CENSIS tra quelli di medie dimensioni (311 docenti, 303 pta, meno di 15.000 studenti) • facilità nella realizzazione del questionario on line e delle interviste e dei focus group in presenza • buona partecipazione alle indagini (al questionario ha partecipato il 63% del pta e il 46% dei docenti, alle interviste e ai focus group hanno partecipato tutti gli invitati) • Aree da migliorare: • aumentare il numero delle interviste e realizzarle con tutti i vertici dell’organizzazione per aumentare loro il coinvolgimento nell’AV e il numero di informazioni reperite • realizzare interviste e focus group e relativa elaborazione dei risultati con personale interno anziché con facilitatori esterni, per aumentare il coinvolgimento del personale, l’esperienza e l’uniformità negli elaborati finali Coinvolgimento e criticità nel percorso di autovalutazione CAF – Umberto Silvi – Università degli Studi di Macerata

15. La fase di esecuzione – questionari e focus group con gli studenti • Recupero questionari soddisfazione studenti frequentanti (progetto Sisvaldidat) e laureandi (progetto Vela) • Strutturazione della traccia per i focus group agli studenti • Realizzazione dei focus group agli studenti, elaborazione ed analisi dei risultati emersi (esperti interni ed esterni) Coinvolgimento e criticità nel percorso di autovalutazione CAF – Umberto Silvi – Università degli Studi di Macerata

16. La fase di esecuzione – questionari e focus group con gli studenti • Punti di forza: • questionari di percezione della qualità e soddisfazione degli studenti già presenti e strutturati e già analizzati dal NdV • auto-organizzazione dei referenti delle Facoltà per la realizzazione dei focus group • azioni ed analisi già programmate anche nel SGQ • Aree da migliorare: • scelta del periodo per realizzare i focus group • scelta del campione per i focus group • diversa partecipazione e coinvolgimento degli studenti nelle diverse Facoltà Coinvolgimento e criticità nel percorso di autovalutazione CAF – Umberto Silvi – Università degli Studi di Macerata

17. La fase di esecuzione – raccolta dati • Suddivisione in tre sottogruppi di autovalutazione (metodo dei “referenti di criterio”) • Raccolta dati relativi ai fattori abilitanti • Raccolta dati relativi ai risultati Coinvolgimento e criticità nel percorso di autovalutazione CAF – Umberto Silvi – Università degli Studi di Macerata

18. La fase di esecuzione – raccolta dati • Punti di forza: • i “referenti di struttura” hanno supportato l’ufficio nella raccolta delle informazioni • l’ufficio già raccoglie ed elabora dati per il SGQ e il BS • Aree da migliorare: • motivazione e responsabilizzazione del personale non uniformi • assenza di un datawarehouse di Ateneo e presenza di banche dati “ufficiose” e non strutturate • i “referenti di struttura” possono interpretare e trascrivere le informazioni in maniera non uniforme e con finalità e priorità diverse • riguardo ai fattori abilitanti, mancanza di conoscenza dei documenti di programmazione di Ateneo da parte del personale • riguardo ai risultati, assenza di target numerici e di attività di benchmarking/benchlearning Coinvolgimento e criticità nel percorso di autovalutazione CAF – Umberto Silvi – Università degli Studi di Macerata

19. La fase di esecuzione – redazione del Report di Autovalutazione • Stesura della relazione di autovalutazione: • Presentazione Ateneo, presentazione del processo di autovalutazione, glossario • Prima bozza di ogni sottocriterio • Griglie di autovalutazione • Omogeneizzazione • RAV in grafici • Temi chiave • Appendice Coinvolgimento e criticità nel percorso di autovalutazione CAF – Umberto Silvi – Università degli Studi di Macerata

20. La fase di esecuzione – redazione del Report di Autovalutazione • Punti di forza: • i “referenti di struttura” sono stati organizzati in “referenti di criterio” • prima si sono analizzati i fattori abilitanti e successivamente i risultati • le informazioni di questionari, interviste e focus group sono state utili per tutti i criteri • Aree da migliorare: • molti referenti giovani (in termini sia di età che di anzianità di servizio) possono non avere l’esperienza adeguata per leggere, interpretare e utilizzare tutte le informazioni raccolte • mancanza fino ad oggi di un sistema di valutazione e di indicatori per il sistema universitario italiano che sia condiviso, integrato, strutturato, sperimentato, duraturo, stabile (Modello teorico FFO fino al 2008, quota premiale FFO 2009, quota premiale FFO 2010, PRO3, CIVR, CIVIT, ANVUR, …) Coinvolgimento e criticità nel percorso di autovalutazione CAF – Umberto Silvi – Università degli Studi di Macerata

21. La fase di esecuzione – priorita’ individuate, presentazione e comunicazione • Riunione con i vertici dell’amministrazione sui risultati dell’autodiagnosi e scelta delle priorità • Riunioni con i vertici a luglio sui primi risultati del RAV e sulla scelta delle priorità di intervento • Presentazione e comunicazione dei risultati dell’autovalutazione • Comunicazione dei risultati agli Organi di Governo nel mese di settembre • Decisioni sui piani di miglioramento da avviare • Presentazione e divulgazione del RAV e dei PdM a tutto il personale nel mese di settembre/ottobre Coinvolgimento e criticità nel percorso di autovalutazione CAF – Umberto Silvi – Università degli Studi di Macerata

22. Per ulteriori riferimentiwww.unimc.it/uiq