Projektledelse

1. CBS, Forlagsuddannelsen Redaktion og projektledelse 8.-9. maj + 11. juni 2007 Projektledelse Sten Mogensen Arête Rådgivning

2. Min baggrund • 25 år i staten med fokus på styring af it: • Afdelingschef og it-chef i Statens Arkiver • Chef for projektafdelingen i Forsvarets Informatiktjeneste • Koncern-it chef i Videnskabsministeriet • Projektansvarlig for Videnskabsministeriets udvikling af metoder til statens styring af it • Nu: Topdanmark • Leder af Topdanmarks enhed med ansvar for vidensdeling og procesforbedring i it-afdelingen • Herunder ansvar for styringsprocesser • Ekstern lektor på CBS og It-universitetet • Underviser i styring af it-baserede forretningsprojekter • Indehaver af Arête Rådgivning • Ivrig litteraturbruger • Literaturhaus • Bogudsalg Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

3. Praktiske forhold • Kursusform • 1. lektion: Oplæg, med dialog • Øvrige lektioner: Kort oplæg, gruppearbejde, opsamling • Find slides og skabeloner fra kurset på www.sten.mogensen.name, under punktet ”Forlagsuddannelsen” • Se mere om Arête Rådgivning på www.arete.dk Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

4. Hvad er de største problemer for jer? • At få deadlines overholdt • At opnå enighed med forfatteren om, hvad der gør bogen salgbar, og at den skal være rentabel • At skulle holde mange bolde i luften samtidig • At der sker så meget uforudsigeligt • At få den samlede mængde af projekter til at ”gå op” • ..... Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

5. Indhold af timerne om projektledelse • I dag, tirsdag d. 8. maj: • Hvad er et projekt? • Hvad er projektledelse? • Hovedfaser og beslutningspunkter i et projekt • Igangsættelse af projekt: Beslutningsgrundlag • Interessentanalyse, succeskriterier og kommunikationsplan • Risikoanalyse og ”Plan B” • I morgen, onsdag d. 9 .maj: • Projektplan: hvad indeholder den, og hvordan laver man den? • Kvalitetsstyring • Fremdriftsstyring og ændringsstyring • Mandag d. 11. juni: • Projektlederens rolle og kompetencer • Evaluering og forbedring • Porteføljestyring • Jeres ønsker Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

6. Hvad er et projekt? • Et projekt skal producere noget unikt • Et projekt indeholder som regel et element af ”prøven sig frem”, og indebærer derfor usikkerhed • Et projekt er noget, der er afgrænset i tid • Et projekt kræver som regel samarbejde på tværs af en eller flere organisationer • Er en udgivelse af en bog et projekt? • Næste Leif Davidsen-bog? • Carl Barks samlede værker? • Mostrups vejviser for Nakskov & omegn? • Næste nummer af Anders And & Co.? Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

7. Hvad er projektledelse? • Forudseenhed • både proaktiv og reaktiv rettidig omhu • Skabe overblik • Forventningsafstemning • Hvornår er projektlederen en succes? • Forskellige muligheder: • Når budgettet holdes • Når tidsplanen holdes • Når produktet er som aftalt • Når interessenternes succeskriterier bliver opfyldt • Når interessenterne bliver glade Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

8. Når forventningsafstemningen ikke er på plads... Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

9. Grundbegreber • Projektleder • Har det praktiske ansvar for at gennemføre projektet, indenfor de tolerancer, som projektejer fastlægger • Projektejer: Den der tager det forretningsmæssige ansvar for opnåelse af cost/benefit • Er den som projektlederen refererer til • Vil i forlagsbranchen ofte være en redaktionschef el.lign. • Projektsponsor: Den der betaler gildet • Er ofte det direktionsmedlem, der har budgetansvar på området • Styregruppe: Består af de væsentligste interessenter, der er afgørende for projektets succes • Projektejer er normalt formand • I forlagsbranchen kunne her fx deltage repræsentanter for marketing og produktion. • Porteføljestyring: Tværgående prioritering og styring af en gruppe projekter Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

10. Hovedfaser og beslutningspunkter i et projekt Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

11. Lidt mere om de enkelte faser (1) • Fase 1: Ide skitseres og der træffes beslutning om iværksættelse af foranalyse • Beslutningspunkt: Er ideen værd at gå videre med? • Fase 2: Foranalyse gennemføres, og der træffes beslutning om hvorvidt projektet skal igangsættes og indgå i en projektportefølje • Cost/Benefit-analyse udarbejdes • Interessentanalyse udarbejdes • Risikoanalyse udarbejdes • Projektorganisation: Forslag til besættelse af de væsentligste roller • Projektejers succeskriterier fastsættes • Overordnet projektplan fastlægges • Beslutningspunkt: Skal projektet sættes igang? • Fase 3: Rammerne for projektet færdiggøres • Kommunikationsplan (ud fra interessentanalyse) • Valg af bidragydere og leverandører, indgåelse af kontrakter • Fastlæggelse af projektstyringsmekanismer • Kvalitetsstyring, fremdriftsstyring mv. • Detailspecificering af slutproduktets indhold og egenskaber • Forfinelse af projektplan • Plan for ibrugtagning/markedsføring Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

12. Lidt mere om de enkelte faser (2) • Fase 4: Projektet gennemføres • Fremdriftsstyring • Leverancestyring • Ændringsstyring • Kvalitetsstyring • Beslutningspunkt: Er produktet færdigt? • Fase 5: Projektet afsluttes • Markedsføring/Ibrugtagning • Distribution • Fase 6: Efter projektet • Evaluering af projektets proces • Forankring og formidling af gjorte erfaringer • Forretningsmæssige opfølgningsaktiviteter • Evaluering af interessenternes succceskriterier • Beslutningspunkt: Hvad skal vi gøre anderledes næste gang? Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

13. Igangsættelse af projekt: Beslutningsgrundlag • Interessentanalyse (næste time) • Risikoanalyse (næste-næste time) • Overordnet projektplan (i morgen) • Cost/benefit-analyse og projektejers succeskriterier Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

14. Cost/benefit-analyse (1) • Husk både • Total Costs of Ownership (TCO), og • Total Benefits of Ownership (TBO) • Målbart (tilnærmelsesvist): • Costs: • Honorarer til forfatter, tegner, fotograf, korrekturlæser, oversætter, rettighedshavere • Trykning • Markedsføringsbudget • Forbrug af forlagets medarbejderes tid (redaktør, fagkonsulent osv.) • Lager, genoptrykning, distribution • Benefits: • ? Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

15. Cost/benefit-analyse (2) • Svært målbare: • Costs: • Fjernelse af fokus/ressourcer fra andre mulige udgivelser • Benefits: • Salgsindtægter på kort og langt sigt • Videresalg af rettigheder • Prestige • Opnåelse af erfaringer med ny bogtype el.lign. Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

16. Projektejers succeskriterier • To forståelser af ”succeskriterier”: • Strategisk formål (”udgivelsen skal bidrage til at vi får forstærket vores position på markedet for sportsbøger”) • Målbar effekt (”vi skal tjene 150.000 kr. på udgivelsen i løbet af et år” eller ”vi skal have mindst to 5-stjernede anmeldelser i de store dagblade”) • Strategiske projekter har ikke altid umiddelbart målbare forretningsmæssige succeskriterier • Her ”tror” nogen på det strategisk rigtige for forretningen på længere sigt • Fx udvikling af et nyt marked som e-bøger Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

17. Sikring af at opfyldelse af succeskriterier bliver målt • Det skal være klart, hvem der har ansvar for at gennemføre måling • Det skal være klart, hvem der skal tage stilling til målingerne • Der skal fra start være lagt en plan for, hvordan målingerne helt konkret skal gennemføres • Derved findes ofte faldgruber i form af succeskriterier, der enten ikke er helt målbare nok, eller hvor det vil være meget svært i praksis at foretage målinger Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

18. Beslutning om igangsættelse af projekt • Projektudvælgelse • Prioritering, hvor også gode projekter kan blive valgt fra • Fastfrysning af succeskriterier, som projektlederen styrer ud fra • Rapportering på fremdrift • Ændringsstyring • Risikotagning • Beslutning om prioritering af hvilket mål, det er vigtigst at styre efter: • Overholdelse af deadline (timebox) • Overholdelse af udgiftsbudget (moneybox) • At produktet har en høj kvalitet (= indtægtsmulighed) Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

19. Pause Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

20. Interessentanalyse, succeskriterier og kommunikationsplan • Forskellige interessenter: • Har forskellige succeskriterier • Er projektet i forskellig grad afhængige af • Har forskellig grad af magt i projektet • Har forskellige typer af viden og forståelse • Har forskellig motivation og vægtning af projektet • Har forskellige måder at skulle kommunikeres med • Dette skal afdækkes, for at: • Succeskriterier kan afbalanceres, så alle er tilfredse • Projektlederen kan prioritere sin opmærksomhed mod dem, som projektet er mest afhængig af • Projektlederen kan kommunikere effektivt • Interessentanalysen kan bruges i kommunikationen med interessenterne til at skabe forståelse for de forskellige succeskriterier, der alle skal tilgodeses Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

21. Kommunikationsplan • For hver interessent • Hvor højt prioriteret er denne interessent? • I hvilke situationer (hændelser) skal der kommunikeres med interessenten? • Primært i afklaringsfasen • Ved nye risici • Ved ændringer • Løbende, hele tiden, for at sikre at de stadig står ved deres dato for bidrag • ..... • Hvordan skal kommunikationen foregå? • Formelle møder? • ”Slentre forbi”? • Faste korte statusrapporter pr. e-post? • Via et chefniveau? Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

22. Interessentanalyseskema • Interessentens navn • Rolle i projektet • Succeskriterier • I hvilken grad (1-5) er interessentens succeskriterier i modstrid med projektejers? • I hvilken grad (1-5) er projektet afhængigt af interessentens bidrag • I hvilken grad (1-5) mangler interessenten motivation for at bidrage til projektet • Hvor kritisk er interessenthåndteringen (summen af de tre forrige tal – stort tal angiver at megen fokus er påkrævet fra projektleders side) • I hvilke situationer skal der kommunikeres med interessenten? • Hvordan skal kommunikationen foregå? Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

23. Interessenter i et forlagsprojekt • Korrekturlæser • Oversætter • Grafiker • Produktionsafdeling/tryk • Salg/Marketing • Distribution • Web-redaktør • Test-målgruppe • Projektleder • Forlagschef • Redaktionschef • Redaktionsgruppen • Redaktør • Redaktionsassistent/sekretær • Fagkonsulent • Forfatteren • Forfatterens agent • Rettighedshavere • Fotograf • Tegner • Forordsskribent Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

24. Opgave 1 • Udfyld interessentanalyseskemaet for det projekt, der er beskrevet i casen, for de 5 interessenter, som I umiddelbart tror, der er de vigtigste. • Ikke alle forudsætninger fremgår af case-beskrivelsen (fx de enkelte interessenters motivation). Her må I selv digte lidt, ud fra hvad der typisk kunne være tilfældet i jeres branche. • I har 20 minutter! Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

25. Gruppeinddeling • Gruppe 1: Charlotte H, Michael H, Henrik M, Marianne V, Dorthe Sta • Gruppe 2: Mette Sc, Pernille W, Jens FR, Kirsten N, Jesper J • Gruppe 3: Marianne A, Nanna BK, Hanne HL, Anja C, Astrid DS • Gruppe 4: Maria G, Rikke B, Christine A, Anja H, Lisa H • Gruppe 5: Heidi KA, Marianne K, Sebastian HL, Marianne VL, Jeanette H • Gruppe 6: Hanne SN, Rolf B, Klaus RK, Abelone G, Heidi PM • Gruppe 7: Torben J, Birgitte S-J, Inge KJ, Dorthe Stu, Pernille A, Thomas NO Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

26. Opsamling – interessentanalyse, opgave 1 Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

27. Pause Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

28. Risikoanalyse (1) • Hvornår er er noget en risiko? • Det skal være en konkret hændelse, der måske sker i netop dette projekt – og hvor projektet ikke fuldt ud kan kontrollere om hændelsen indtræffer • Skeln mellem årsager og virkninger/konsekvenser: Hændelsen skal være den primære årsag, ikke en virkning • Eksempler på konkrete risici: • Et konkurrerende forlag fremskynder produktion af en lignende bog, så den udgives først • Illustratorens sygdom forværres, så han ikke kan færdiggøre sit bidrag • En anden bog prioriteres højere i produktionsplanen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

29. Risikoanalyse (2) • Eksempler på generelle risici, hvor der er forskellige mulige bagvedliggende årsager: • Tidsplanen skrider • Budgettet skrider • Forfatteren forlader efterfølgende forlaget • Kvaliteten af bogen er så ringe, så læserne ikke køber den følgende bog • Eksempel på ikke-risici: • Projektdeltagerne skal holde sommerferie Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

30. Risikoanalyse (3) • For hver risiko vurderes • Sandsynlighed for at den indtræffer • Konsekvens af, hvis den indtræffer • Risikoens alvor: sandsynlighed * konsekvens • Handlinger afledt af risici: • Dem der mindsker sandsynlighed • Ved at forebygge, at risikoen indtræffer • Dem der mindsker konsekvens • Ved at have et beredskab/handlingplan (afhjælpende ”Plan B” til hvis hændelsen indtræffer) Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

31. Risikoanalyse (4) • Synliggør ansvar for beslutning og for gennemførelse af handlinger • Projektejer/sponsor/styregruppe skal træffe beslutning om de foreslåede tiltag • Dermed tager projektejer også ansvar for de risici, som det besluttes ikke at gøre noget ved • Beslutningen om hvilke risici, der kræver handlinger, afhænger ikke kun af hvor stor risikofaktoren er, men skal også ses i lyset af: • hvilke ressourcer handlingen kræver • i hvilket omfang handlingen vil reducere sandsynlighed og/eller konsekvens Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

32. Risikostyring (5) • Risikoanalyse og beslutninger synliggøres • Evt. i uddrag • Projektlederen har måske også sin helt egen version • Risikoanalyse som kommunikationsværktøj • Giver input til forventningsafstemningen mellem interessenterne • Giver mulighed for at fjerne noget af ansvaret fra projektlederens skuldre • Risikoanalysen er noget, man løbende opdaterer, og forelægger projektejer/styregruppe Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

33. Opgave 2 • Udfyld risikoanalyseskemaet for de 5 risici, som I umiddelbart tror, der er de alvorligste i casen. • Ikke alle forudsætninger fremgår af case-beskrivelsen ovenfor. Her må I selv digte lidt, ud fra hvad der typisk kunne være tilfældet i jeres branche. • I har 20 minutter! Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

34. Opsamling – risikoanalyse, opgave 2 Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

35. Tak for idag! Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

36. Dagens emner • Projektplan: hvad indeholder den, og hvordan laver man den? • Kvalitetsstyring • Fremdriftsstyring og ændringsstyring • Men først: • Spørgsmål til i går? Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

37. Projektplanens formål • At skabe overblik • Så man ikke har glemt noget, og dermed udsætter sig for ikke at kunne overholde succeskriterierne • Forventningsafstemning: Alle kan se, hvad de skal hvornår • Og kan se, at andre er afhængige af deres bidrag • At gøre det muligt at styre projektet undervejs • Så man kan se, om man følger planen, og dermed kan nå i mål • Så man kan vurdere, om forslag til ændringer kan passes ind i planen, så man stadig når i mål Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

38. Projektplanens indhold • Fastlæggelse af aktiviteter • Estimering af aktiviteter • Besættelse af roller (aktivitetsansvarlige) • Kalendermæssig placering af aktiviteter • Milepæle og opfølgningspunkter Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

39. Vi fokuserer nu på planlægningen af gennemførelsesfasen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

40. Fastlæggelse af aktiviteter • Nedbrydning i flere niveauer • Med udgangspunkt i hvad der opgavemæssigt hører sammen • Så en aktivitet normalt højst varer et par uger, og der så er et produkt (eller et opfølgningspunkt) • Definer udkommet af aktiviteten (produkt/leverance) • Eksempel på aktivitetshierarki: • Få tekst fra forfatter • Aftal indhold • Sparring med forfatter undervejs • Læs første udkast • ........ • Få trykt bogen • Lav aftale med trykkeri • Send til trykning • .... • ...... Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

41. Estimering af aktiviteter • Kalendertid • Mandtid • Omkostninger (kr) Husk at give plads til, at alt ikke går som man håber! Husk at noter, hvor stor sikkerhed, du mener estimaterne har (+/- x%) Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

42. Besættelse af roller • Nøglepersonsproblematik • Skal man vælge en løsning med lavere kvalitet, men højere sikkerhed? • Overveje backup-personer Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

43. Kalendermæssig placering af aktiviteter • Afhængigheder af andre opgaver • Afhængighed af nøglepersoner • Bestem den kritiske vej • Så ved du, hvor du dårligst kan tåle ændringer; og dermed hvilke ændringer, du skal tage alvorligst Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

44. Milepæle og opfølgningspunkter • Milepæle for afslutningen af delprodukter • Opfølgningspunkter • Fx på opgørelse af fremdrift og forbrug • Fx på rapportering til styregruppe/projektejer/redaktørgruppe • Fx beslutningspunkter til en selv eller projektejer Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

45. Projektplanlægning er iterativ • Grovplan laves til beslutningsgrundlaget op til beslutning om igangsættelse • Indeholder grovestimater på omkostninger mv. • Derefter laves mere detaljeret plan for hele projektet • Men mest detaljeret for de første aktiviteter • Når man kommer tættere på de seneste aktiviteter, laver man en mere detaljeret plan for disse • Besættelse af roller og kalendermæssig placering er ofte indbyrdes iterativ pga. nøgleressourcer • Hvis der er sat en timebox/moneybox, kan man blive nødt til at omplanlægge aktiviteterne, så de kommer til at passe hertil • Husk at få projektejers og interessenters accept af konsekvenser! Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

46. Eksempel på påbegyndt anvendelse af skabelon til simpel projektplan Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

47. Opgave 3 • Lav hovedelementerne i en projektplan for casen fra i går: • Brug den udleverede skabelon for projektplan • Indlæg de 4 væsentligste hovedaktiviteter • Detailspecificer underaktiviteter til mindst 2 af hovedaktiviteterne • Udfyld for hver hoved/underaktivitet: • Produkt • Afhængighed (hvilke andre aktiviteter, der skal være udført, for at denne aktivitet kan udføres) • Omkostning i kroner • Omkostninger i timeforbrug (forlagets medarbejdere: projektleder, redaktør osv.) • Kalendermæssig placering af aktiviteten, så den samlede produktion kan nås indenfor 8 måneder. • Indlæg relevante milepæle og opfølgningspunkter • Obs: Gør plads til to ekstra underaktiviteter for hver hovedaktivitet (af hensyn til opgave 4) Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

48. Opsamling – planlægning, opgave 3 Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

49. Pause Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

50. Kvalitetsstyring • Kvalitetsstyring: • Opsæt mål for kvalitet • Planlæg og gennemfør proaktiv kvalitetssikring • Så kvaliteten af det der skal laves bliver god, og ikke først fanges efterfølgende • Gennemfør kvalitetskontrol af (del)produkter • Kvalitetskontrol er også kvalitetssikring: • Bevidsthed om kontrol skaber kvalitet i den proces, der frembringer det produkt, der bliver kontrolleret • Kontrol af forudgående produkt, skaber større sandsynlighed for kvalitet i næste fase Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007