Projektledelse

1. CBS, Forlagsuddannelsen Redaktion og projektledelse 11. juni 2007 Projektledelse Sten Mogensen Arête Rådgivning

2. Hvad skal vi i dag? • Porteføljestyring • Projektlederens kompetencer • Håndtering af forskellige persontyper • Evaluering og forbedring Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

3. Porteføljestyring • Overblik • Dit • Virksomhedens • Fælles flaskehalse • Dine ressourcer • Ressourcerne i Produktion • Afhængigheder mellem porteføljens projekter • Prioritering • Af igangsættelse • Undervejs: Af fælles flaskehalse Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

4. Porteføljestyring: Dit overblik (1) Udgivelse Planlagte leverancer Under aftale Under ud-arbejdelse I review Afsluttet = Kræver ekstra fokus Tibet Fotos PM 010407 010607 Tekst BJ 010807 011107 Tryk XPZ 151107 011207 Tegn. R. Als 010307 010607 Tryk XPZ 010807 010907 Svend Åge Madsen Tekst SÅM 010307 010607 Musik Frode 010907 011207 Hj.side P.Götz 011007 011207 Jens Blend- strup Tekst JB 010807 011107 Leverance Leverandør Dato for næste iteration Dato for sllutleverance = Næste ting du skal gøre Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

5. Porteføljestyring: Dit overblik (2) Udgivelse Planlagte leverancer Under aftale Under ud-arbejdelse I review Afsluttet = Kræver ekstra fokus nu Tibet Tryk XPZ 151107 011207 Tekst BJ 010807 011107 Fotos PM 010407 010607 Svend Åge Madsen Tryk XPZ 010807 010907 Tegn. R. Als 010307 010607 Tekst SÅM 010307 010607 Hj.side P.Götz 011007 011207 Musik Frode 010907 011207 Tekst JB 010807 011107 Jens Blend- strup Leverance Leverandør Dato for næste iteration Dato for sllutleverance = Næste ting du skal gøre Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

6. Porteføljestyring: Dit overblik (3) • Inspiration: • Lean (keep it simple) • Medie: • Whiteboard • Note-it blokke • Tuschpenne i forskellige farver • Fordele • Umiddelbart overskueligt (som bog) • Let at opdatere, og at lave udkast/forsøg i • Godt at tænke ved, kræver fysisk aktivitet • Ulemper • Kun vidensdeling med dem i lokalet (jf. Leans udgangspunkt) • Ingen backup (tag et foto) • Dobbeltregistrering af data (ift. projektplan) og dermed dobbeltarbejde og risiko for inkonsistenser ved opdateringer Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

7. Eksempel på påbegyndt anvendelse af skabelon til simpel projektplan Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

8. Porteføljestyring: Dine ressourcer (1) • Hvordan undgå at blive overbooket? • Hvordan undgå spidsbelastninger? Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

9. Porteføljestyring: Dine ressourcer (2) Udgivelse Uge 25 Uge 26 Uge 27 Uge 28 Uge 29 Uge 30 Uge 31 Uge 32 Uge 33 Uge 34 Uge 35 Uge 36 Uge 37 = Tekst-leverance = Tegning-leverance = Foto-leverance Tibet Svend Åge Madsen Jens Blend- strup = ½ dags arbejde med en leverandør/leverance. Max 6 klatter pr. uge. = Musik-leverance = Hjemmeside-leverance = Produktion/tryk Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

10. Porteføljestyring: Dine ressourcer (3) Udgivelse Uge 25 Uge 26 Uge 27 Uge 28 Uge 29 Uge 30 Uge 31 Uge 32 Uge 33 Uge 34 Uge 35 Uge 36 Uge 37 = Tekst-leverance = Tegning-leverance = Foto-leverance Tibet Svend Åge Madsen Jens Blend- strup = ½ dags arbejde med en leverandør/leverance. Max 6 magneter pr. uge. = Musik-leverance = Hjemmeside-leverance = Produktion/tryk Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

11. Porteføljestyring: Virksomhedens overblik og prioritering • Ledelsen har behov for at få sig et overblik • Over ressourcebelastningen • For at kunne se behov og muligheder for at prioritere • Du har behov for at kunne se fx produktionsafdelingens portefølje • Så du kan se muligheder • Så du er bedst muligt klædt på til ressourcediskussioner • Synlighed af porteføljerne er nødvendigt • Porteføljestyringsværktøj med adgang for alle til at se data • Defineret og synlig prioriteringsproces • Mindsker tilsammen myter, usikkerhed og intrigeren • Giver godt grundlag for at finde den bedst mulige prioritering, idet alle får mulighed for at bidrage med ideer Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

12. Opgave 6 • Skab et overblik over projektlederens portefølje, jf skabelonen hertil • Skab et overblik over den ressourcebelastning, portefølje vil give projektlederen, jf. skabelonen hertil • Vurder fordele, mangler ulemper ved anvendelsen af de to skabeloner • Ved udgangen tager I: • Opgavetekst, hvori porteføljen er beskrevet • 6 ark flip-over papir • Et sæt farvede tuscher • 2 note-it blokke • I har 30 minutter + 10 minutters pause! Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

13. Gruppeinddeling • Gruppe 1: Charlotte H, Michael H, Henrik M, Marianne V, Dorthe Sta • Gruppe 2: Mette Sc, Pernille W, Jens FR, Kirsten N, Jesper J • Gruppe 3: Marianne A, Nanna BK, Hanne HL, Anja C, Astrid DS • Gruppe 4: Maria G, Rikke B, Christine A, Anja H, Lisa H • Gruppe 5: Heidi KA, Marianne K, Sebastian HL, Marianne VL, Jeanette H • Gruppe 6: Hanne SN, Rolf B, Klaus RK, Abelone G, Heidi PM • Gruppe 7: Torben J, Birgitte S-J, Inge KJ, Dorthe Stu, Pernille A, Thomas NO Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

14. Opsamling på porteføljestyringsopgave • Hvilke spørgsmål dukkede op undervejs i processen? • Er fx korrekturlæsning en selvstændig leverance eller et review? • Kan denne måde at porteføljestyre på bruges i jeres praksis • Med hvilke modifikationer? Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

15. Projektlederens kompetencer • Viden om projektledelsesdiscipliner generelt • Viden om forlagsbranchen • Viden om forlagsbranchens projekttyper • Viden om det konkrete forlag, dets kultur, leverandørerne (forfattere mv.) • Personlige kompetencer Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

16. Personlige kompetencer – MBTI (1) Fire dimensioner/skalaer: • Ekstrovert (modsat: Introvert) • Får energi udefra • Åbne og har behov for at være sammen med andre • Handler hurtigt • Opfattes af introverte som overfladiske • Sansning (modsat: iNtuition) • Er optaget af nu’et • Foretrækker praktisk og konkret arbejde • Ser på de enkelte dele, og tager tingene en af gangen • Foretrækker gennemprøvede procedurer • Opfattes af de intuitive som materialistiske Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

17. Personlige kompetencer – MBTI (2) Fire dimensioner/skalaer: • Tænkning (modsat: Følen) • Træffer beslutninger ud fra logisk analyse og overblik • Værdsætter sandhed og retfærdighed • Ser tingene udefra • Opfattes af de følende som kritiske og negative • vurdering (J) (modsat: oPfattelse) • Kan lide klare rammer og struktur • Planlægger • Afslutter • Opfattes af P’erne som uflexible Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

18. Opgave 7 • Vælg en tidsstyrer i gruppen – I har ialt 40 minutter • Hvilken MBTI-type (ud af de 16 mulige) er den ideelle forlagsprojektleder? (15 minutter) Del jer nu op 2 og 2 (om nødvendigt 3 i en minigruppe). • Først bruger hver af jer 8 minutter alene på at tænke på en bidragyder til en udgivelse, som har givet jer problemer: • Overvej, hvilken MBTI-type vedkommende er • Undersøg om problemerne kan skyldes (eller være blevet forværret af) vedkommendes MBTI-type – måske koblet med jeres egen MBTI-type? • Overvej, om du kunne have håndteret personen anderledes, så problemet ikke var blevet så stort. • Fremlæg og diskuter med jeres makker i minigruppen (2*7 minutter) Husk at tage MBTI-materialet med ud i grupperne! Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

19. Opsamling på MBTI-opgaver • Hvilken type er den ideelle forlagsprojektleder? • Hvilke observationer og pointer nåede I frem til i minigrupperne? Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

20. Evaluering og forbedring • Evaluering af succeskriterierne for udgivelsen • Evaluering af projektprocessen • Implementering af forbedringer • Hos dig • I hele organisationen • Behovet for sparring undervejs i projektet Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

21. Evaluering af udgivelsen • Blev succeskriterierne nået • Salgstal • Kvalitet • Langtidseffekt ift. forfatter og købere • Hvem har ansvaret for at evaluere/måle? • Er der en plan for gennemførelse af målingerne? • Synliggøres målingerne, holdt op mod succeskriterierne? • Bliver evalueringer af succeskriterier systematisk drøftet blandt alle bidragydere? • Opsamles evalueringerne i en database? • Skal der benchmarkes med tilsvarende projekter internt eller eksternt? Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

22. Projektproces: Evaluering • Hvordan forløb projektprocessen • Hvad gik galt/godt, og hvorfor? • Var det de rigtige bidragydere? • Hvordan virkede projektstyringsmetoderne? • Blev de vigtigste risici identificeret • Blev risici håndteret godt? • Hvordan er oplevelsen af ovenstående hos de forskellige interessenter, fx: • Direktør/redaktionschef • Redaktørkollektiv • Projektleder • Forfatter • Produktionschef • .... Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

23. Hvordan forbedrer forlaget som organisation sig? • Forankring og spredning af gjorte erfaringer • Findes der en vidensbase? • Generisk projekthåndbog • Lessons learned-opsamling • Best practise-anvisninger • Har nogen ansvar for opdatering af vidensbase • Sikring af indhentning af erfaringer • Kvalitetssikring af erfaringerne • Har nogen ansvar for formidling af erfaringer? • Hvilke aktivitetstyper? • Er der et eksplicit ansvar for projektledere og –deltagere om at anvende vidensbasen? • Følges der op på (måles) om erfaringer anvendes? Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

24. Projektlederens behov for sparring • Man sidder ofte alene undervejs i et projekt • Har behov for nogen at sparre med • Så man kan se flere muligheder • Så man bedre kan forbedre sig undervejs • Brug etablerede erfagrupper i forlaget eller i branchen • Start din egen uformelle erfagruppe • Internt, måske bare 2-3 kolleger, der starter med at mødes uformelt • Eksternt, fx med nogen fra dette kursus Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

25. Mere om projektledelse? • Andre uddannelser/kurser/certificering i IT-projektledelse: • DIEU: http://www.dieu.dk/projektledelse.asp?bhcp=1 • Foreninger om projektledelse generelt (ikke kun IT): • Foreningen for dansk Projektledelse: www.projektforeningen.dk • International Project Management Association: http://www.ipma.ch/ • Project Management Institute: www.pmi.org • Generelle projektledelsesmetoder: • PRINCE2: www.prince2.dk + http://www.ogc.gov.uk/methods_prince_2__overview.asp • OPM3 - PMI's modenhedsmodel for projektledelse: http://www.pmi.org/info/PP_OPM3.asp Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

26. Tak for denne gang • Find slides og skabeloner fra kurset på www.sten.mogensen.name, under punktet ”Forlagsuddannelsen” • Se mere om Arête Rådgivning på www.arete.dk • Jeg vil gerne arbejde videre med forlagsbranchen! Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007