1 / 90

Projektledelse

CBS, Forlagsuddannelsen Modul 3: Redaktion, sprogrigtighed og projektledelse Marts 2011. Projektledelse. Sten Mogensen Arête Rådgivning. Min baggrund. Nu: Digitaliseringschef i Københavns Kommune Før det: Topdanmark

fulton-howard
Download Presentation

Projektledelse

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. CBS, Forlagsuddannelsen Modul 3: Redaktion, sprogrigtighed og projektledelse Marts 2011 Projektledelse Sten Mogensen Arête Rådgivning

  2. Min baggrund • Nu: Digitaliseringschef i Københavns Kommune • Før det: Topdanmark • Leder af Topdanmarks enhed med ansvar for vidensdeling og procesforbedring i it-afdelingen • Herunder ansvar for styringsprocesser • 25 år i staten med fokus på styring af it: • Projektansvarlig for Videnskabsministeriets udvikling af metoder til statens styring af it • Koncern-it chef i Videnskabsministeriet • Chef for projektafdelingen i Forsvarets Informatiktjeneste • Afdelingschef og it-chef i Statens Arkiver • Ekstern lektor på CBS og It-universitetet • Underviser i styring af it-baserede forretningsprojekter • Indehaver af Arête Rådgivning • Ivrig litteraturbruger • Literaturhaus • Bogudsalg Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  3. Praktiske forhold • Kursusform • 1. lektion: Oplæg, med dialog • Øvrige lektioner: Kort oplæg, gruppearbejde, opsamling • Find slides og skabeloner fra kurset på www.sten.mogensen.name, under punktet ”Forlagsuddannelsen” • Se mere om Arête Rådgivning på www.arete.dk Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  4. Hvad er de største problemer for jer? • At få deadlines overholdt • At opnå enighed med forfatteren om, hvad der gør bogen salgbar, og at den skal være rentabel • At skulle holde mange bolde i luften samtidig • At der sker så meget uforudsigeligt • At få den samlede mængde af projekter til at ”gå op” • ..... Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  5. Indhold af projektledelsesdelen • I dag, tirsdag d. 15. marts: • Hvad er et projekt? • Hvad er projektledelse? • Hovedfaser og beslutningspunkter i et projekt • Igangsættelse af projekt: Beslutningsgrundlag • Interessentanalyse, succeskriterier og kommunikationsplan • Risikoanalyse og ”Plan B” • Onsdag d. 16. marts: • Projektplan: hvad indeholder den, og hvordan laver man den? • Kvalitetsstyring • Fremdriftsstyring og ændringsstyring • Torsdag d. 17. marts: • Porteføljestyring • Projektlederens rolle og kompetencer • Evaluering og forbedring Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  6. Hvad er et projekt? • Et projekt skal producere noget unikt • Et projekt indeholder som regel et element af ”prøven sig frem”, og indebærer derfor usikkerhed • Et projekt er noget, der er afgrænset i tid • Et projekt kræver som regel samarbejde på tværs af en eller flere organisationer • Er en udgivelse af en bog et projekt? • Næste Leif Davidsen-bog? • Carl Barks samlede værker? • Vejviseren for Nakskov & omegn? • Næste nummer af Anders And & Co.? Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  7. Hvad er projektledelse? • Forudseenhed • både proaktiv og reaktiv rettidig omhu • Skabe overblik • Forventningsafstemning • Hvornår er projektlederen en succes? • Forskellige muligheder: • Når budgettet holdes • Når tidsplanen holdes • Når produktet er som aftalt • Når interessenternes succeskriterier bliver opfyldt • Når interessenterne bliver glade Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  8. Når forventningsafstemningen ikke er på plads... Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  9. Grundbegreber • Projektleder • Har det praktiske ansvar for at gennemføre projektet, indenfor de tolerancer, som projektejer fastlægger • Projektejer: Den der tager det forretningsmæssige ansvar for opnåelse af cost/benefit • Er den som projektlederen refererer til • Vil i forlagsbranchen ofte være en redaktionschef el.lign. • Projektsponsor: Den der betaler gildet • Er ofte det direktionsmedlem, der har budgetansvar på området • Styregruppe: Består af de væsentligste interessenter, der er afgørende for projektets succes • Projektejer er normalt formand • I forlagsbranchen kunne her fx deltage repræsentanter for marketing og produktion. • Porteføljestyring: Tværgående prioritering og styring af en gruppe projekter Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  10. Hovedfaser og beslutningspunkter i et projekt Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  11. Lidt mere om de enkelte faser (1) • Fase 1: Ide skitseres og der træffes beslutning om iværksættelse af foranalyse • Beslutningspunkt: Er ideen værd at gå videre med? • Fase 2: Foranalyse gennemføres, og der træffes beslutning om hvorvidt projektet skal igangsættes og indgå i en projektportefølje • Cost/Benefit-analyse udarbejdes • Interessentanalyse udarbejdes • Risikoanalyse udarbejdes • Projektorganisation: Forslag til besættelse af de væsentligste roller • Projektejers succeskriterier fastsættes • Overordnet projektplan fastlægges • Beslutningspunkt: Skal projektet sættes igang? • Fase 3: Rammerne for projektet færdiggøres • Kommunikationsplan (ud fra interessentanalyse) • Valg af bidragydere og leverandører, indgåelse af kontrakter • Fastlæggelse af projektstyringsmekanismer • Kvalitetsstyring, fremdriftsstyring mv. • Detailspecificering af slutproduktets indhold og egenskaber • Forfinelse af projektplan • Plan for ibrugtagning/markedsføring Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  12. Lidt mere om de enkelte faser (2) • Fase 4: Projektet gennemføres • Fremdriftsstyring • Leverancestyring • Ændringsstyring • Kvalitetsstyring • Beslutningspunkt: Er produktet færdigt? • Fase 5: Projektet afsluttes • Markedsføring/Ibrugtagning • Distribution • Fase 6: Efter projektet • Evaluering af projektets proces • Forankring og formidling af gjorte erfaringer • Forretningsmæssige opfølgningsaktiviteter • Evaluering af interessenternes succceskriterier • Beslutningspunkt: Hvad skal vi gøre anderledes næste gang? Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  13. Igangsættelse af projekt: Beslutningsgrundlag • Interessentanalyse (næste time) • Risikoanalyse (næste-næste time) • Overordnet projektplan (onsdag) • Cost/benefit-analyse og projektejers succeskriterier Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  14. Cost/benefit-analyse (1) • Husk både • Total Costs of Ownership (TCO), og • Total Benefits of Ownership (TBO) • Målbart (tilnærmelsesvist): • Costs: • Honorarer til forfatter, tegner, fotograf, korrekturlæser, oversætter, rettighedshavere • Trykning • Markedsføringsbudget • Forbrug af forlagets medarbejderes tid (redaktør, fagkonsulent osv.) • Lager, genoptrykning, distribution • Benefits: • ? Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  15. Cost/benefit-analyse (2) • Svært målbare: • Costs: • Fjernelse af fokus/ressourcer fra andre mulige udgivelser • Benefits: • Salgsindtægter på kort og langt sigt • Videresalg af rettigheder • Prestige • Opnåelse af erfaringer med ny bogtype el.lign. Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  16. Projektejers succeskriterier • To forståelser af ”succeskriterier”: • Strategisk formål (”udgivelsen skal bidrage til at vi får forstærket vores position på markedet for sportsbøger”) • Målbar effekt (”vi skal tjene 150.000 kr. på udgivelsen i løbet af et år” eller ”vi skal have mindst to 5-stjernede anmeldelser i de store dagblade”) • Strategiske projekter har ikke altid umiddelbart målbare forretningsmæssige succeskriterier • Her ”tror” nogen på det strategisk rigtige for forretningen på længere sigt • Fx udvikling af et nyt marked som e-bøger Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  17. Sikring af at opfyldelse af succeskriterier bliver målt • Det skal være klart, hvem der har ansvar for at gennemføre måling • Det skal være klart, hvem der skal tage stilling til målingerne • Der skal fra start være lagt en plan for, hvordan målingerne helt konkret skal gennemføres • Derved findes ofte faldgruber i form af succeskriterier, der enten ikke er helt målbare nok, eller hvor det vil være meget svært i praksis at foretage målinger Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  18. Beslutning om igangsættelse af projekt • Projektudvælgelse • Prioritering, hvor også gode projekter kan blive valgt fra • Fastfrysning af succeskriterier, som projektlederen styrer ud fra • Rapportering på fremdrift • Ændringsstyring • Risikotagning • Beslutning om prioritering af hvilket mål, det er vigtigst at styre efter: • Overholdelse af deadline (timebox) • Overholdelse af udgiftsbudget (moneybox) • At produktet har en høj kvalitet (= indtægtsmulighed) Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  19. Pause Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  20. Interessentanalyse, succeskriterier og kommunikationsplan • Forskellige interessenter: • Har forskellige succeskriterier • Er projektet i forskellig grad afhængige af • Har forskellig grad af magt i projektet • Har forskellige typer af viden og forståelse • Har forskellig motivation og vægtning af projektet • Har forskellige måder at skulle kommunikeres med • Dette skal afdækkes, for at: • Succeskriterier kan afbalanceres, så alle er tilfredse • Projektlederen kan prioritere sin opmærksomhed mod dem, som projektet er mest afhængig af • Projektlederen kan kommunikere effektivt • Interessentanalysen kan bruges i kommunikationen med interessenterne til at skabe forståelse for de forskellige succeskriterier, der alle skal tilgodeses Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  21. Kommunikationsplan • For hver interessent • Hvor højt prioriteret er denne interessent? • I hvilke situationer (hændelser) skal der kommunikeres med interessenten? • Primært i afklaringsfasen • Ved nye risici • Ved ændringer • Løbende, hele tiden, for at sikre at de stadig står ved deres dato for bidrag • ..... • Hvordan skal kommunikationen foregå? • Formelle møder? • ”Slentre forbi”? • Faste korte statusrapporter pr. e-post? • Via et chefniveau? Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  22. Interessentanalyseskema • Interessentens navn • Rolle i projektet • Succeskriterier • I hvilken grad (1-5) er interessentens succeskriterier i modstrid med projektejers? • I hvilken grad (1-5) er projektet afhængigt af interessentens bidrag • I hvilken grad (1-5) mangler interessenten motivation for at bidrage til projektet • Hvor kritisk er interessenthåndteringen (summen af de tre forrige tal – stort tal angiver at megen fokus er påkrævet fra projektleders side) • I hvilke situationer skal der kommunikeres med interessenten? • Hvordan skal kommunikationen foregå? Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  23. Interessenter i et forlagsprojekt • Korrekturlæser • Oversætter • Grafiker • Produktionsafdeling/tryk • Salg/Marketing • Distribution • Web-redaktør • Test-målgruppe • .... • Projektleder • Forlagschef • Redaktionschef • Redaktionsgruppen • Redaktør • Redaktionsassistent/sekretær • Fagkonsulent • Forfatteren • Forfatterens agent • Rettighedshavere • Fotograf • Tegner • Forordsskribent Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  24. Opgave 1 • Udfyld interessentanalyseskemaet for det projekt, der er beskrevet i casen, for de 5 interessenter, som I umiddelbart tror, der er de vigtigste. • Ikke alle forudsætninger fremgår af case-beskrivelsen (fx de enkelte interessenters motivation). Her må I selv digte lidt, ud fra hvad der typisk kunne være tilfældet i jeres branche. • I har 20 minutter! Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  25. Gruppeinddeling • Gruppe 1: • Gruppe 2: • Gruppe 3: • Gruppe 4: • Gruppe 5: • Gruppe 6: • Gruppe 7: Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  26. Opsamling – interessentanalyse, opgave 1 Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  27. Pause Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  28. Risikoanalyse (1) • Hvornår er er noget en risiko? • Det skal være en konkret hændelse, der måske sker i netop dette projekt – og hvor projektet ikke fuldt ud kan kontrollere om hændelsen indtræffer • Skeln mellem årsager og virkninger/konsekvenser: Hændelsen skal være den primære årsag, ikke en virkning • Eksempler på konkrete risici: • Et konkurrerende forlag fremskynder produktion af en lignende bog, så den udgives først • Illustratorens sygdom forværres, så han ikke kan færdiggøre sit bidrag • En anden bog prioriteres højere i produktionsplanen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  29. Risikoanalyse (2) • Eksempler på generelle risici, hvor der er forskellige mulige bagvedliggende årsager: • Tidsplanen skrider • Budgettet skrider • Forfatteren forlader efterfølgende forlaget • Kvaliteten af bogen er så ringe, så læserne ikke køber den følgende bog • Eksempel på ikke-risici: • Projektdeltagerne skal holde sommerferie Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  30. Risikoanalyse (3) • For hver risiko vurderes • Sandsynlighed for at den indtræffer • Konsekvens af, hvis den indtræffer • Risikoens alvor: sandsynlighed * konsekvens • Handlinger afledt af risici: • Dem der mindsker sandsynlighed • Ved at forebygge, at risikoen indtræffer • Dem der mindsker konsekvens • Ved at have et beredskab/handlingplan (afhjælpende ”Plan B” til hvis hændelsen indtræffer) Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  31. Risikoanalyse (4) • Synliggør ansvar for beslutning og for gennemførelse af handlinger • Projektejer/sponsor/styregruppe skal træffe beslutning om de foreslåede tiltag • Dermed tager projektejer også ansvar for de risici, som det besluttes ikke at gøre noget ved • Beslutningen om hvilke risici, der kræver handlinger, afhænger ikke kun af hvor stor risikofaktoren er, men skal også ses i lyset af: • hvilke ressourcer handlingen kræver • i hvilket omfang handlingen vil reducere sandsynlighed og/eller konsekvens Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  32. Risikostyring (5) • Risikoanalyse og beslutninger synliggøres • Evt. i uddrag • Projektlederen har måske også sin helt egen version • Risikoanalyse som kommunikationsværktøj • Giver input til forventningsafstemningen mellem interessenterne • Giver mulighed for at fjerne noget af ansvaret fra projektlederens skuldre • Risikoanalysen er noget, man løbende opdaterer, og forelægger projektejer/styregruppe Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  33. Opgave 2 • Udfyld risikoanalyseskemaet for de 5 risici, som I umiddelbart tror, der er de alvorligste i casen. • Ikke alle forudsætninger fremgår af case-beskrivelsen ovenfor. Her må I selv digte lidt, ud fra hvad der typisk kunne være tilfældet i jeres branche. • I har 20 minutter! Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  34. Opsamling – risikoanalyse, opgave 2 Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  35. Tak for idag! Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  36. Dagens emner • Projektplan: hvad indeholder den, og hvordan laver man den? • Kvalitetsstyring • Fremdriftsstyring og ændringsstyring • Men først: • Spørgsmål til i mandags? Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  37. Projektplanens formål • At skabe overblik • Så man ikke har glemt noget, og dermed udsætter sig for ikke at kunne overholde succeskriterierne • Forventningsafstemning: Alle kan se, hvad de skal hvornår • Og kan se, at andre er afhængige af deres bidrag • At gøre det muligt at styre projektet undervejs • Så man kan se, om man følger planen, og dermed kan nå i mål • Så man kan vurdere, om forslag til ændringer kan passes ind i planen, så man stadig når i mål Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  38. Projektplanens indhold • Fastlæggelse af aktiviteter • Estimering af aktiviteter • Besættelse af roller (aktivitetsansvarlige) • Kalendermæssig placering af aktiviteter • Milepæle og opfølgningspunkter Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  39. Vi fokuserer nu på planlægningen af gennemførelsesfasen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  40. Fastlæggelse af aktiviteter • Nedbrydning i flere niveauer • Med udgangspunkt i hvad der opgavemæssigt hører sammen • Så en aktivitet normalt højst varer et par uger, og der så er et produkt (eller et opfølgningspunkt) • Definer udkommet af aktiviteten (produkt/leverance) • Eksempel på aktivitetshierarki: • Få tekst fra forfatter • Aftal indhold • Sparring med forfatter undervejs • Læs første udkast • ........ • Få trykt bogen • Lav aftale med trykkeri • Send til trykning • .... • ...... Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  41. Estimering af aktiviteter • Kalendertid • Mandtid • Omkostninger (kr) Husk at give plads til, at alt ikke går som man håber! Husk at noter, hvor stor sikkerhed, du mener estimaterne har (+/- x%) Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  42. Besættelse af roller • Nøglepersonsproblematik • Skal man vælge en løsning med lavere kvalitet, men højere sikkerhed? • Overveje backup-personer Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  43. Kalendermæssig placering af aktiviteter • Afhængigheder af andre opgaver • Afhængighed af nøglepersoner • Bestem den kritiske vej • Så ved du, hvor du dårligst kan tåle ændringer; og dermed hvilke ændringer, du skal tage alvorligst Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  44. Milepæle og opfølgningspunkter • Milepæle for afslutningen af delprodukter • Opfølgningspunkter • Fx på opgørelse af fremdrift og forbrug • Fx på rapportering til styregruppe/projektejer/redaktørgruppe • Fx beslutningspunkter til en selv eller projektejer Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  45. Projektplanlægning er iterativ • Grovplan laves til beslutningsgrundlaget op til beslutning om igangsættelse • Indeholder grovestimater på omkostninger mv. • Derefter laves mere detaljeret plan for hele projektet • Men mest detaljeret for de første aktiviteter • Når man kommer tættere på de seneste aktiviteter, laver man en mere detaljeret plan for disse • Besættelse af roller og kalendermæssig placering er ofte indbyrdes iterativ pga. nøgleressourcer • Hvis der er sat en timebox/moneybox, kan man blive nødt til at omplanlægge aktiviteterne, så de kommer til at passe hertil • Husk at få projektejers og interessenters accept af konsekvenser! Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  46. Eksempel på påbegyndt anvendelse af skabelon til simpel projektplan Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  47. Opgave 3 • Lav hovedelementerne i en projektplan for casen fra i går: • Brug den udleverede skabelon for projektplan • Indlæg de 4 væsentligste hovedaktiviteter • Detailspecificer underaktiviteter til mindst 2 af hovedaktiviteterne • Udfyld for hver hoved/underaktivitet: • Produkt • Afhængighed (hvilke andre aktiviteter, der skal være udført, for at denne aktivitet kan udføres) • Omkostning i kroner • Omkostninger i timeforbrug (forlagets medarbejdere: projektleder, redaktør osv.) • Kalendermæssig placering af aktiviteten, så den samlede produktion kan nås indenfor 8 måneder. • Indlæg relevante milepæle og opfølgningspunkter • Obs: Gør plads til to ekstra underaktiviteter for hver hovedaktivitet (af hensyn til opgave 4) Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  48. Opsamling – planlægning, opgave 3 Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  49. Pause Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

  50. Kvalitetsstyring • Hvad er kvalitet? • En personlig prioritering af (delvist) uerkendte/ikke-formulerbare egenskaber ved et objekt/subjekt. • For at man kan forventningsafstemme om kvalitet, skal kvalitet være så operationelt beskrevet som muligt. • Men hvis det var muligt at operationalisere helt, ville kvalitetsbegrebet være overflødigt…. • Kvalitetsstyring: • Opsæt mål for kvalitet • Planlæg og gennemfør proaktiv kvalitetssikring • Så kvaliteten af det der skal laves bliver god, og ikke først fanges efterfølgende • Gennemfør kvalitetskontrol af (del)produkter Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011

More Related