STRATEGI DALAM MELAKUKAN PERUBAHAN BERENCANA

1. STRATEGI DALAM MELAKUKAN PERUBAHAN BERENCANA oleh Desrian Effendi, S. Sos

2. Strategi Dalam PO Sebagaimana telah disinggung secara singkat yaitu suatu usaha perubahan berencana mencakup bebagai macam strategi, metode dan teknik. Berikut ini akan dibahas pendapat seorang ahli yang bernama Kurt E. Olmusk. Menurut Kurt E. Olmusk Adaenam strategidalammelakukanperubahanberencana: • Political strategy: yaitudenganmengetahuistrukturkekuasaan yang terdapatdalamsuatuorganisasimakaseorangagenpembaharuandapatmengadakanafiliasidenganpusatkekuasaan. • Economic strategy: bilaseseorangmemegangposisipengaturansecaraekonomismakaorangtersebutakanmemegangposisikuncidalamsuatuprosesperubahanberencana.

3. Strategi Dalam PO • Academic strategy: manusiapadadasarnyaadalahrasional, jadisetiaporangdapatberubahbiladiberikan data-data rasional. • Engineering strategy yaitubilalingkunganseseorangberubahmakaperilakuorangtersebutjugaakanberubah. • Military strategi yaitu perubahan dapat dilakukan dengan menggunakan kekerasan (fisik/paksaan). • Confrontation strategy yaitu orang/kelompok yang akan dirubah tersebut disudutkan pada sutu keadaan tertentu sehingga ia menjadi tidak senang dan mendorongnya bergerak berubah menurut yang diinginkan

4. Tahapan-Tahapan Dalam PO • Model Action Research • Model Tiga Langkah Perubahan dari Kurt Lewin • Fase Perubahan Berencana (Model Lippitt Dkk) • Model Umum Perubahan Organisasi

5. Model Action Research Actoin Research merupakan suatu riset yang diikuti dengan suatu tindakan pelaksanaan dari hasil-hasil yang disebutkan dalam riset tersebut (Brown 1972). Action research berasal dari John Collier dan Kurt Lewin. Proyek action risearch yang cocok dengan PO adalah yang dilakukan oleh John R.P. French (seorang bekas murid Lewin). Penelitian ini dimulai akhir tahun 1940 di perusahaan Harwood Manufacturing yang menghasilkan baju piyama. Untuk bersaing perusahaan-perusahaan sejenis, manajemen Harwood merencanakan membuat perubahan cara kerja yang selama ini dilakukan. Menurut kebiasaan masalah akan timbul apabila dilakukan perubahan, antara lain efisiansi menurun, absensi dan pindah kerja (turnover) naik, dan para pekerja banyak mengeluh (complain). Walaupun relatif lebih mudah mengangkat pegawai baru, akan tetapi usaha untuk melatih mereka ini akan memakan waktu dan biaya yang banyak. Oleh karena itu, management Harwood bertekat akan melakukan perubahan-perubahan dalam perusahaannya. Beberapa perubahan antara lain,

6. Model Action Research (1) pekerja-pekerja yang tugasnya melipat baju piyama yang dulunya terpisah dengan pekerja yang melipat celananya, sekarang diharuskan melipat keduanya. (2) pekerja yang menguji tugasnya menguji guntingan dan jahitan piyama diubah hanya menguji ketepatan guntingan saja. Untuk perubahan nomor satu. Prosedur yang biasanya dilakukan oleh pimpinan perusahaan untuk melakukan perubahan ialah menyelenggarakan pertemuan dengan para pekerja yang bakal terlibat dengan perubahan itu nantinya. Kemudian manajemen Harwood meminta bantuan konsultan John R.P. French yang kemudian bekerjasama dengan Lester Coch seorang menejer personildan hubungan industri dalam perusahaan tersebut. Mereka berdua melakukan serangkaian wawancara, melakukan observasi dan memeriksa catatan produksi sebelumnya.

7. Model Action Research Setelah itu mereka merencanakan serangkaian kegiatan studi yang akan dijalankannya. Setelah mendapat persetujuan pimpinan Harwood, perubahan yang bakal dilakukan itu meliputi tiga cara berikut: • Delapan belas pekerja yang sebelumnya melakukan cara-cara yang sama didalam melakukan pekerjaan, dipilih sebagai kelompok kontrol (control group) • Dalam waktu bersamaan kelompok lain yang terdiri dari tiga belas pekerja dari bagian berbeda dari kelompok yang pertama dikumpulkan dalam satu pertemuan. Mereka diberi penjelasan tentang kebutuhan dilakukan perubahan, ditunjukkan rencana sementara yang bakal dikerjakan dan meminta mereka menyetujuinya. Dan kelompok ini diminta memilih tiga orang sebagai wakil mereka untuk mencoba cara baru yang bakal dijalankan nantinya. Tiga orang itu nantinya yang bakal melatih para pekerja lainnya. Cara kedua ini dalam riset French dan Coch disebut sebagai kelompok perwakilan (representative group) • Cara ketiga sama dengan cara kedua, hanya bedanya selain memilih wakil kelompok, kelompok dibagi menjadi dua bagian terdiri dari tujuh onggota untuk satu kelompok dan delapan anggota untuk kelompok lainnya. Para pekerja dalam tiap kelompok ini memilih wakilnya, yang pada gilirannya nanti wakil ini akan melatih anggota kelompok masing-masing. Cara ketiga ini disebut sebagai kelompok partisipasi (participation group).

8. Model Action Research Hasil setudi sangat menggembirakan, pada kelompok pertama efisiensi kerja berkembang sangat pelan, absensi, keluhan dan perlawanan lainnya masih meningkat sampai hari ke empat puluh penelitian. Pada kelompok kedua meningkat dengan pesat akhir hari keempat belas penelitian, mereka telah mencapai tingkat produksi yang sama pada sebelumnya diadakan perubahan, tidak ada seorangpun meninggalkan pekerjaan, dan hanya didapatkan satu keluhan saja. Dan pada kelompok ketiga mereka cepat sekali mempelajari cara-cara baru. Mereka tidak hanya mampu mencapai produksi sebelum ada perubahan, akan tetapi mereka bahkan mampu melampaui 14 persen dalam waktu tiga puluh hari. Sampai pada akhir penelitian dihari empat puluh, tingkat produksi yang lebih tinggi dari sebelumnya dan stabil setelah mampu dipertahankan. Pada kelompok ini sama sekali tidak dijumpai absensi, keluhan dan bentuk perlawanan lainnya.

9. Model Action Research French dan Coch mengulangi hasil penelitian itu pada bagian lainnya dari perusahaan yang sama dan hasilnya sangat memuaskan. Yang pada kesimpulannya pimpian perlu menerapkan model manajemen partisipasi untuk seluruh bagian dari perusahaannya. Dari sinilah kemudian dikenal istilah action risearch. Sebagai gambaran dari action risearch tersebut, dibawah ini akan memperlihatkan urutan langkahnya.

10. Diagram Action Research • Identifikasi masalah Langkah ini dimulai ketika pimpinan organisasi dihadapi pada satu masalah. Konsultan PO meyakinkan kepada pimpinan organisasi tersebut untuk berkonsultasi dengan konsultan atau ahli ilmu prilaku. • Konsultasi dengan ahli ilmu prilaku Selama waktu berhubungan dengan konsultan ini, kolaborasi diantara mereka, pimpian organisasi yang mempunyai masalah dengan konsultan sangan menentukan sekali atas berhasilnya usaha PO. Walaupun konsultan itu sendiri mempunyai norma, nilai dan teori yang menjadi kerangka referensinya. Akan tetapi konsultan tersebut perlu mendengar dari klien dan membangun serta mengemnbangkan serangkaian asumsi-asumsi dan nilai-nilai bersa kliennya. Dengan demikian kolaborasi dan keterbukaan harus diciptakan pada tahapan ini. • Pengumpulan data dan diagnosa awal oleh konsultan Langkah ini biasanya dikerjakan oleh konsultan yang mempunyai empat metode dasar pengumpulan data, yaitu interviu, observasi, koesioner. • Umpan balik kepada klien atau kelompok Oleh karena action risearch merupakan kegiatan kolaborasi, maka data haruslah diumpanbalikkan kepada klien. Menurut kebiasaannya hal ini dilakukan ketika diadakan rapat kelompok atau rapat kerja. Dalam langkah pemberian umpan balik ini klien diberikan keterangan mengenai hal-hal yang diperoleh konsultan ketika melakukan pengumpulan data. Pada langkah ini klien diberi keterangan mengenai hal-hal yang diperoleh konsultan ketika melakukan pengumpulan data. Pada langkah ini pemberian umpan balik ditekankan untuk membantu klien mengetahui kekuatan dan kelemahan dari organisasi atau satuan organisasi. Konsultan memberikan data yang berguna kepada klien, dengan demikian akan menjadi jelas konsultan akan melindungi sumber informasi atau menahan data tersebut jika kelihatan klien belum siap menerima informasi iti atau informasi tersebut akan membuat klian terlampau defensif.

11. Diagram Action Research • Diagnosa bersama terhadap masalah Pada tahap ini kelompok mendiskusikan umpan balik dan pusat perhatian dipulangkan kepada riset. Baik konsultan ataupun anggota kelompok atau pimpinan organisasi bersama-sama mendiskusikan apakah umpan balik tersebut merupakan suatu masalah riel yang dihadapi. • Tindakan (action) Disini konsultan dan klien setuju bersama-sama untuk melakukan tindakan-tindakan yang akan dikerjakan. Tindakan ini merupakan awal dari proses pencairan (unfreezing process) karena klien mulai bergerak kearah suatu keseimbangan, Masalah-masalah yang dijumpai dalam masa diagnosa dan waktu serta biaya yang diperlukan ketika intervensi. • Pengumpulan data setelah melakukan tindakan Oleh karena action risearch merupakan proses yang berputar, maka data haruslah dikumpulkan lagi walau langkah tindakan telah dilakukan. Hal ini diperlukan agar dapat memonitor, mengukur dan menentukan akibat-akibat dari suatu tindakan yang telah diambil. Sehingga dapat memberikan umpan balik tentang hasil-hasil yang dicapai kepada klien. Dan dapat dimanfaatkan untuk berbalik lagi kearah diagnosa ulang dan tindakan baru. Demikian seterusnya langkah-langkah selanjutnya akan berputar seperti diagram

12. Diagram Model Action Research Persepsi Pimpinan Tentang Masalah Tindakan Baru Pengumpulan Data dan diagnosa awal oleh konsultan Konsultasi Dengan Ahli Ilmu Prilaku Diagnosa Ulang dan Program-Program Tindakan Dengan Klien Dan Konsultan Umpan balik Kepada Kelompok Klien Oleh Konsultan Umpan Balik Kepada Klien atau kelompok Diagnosa Bersama Terhadap masalah Pengumpulan Data Setelah Tindakan Perencanaan Aksi Bersama (Menetap Tujuan) Tndakan (Action)

13. Diagram Model Action Research Pengumpulan Data Baru Sebagai Hasil Dari Tidakan Diagnosa Ulang Terhadap Situasi Dan Seterusnya Dan Seterusnya

14. Kegunaan Action risearch Action risearch ini dapat dipergunakan sebagai : • Suatu proses pemecahan masalah • Suatu pendekatan untuk memecahkan masalah

15. Suatu Proses Pemecahan Masalah Sebagai suatu proses riset yang sistematis yang dimulai dari pengumpulan data dari suatu sistem yang sedang berjalan, menyajikan data kembali untuk sistem tersebut, mengambil suatu langkah perbuatan dengan memilih salah satu variabel yang berasal dari sistem tersebut berdasarkan data dan hipotesa yang ada dan mengevaluasi hasil-hasil dari tindakan-tindakan tersebut dengan cara mengumpulkan data lebih banyak lagi.

16. Suatu Proses Pemecahan Masalah • Contoh: Terjadi persoalan rapat staf pimpinan yang diselenggarakan secara rutin tiap minggu selalu tidak produktif. Banyak yang tidak hadir, para staf pimpinan menunjukkan rendahnya keterikatan terhadap rapat, aktifitas dan interaksi diantara mereka sangat rendah, dan kelihatannya mereka sependapat menjadikan rapat tidak produktif seperti itu. Umpamanya anda sebagai manajer yang bertanggung jawab terhadap terselenggaranya rapat staf secara produktif. Anda mengiginkan rapat tersebut sebagai sarana yang amat penting untuk meningkatkan efisiensi kerja organisasi anda. Dan masalah ini akan anda pecahkan dengan mempergunakan action reserch. Maka berikut ini prosesnya:

17. Suatu Proses Pemecahan Masalah Langkah pertama, anda mengumpulkan data tentang timbulnya persoalan itu. Setelah terkumpul data yang cukup, data nada menyimpulkan bahwa memang rapat tersebut tidak disukai oleh sebagian besar staf Langkah kedua, mencari sebab-sebab terjadinya persoalan adan mencoba menyusun beberapa dugaan (hipotesa) yang dapat menjawab untuk sementara persoalan tersebut. Langkah ketiga, menguji hipotesa anda. Dalam hal ini anda harus memahami bahwa hipotesa tersebut hendaknya terdiri dari dua halantaranya terjadinya tujuan dan tindakan atau prosedur pelaksananya. Katakan anda mempunyai empat hipotesa berikut ini:

18. Suatu Proses Pemecahan Masalah • Rapat staf akan lebih efektif , jika dipergunakan agenda masalah yang jelas dan yang bukan ditetapkan oleh pimpinan akan tetapi yang dibuat oleh staf itu sendiri. • Rapat staf akan lebih efektif jika pimpinan rapat bergiliran di antara para staf sendiri, bukan harus selalu dipimpin oleh pimpinan organisasi. • Rapat staf akan lebih efektif jika diselenggarakan tiap dua minggu sekali, bukan tiap minggu seperti sekarang ini. • Selama ini manajer selalu menyelenggarakan rapat secara cepat dengan prinsip “semua urusan harus rasional”. Barangkali sekarang perlu diusahakan :

19. Suatu Proses Pemecahan Masalah • Pengendoran segala hal yang dibicarakan dan cara-cara diskusinya • Mendorong lebih banyak diskusi diantara para staf • Lebih banyak memperhatikan dan mendengar apa yang dikatakan mereka. • Manajer handaknya lebih banyak terbuka dalam menanggapi segala hal yang dikemukakan mereka.

20. Suatu Proses Pemecahan Masalah Setiap hipotesa diatas mempunyai tujuan yakni tercapainya produktifitas rapat staf tersebut, dan setiap hipotesa mempunyai tindakan atau prosedur pelaksanaan untuk mencapai tujuan tersebut. Tidak lanjut barang kali perlu dilakukan untuk memperjelas dan menspesifikasikan tujuan dan memperincikan lebih terurai tindakan-tindakan yang bakal dibuat. Dan berikut tindakan pengujian secara sistematis terhadap hipotesa dan evaluasi dampaknya perlu dilakukan melalui pengumpulan data. Demikian seterusnya langkah-langkah action research dalam rangka memperbaiki rapat staf untuk mencapai produktivitas dan efisiensi.

21. Suatu pendekatan untuk memecahkan masalah Sebagai suatu penerapan cara-cara ilmiah dalam rangka mencari data dan melakukan eksperimen terhadap suatu masalah yang memerlukan tindakan dalam pemecahannya, dan yang melibatkan kolaborasi dan kerjasama ilmuan, praktisi dan para ahli lainnya.

22. Model Perubahan Tiga Langkah Perubahan dari Kurt Lewin • Pencairan (Unfreezing) Langkah ini biasanya meliputi usaha penurunan tegangan-tegangan dalam suatu organisasi. Pencairan ini kadang kala dicapai dengan memberikan informasi yang menunjukkan adanya perbedaan-perbedaan antara perilaku yang diinginkan oleh anggota organisasi dan perilaku yang dijalankan organisasi atau sebaliknya. Contoh : mengurangi rasa saling curiga pencairannya dengan melakukan partisipasi dalam latihan jabatan. • Tindakan (Movement) Melakukan tindakan yang akan mengubah sistem sosial dari tingkat prilaku aslinya kesuatu tataran perilaku yang baru. Hal ini meliputi perubahan kepercayaan, sikap, cara kerja dan prosedur kerja. Contoh: pembinaan tim kerja, dan sejumlah tindakan intervensi yang dianggap memadai • Pengentalan kembali (Refreezing) Langkah ini berusaha menstabilkan organisasi pada suatu tingkat keseimbangan baru. Contoh : sistem penghargaan yang mampu mendorong perubahan prilaku pekerjaan.

23. Model Lippitt, Watson dan Wesley Lima Fase perubahan: • Pengembangan suatu kebutuhan untuk melakukan perubahan. • Pembaharu (konsultan) menunjukkan perlunya pembaharuan, dengan menunjukkan data bahwa terjadi banyak masalah. • Pimpinan organisasi merasakan adanya kebutuhan perubahan tersebut, dan kemudian mempertemukan konsultan dan klien (pimpinan unit organisasi dimana masalah tersebut timbul) • Klien kemudian menjadi sadar sendiri akan kebutuhan perubahan dan mengharapkan pertolongan konsultan untuk mengatasi persoalan tersebut. Disini terjadi hubungan perubahan dan pembaharuan oleh konsultan dan klien. • Menciptakan suatu tata hubungan perubahan Tata kerja yang bersifat kolaboratif oleh dua belah pihak, klien merasakan adanya masalah yang perlu dipecahkan dan perlu dibantu oleh ahlinya, dan konsultan menemukan masalah itu, mempunyai keahlian untuk berbuat, dan mempunyai kemauan untuk membantu klien.

24. Model Lippitt, Watson dan Wesley • Melakukan perubahan. • Usaha memperjelas atau mendiagnosa masalah yang ada dalam organisasi • Pengujian dari urutan-urutan alternatif dan tujuan yang ingin dicapai. • Usaha mentranformasikan keinginan-keinginan perubahan ke dalam tindakan-tindakan perubahan yang aktual. • Genaralisasi atau stabilisasi dari perubahan tersebut • Melakukan, meratakan usaha perubahan dan pembaharuan keseluruh bagian atau sistem dari organisasi tersebut. Fase ini meliputi penetapan mekanisme atau aktifitas yang mampu memelihara momentum yang telah berhasil diciptakan pada fase sebelumnya. • Lippitt dkk menyebut fase ini sebagai suatu proses institusionalisasi (pelembagaan). • Pencapaian suatu tata hubungan terminal Hubungan antara konsultan dan klien harus berakhir. Sudah keharusan klien berdiri sendiri setelah

25. Model Umum perubahan Organisasi Model umum ini terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut: • Konsultan dari luar atau dari dalam organisasi • Pengumpulan informasi/data dari klien yang dilakukan oleh konsultan. • Perencanaan kolaboratif antara konsultan dan klien dengan tujuan melakukan perubahan. Dengan demikian disinilah dilakukan suatu tindakan. • Melaksanakan perubahan yang telah direncanakan dengan berdasarkan informasi / data yang dijalankan oleh klien dengan bantuan konsultan. • Melembagakan perubahan tersebut.

26. Langkah-Langkah PO Menurut Lippit dkk ada tujuh langkah dalam tahapan perubahan sosial berencana yaitu: • The Development of a need for changeyaitumencakupadanyapersoalandankeinginanuntukmemecahkansertakesediaanmendapatbantuandariorang lain dalammemecahkanpersoalan. • The Establishment of the chang relationship yaitumengembangkanhubungankerjasamaagenpembaharuandenganpenggunadengancara: • mengajak system nilai yang dianutolehmaising-masing • salingujitentangmetode yang akandigunakan

27. Langkah-Langkah PO • Dianosis of the client system’s problem: • bekerjasamadalammenetapkan data yang diperlukandancarapengumpulan data • melakukan diagnosa melalui komunikasi dengan berbagai pendekatan • Examining Alternative and goal of action yaitu: • merumuskan hasil diagnosa dan kemungkinan tindakan • menentukan strategi pelaksanaan • Action Implementation yaitu menerapkan teknik intervensi yang sudah dipilih dan memperhatikan untuk mendapatkan umpan balik. • Generalization and stabilization of change yaitu: • meyakinkan kedua belah pihak bahwa perubahan telah memberikan hasil • memperhatikan gejala penurunan kembali kepada kondisi semula. • Menemtukan toleransi terhadap proses perubahan. • Terminating the chane relationship and evaluation yaitu tugas pengguna mengambil pelajaran dari proses kolaborasi dari pada agen perubahan dan menunjuk beberapa orang yang terlibat terus menerus dalam proses kolaborasi sebagai agen pembaharuan.

28. Sampai Jumpa Pertemuan Minggu Depan