Provincia Autonoma di Trento Soprintendenza per i beni librari e archivistici

1. Provincia Autonoma di TrentoSoprintendenza per i beni librari e archivistici Il sistema informativo degli archivi storici del Trentino Padova, 6 aprile 2005

2. Le ragioni di un processo di informatizzazione degli archivi • ragioni generali • ragioni istituzionali dell’intervento provinciale L.P. 17 febbraio 2003 n. 1 "Nuove disposizioni in materia di beni culturali“, art. 32, comma 1, lettera d (Funzioni specifiche della Soprintendenza): [provvede] alla realizzazione di un sistema archivistico provinciale, ivi compresi la formazione e l'aggiornamento di una banca dati del patrimonio archivistico, avvalendosi del sistema informativo provinciale di cui alla legge provinciale n. 10 del 1980 e prevedendo il necessario collegamento con il sistema archivistico nazionale.

3. I primi passi verso un sistema informativo degli archivi • fabbisogno generale di informatizzazione del Servizio Beni librari e archivistici Linee generali d'automazione (aprile 1997) • adozione degli standard descrittivi internazionali ISAD(G) e ISAAR(CPF) (fine 1997- metà 2000) • convegno su L'integrazione fra le banche dati archivistiche e gli altri universi culturali (dicembre 1998)

4. Sesamo acquisizione (1997) e adeguamento ISAAR (CPF) (1999-2000)

5. I primi passi verso un sistema informativo degli archivi • analisi del sistema AMICUS (2001) • presentazione e studio del progetto SIUSA (10 maggio 2002) • pubblicazione nel portale Trentinocultura degli inventari (settembre 2003-) delle pergamene on-line (luglio 2004-)

6. Inventari d'archivio on line • messa a disposizione di un numero consistente di inventari, anticipando i tempi di sviluppo del Sistema informativo degli archivi • opportunità di • verificare e approfondire i problemi posti dalla cumulazione di dati di diversa provenienza • studiare e provare le modalità di presentazione, consultazione e ricerca di dati archivistici

7. Inventari d'archivio on line • inventari realizzati a cura della Soprintendenza a partire dagli anni’80 e riferiti ad archivi storici prodotti e tuttora conservati da enti diversi (comuni e altri enti pubblici, parrocchie, famiglie) • redatti secondo criteri archivistici che si sono evoluti nel corso degli anni • prodotti con l’ausilio di programmi diversi (dalla videoscrittura a Sesamo 2000)

8. Inventari d'archivio on line La revisione per la pubblicazione via web: • verifica della rispondenza ai recenti criteri sulla protezione dei dati personali • redazione di una scheda descrittiva dell’inventario • conversione ai due formati: PDF (da videoscrittura) e HTML (dal programma Sesamo 2000)

9. Inventari d'archivio on line Il risultato: • non si tratta di una banca dati unica, ma di un insieme di inventari separati e distinti (per quanto sia prevista una modalità di ricerca su tutti i dati) • 130 inventari di archivi • 8 provinciali, 62 comunali, 60 parrocchiali • 66 Sesamo 2000/HTML, 64 Word/PDF

10. http://www.trentinocultura.net

11. Pergamene on-line Schedatura e digitalizzazione di pergamene al duplice scopo di: • attuare una capillare ed efficace azione di tutela del patrimonio pergamenaceo conservato negli archivi trentini • proporre uno strumento di accesso e conoscenza del medesimo allo stesso tempo semplice e completo

12. Pergamene on-line Riepilogo generale della produzione al 28 febbraio 2005: • 9.432 pergamene sottoposte a lavorazione • 9.960 schede inventariali realizzate • 24.488 immagini digitali realizzate • fruibili sul sito www.trentinocultura.net • 6.932 schede inventariali e • 20.157 immagini relative a 6.657 pergamene di: • 21 archivi comunali • 2 archivi di A.S.U.C • 17 archivi parrocchiali • 2 archivi di famiglia • 15.000 ulteriori immagini disponibili entro fine anno

13. http://www.trentinocultura.net

14. Il sistema informativo degli archivi: le tappe In collaborazione con Informatica Trentina: • studio di fattibilità del Sistema informativo degli archivi storici del Trentino (2003) • analisi del Sistema informativo degli archivi storici del Trentino (2004) • presentazione del sistema agli archivisti trentini e revisione dell’analisi (dicembre 2004-febbraio 2005)

15. Il sistema informativo degli archivi: gli obiettivi • creazione di un sistema informativo territoriale degli archivi (SBLA e Istituzioni archivistiche): gestione e valorizzazione • integrazione con gli altri universi culturali locali: beni librari, beni storico-artistici, toponomastica, all’interno del Sistema informativo trentino della cultura • raccordo con SIUSA – sistema informativo nazionale degli archivi

16. Attività Sede Dipendente Progetto Locale Danni Unità arch Soggetto titolare Struttura Fonte Strumento di ricerca Autore Bibliografia Profilo documentario Profilo istituzionale Ambito territoriale Soggetto produttore Contesto politico statuale La base informativa

17. Soggetto produttore Soggetto produttore Comunità di Caldes [1399 marzo 2] [1810 settembre 21] Comunità di Samoclevo [1618 marzo 21] 1810 agosto 31 Approfondita strutturazione delle descrizioni e valorizzazione delle relazioni Esempio: Nel 1810 la Comunità di Caldes assorbe la Comunità di Samoclevo Correlazione Classificazione della relazioneamministrativa/ gerarchica Descrizioneassorbe Estremi cronologici data, 1810 specifica, validità Note

18. Rendere disponibili i dati ricavati dai censimenti Progetto Tipo di progetto vocabolario (“censimento”, “inventario”, …) Titolo testo 250 caratteri Autore testo 250 caratteri Data dell’intervento testo 50 caratteri Ente responsabile testo 1000 caratteri Note testo 4000 caratteri Struttura

19. Elementi descrittivi specifici per particolari tipologie documentarie Unità archivistica Atto singolo data topica testo 250 caratteri notaio testo 4000 caratteri tradizione testo 4000 caratteri azione giuridica vocabolario tipologia docum. vocabolario Epistola data topica testo 250 caratteri mittente testo 500 caratteri destinatario testo 500 caratt eri

20. Recupero progetti della Soprintendenza Sistema Informativo degli Archivi Storici del Trentino acquisizione ottica del patrimonio pergamenaceo trentino importazione dati da Sesamo 2000 riversamento da microfilm su supporto magnetico-ottico

21. Comunicazione con altri sistemi Sono definiti: • tracciato e funzione di export verso il sistema informativo delle soprintendenze - SIUSA • tracciato standard e funzione per import ed export da altre applicazioni

22. utenti funzionalità Soprintendenza beni librari e archivistici (SBLA) Provincia Autonoma di Trento “coordinatore” • gestione dati relativi agli archivi • ricerche • stampe • esportazione dati (anche verso SIUSA) • importazione dati da altri sistemi di inventariazione archivi • controllo e amministrazione del sistema (gestione delle revisioni, … ) Istituzione archivistica oppure rilevatore della SBLA operante presso l’Istituzione archivistica “rilevatore” o “lettore” • gestione dati relativi agli archivi • ricerche • stampe • esportazione dati Controllo e validazione delle descrizioni