مبادئ الإدارة السليمة

1. مبادئ الإدارة السليمة د/حليمة الهنائي

2. الإدارة؟ماهي • إجراءات للتعامل مع البشر و الموارد لتحقيق الأهداف • إنجاز الأشياء أو المهام • تكفل الاستخدام الأمثل للأموال , الوقت , الموارد , القوى العاملة لتنفيذ المهام . • تتضمن أيضا خلق مناخ يقوم الناس من خلاله بأداء مهامهم بمنتهى الإنسانية و الكفاءة.

3. مفاهيم الإدارة • إنجاز الأشياء بالاستخدام الأمثل للموارد • العمل بانسجام من أجل تحقيق الأهداف • الادارة هي اتخاذ القرار

4. القرار في لغة الادارة يعني الإجابة عن سؤال يتعلق بالطرق الممكنة لأداء عمل ما أو حل مشكلة ما المشكلة هي الفجوة القائمة بين ما هو كائن و ما ينبغي أن يكون . و اتخاذ القرار يعني الاختيار بين بديلين أو أكثر من طرق أداء العمل

5. ما الهدف من تعلّم الإدارة ؟ • زيادة المهارات .. • تعزيز قيمة التطوير الذاتي

6. أنواع الإدارة • الادارة بالأهداف : ماذا ؟ كم ؟ أين ؟ متى ؟ من ؟ كيف ؟ • التعلم من التجارب • الادارة بالاستثناء :- و تعني حسن انتقاء المعلومات و وضع الأولويات لاتخاذ القرار .

7. الوظائف الخمسة للإدارة(هنري فايول) • التخطيط • التنظيم • التوظيف • التوجيه • الرقابة

8. التخطيط توقع المستقبل وتحديد أفضل السبل لإنجاز الأهداف التنظيمية • ماذا نريد أن نفعل ؟ • أين نحن من ذلك الهدف الآن ؟ • ما هي العوامل التي ستساعدنا أو ستعيقنا عن تحقيق الهدف ؟ • ما هي البدائل المتاحة لدينا لتحقيق الهدف ؟ وما هو البديل الأفضل ؟

9. التخطيط يحقق هذه النتائج • تحديد الموارد المطلوبة .. • تحديد عدد ونوع الموظفين (فنيين، مشرفين، مدراء) المطلوبين • تطوير قاعدة البيئة التنظيمية حسب الأعمال التي يجب أن تنجز (الهيكل التنظيمي) .. • تحديد المستويات القياسية في كل مرحلة وبالتالي يمكن قياس مدى تحقيقنا للأهداف مما يمكننا من إجراء التعديلات اللازمة في الوقت المناسب

10. التنظيم الوظيفة الإدارية التي تمزج الموارد البشرية والمادية من خلال تصميم هيكل أساسي للمهام والصلاحيات .. • تحديد أنشطة العمل التي يجب أن تنجز لتحقيق الأهداف التنظيمية .. • تصنيف أنواع العمل المطلوبة ومجموعات العمل إلى وحدات عمل إدارية .. • تفويض العمل إلى أشخاص آخرين مع إعطائهم قدر مناسب من السلطة .. • تصميم مستويات اتخاذ القرارات

11. ماذا يعمل التنظيم ؟ • توضيح بيئة العمل • تنسيق بيئة العمل • الهيكل الرسمي لاتخاذ القرارات

12. التوظيف اختيار وتعيين وتدريب ووضع الشخص المناسب في المكان المناسب في المنظمة .. • التوظيف يبدأ بتخطيط الموارد البشرية واختيار الموظفين ويستمر طوال وجودهم بالمنظمة ..

13. التوجيه إرشاد وتحفيز الموظفين باتجاه أهداف المنظمة .. إرشادات حول عملية التوجيه • لا تجعلها نزاع من أجل السلطة.. • تجنب الأساليب الخشنة • لا تفترض أن الموظفين فهموا كل شيء • تأكد من حصولك على "التغذية الراجعة" بالطريقة الصحيحة .. • لا تعطي الكثير من الأوامر

14. إرشادات حول عملية التوجيه • أعطهم التفاصيل المهمة فقط .. • انتبه للتعليمات المتضاربة.. • لا تختار العامل المستعد للعمل فقط.. • حاول عدم تمييز أي شخص

15. الرقابة • مراقبة أداء المنظمة وتحديد ما إذا كانت حققت أهدافها أم لا • إعداد معايير الأداء • متابعة الأداء الفعليّ • قياس الأداء • تصحيح الانحرافات عن المعايير

16. مبادئ و أصول الإدارة : • تقسيم العمل : التخصص يتيح للعاملين والمدراء كسب البراعة والضبط والدقة والتي ستزيد من جودة المخرجات .. وبالتالي نحصل على فعالية أكثر في العمل بنفس الجهد المبذول .. • السلطة : إن إعطاء الأوامر والصلاحيات للمنطقة الصحيحة هي جوهر السلطة .. والسلطة متأصّلة في الأشخاص والمناصب فلا يمكن تصورها كجزء من المسؤولية .. • الفهم : تشمل والتطبيق والسلوك والعلامات الخارجية ذات الصلة بين صاحب العمل والموظفين .. هذا العنصر مهم جداً في أي عمل .. من غيره لا يمكن لأي مشروع أن ينجح • إخضاع الاهتمامات الفردية للاهتمامات العامة : إن اهتمام فرد أو مجموعة في العمل يجب أن لا يطغى على اهتمامات المنظمة ..

17. وحدة مصدر الأوامر : يجب أن يتلقى الموظفين أوامرهم من مشرف واحد فقط .. بشكل عام يعتبر وجود مشرف واحد أفضل من الازدواجية في الأوامر .. • يد واحدة وخطة عمل واحدة : مشرف واحد بمجموعة من الأهداف يجب أن يدير مجموعة من الفعاليات لها نفس الأهداف • مكافآت الموظفين : قيمة المكافآت المدفوعة يجب أن تكون مرضية لكل من الموظفين وصاحب العمل .. ومستوى الدفع يعتمد على قيمة الموظفين بالنسبة للمنظمة .. • الموازنة بين تقليل وزيادة الاهتمامات الفردية : هنالك إجراءات من شأنها تقليل الاهتمامات الفردية .. بينما تقوم إجراءات أخرى بزيادتها .. في كل الحالات يجب الموازنة بين هذين الأمرين ..

18. قنوات الاتصال : السلسلة الرسمية للمدراء من المستوى الأعلى للأدنى "تسمى الخطوط الرسمية للأوامر" .. والمدراء هم حلقات الوصل في هذه السلسلة .. فعليهم الاتصال من خلال القنوات الموجودة فيها .. وبالإمكان تجاوز هذه القنوات فقط عندما توجد حاجة حقيقة للمشرفين لتجاوزها وتتم الموافقة بينهم على ذلك .. • الأوامر : الهدف من الأوامر هو تفادي الهدر والخسائر .. • العدالة : المراعاة والإنصاف يجب أن يمارسوا من قبل جميع الأشخاص في السلطة ..

19. استقرار الموظفين : يقصد بالاستقرار بقاء الموظف في عمله وعدم نقله من عمل لآخر .. ينتج عن تقليل نقل الموظفين من وظيفة لأخرى فعالية أكثر ونفقات أقل .. • روح المبادرة : يجب أن يسمح للموظفين بالتعبير بحرية عن مقترحاتهم وآرائهم وأفكارهم على كافة المستويات .. فالمدير القادر على إتاحة هذه الفرصة لموظفيه أفضل بكثير من المدير الغير قادر على ذلك .. • إضفاء روح المرح للمجموعة : في الوحدات التي بها شدة : على المدراء تعزيز روح الألفة والترابط بين الموظفين ومنع أي أمر يعيق هذا التآلف ..

20. وظائف الإدارة الأساسية • االتخطيط • التنفيذ • التقييم

21. الوظائف الداعمة للإدارة • التنسيق • التنظيم • الإشراف و المتابعة (الرقابة) • القيادة

22. لكل منظمة ثلاثة أنواع من الأنشطة • أنشطة الخدمات التي تقدمها • أنشطة تنمية قدرات العامل أو الموظف • الأنشطة الداعمة لنشاطات الخدمة والتنمية

23. لكل إدارة: • مهمة أساسية :- تحديد الأهداف و العمل على تحقيقها . • مشكلة أساسية :- تحقيق نوعين من التوازن ... التوازن الذاتي بين المدخلات و الأنشطة و المخرجات . و التوازن الخارجي بين المنظمة و المناخ المحيط بها . • محصلة نهائية :- اتخاذ القرارات و الاختيار من بين البدائل المتاحة

24. العناصر الرئيسية لأي منظمة • الأفراد :- من مختلف الكفاءات و المستويات . • الوظائف :- الواجبات و المهام التي يقوم بها الأفراد . • الهيكل الوظيفي :- تشكيل علاقات الأفراد و ترتيبهم من الاختصاص و المستوى . • الهيكل التنظيمي :- ترتيب العلاقات بين الوظائف و تحديد مستوياتها و أهميتها . • الموارد المادية : من ميزانية مالية و تجهيزات و معدات . • النظم :- الاجراءات و المراحل التي يتبعها الأفراد في أداء الوظائف • التقنيات :- الأساليب التي يستخدمها الأفراد في أداء الوظائف .

25. محك الإدارة • الكفاءة :- Efficiency is concerned with doing thing right و يقصد بها حجم الموارد التي استخدمت في تحقيق هدف معين فالكفاءة هي قياس لتكلفة انجاز أي عمل . • الفاعلية :- Effectiveness is doing the right thing . و يقصد بها ما تحقق من الأهداف المرجوة فالفاعلية هي مقياس لمدى الإنتاج و الأثر الذي يحدثه القيام بأي عمل .

26. الإدارة السليمة هي التي تجمع بين الكفاءة و الفاعلية Doing the right thing right

27. المبادئ الرئيسية للعمل الإدراي • الوظائف تحدد الهيكل التنظيمي . • توزيع العمل . • تحديد الواجبات . • تناسب المسؤوليات مع الصلاحيات . • وحدة تلقي و اصدار الأوامر . • التفويض او التخويل . { لا تقم بعمل بوسع غيرك القيام به بنفس الكفاءة و الفاعلية – و لكن التفويض لا يعفيك من المسؤولية في حالة الوقوع في الخطأ } .