Dr. Holger Friedrich Abteilung Information und Wissensmanagement ASpB -Tagung, Kiel, 12.09.2013

1. Forschungsdokumentation in einer Collaboration Suite an der Bayerischen Landesanstalt für Landwirtschaft Dr. Holger Friedrich Abteilung Information und Wissensmanagement ASpB-Tagung, Kiel, 12.09.2013

2. Forschungsdokumentation in einer Collaboration Suite Ausgangslage Lösungsansatz Ergebnis

3. Ausgangslage – LfL Angewandte Forschung • Wissens- und Dienstleistungszentrum für die Landwirtschaft in Bayern • gegründet im Jahr 2003 • Vorgänger-Einrichtungen: • 6 Landesanstalten • 3 Versuchsbetriebe • 7 Forschungstationen • ca. 1.000 Planstellen, ca. 1.300 Mitarbeiter Berufliche Bildung Hoheits-vollzug

4. Ausgangslage – Räumliche Verteilung

5. Organisationsstruktur Bayerische Landesanstalt für Landwirtschaft Stabsstelle Präsident Verwaltungsrat Präsidium Wiss.-techn. Beirat Leitungskonferenz I n s t i t u t e Abteilungen Zentrale Verwaltung Förderwesen und Fachrecht Landtechnik und Tierhaltung Ökologischen Landbau, Bodenkultur und Ressourcenschutz Ernährungswirtschaft und Märkte Fischerei Tierernährung und Futterwirtschaft Betriebswirtschaft und Agrarstruktur Qualitätssicherung und Untersuchungswesen Pflanzenschutz Tierzucht Pflanzenbau und Pflanzenzüchtung Information und Wissensmanagement Berufliche Bildung Versuchsbetriebe Ausgangslage – Organisatorische Gliederung KErn Kompetenzzentrum für Ernährung

6. Ausgangslage - Personalsituation • Eine Stelle für interne Informationsversorgung, Bibliothek und Dokumentation wurde vor Jahren eingespart. • Drei Anwendungsentwickler sind zur Unterstützung von Fachanwendungen erforderlich und finanziert; für den „eigenen Bedarf“ stehen keine Kapazitäten zur Verfügung.

7. Ausgangslage – IT-Unterstützung • Eine vor Jahren selbst entwickelte Java-Anwendung zur internen Dokumentation ist • veraltet, • hoch komplex strukturiert, • mit sehr detaillierten Benutzerberechtigungen versehen, • nicht akzeptiert.

8. Ausgangslage – Aber: • Gefordert sind: • Belastbare und zeitnahe Information für die Management-Ebene • Auskunftsfähigkeit am Telefon und gegenüber dem Ministerium • Instituts- und abteilungsspezifische Listen (Publikationen, Vorträge, Projekte, Pressemeldungen, Besucher, ...) für Berichte (Jahresbericht, Forschungsreport, Beiräte, ...) und zur Belieferung externer Plattformen (DAFA, FISA-Online, UFORDAT) • Kanalisierter Informationsfluss in die Medien- und Öffentlichkeitsarbeit • Standardisierte Verfahren der Informationsaufbereitung

9. Lösungsansatz – Vorgehen Alternatives Vorgehen Ermittlung der vorhandenen Werkzeuge Bewertung der vorhandenen Werkzeuge Bei Eignung: Test Bei Erfolg: Organisation einer Betriebsplattform und Anpassung an den Bedarf (Customizing) Klassisches Vorgehen Ermittlung des funktionalen Bedarfs und der technischen Anforderungen Erstellung eines Pflichtenhefts Ausschreibung / Personalbeschaffung Entwicklung / Kauf Inbetriebnahme und Pflege

10. Lösungsansatz – Plattform • Plattformumgebung: Microsoft Office Sharepoint Server • Produktklasse: Collaboration Suite dient der Organisation der Zusammenarbeit in verteilten/komplexen Organisationen • Kennzeichen: • Einrichtung geschlossener, webbasierter Arbeitsräume • Verwaltung von Listen • Feingliedriges Benutzer-, Gruppen- und Rechtekonzept • Erfassungsfunktion und –formulare • Such-, Filter- und Sortierfunktionen • Download • Versionsverwaltung – Historienführung • Benachrichtigungsfunktion • ziel- und nutzerspezifische Ansichten • webbasierte Konfiguration Komplexe Funktionen - out-of-the-box

11. Lösungsansatz – Psychologie und Motivation • Offenes, transparentes System • Persönlicher Nutzen (eigene Projekt- und Publikationsliste, Download-Funktion, Instituts- und Abteilungssichten) • Kein Zusatzaufwand, Ablösung bisheriger Verfahren • Unterstützung der Leitung – nur was in der gemeinsamen Plattform dokumentiert ist geht in weitere Verarbeitung, Auswertungen und Meldungen ein

12. Vorgehen - Verlauf August 2011 Testinstallation eines Sharepoint-Servers in der hauseigenen Infrastruktur Aufbau exemplarischer Listen für Projekte, Veröffentlichungen, Vorträge und Besuchertermine Dezember 2011 Präsentation bei der Leitungsklausur Grünes Licht zur Umsetzung für die gesamte LfL Aufbau von weiteren Listen für Gutachten und Stellungnahmen, Rundfunk und Fernsehen, Pressemeldungen und Kalender Februar 2012 Datenübernahme aus der Altanwendung (ca. 1.500 Projekte, 1.800 Vorträge, 1.600 Veröffentlichungen) April 2012 Start des Produktivbetriebs auf der bisherigen Testplattform Dezember 2012 Erstmalige Erstellung der Jahresberichts-Listen Juli 2013 Migration auf die neuer Version Sharepoint Foundation 2010 und eine Serverplattform beim RZ Süd aktuell: 2.414 Projekte, 5.136 Veröffentlichungen, 7.160 Vorträge, 465 Gutachten, 1.157 Veranstaltungen, 1.194 Sonstige Fachinformationen, 126 Rundfunk-/Fernsehbeiträge

13. Ergebnis – LfL-Wissensplattform

14. Ergebnis – LfL-Wissensplattform

15. Ergebnis – LfL-Wissensplattform

16. Ergebnis – LfL-Wissensplattform Steuerung (Controlling) Leitung Auswertung, Reporting, Visualisierung Wissenschaftler Zielgruppen Zentrale Wissens-plattform Standardisierte, kontrollierte Verfahren Suchen, Finden, Dokumentieren

17. Ergebnis - Fazit • Wirtschaftliche Problemlösung – keine Investitionskosten, Betriebskosten im RZ: 80 Euro/Monat • Keine Abhängigkeit von Firmen und Programmierkapazitäten – Customizing durch Informationsmanager anstelle von Programmierung • Laufende Anpassung an den informationstechnischen Fortschritt durch Versionierung des Herstellers • Hohe Aktualität durch Verlagerung der Dokumentationstätigkeit an den Entstehungsort der Information • Hohe Akzeptanz – enorme Dokumentationsintensität • Schnelle und umfassende Auskunftsfähigkeit • Eine nach Pflichtenheft auf der grünen Wiese aufgebaute Anwendung würde anders aussehen, wäre aber auch teurer, die Entwicklung würde länger dauern, würde evtl. nie fertig, wäre eine dauerhaft finanzielle und arbeitswirtschaftliche Belastung • Kompromissbereitschaft hinsichtlich mancher funktionaler Wünsche • Pareto-Prinzip und Berücksichtigung der heutigen Schnelllebigkeit

18. Forschungsdokumentation in einer Collaboration Suite an der Bayerischen Landesanstalt für Landwirtschaft Dr. Holger Friedrich Abteilung Information und Wissensmanagement ASpB-Tagung, Kiel, 12.09.2013