Zarządzanie komunikacją w projekcie

1. Zarządzanie komunikacją w projekcie Komunikacja w zespole projektowym

2. Zarządzanie komunikacją w projekcie Opracował:Piotr Starosta Komunikacja w zespole projektowym

3. 1. Co oznacza dobra komunikacja? • Zaplanowanie komunikacji, • Dystrybucję informacji, • Raportowanie i dokumentowanie, • Dobór środków i metod. Komunikacja w zespole projektowym

4. 1.1. Planowanie komunikacji • Określenie kto i jakie informacje powinien przygotować i kto powinien być odbiorcą tych informacji, • Plan określa również częstotliwość przygotowania informacji i ich dystrybucji oraz wykorzystywane sposoby przekazywania informacji. Komunikacja w zespole projektowym

5. 1.2. Dystrybucja informacji Dystrybucja informacji - oznacza wypracowanie mechanizmów w działaniach projektowych, które spowodują, że informacje będą powstawały i docierały do odpowiednich uczestników procesu projektowania. Komunikacja w zespole projektowym

6. 1.2.1. Dystrybucja informacji (cechy) • Powinna być okresowa w całym cyklu życia projektu, • Szybkość informowania o istotnych sprawach. Komunikacja w zespole projektowym

7. 1.3. Raportowanie i dokumentowanie • Raporty powinny być wykonywane w regularnych odstępach czasu, • Raporty powinny informować o potencjalnych zagrożeniach dla projektu. Komunikacja w zespole projektowym

8. 1.4. Dobór środków i metod Kierownik ustala metody komunikacji Komunikacja w zespole projektowym

9. 1.4. Dobór środków i metod (c.d) • Grupy dyskusyjne, E-mail, • Elektroniczne systemy wspomagania spotkań, • Systemy współdzielenia aplikacji, • Systemy wsparcia współautorstwa, • Hipermedialne systemy wielu użytkowników, • Kolaboratywne środowiska wirtualne, • Organizatory grupowe, • Konferencje audio-wideo, • I wiele innych... Komunikacja w zespole projektowym

10. 2. Plany Raportowania • Odbiorca raportu, • Okres raportowania, • Zawartość raportu, • Sposób dystrybucji raportu. Plan raportowania powinien być elastyczny i zwięzły Komunikacja w zespole projektowym

11. 2.1. Raport • Powinien być przygotowywany przez wszystkich uczestników procesu projektowego, • Powinien być udostępniany wszystkim uczestnikom projektu. System raportowania jest podstawą poprawnej komunikacji w projekcie Komunikacja w zespole projektowym

12. 2.2. Raport (cele) Informowanie o: • Postępie prac projektowych, • Zakończeniu zadań, • Stopień ich zaawansowania, Po zestawieniu z harmonogramem daje obraz aktualnego stanu projektu Komunikacja w zespole projektowym

13. 2.3. Raport (zakres) • Sukcesy, dokonania, Problemy: • Miejsca wystąpienia, • Sposoby rozwiązania, • Konsekwencje dla projektu. Komunikacja w zespole projektowym

14. 2.4. Raport (poziom szczegółowości) Zależny od odbiorcy Podstawowym odbiorcą raportów sporządzonych przez członków zespołu wykonawczego jest kierownik W projektach w których występują projekty, tworzy się hierarchię raportowania Komunikacja w zespole projektowym

15. 2.5. Raporty zewnętrzne • Tworzone przez kierownika lub biuro projektu, • Posiadają charakter informacyjny i obrazują postęp prac projektowych • Istotnym jest, aby były przygotowywane cyklicznie Odbiorcy: • Sponsor, • Komitet sterujący, • Inni partnerzy zewnętrzni Komunikacja w zespole projektowym

16. 2.6. Raporty (okresowość) Okres zależny od: • Odbiorcy raportu, • Problemu Raporty powstają: • W wyniku okresowych przeglądów i rewizji • W terminach zaplanowanych w harmonogramie • W wyniku nie przewidzianych zdarzeń Komunikacja w zespole projektowym

17. 2.7. Dlaczego potrzebujemy cyklicznych raportów? • Pozwalają ocenić aktualny poziom zaawansowania prac • Okresowa ocena motywuje zespół oraz skłania kierownictwo i innych uczestników procesu projektowego do aktywności i zainteresowania pracami projektowymi, • Efekty kontroli mogą mieć wpływ na dalsze prace i jakość produktu końcowego Komunikacja w zespole projektowym

18. 2.8. Rewizje zewnętrzne Wady: • Stresujące Zalety: • Obiektywność Mogą mieć charakter ogólny lub dotyczyć konkretnego obszaru Komunikacja w zespole projektowym

19. 2.9. Przegląd Cel: • Ocena postępu prac • Realność zamierzeń i perspektywa na najbliższy okres • Suma osiągnięć • Analiza problemów • Informacje o zmianach Uzależniony od osoby inicjującej Komunikacja w zespole projektowym

20. 2.10. Przegląd • Częsty i dokładny dla podprojektów • Okazja do wymiany informacji i dokonania uzgodnień, pomiędzy uczestnikami procesu projektowego, • Zatwierdzenie planu na najbliższy okres, • Wynik: raport uzupełniający dokumentację projektową i przekazywany zainteresowanym uczestnikom procesu projektowego Komunikacja w zespole projektowym

21. 2.11. Przegląd (raport) Lista dystrybucyjna: • Zawiera nazwiska uczestników, zaangażowanych w prace będące obiektem przeglądu osób, które współuczestniczą w tych pracach, a także kierownictwa. • Zawartość poszczególnych raportów może stanowić wyciąg z raportów szczegółowych Komunikacja w zespole projektowym

22. 2.12. Formy raportu Formy raportu: • Pisemna i elektorniczna • Ustna Komunikacja w zespole projektowym

23. 2.12.1. Raport pisemny i elektroniczny Oficjalne pismo • Wykorzystywane w kontaktach zewnętrznych Nieoficjalna notatka • Wykorzystywane w kontaktach wewnętrznych Komunikacja w zespole projektowym

24. 2.12.2. Raport ustny Prezentacja: • Wymaga bardzo dobrego przygotowania Krótki nie formalny raport ustny: • Zwykle bardzo efektywny dla działań projektowych Komunikacja w zespole projektowym

25. 2.13. Rewizja (końcowa) Cele: • Określenie czy osiągnięto wszystkie przewidziane cele projektu • Szczegółowa analiza projektu i odchylenie od planu • Sporządzenie statystyk i zestawień końcowych, które stanowią materiał porównawczy dla kolejnych projektów Komunikacja w zespole projektowym

26. 3. Zebrania • Większość form komunikacji (przeglądów i rewizji) realizowana jest na zebraniach Zebrania mogą mieć charakter: • Informacyjny, • Roboczy (rozdział zajęć do realizacji), • Uzgodnień realizacyjnych, • Narad roboczych organizowanych w celu rozwiązania jakiegoś problemu Komunikacja w zespole projektowym

27. 3. Zebrania (c.d.) • Zebrania powinny być starannie przygotowane i dobrze przeprowadzone • Należy pamiętać, że czas przeznaczony na zebrania jest czasem straconym, z punktu widzenia działań projektowych – dlatego trzeba położyć szczególny nacisk każdego zebrania na dobre przygotowanie, aby możliwie zminimalizować straty czasu Komunikacja w zespole projektowym

28. 3.1. Cechy zebrań informacyjnych • Charakter oficjalny, • Jasno określony program, • Wyraźny podział na biernych i aktywnych użytkowników, • Ograniczony czas na pytania i dyskusje, • Kierownik może zorganizować specjalne zebranie, na którym zbiera informacje od członków zespołu wykonawczego Komunikacja w zespole projektowym

29. 3.2. Cechy zebrań roboczych • Charakter operacyjny, • Celem jest rozdzielenie zadań pomiędzy uczestników procesu projektowego, • Zwykle krótki czas trwania, • Ustalane są niezbędne szczegóły wykonawcze i przekazywane są materiały pomocnicze Komunikacja w zespole projektowym

30. 3.3. Cechy zebrań o charakterze uzgodnień realizacyjnych • Organizowany zwykle pomiędzy współuczestnikami procesu projektowego, • Uczestniczą w nim zespoły o rozbieżnych interesach, • Charakterem przypominają negocjacje handlowe, • Zwykle nie przynoszą rozwiązania, ale powodują zbliżenie stanowisk, • Mają formalny charakter, • Zwykle ich efektem są modyfikacje podstawowych parametrów projektów. Komunikacja w zespole projektowym

31. 3.4. Cechy specjalnych narad roboczych • Organizowane w odpowiedzi na zaistnienie nieprzewidzianych komplikacji, • Jasno określony cel, • Forma zależna od prowadzącego – zwykle burza mózgów, • Niezwykle ważny dobór uczestników spotkania Komunikacja w zespole projektowym

32. 3.5. Organizacja zebrań Fazy: • Przygotowanie zebrania • Zwołania zebrania • Organizacja zebrania • Przeprowadzenie zebrania • Zamknięcie zebrania i wnioski Komunikacja w zespole projektowym

33. 3.5.1. Przygotowanie zebrania (określenie składu) Cel: • Określamy formułę spotkania, • Wyznaczamy skład uczestników, • Proponujemy porządek obrad, Precyzyjny dobór uczestników zebrania zalecana monotematyczność Komunikacja w zespole projektowym

34. 3.5.2. Przygotowanie zebrania (określenie ról) Wyraźnie wskazujemy!: • Kto prowadzi zebranie, • Kto ma obowiązek zabrania głosu, i na jaki temat Komunikacja w zespole projektowym

35. 3.5.2. Przygotowanie zebrania (zadania końcowe) • Przygotowanie sali, • Odpowiednie materiały • Obsługę techniczną spotkania • Szczegółowy plan zebrania • Jasno określona długość zebrania Komunikacja w zespole projektowym

36. 3.5.3. Zwołanie zebrania • Powiadomienie wszystkich uczestników z wyprzedzeniem o terminie i miejscu zebrania Zawiadomienie powinno zawierać: • Jasno określony cel • Porządek obrad • Czas trwania • Skład uczestników i role zapraszanego uczestnika • Dołączone materiał, pozwalające zapoznać się z tematyką spotkania Komunikacja w zespole projektowym

37. 3.5.4. Organizacja zebrania • Zebranie powinno mieć konkretnego moderatora dyskusji (kierownika dyskusji) • Moderator musi zadbać o atmosferę, odpowiednią do wyznaczonych celów • Jego głównym celem jest panowanie nad uczestnikami i konsekwentna realizacja założeń zebrania to podstawowy moderatora Komunikacja w zespole projektowym

38. 3.5.5. Przeprowadzanie zebrania • Zachowanie kontroli nad zebraniem przez moderatora • Skupianie się nad ogólnym rozwiązaniem projektu Komunikacja w zespole projektowym

39. 3.5.6. Zamknięcie zebrania • Jasne przedstawienie uczestnikom wszystkich wniosków • Poinformowanie ich o terminie i trybie przekazania tych wniosków • Umożliwienie skomentowania wniosków Komunikacja w zespole projektowym

40. 4. Dokumentacja projektu Praca i czas przeznaczone na tworzenie dokumentacji nie są stracone. Dokumentacja stanowi istotny element komunikacji w zespole. Przekazywanie zadań odbywa się właśnie poprzez przekazywanie dokumentacji, tak więc wszelka niedokładność lub niejednoznaczność zapisów zwiększa pracochłonność prac, stratę czasu a nawet prowadzi do błędów realizacji Komunikacja w zespole projektowym

41. 4.1. Co powinna zawierać dokumentacja projektu? • Zapis historii procesu projektowego, • Wszystkie zdarzenia, które miały miejsce w trakcie realizacji, wraz z ich dokładnym opisem Każdy zespół wykonawczy, ma wypracowaną własną metodykę dokumentowania prac projektowych Komunikacja w zespole projektowym

42. 4.2. Metodyki strukturalne Łączą statyczny opis danych oraz statyczny opis procesów. Do tej klasy należą: • Metodyka Yourdona (DeMarco i Ward/Mellor); • Structured System Analysis and Design Methodology (SSADM); • Structured Analysis and Design Technique (SADT). Zgodnie z DeMarco, analiza strukturalna używa następujących technik. • Diagramy Przepływu Danych (Data Flow Diagrams, DFD) • Słownik Danych (Data Dictionary) • Strukturalny Angielski (Structured English) -> strukturalny polski • Tablice Decyzyjne (Decision Tables) • Drzewa Decyzyjne (Decision Trees) Dodatkowo: • Schemat Transformacyjny (Transformation Schema) • Diagram Przejść Stanów (State Transition Diagram) • Lista Zdarzeń (Event List) • Schemat Danych (Data Schema) • Pre- i post- warunki (Pre- and Post-Conditions) • Diagramy Encja-Związek (występują w SSADM) • Historie Życia Encji (występują w SSADM) Uważa się, że wadą metodyk strukturalnych są trudności w zintegrowaniu modeli. Komunikacja w zespole projektowym

43. 4.3. Metodyki obiektowe Metodyka wykorzystująca pojęcia obiektowości dla celów modelowania pojęciowego oraz analizy i projektowania systemów informatycznych. Podstawowym składnikiem jest diagram klas, będący zwykle wariantem notacyjnym i pewnym rozszerzeniem diagramów encja-związek. Diagram klas zawiera: klasy, w ramach klas specyfikacje atrybutów i metod, związki generalizacji, związki asocjacji i agregacji, liczności tych związków, różnorodne ograniczenia oraz inne oznaczenia. Uzupełnieniem tego diagramu są inne: diagramy dynamiczne uwzględniające stany i przejścia pomiędzy tymi stanami, diagramy interakcji ustalające zależności pomiędzy wywołaniami metod, diagramy funkcjonalne (będące zwykle pewną mutacją diagramów przepływu danych), itd. Koncepcja przypadków użycia (use cases) zakłada odwzorowanie struktury systemu z punktu widzenia jego użytkownika. Komunikacja w zespole projektowym

44. 4.4. Dla dociekliwych ;-) Jednym z ciekawszych rozwiązań jest książka kontrolna projektu, wykorzystywana w metodyce firmy IBM. Książka ta otwierana w momencie otwierania projektu, jest prowadzona przez cały czas jego trwania. Działania projektowe, są dokumentowane przez wypełnianie zapisów i formularzy w poszczególnych działach. Jedna wersja książki projektu, oraz standardowe formularze i procedury postępowania gwarantują jednoznaczność dokumentacji. IBHM korzysta również z narzędzi komputerowych wspomagających procesy planowania i realizacji (pakiet World Wide Solusion Design And Delivery Methods). Komunikacja w zespole projektowym

45. 4.4. Książka kontrolna Zawartość merytoryczna: Rozdział 0. Standardy i procedury Rozdział 1. Zarządzanie organizacją i ludzie Rozdział 2. Planowanie i estymacja Rozdział 3. Hierarchiczna struktura prac (WBS) Rozdział 4. Śledzenie postępu. Rozdział 5. Przeglądy Rozdział 6. Raporty Rozdział 7. Zarządzanie ryzykiem Rozdział 8. Zarządzanie zmianami Rozdział 9. Zarządzanie rezultatami Rozdział 10. Zarządzanie problemami Rozdział 11. Zarządzanie błędami i uchyleniami Rozdział 12. Zarządzanie jakością. Rozdział 13. Korespondencja Rozdział 14. Informacje podstawowe Rozdział 15. Zarządzanie finansami Rozdział 16. Zarządzanie kontraktem Rozdział 17. Zarządzanie dostawami Komunikacja w zespole projektowym

46. Komunikacja w zespole projektowym

47. BIBLIOGRAFIA Źródła podstawowe: • Zarządzanie projektami informatycznymi: metodyka tworzenia systemów informatycznych, Zdzisław Szyjewski. Źródła dodatkowe: • ESEC’91, 3rd European Software Engineering Conference october 21-24 1991: prceedings A. Van Lamsweerde, A. Fugetta (eds.) • Inżynieria oprogramowania w projekcie informatycznym, pod redakcją J. Górskiego • Inżynieria oprogramowania, Ilona Bluemke • Wykłady Budowa i integracja systemów informacyjnych,Kazimierz Subieta • Praca magisterska na temat Zarządzanie projektem informatycznym w zespole, autorstwa ... Komunikacja w zespole projektowym