Silke Reinold Referat Forschung und wissenschaftlicher Nachwuchs, EU-Beratung

1. 2. Internationale Kanzlertagung in Hamburg 28. April 2009 1. Die Prüfung der Prüfung Ex-post audits der GD Forschung 2. Planungen der Universität Bremen zur Einführung einer Vollkostenrechnung Silke Reinold Referat Forschung und wissenschaftlicher Nachwuchs, EU-Beratung

2. 1. Die Prüfung der Prüfung - Ex-post audits • Auditstrategie der Generaldirektion Forschung • Verfahrensablauf der so genannten external audits • Worauf wird bei der Prüfung geachtet

3. 2007 hat die Generaldirektion Forschung beschlossen, die Anzahl der von der Kommission durchgeführten/in Auftrag gegebenen Audits nachhaltig zu erhöhen mit dem Ziel ~40% des Budgets der FP zu prüfen Grund: die Fehlerquote in den Cost Statements wurde als zu hoch angesehen; mit den zusätzlichen Prüfungen soll die Häufigkeit „typischer“ Fehler künftig reduziert werden Zudem wurde für FP 7 ein neuer Typ von ex-ante audits eingeführt, das so genannte Methodenzertifikat Form E http://cordis.europa.eu/audit-certification/home_en.html Auditstrategie der Generaldirektion Forschung

4. Geplante Anzahl von Audits The Commission´s new audit strategy: increased audit coverage of Research FP participants (2006 – 2008) Quelle: European Commission Research DG´s Awareness leaflet – November 2007

5. Zweck der so genannten external audits • Geprüft wird die Ordnungsmäßigkeit und Rechtmäßigkeit der finanziellen Seite der Projektverwaltung • Mittel sollen sorgfältig und mit dem Ziel eines optimalen Projekterfolgs verausgabt werden • Mittelverausgabung soll den Regelungen des Zuwendungsempfängers und den rechtlichen Vorgaben der Europäischen Kommission entsprechen • Systematische Fehler sollen insbesondere bei den großen Mittelempfängern reduziert werden • Sicherheit der GD Forschung hinsichtlich der ordnungsgemäßen Mittelverwendung soll größer werden

6. Beteiligung der Universität Bremen am FP 6 Die Universität Bremen ohne die angegliederten, rechtlich selbständigen Forschungsinstitute war im FP 6 an insgesamt 52 Projekten beteiligt mit einer Mitteleinwerbung von rd. 16,7 Mio. EUR. Auszug aus der Tab. 18: EU-Drittmitteleinwerbung der Hochschulen in Bremen, differenziert nach Programmen; Angaben in Tsd. Euro Quelle: Forschungsprojektdatenbank EU-Hochschulbüro Hannover/Hildesheim

7. Prüfung bei der Universität Bremen 2008 • Geprüft wurden 3 Projekte aus FP 6 • 1 STREP, bei dem Uni Bremen Koordinator war • 1 STREP und 1 IP, bei denen Uni Bremen Partner war • EU-Förderung für die drei Projekte(= audited costs): EUR 1.363.197,93

8. Verfahrensablauf der so genannten external audits 1 • Ankündigung, Terminabstimmung ~3-6 Monate vor Prüfungsbeginn: Prüfungsabsicht, Terminwunsch und zu prüfende Projekte werden mitgeteilt • In der Regel prüfen zwei Prüfer bis zu eine Woche vor Ort, je nach Prüfungsverlauf auch kürzer • Auswahlkriterien für zu prüfende Projekte:- In der Regel werden drei Verträge geprüft, - möglichst verschiedene Vertragstypen (STREP; IP; NoE), - verschiedene Themenbereiche, unterschiedliche Fakultäten, - wenn möglich Beteiligung als Partner und als Koordinator

9. Verfahrensablauf der so genannten external audits 2 • Zur Vorbereitung der Prüfung werden per Liste Dokumente und Informationen zu den zu prüfenden Projekten abgefragt, die teilweise vorab, teilweise zum Beginn der Vorortprüfung bereitzustellen sindVorab zu liefern sind:- detaillierte Übersichten der Projektkonten für die bereits abgeschlossenen Projektperioden nach Kostenkategorien, Aktivitäten und ggf. Einnahmen von Dritten je Projekt- Übersichten über das eingesetzte Personal und seine Funktion nach Abrechnungsperioden- Inventarlisten und Abschreibungsübersichten für Anschaffungen im Rahmen der Projekte- Übersichten über alle im Projekt durchgeführten Reisen

10. Verfahrensablauf der so genannten external audits 3 • Prüfung vor Ort (in Bremen drei Tage)- während der Prüfung sollen sich die relevanten Ansprech- partner aus dem Finanzbereich und möglichst auch die Projektverantwortlichen für Rückfragen bereit halten- Alle relevanten Unterlagen und Projektakten stehen in einem separaten Büro für Prüfer bereit- Auftaktgespräch mit den Ansprechpartnern aus dem Finanz- bereich, den Projektverantwortlichen und der EU-Beratung, Themen: Erläuterung des Prüfungsziels, Kontaktdaten der Ansprechpartner während der Prüfung vor Ort, Überblick über Forschungsprojekte der Einrichtung, wer macht Audits, Kostenmodell, Vorbereitung auf FP7- Schlussbesprechung

11. Verfahrensablauf der so genannten external audits 4 • Prüfbericht - Der Prüfbericht wird erstellt und als Entwurf der geprüften Einrichtung zur Stellungnahme übersandt - die Stellungnahme muss innerhalb von 30 Tagen erfolgen, damit die Kommentare der geprüften Einrichtung als weiteres Kapitel in den Prüfbericht aufgenommen werden- mit dem so genannten „letter of representation“ erklärt die geprüfte Einrichtung ihr Einverständnis mit den audit- Ergebnissen- danach wird der endgültige Bericht fertig gestellt und geht in Kopie der geprüften Einrichtung und der zuständigen Programmverwaltung der GD Forschung zu

12. Verfahrensablauf der so genannten external audits 5 • Extrapolation - werden bei einer Prüfung systematische Fehler festge- stellt, bei denen davon ausgegangen werden kann/muss, dass derselbe Fehler auch in anderen geförderten Projekten gemacht wurde, wird die geprüfte Einrichtung hierzu um Stellungnahme gebeten- wenn Fehler berechtigt moniert wurden, führt dies dazu, dass auch die Abrechnungen anderer Projekte der Einrichtung revidiert werden - momentan Diskussion im EP hierzu, weil bei großen Vollkostenrechnern in Prüfungen u.a. Personalkosten- durchschnittssätze beanstandet wurden und nun die Nachkalkulation von bis zu mehreren 100 Projekten 6. FRP erforderlich wird

13. Audit Report, Muster

14. Worauf wird bei der Prüfung geachtet 1 • Sind die abgerechneten Kosten tatsächlich in der Projektlaufzeit entstanden • Sind die Kosten den korrekten Kostenkategorien zugeordnet worden • Sind die indirekten Kosten immer korrekt berechnet worden • Ist aus allen Rechnungen die nicht erstattungsfähige Mehrwertsteuer herausgerechnet worden • sind die abgerechneten Reisen dem Projekt zuzurechnen, waren sie für das Projekt erforderlich • Sind die Beschaffungen und Abschreibungen ordnungsgemäß abgewickelt worden

15. Worauf wird bei der Prüfung geachtet 2 • Bei Koordinatorenfunktion: sind die zustehenden Mittel rechtzeitig an die Partner überwiesen worden • Funktionieren die bestehenden Kontrollsysteme: - Buchführungssystem der Einrichtung - Zeiterfassungssystem für die Arbeitszeit des Personals • Sind die abgerechneten Personalkosten tatsächlich für das Projekt entstanden • Werden die abgerechneten Personalkosten nachgewiesen über eine Arbeitszeiterfassung • Welche Arbeitszeiten werden in den Arbeitszeitnachweisen belegt

16. 2. Einführung einer Vollkostenrechnung • Handlungsbedarf aus den neuen Abrechnungsregelungen des 7 . FRP • Anforderungen an eine KLR in Hochschulen • Verfahrensstand an der Universität Bremen zur Einführung einer Vollkostenrechnung

17. Handlungsbedarf 1 Entwicklung von Verfahren zur Bestimmung der indirekten Kosten : Vereinfachte Methode Vollkostenrechnung

18. Handlungsbedarf 2 Entscheidung, ob Methodenzertifikate über die Methode zur Berechnung von Personalkosten und/oder indirekten Kosten sowie die entsprechenden Kontrollsysteme in Auftrag gegeben werden sollen

19. Handlungsbedarf 3 Entwicklung von Verfahren, um fest ange- stelltes Personal in Projekten abrechnen zu können flächendeckend Arbeitszeit- erfassung in Hochschulen einführen?

20. Anforderungen an eine KLR in Hochschulen • Möglichst detaillierte und kleinteilige Trennung der Kosten für Forschung und Lehre: widerspricht dem Grundgedanken der Einheit von Forschung und Lehre • Festlegung von Kostenträgern: problematisch wegen sehr spezieller, hoher Anforderungen von Drittmittelgebern (z.B. EU) • Gemeinkostendefinition: einerseits nicht auf Kostenträger zurechenbar – anderseits sollen sie möglicht tiefgehend zugeordnet werden • Uneinheitliche Rechnungswelt der Hochschulen: Doppik, Kameralistik, abgeleitete Kameralistik

21. Zweck von KLR in Hochschulen „Urzweck: KLR als internes Rechnungslegungsinstrument Inzwischen vielfältige Einsatzfelder: • Kostenkalkulation für Projekte • Abrechnung von Drittmitteln (EU) • Hochschulvergleiche • Finanzstatistik • …

22. Verfahrensstand an der Universität Bremen • Bisherige Entwicklung der Uni-Kostenrechnung • Zielsetzungen Finanzcontrolling zum 7. FRP • Der Wirtschaftlichkeitsleitfaden (WiLeiFa) • Arbeitsteilung • Wie geht es weiter?

23. Bisherige Entwicklung der Uni-Kostenrechnung 1997: KLR auf Basis von Haushaltsdaten (HIS MBS / HIS IVS)  v.a „Aufhänger“ für Verfahrensoptimierungen  fallweise Nutzung für Kalkulationen / Make-or-buy 2003: Umstellung des Uni-Rechnungswesens auf Doppelte Buchführung mit SAP R/3  Überführung „Haushalts-KLR“ in eine „Doppik-KLR“  fallweise Nutzung für Kalkulationen 2007: Start des 7. EU-Forschungsrahmenprogramms mit starkem Fokus auf (Voll-) Kostenrechnung  „Nachjustierung“ und Erweiterung der Uni-KLR

24. Zielsetzungen Finanzcontrolling zum 7. FRP • Implementierung einer flächendeckenden Vollkostenrechnung zur Ermittlung individueller GK-Sätze bis zum 01.01.2010 gemäß EU-Vorgaben. Problem: Es gibt keine „harten“ EU-Vorgaben für KLR-Systeme! „Spezifische EU-KLR-Systeme sind nicht notwendig.“ „Übliche Methoden und Verfahren sind anzuwenden.“ ABER: „EU-Kommission behält sich letzte Entscheidung vor!“ aus: Guide to Financial Issues relating to FP7 • Orientierung VKR an den Vorgaben des WiLeiFa und den Empfehlungen der HRK mit der Absicht, ein „übliches Verfahren“ zu dokumentieren. Leitsatz: „Ein System für alles!“

25. Der WiLeiFa – was ist das? • WiLeiFa = „Wirtschaftlichkeitsleitfaden“ • Herausgeber: Senatorin der Finanzen • Grundidee: Schaffung einheitlicher Regelungen für Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen, Preis-Kalkulationen etc. • Umfang: • „Prosateil“ • Empfehlung Kostenartenumfang • Empfehlung Kostenartenstruktur • Eckwerte z.B. für Personalkosten („C3-Prof.“) • Zuschlagsätze z.B. für Personal-Nebenkosten („Beihilfe“) •  Anpassungen an „Uni-Bedarfe“ (z.B. neue Rubrik „Nebenberufler“)

26. Kostenarten nach dem WiLeiFa + Versorgung / Dienstunfallumlage + Versorgung / Unfallversicherung + Unfallversicherung = Pauschalsätze für Räume, PC, Büromaterial etc.  entfällt! = Kosten für gebundenes Kapital = Kosten für genutzte Räume = Kosten übergeordneter Kostenstellen, die per Schlüsselverfahren auf andere Kostenstellen / Innenaufträge umgelegt wurden.

27. „Arbeitsteilung“ • Verantwortlich für KLR-Konzept / -Umsetzung: Finanzcontrolling • Abstimmung Grundausrichtung und „Spezialitäten“ (z.B. für 7. FRP): Finanzcontrolling / Uni-Leitung / Innenrevision / EU-Referentin • Festlegung zentrale Strukturen und Abläufe: • „Übersetzung“ Kostenarten nach „WiLeiFa“ • Zuordnung Nummernblöcke („Was darf in Overhead?“) • Stammdatensystematik • (KLR-relevante) Buchungsverfahren • Schlüsselverfahren • (…) • Festlegung dezentrale Strukturen und Abläufe: • Finanzcontrolling / Fachbereiche Finanz- controlling / Haushalt

28. Abstimmung mit den FB‘en • Runde 1: • Präsentation KLR-Ergebnisse (2006) für den jeweiligen FB • „Frühjahrsputz“ im Buchungsbereich: • Personal: Zuordnungen prüfen, ggf. Änderungen initiieren (Personaldatenbank), Fehlbuchungen korrigieren (SAP)  Basis: Personallisten • Räume: Zuordnungen prüfen, ggf. Umkontieren veranlassen (Raumdatenbank)  Basis: Raumbestandslisten • Geräte: Zuordnungen prüfen, ggf. Umkontieren veranlassen (Anlagenbuchhaltung)  Basis: Anlagenlisten • „Frühjahrsputz“ im Stammdatenbereich: Schließen, „Umhängen“, Neuanlage • Definition von Schlüsselverfahren zur Umlage der allg. FB-Kostenstellen • Zusammenfassung aller Vereinbarungen in Protokollform • Runde 2: Gemeinsame „Nachjustierung“  Ergebnisse vorstellen, Sonderfälle abstimmen

29. Lehre „Freie“ Forsch. Weiterbildung Sonstige (???) Proj. 4711 Proj. 4712 Wie geht es weiter (extern)? • Weiterverrechnung der HSL-Kostenstellen auf „Kostenträger“ • Ermittlung der GK-Zuschlagsätze auf den verschiedenen Ebenen (geplant: 1x jährlich nach FI-Abschluss  Mitte 2009 für Geschäftsjahr 2008) • Bereinigung GK-Sätze um nicht-erstattungsfähige Kosten  Methodenzertifikat?! • Ziel: Zertifizierung des Gesamtverfahrens! • Pauschaler Schlüssel (42/50/8) • FB-übergreifende Schlüssel für bestimmte Gruppen • FB-spezifisch Schlüssel • Zeitaufschreibungen HSL Prof. x

30. Wie geht es weiter (intern)? • Ausgestaltung zentrales / dezentrales Berichtswesen (inhaltlich / technisch) • Definition einer „Overhead-Verteilung“. Bisher: Aufteilung der kameral ausgerichteten Zuschläge nach festem Schlüssel Zentrale – Dezentrale. • Kostenverantwortung in den Bereichen stärken! •  Zentrale Frage: Wie „vertragen“ sich Kameralistik und Kostenrechnung?

31. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Für spätere Fragen: sreinold@uni-bremen.de 0421 218 60236