HALLAZGOS

1. HALLAZGOS

2. 1. H A L L A Z G O S D E A U D I T O R Í A El diccionario de la Lengua Española publicado por la Real Academia Española considera que el término hallazgo tiene tres acepciones: a). Cosa hallada; b). Acción y efecto de hallar; y c). Encuentro casual de cosa mueble ajena que no sea tesoro o cuotas; propio del campo del derecho. Apreciamos que la segunda acepción sobre acción y efecto de hallar, define con mayor precisión la naturaleza del hallazgo que se refiere al efecto de detectar algo importante; sin embargo, este término tiene muchos significados y transmite uno diferente a distintas personas.

3. 1. H A L L A Z G O S D E A U D I T O R Í A Generalmente, el término hallazgoes empleado en un sentido crítico y se refiere a debilidades en el Sistema control interno detectadas por el auditor. El hallazgo, abarca hechos y otra información obtenida por el auditor que merecen ser comunicados a los empleados y funcionarios de la organización auditada y a otras personas interesadas.

4. 2. DEFINICIÓN DE HALLAZGO DE AUDITORÍA. Se denomina hallazgo de auditoría al resultado de la comparación que se realiza entre un CRITERIO y la SITUACIÓN actual encontrada durante el examen a un departamento, una área, actividad u operación. Es toda información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de recursos en la organización, programa o proyectos bajo examen que merecen ser comunicados en el informe. Sus elementos son: condición, criterio, causa y efecto.

5. 3. REQUISITOS PRINCIPALES DE UN HALLAZGO DE AUDITORÍA Los requisitos que deben reunir un hallazgo de auditoría son: • Importancia relativa que amerite ser comunicado. • Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo. • Objetivo.(obrar con objetividad, equidad y realismo) • Convincente para una persona que no ha participado en la auditoría.

6. 4. FACTORES A CONSIDERAR EN EL DESARROLLO DE HALLAZGO DE AUDITORÌA. El auditor debe estar capacitado en las técnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y realista. Al realizar su trabajo debe considerar los factores siguientes: • Condiciones al momento de ocurrir el hecho • Naturaleza, complejidad y magnitud administrativa y financiera de las operaciones examinadas. • Análisis crítico de cada hallazgo importante. • Integridad del trabajo de auditoría. • Autoridad legal. • Diferencia de opinión, conclusiones y recomendaciones.

7. 5. ELEMENTOS O CARACTERÍSTICAS DEL HALLAZGO DE AUDITORÌA Para que los hallazgos de auditoria puedan cumplir con los objetivos que persigue el Auditor, deben estar adecuadamente redactadas, es decir deben incluir los elementos o características siguientes:

8. 5.1. CONDICIÓN. (lo que es) • Es la explicación de la situación del problema actual, o de cualquier asunto correspondiente a la administración de la empresa, tal como la encuentra el Auditor. • Refleja la manera en que el criterio está siendo logrado. • Al efectuarse el examen de las operaciones, debe identificarse claramente la naturaleza del problema. LA CONDICIÓN PUEDE ADOPTAR TRES FORMAS: • Los criterios no vienen lográndose en forma satisfactoria. • Los criterios no se logran. • Los criterios se están logrando parcialmente.

9. 5.1. CONDICIÓN. (lo que es) EJEMPLOS DE CONDICIÓN A MANERA DE SÌNTESIS. • Las comunicaciones escritas, tanto internas como externas, son inoperantes en las sucursales de la empresa. • Se aprecia ausencia de políticas y estrategias, para enmarcar la gestión gerencial del área de producción. • El incremento de los costos de producción, está originando una disminución de las ventas. LA CONDICIÓN PUEDE IDENTIFICARSE APLICANDO LAS PREGUNTAS SIGUIENTES. • ¿Cuál es el problema o situación? • ¿Qué es lo que está equivocado o está en error? • ¿Qué es lo que es deficiente? • ¿Qué es lo que está sucediendo? LAS PRUEBAS DE AUDITORÍA DEBEN SER SUFICIENTES PARA EVIDENCIAR LA “CONDICIÓN”

10. 5.2. CRITERIO. (lo que debe ser) • El Criterio, representa la norma apropiada, el patrón de medida ó, el criterio propiamente dicho, contra el cual se mide o se compara la situación encontrada, dentro de un proceso de evaluación de las acciones administrativas. • Comprende la norma con la cual el auditor mide la condición. • Es también la meta que la organización está tratando de alcanzar o representa la unidad de medida que permite la evaluación de la condición actual. • Igualmente, se denomina criterio a la norma transgredida de carácter legal – operativo o de control que regula el accionar de la organización examinada. • El plan de auditoría debe señalar los criterios que se van a utilizar.

11. 5.2. CRITERIO. (lo que debe ser) EJEMPLO DE CRITERIOS; • Dispositivos legales (leyes, reglamentos etc.) • Manuales. • Directivas, memorandums. • Índices o ratios. • Políticas u órdenes ejecutivas. • Normas. • Objetivos. • Opiniones de consultores o expertos. • Metodología procedimental de las empresas. • Instrucciones verbales. • Sentido común. • Experiencia del Auditor. • Experiencia de hechos administrativos de empresas similares. • Prácticas prudentes. • La Lógica y otros.

12. 5.2. CRITERIO. (lo que debe ser) • Cuando algunos de los Criterios señalados no se han establecido por escrito, debe obtenerse información suficiente a fin de corregir ese vacío y, lograr en consecuencia un Criterio sólido. • Cuando se usan Criterios como, el sentido común u otros patrones de medida de tipo subjetivo, debe tenerse mucho cuidado de que, tengan sentido lógico, sean convincentes y, realmente sean parámetros para medir las Observaciones.

13. 5.3. EFECTO. (diferencia entre lo que es y lo que debe ser) • El Efecto, es el resultado final, favorable o desfavorable, de la Situación, es decir, es la consecuencia de la acción, inacción o, acción inadecuada de alguna actividad dentro del proceso de administración. • Puede decirse asimismo que, el Efecto es el resultado de la comparación de la Situación de cualquier asunto administrativo, tal como lo encuentra el Auditor, con el Criterio o norma pertinente. • Al conocer el Efecto, se podrá apreciar la trascendencia de la deficiencia y, se dará paso inmediato a la emisión de Recomendaciones pertinentes.

14. 5.3. EFECTO. (diferencia entre lo que es y lo que debe ser) • El efecto, es un elemento muy importante de la Observación, especialmente por su incidencia en la toma de decisiones • No debe omitírsele al señalar una deficiencia. • Por lo general, el Efecto se expresa en términos de moneda, en cantidad de procedimientos, actividades, en unidades de medida; y algunos efectos pueden ser de carácter intangible, sin embargo pueden ser de gran trascendencia

15. 5.3. EFECTO. (diferencia entre lo que es y lo que debe ser) La importancia de un hallazgo es evaluada, generalmente, por su efecto. Los efectos sean actuales o potenciales en el futuro, en la medida de lo posible, deben exponerse en términos monetarios o en número de transacciones.

16. 5.3. EFECTO. (diferencia entre lo que es y lo que debe ser) EJEMPLO DE EFECTO • Dinero gastado indebidamente. • Pérdida potencial de fondos. • Uso antieconómico o ineficiente del potencial humano, los recursos materiales o financieros, etc. • Control inadecuado de los recursos. • Violación de dispositivos legales. • Labores que no se ejecutan conforme a lo planeado. • Ausencia de información. • Falta de seguridad de que el trabajo se cumpla realmente

17. 5.4. CAUSA. (Quien, o que lo originó) • La Causa, constituye la razón o el origen de las deficiencias y desviaciones, e inclusive de las acciones positivas y, proviene de la ejecución del proceso administrativo; en este sentido, las Causas pueden ser acciones o inacciones provenientes de: Las labores de planear, de la ejecución de las operaciones y, la evaluación de la performance efectuada. • Representa la razón básica o las razones por la cual ocurrió la condición, o también el motivo del incumplimiento del criterio o norma.

18. 5.4. CAUSA. (Quien, o que lo originó) • El Auditor, debe encontrar las Causas de las deficiencias para que pueda proyectar recomendaciones sólidas y útiles en la solución de los problemas (condición) de la empresa. • Su identificación requiere de la habilidad y el buen juicio del auditor y, es indispensable para el desarrollo de una recomendación constructiva que prevenga la recurrencia de la condición. • Generalmente, todo problema tiene una Causa fundamental, las otras Causas que afectan al problema son secundarias y giran alrededor de la Causa principal.

19. 5.4. CAUSA. (Quien, o que lo originó) DETERMINACIÓN DE LAS CAUSAS. PARA DETERMINAR LAS CAUSAS SE DEBERÁ: • Identificar el problema con precisión. • Identificar el problema en términos del tiempo y alcance o, trascendencia. • Investigar los efectos adversos o distintos que han ocurrido. • Rastrear el problema a través de todo el proceso que ha seguido. • Identificar al responsable de la deficiencia. • Averiguar porqué ocurrieron y porqué continúan existiendo los resultados negativos. • Responder a las preguntas que empiezan con: Quién, porqué, cómo, dónde, qué, cuándo. ES DE GRAN IMPORTANCIA IDENTIFICAR LA CAUSA DE LAS DEFICIENCIAS, PORQUE DE OTRO MODO, SERÍA SUMAMENTE DIFÍCIL TOMAR LA ACCIÓN CORRECTIVA PARA ELIMINAR LA SITUACIÓN NEGATIVA EXISTENTE.

20. 5.4. CAUSA. (Quien, o que lo originó) DENTRO DE LAS CAUSAS POSIBLES IDENTIFICADAS PUEDEN REFERIRSE LAS SIGUIENTES: • Inadecuada segregación de funciones. • Normas internas inadecuadas, inexistencia u obsoletas. • Carencia de personal o de recursos financieros o materiales. • Falta de honestidad en los empleados. • Insuficiente capacitación de personal clave. • Falta de conocimiento de las normas • Decisión consciente de desviarse de las normas. • Negligencia o descuido en el desarrollo de tareas • Insuficiente supervisión del trabajo. • Funcionamiento deficiente del órgano de auditoría interna.

21. 5.4. CAUSA. (Quien, o que lo originó) EJEMPLO DE CAUSAS QUE SE PRESENTAN EN DIFERENTES CIRCUNSTANCIAS. • Insuficiencia. de recursos humanos, materiales, financieros, técnicos, etc. • Inobservancia de los principios de contabilidad, administración, etc. • Desconocimiento de los requisitos que se necesitan para cumplir una actividad, una operación, una tarea, etc. • Deficiente comunicación. • Lineamientos, políticas, estrategias, normas y, procedimientos inadecuados u, obsoletos. • Existencia de reglamentos o directivas incompatibles. • Objetivos no adecuados a la realidad (no actualiza­dos) • Mala utilización del buen juicio o del sentido común. • Poco interés o falta de voluntad para hacer algo. • Negligencia o descuido.

22. 5.4. CAUSA. (Quien, o que lo originó) EJEMPLO DE CAUSAS QUE SE PRESENTAN EN DIFERENTES CIRCUNSTANCIAS. • Supervisión inadecuada • Falta de entrenamiento del personal. • Falta de voluntad para hacer los cambios necesarios. • Decisión consciente para desviarse de los requisitos pre-establecidos. • Planeamiento deficiente o inexistencia de planes de trabajo. • Control deficiente. • Organización inefectiva. • Desconocimiento del problema. • Desconocimiento de los beneficios potenciales que pue­den recibirse si, la condición fuera cambiada

23. EJEMPLO: HALLAZGO 1. COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA EN LA MODALIDAD DE MENOR CUANTÌA A PRECIOS SOBRE VALORADOS. CONDICION. De la revisión documental de la Orden de Compra Nº 9579 de fecha 03/07/200.. y el correspondiente Comprobante de Pago Nº 203298 de fecha 21/07/200... se han adquirido de la empresa VALEGUS E.I.R.L los bienes que se mencionan en el cuadro Nº 01, denominado adquisición de vestuario para el departamento de enfermería del Hospital ....... de Chimbote. Esta adquisición fue afectada a la especifica del gasto 22 (vestuario) de la fuente de recursos ordinarios. Al respecto se ha verificado lo siguiente.

24. 1. COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA EN LA MODALIDAD DE MENOR CUANTÌA A PRECIOS SOBRE VALORADOS. CONDICION.

25. COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA EN LA MODALIDAD DE MENOR CUANTÌA A PRECIOS SOBRE VALORADOS. • CONDICION. • En la adquisición de 60 frazadas de 1 ½ plaza marca Santa Catalina ha sido sobre valoradas cada articulo en S/. 13.40 nuevos soles y de las 60 sabanas de tela San Jacinto de 02 plazas juego completo estampado se ha sobre valorado por articulo en S/. 21.00 nuevos soles que en total suma un importe de S/ 2064.00 nuevos soles pagado en perjuicio de los intereses del Estado como se demuestra en el cuadro Nº 01. • El cuadro comparativo Nº 219 de fecha 03/07/200... y el acta de conformidad de la Orden de Compra Nº 9579 es firmada por la servidora Mariel ........ y carecen estos documentos de la firma del Jefe del Departamento de …. que es quien solicitó dichos bienes y de la jefa de la Unidad de Lavandería Ropería y Costura. DR. OSCAR CRUZ CRUZ

26. 1. COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA EN LA MODALIDAD DE MENOR CUANTÌA A PRECIOS SOBRE VALORADOS. CONDICION. La servidora Maria ........ mediante el Informe Nº 479 -03-UBAS-CPC-CH-UL-RC de fecha 24/07/200.., Recibido el ... de julio del ..... en la Oficina de Abastecimiento solicito en el citado informe al Jefe de Abastecimiento que se devuelvan de inmediato afirmando que “… las sabanas por ser muy delgadas y de mala calidad, por no cumplir con los requerimientos técnicos y medidas correspondientes…”; Así mismo manifiesta que “…Las frazadas también no son de buena calidad, se deterioran con facilidad lo que se hace necesario su devolución las que en ningún momento he solicitado ya que tenemos frazadas suficiente…” y finalmente manifiesta; “… creo esta mala adquisición a ocurrido por no hacer participar a esta jefatura para enunciar los criterios correctos. Espero que al adquirir lo que se requiera en el futuro me permita dar mi opinión técnica en el momento de la elección al mejor proveedor…”

27. 1. COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA EN LA MODALIDAD DE MENOR CUANTÌA A PRECIOS SOBRE VALORADOS. CRITERIO. El proceso de las Adjudicaciones de Menor Cuantía de bienes esta normado en los artículos 92º Bases, 93º Convocatoria, 94º Presentación de propuestas, 95º Evaluación de propuestas y 96º Notificación de la Buena Pro del Decreto Supremo Nº 013-2001-PCM Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Y los procesos de Adquisiciones y contrataciones regulados por este Reglamento se rigen por los principios de moralidad, libre competencia, imparcialidad, eficiencia, transparencia, economía, vigencia tecnológica y trato justo e igualitario; teniendo como finalidad garantizar que las entidades obtengan bienes, servicios y obras de la calidad requerida, en forma oportuna y a precios o costos adecuados. Articulo 3º del Decreto Supremo Nº 012-2001-PCM. Texto Único Ordenado de la Ley Nº 26850 – Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

28. 1. COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA EN LA MODALIDAD DE MENOR CUANTÌA A PRECIOS SOBRE VALORADOS. EFECTO Las consecuencias de la presente situación se expresa en que se han adquirido SABANAS Y FRAZADAS a precios sobrevaluados por un monto de S/. 2,064.00 nuevos soles como se demuestran en el cuadro Nº 039 Adquisición de Vestuario para el Departamentos De Enfermería del Hospital La Caleta de Chimbote

29. 1. COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA EN LA MODALIDAD DE MENOR CUANTÌA A PRECIOS SOBRE VALORADOS. CAUSA Las razones que han originado esta condición es por negligencia, desviación de las normas de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y la falta de honestidad en la adquisición de bienes y por no programar la adquisición de dichos bienes para que sean adquiridos mediante el proceso de selección que corresponda de acuerdo a Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado..