La démarche d’appui en Archivage

1. La démarche d’appui en Archivage Programme d’Appui aux Collectivités Territoriales

2. Domaines d’intervention : Administration et gestion communale Gestion des ressources naturelles Gouvernance de l’économique locale Développement social La mission du PACT : renforcer les capacités des acteurs des CT dans l’accomplissement des fonctions issues de décentralisation Présentation du PACT

3. Présentation de la démarche Archivage • Le constat : • Absence ou défaillance du système de classement et des méthodes d’archivages • Absence de local, d’équipement ou matériel adéquat • Méconnaissance par les élus et le personnel des textes régissant l’archivage au Mali • Difficultés à répondre aux demandes d’information des citoyens

4. Présentation de la démarche Archivage • L’importance de l’archivage : • Les archives communales font partie intégrante des archives du MATCL qui, elles aussi, appartiennent au patrimoine archivistique national • La bonne tenue des archives à quelque niveau que ce soit constitue un devoir patriotique tant pour les administrés que pour les élus • Une bonne gestion des archives est un des critères fondamentaux de l’appréciation et de l’évaluation des performances des Collectivités Territoriales • La bonne tenue des archives est un gain de temps, d’argent et d’espace

5. Présentation de la démarche Archivage • Objectifs : • Rendre accessibles aux élus et aux agents communaux les données de base théoriques et pratiques leur permettant d’appliquer la loi • Permettre aux collectivités territoriales de rendre des services de meilleure qualité à leurs administrés • Contribuer à la sauvegarde des documents qui procèdent de leurs activités et qui sont imprescriptibles et inaliénables

6. Les étapes de la démarche dans la collectivité DÉMARRAGE PRÉPARATION OPÉRATIONS AUTONOMISATION > Identification du besoin > Demande d’appui > Information, responsabilisation, validation > Formation théorique > État des lieux > Formation pratique > Planification > Suivi > Recyclage > Mission de clôture > Suivi > Bilan / restitution

7. Démarrage Identification d’un besoin Demande d’appui

8. Information, responsabilisation, validation

9. Formation Ateliers de formation théorique et pratique

10. Formations et état des lieux

11. Planification Quoi ? > les actions que l’on va faire Qui ? > les responsables des actions Comment ? > la méthode et les outils Quand ? > les dates et la durée

12. Validation et planification du processus

13. Suivi / Recyclage > S’assurer de la dynamique du processus > Identifier les faiblesses pour faire des recommandations > Apporter des compléments de formation pour consolider les acquis > Renforcer les mécanismes de suivi par les acteurs locaux (maire, tutelle…)

14. Suivi

15. Bilan / Restitution Au bout d’un an de mise en œuvre, un BILAN du processus est fait. Les résultats de ce bilan sont partagés publiquement lors de la RESTITUTION.

16. Bilan / Restitution

17. Autonomisation • Suivi • > la structure d’appui fait un dégressif • Recyclage • > en fonction des besoins (arrivée de nouveaux agents, problèmes récurrents…)

18. Autonomisation

19. Mission de clôture > Le système d’archivage est fonctionnel dans la commune

20. En résumé… Avant Après