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Nouvelles listes de présence. Réunion avec les promoteurs du 10 février 2010. Introduction. Liste de présence = élément important pour justifier les subsides octroyés par le Fonds social européen.
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Nouvelles listes de présence Réunion avec les promoteurs du 10 février 2010
Introduction • Liste de présence = élément important pour justifier les subsides octroyés par le Fonds social européen. • Demande de la CAIF de vérifier la concordance entre ces listes de présence signées et les heures déclarées dans l’onglet “Prestations” de l’application FSE-Primaweb. => Veiller à ce que les heures mentionnées sur les listes de présence correspondent bien aux heures mentionnées dans l’onglet « Prestations » de l’application FSE-Primaweb. => Vérification par l’autorité de gestion lors des visites préventives. => Ancien modèles pas toujours très clairs => nouveaux modèles
Nouveaux modèles TRAJET : • Fiche par activité (modèle 1) • Fiche par participant (modèle 2) • ACCOMPAGNEMENT INDIVIDUEL – Fiche de suivi (modèle 3) • ENCADRANT – Heures de travail administratif (modèle 4) PRE-TRAJET • Fiche par activité (modèle 1*) • Fiche par participant (modèle 2*) • ACCOMPAGNEMENT INDIVIDUEL – Fiche de suivi (modèle 3) • ENCADRANT – Heures de travail administratif (modèle 4) Utilisez les modèles qui correspondent le mieux à votre réalité : • Par activité ou par participant • Fiche spécifique pour l’accompagnement individuel • Fiche pour encoder le travail administratif des encadrants
Consignes pour remplir les listes de présence • Seule la signature atteste de la présence d’une personne. Par conséquent, tout enregistrement non signé sera refusé. • Faire signer la feuille de présence au début d’un entretien individuel ou d’une activité. • Expliquer au participant que la signature est un moyen d’officialiser la rencontre ( contrôle). • La durée d’une activité doit être mentionnée en unités horaires. Exemple : mentionner 1,5 si l’activité dure 1H30.
Si un participant est absent à un entretien, on ne valorise pas les heures de l’encadrant en accompagnement. Par contre, ces heures peuvent être valorisées en travail administratif. • Si le participant d’un trajet est malade, ses heures ne peuvent pas être comptabilisées sur les listes de présence et ne peuvent pas être comptabilisées dans les heures de formation et/ou d’accompagnement dans l’application FSE-Primaweb. Par contre, elles peuvent être comptabilisées dans les heures prestées si elles sont couvertes par un salaire garanti.
Listes de présence // Application FSE Il y a lieu de reporter les heures signées sur les listes de présence d’une période déterminée dans chacune des rubriques suivantes (exemple d’un trajet) : Pour l’encadrant d’un trajet : • Formation • Accompagnement • Tâches administratives Pour le participant d’un trajet : • Formation • Accompagnement • = somme des heures d’accompagnement collectif et individuel
Quelques bonnes pratiques de CPAS • Certains CPAS joignent au dossier de chaque participant, un feuillet expliquant ce qu’est le FSE. D’autres expliquent cela lors de la première prise de contact. • Certains CPAS tiennent des listes de présence pour l’ensemble de leurs clients même lorsqu’ils ne sont pas subsidiés car cela témoigne que des actions ont bien été entreprises en cas de contestation. • Certains CPAS photocopient les fiches individuelles en couleur pour faciliter le travail de leurs formateurs.
