Perencanaan Benchmarking

1. PERTEMUAN 7 Perencanaan Benchmarking

2. Perencanaan Benchmarking • Menentukan apa yang akan dibenchmark • Tujuannya menentukan ruang lingkup aktivitas benchmarking • Penentuan ini tentunya berdasarkan keputusan manajemen yang merupakan hasil diskusi dan juga mempertimbangkan resources yang ada • Dalam penentuan ini juga harus mempertimbangkan needs dari customer serta arah perusahaan ke depan ( vision ).

3. Beberapa area benchmarking • Produk • Proses • Fungsipendukung • Performansiorganisasi • Strategi

4. Menentukan jenis benchmarking • Tujuannya adalah menentukan jenis benchmarking yang akan dilakukan. • Penentuan ini bergantung kepada beberapa hal yaitu apa yang akan dibenchmark / subject benchmark, yaitu yang telah ditentukan pada langkah pertama, sumber daya yang dimiliki perusahaan serta bergantung pada kebijakan perusahaan sendiri untuk menentukan seberapa jauh pelaksanaan benchmarking tersebut.

5. Jenis benchmarking (1) • Internal benchmarking • Membandingkan aktivitas di perusahaan kita dengan aktivitas yang sama di departemen, divisi, lokasi atau perusahaan lain di dalam satu group. • Keuntungan dari proses ini adalah adanya kemudahan dalam pengambilan data, sehingga hasil yang diperoleh akan maksimal. • Kekurangan dari proses ini yaitu keterbatasan improvement hanya pada proses yang sama sehingga tidak mampu mencapai world class university.

6. Jenis benchmarking (2) • Competitive benchmarking • Melakukan perbandingan terhadap kompetitor langsung. • Keuntungan dari proses ini adalah kemudahan untuk mentranslasikan proses bisnis kompetitor kepada proses bisnis perusahaan kita dikarenakan teknologi maupun prosesnya tidak terlalu berbeda jauh. Sedangkan kekurangannya yaitu adanya keterbatasan data yang diperoleh karena adanya confidentiality yang harus dijaga atar perusahaan.

7. Jenis benchmarking (3) • Functional / Generic Benchmarking • Melakukan perbandingan terhadap perusahaan lain yang diakui memiliki keunggulan performansi baik proses, produk maupun jasa. • Keuntungannya adalah memungkinkan perusahaan melakukan inovasi-inovasi berdasarkan ide dari perusahaan best practise. Selain itu akses data lebih mudah dan dapat menciptakan network dengan perusahaan tersebut. Kekurangan dari proses ini yaitu kesulitan untuk mentranslasikan proses maupun fungsi dari best practise, yang kemungkinan sedikit berbeda dengan perusahaan kita.

8. Pembentukan team benchmarking • Tujuan dari pembentukan team adalah menentukan personil-personil yang terlibat dalam aktivitas benchmarking, yang mana personil ini yang bertanggung jawab terhadap keberhasilan aktivitas benchmarking di perusahaan.

9. Team benchmarking • Benchmarking Project Manager • Bertanggung jawab dalam merencanakan, mengatur, mengarahkan serta mengendalikan project benchmarking. Selain itu juga bertanggung jawab dalam melakukan koordinasi dengan organisasi lain yang terkait. • Data Collector Analysis • Bertanggung jawab dalam mengembangkan dan menggunakana teknik-teknik benchmarking untuk mengumpulkan, menganalisa dan merepresentasikan data. • Benchmarking Project Support • Memberikan support kepada benchmarking team jika diperlukan.

10. Pengumpulan data eksternal • Desk research dilakukan untuk mengumpulkan informasi sebanyak mungkin mengenai organisasi / perusahaan yang dapat dibenchmark sehingga kita siap pada saat melakukan kontak maupun visit kepada suatu perusahaan. Data-data yang dibutuhkan dapat diperoleh melalui annual report, database di internet, lembaga penelitian, pusat data bisnis, agen-agen, dsb. Berdasarkan data-data ini maka dapat diketahui perusahaan-perusahaan mana saja yang memiliki performansi terbaik dan layak untuk menjadi tujuan benchmark.

11. Mempelajariorganisasisendiri (1) • Data-data yang diperolehharusmencakup : • Ukuranperformansiatau metrics ( berapanilai yang dicapai ) • Cara untukmencapaiperformansi ( bagaimanadanmengapadapatmencapainilaiperformansitersebut ) • Tujuan yang ingindicapai : • Adalahuntukmengidentifikasi Critical Success Factors dariperusahaandanmelakukanpemotretankondisiperusahaansaatiniuntukmengetahuiukuranperformansidarifaktor-faktortersebut.

12. Mempelajariorganisasisendiri (2) • Langkah-langkah yang dilakukan : • Menentukan Critical Success Factor • Dalamprosesmenentukandefinisi CSF danalatukurnyaharuslahserincimungkin. Hal tersebutdikarenakan : • Menentukankedetilaninformasi yang akandiperolehdarihasil benchmarking • Membantuprosesperencanaan benchmarking khususnyadalamhalalokasi resources yang ada ( time consumed, people daneffortnya ) • Membantu benchmarking partners mengerti data yang kitabutuhkandanmenyediakaninformasisesuaikeinginankita.

13. Mempelajariorganisasisendiri (3) • Kerincian CSF dapatdibagimenjadi 3 level, • Tingkat 1 • Mendefinisikansecaraluas area subjek benchmarking, misalnyamelibatkanorganisasional, departementalataufungsi. Pengukurandalamtingkatinimasihsecaraluas. • Tingkat 2 • Mendefinisikansubjekmenjadilebihspesifikdibandingkantingkat 1. Padatingkat 2 inipengukuransubjekmenjadilebihmudahdandibuatkedalampengukuranagregat.

14. Mempelajariorganisasisendiri (4) • Tingkat 3 • Tingkat 3 inisangatspesifikmendefinisikansubjek, khususnyadalamjenispengukuranataudeskripsiproses yang memungkinkan benchmark partner untukmenyediakaninformasi yang dapatdibandingkandenganperusahaankita.

15. Hal-halpentingmenentukan CSF • Harusmerepresentasikansuatuangka yang menjadi indicator utama • Harusjelasdanmudahuntukdimengertisebagai focus utama yang terukuruntuksuatu improvement • Harus customer focused • Harussesuaidengan mission statement danvisiperusahaan

16. Pengukuranperformansi (1) • Untukmelihatperformansiperusahaanberdasarkan CSF yang telahditentukansebelumnya, factor-faktordalam CSF tersebutperludijabarkankedalam target-target perusahaanbaikdalamjangkapanjangmaupunjangkapendek. Target-target inilah yang menjadidasaracuanaktivitasdan improvement yang adadiperusahaan.

17. Pengukuranperformansi (2) • Untukitu CSF terlebihdahuluperluditerjemahkankedalam business process perusahaandandiuraikanmenjadiproses-proses yang lebihdetil. • Hal iniuntukmempermudahanalisadanpengukuranperformansinyakarenaproses-prosestersebutsecaralangsungberpengaruhpadapencapaian target diperusahaan. • Setiapprosesmemiliki indicator performansinyamasing-masing (KPI).

18. EfektifitasProses • Ketepatanwaktu (akurasi) • Reliability (kehandalan) • Biaya • Kualitas • Fleksibilitas

19. MempelajariOrganisasi yang menjadi Target Benchmarking (1) • Langkahberikutnyaadalahmelakukaninvestigasiataumenelitiorganisasi / perusahaan yang akanmenjadi target benchmarking, tujuannyaadalah : • Mengidentifikasidanmemilihorganisasi / perusahaanmana yang akanmenjadi target proses benchmarking • Mencariinformasi yang lebihdetildanmendalammengenai target benchmark. • Melakukankontakdengan target benchmark.

20. MempelajariOrganisasi yang menjadi Target Benchmarking (2) • Aktivitas yang dilakukanuntukmempelajariorganisasi target adalah : • Mengidentifikasidanmemilih target benchmark • Target benchmark dapatdiklasifikasikansebagaiberikut : • Best in Class / World Class • Best Practise • Improvement over current practice • Parity or Below Current Practice

21. sumberinformasiuntukmengidentifikasiperusahaan target • Special awards • Media Attention • Professional Association • Independent Reports • Word Of Mouth • Consultants

22. Contoh Benchmarking