Buchführung mit Zukunft

1. Buchführung mit Zukunft Fachhochschule FIRST Wien, 08.01.2010

2. DATEV-Informationsbüro, Brüssel, Belgien DATEV eG, Nürnberg, Deutschland DATEV.at, Wien, Österreich DATEV.hu in Budapest, Ungarn DATEV SINFOPAC S.L. in Barcelona, Spanien  DATEV in Europa Seit 1966 tätig Mitglieder: ca.39 500 Mitarbeiter: 5 646 DATEVSYMFONIA Sp.zo.o in Warschau, Polen DATEV.cz Brünn, Tschechische Republik Bratislava, Slowakei (über DATEV.cz) IN ÖSTERREICH: Seit 2001 tätig Kunden: ca. 1 000 Arbeitsplätze: ca. 1 750 DATEV KOINOS, DATEV.it, Mailand, Italien

3. Inhalte • Historie der Buchhaltung • Die Entwicklung der Buchhaltung • Zweck der Buchhaltung • Rationalisierung durch die Buchhaltung • Mehrwert der Buchführung • Statistik WKO • Insolvenzquote und Insolvenzursachen • Buchführung mit Zukunft – ein Konzept der DATEV • Digitale Buchführung als Teil von Dokumenten- und Wissensmanagement im Internet-Zeitalter • Ergebnis (Output) einer zukunftsorientierten Buchhaltung

4. Historie der Buchhaltung • Führung von Warenkonten bereits 1426 • erste Bilanz 1511 von den Fuggern erstellt • im 17. Jh. Einführung von Haupt- und Nebenbüchern, sowie die Periodenrechnung mit regelmäßigem Abschluss der Bücher • erste gesetzliche Bilanzierungspflicht 1794

5. Historie der Buchhaltung Zweck: • Auflistung der • Einnahmen und • Ausgaben • Ermittlung • des Lehens • der Steuer • der Ergebnisse

6. Historie der Buchhaltung Aufzeichnungsformen: • Journal (Chronologie) • Hauptbuch (Konten und Kontenblätter) • Nebenbücher • Kreditoren/Debitoren (OPOS) • Warenlager • L+G - Buch • Bank- und Kassabuch • Rechnungsbuch

7. Was erwartet der Mandant heute von einer zeitgemäßen Buchführung? • Kunden-Anforderungen • Aktuelle (täglich, wöchentlich) offene Posten Liste • Buchführung mit schlankem Forderungs- und Zahlungsmanagement • Auswertungen für die Bank • Zielsetzung aus Sicht des Kunden • Buchführung als Steuerungsinstrument für das Unternehmen • Unterstützung durch den Steuerberater als „Unternehmer-Berater“

8. Was geschieht bisher im Unternehmen? Zeitachse Prozess im Unternehmen Ablage des Unternehmens für die Steuerkanzlei typische Problemstellung beim Austausch der Belege: die Belege werden zeitversetzt erst dann in die Kanzlei gegeben, wenn man sie im Unternehmen nicht mehr „braucht“

9. Unsere Antwort… Mehrwert für Unternehmen durch Buchführung mit Zukunft

10. Mehrwert der Buchhaltung WKO Unternehmensstatistik von 2008

11. Mehrwert der Buchhaltung – wozu? Insolvenzgründe: • Zahlungsunfähigkeit (§ 17 InsO) • drohende Zahlungsunfähigkeit (§ 18 InsO) • Überschuldung (§ 19 InsO) Quelle: Creditreform Wirtschafts- und KonjunkturforschungBZR 01.01.-30.09.2008

12. Mehrwert der Buchhaltung – wozu? Insolvenzgründe: • Zahlungsunfähigkeit (§ 17 InsO) • drohende Zahlungsunfähigkeit (§ 18 InsO) • Überschuldung (§ 19 InsO) Quelle: Creditreform Wirtschafts- und KonjunkturforschungBZR 01.01.-30.09.2008 kein operatives Controlling

13. Buchführung mit Zukunft - ein Konzept der DATEV -

14. Kanzlei Buchen Kanzlei-Rechnungswesen digitales Belegbuchen Kanzlei-Rechnungswesen sicherer Datenaustausch mit DATEVnetplus Buchführung mit Zukunft –der Einstieg… Unternehmen Belege senden Belegablage im Rechenzentrum Belegverwaltung online Fax Belegverwaltung online

15. Dienstleistungsspektrum ausbauen und Kundenbindung erhöhen Buchführung mit Zukunft – der Nutzen … • … für den Wirtschaftstreuhänder • Entzerrung von Auslastungsspitzen um den USt-VA-Termin • Verbindung von Buchungssatz und Beleg reduziert den Vorbereitungsaufwand für den Jahresabschluss • Betriebswirtschaftlich (zeit-)näher am Unternehmen/Klientinkl. OPOS/Mahnwesen • … für das Unternehmen -> mehr Betriebswirtschaft durch • zeitnahe betriebswirtschaftliche Daten • Übernahme des Debitorenmanagement • Einzug von Lastschriften • Übernahme des Mahnwesens • Bereitstellen einer Zahlungsvorschlagsliste

16. Buchführung mit Zukunft –Wie kann es weiter gehen? Unternehmen Kanzlei Belegerfassung Belegablage im Rechenzentrum Buchungsvorschlägeautomatisiert einlesen Unternehmen online Belegverwaltung online Kanzlei-Rechnungswesen digitales Belegarchiv Zahlungsvorschläge Unternehmen online, Fax/Scanner, SmartCard Belegverwaltung online Kanzlei-Rechnungswesen

17. Nutzung von Schnittstellen zur Automatisierung Anzahl der Buchungen pro Monat: ca. 150 d.h. jede Woche werden • 6 - 7 Ausgangsrechnungen geschrieben • 7 - 8 Rechnungen überwiesen und Kontoauszüge von der Bank geholt, • 10 - 12 Eingangsrechnungen und Quittungsbelege abgelegt, • 5 Einträge im Kassenbuch vorgenommen 01.10.2014 17

18. Dienstleistungsspektrum ausbauen und Kundenbindung erhöhen Buchführung mit Zukunft – Weitere Dienstleistungen des WT • Kreditorenmanagement • Erstellung von Zahlungsvorschlägen • Überwachen von Fälligkeitslisten • automatisch verschlagwortetes Belegarchiv • Chance einer Arbeitsteilung mit dem Mandanten • Kassenbuch online • Rechnungseingangsbuch online • Rechnungsausgangsbuch online Wozu?

19. Buchführung mit Zukunft –Angebote im Internet „Spaßfaktor Buchhaltung“

20. gezielte Ansprache Ihrer Mandanten – wie wird daraus eine berechenbare Leistung? Eine spannende Aufgabe... • Unterstützung bei der Steuerung des Unternehmens / Entwicklungen erkennen und hinterfragen • Unterstützung durch laufende Entlastung / Unternehmer kann sich auf das Wesentliche konzentrieren Konzentration auf Kernkompetenz

21. Mehr als nur Buchführung • Erfolgsmanagement (Unternehmer-Informationssystem) • Dienstleistungen über Wirtschaftsberatung • Ermittlung der kurzfristigen Liquiditätsbedarfe • Überwachung und Optimierung Zahlungsziele • Liquiditäts- und Ertragsplanung (auch: BWA-Plan) • Controlling(Banken-Reporting) • Dienstleistungen • Vorbereitung Bankengespräch • Rating-Beratung / Überprüfung Bankenrating • Lieferantenmanagement • Erstellen von Zahlungsvorschlägen und Ausführung nach Freigabe • Transparente Dokumentation • Rechnungseingangsliste • Zahlungsvorschlagsliste • Zahlungsausgangsliste • elektronische Belegaufbewahrung • Chef-Informationen zu Offenen-Posten • Analyse Zahlungsziele (Quartal) • ABC-Analyse Lieferanten (Quartal) • Kundenmanagement • Erstellen von Mahnvorschlägen und Mahnungen (3 Mahnstufen) • Transparente Dokumentation • Rechnungsausgangsliste • Zahlungseingangsliste • elektronische Belegaufbewahrung • Chef-Informationen zu Offenen-Posten • Mahnvorschlagsliste (wöchentlich) • Risikobewertung Kunden (Monat) – Fälligkeitsliste aus Kanzlei-Rechnungswesen • ABC-Analyse Kunden (Quartal) – Controllingreport, Kanzlei-Rechnungswesen Elektronisches Belegarchiv (Zugriff per Internet und Smartcard auf das DATEV-RZ) • (Verbindlichkeiten) • zeitnahes Buchen von Lieferantenrechnungen • Laufende Überwachung der Fälligkeiten • Chef-Informationen zu Offenen-Posten • OP-Liste (wöchentlich) • Aktuelle Buchführung • (Forderungen) • zeitnahes Buchen von Kundenrechnungen • Laufende Überwachung der OP und Verbuchung der Zahlungen • Chef-Informationen zu Offenen-Posten • OP-Liste (wöchentlich) Qualitäts-Buchführung

22. Buchführung mit Zukunft - Unterstützung für Sie: www.datev.de/buchfuehrung-mit-zukunft • Leistungs-beschreibung • Gesprächs-leitfäden • Präsentationenfür Mandanten • Musterdaten-bestände • Vermarktungs-unterlagen • Produkt-Demos

23. Digitale Buchführung als Teil von Dokumenten- und Wissensmanagement im Internet-Zeitalter

24. Die Zukunft der „Buchführung mit Zukunft“: Rechnungserkennung – seit CeBIT 2008

25. Was ist Dokumenten-Management? Erzeugen Jede Information, die in irgendeiner Form elektronisch gespeichert werden kann:Briefe, Formulare, Belege, Faxe, E-Mails, Texte, Grafiken, Präsentationen, Auswertungen, usw. „Zentrale“ Ablage von jedem Arbeitsplatz möglich Ablegen Revisionssicherheit Bearbeitungsstatus Dokumentenhistorie Übergreifende Archive auch über mehrere Standorte bzw. Niederlassungen DMS-Workflow Bearbeiten Finden

26. Dokumente erzeugen Wissen, Informationen, Dokumente • Auswertungen(automatische Indexierung) • Office Dokumente • (Word, Excel, Powerpoint) Emails(Outlook) • Stammdatenaus zentralen Systemen Dokumenten- Management Windows Dateisystem Ausdrucke aus Windows-Programmen(Pdf- und Tif-Druckertreiber), Alt-archive Post-eingang

27. Übergabe von Auswertungen mit automatischer Indexierung im DMS Ablage (aus DATEV-Anwendungen)

28. DATEV-DMSIntegration (in die Office-Produkte)

29. Workflow mit DATEV-DMSBuchen in Kanzlei-Rechnungswesen

30. Workflow mit DATEV-DMS Buchen eingescannter Belege • Ergebnis • Anzeige des Belegbildes aus den Auswertungen in • Rechnungswesen (z. B. OPOS-Liste, Kontoblatt) • Jahresabschluss • Anlagenbuchführung • Kostenrechnung

31. Buchen eingescannter BelegeSchnelle Antworten und automatische Sortierung • Schnelle Antworten • Buchen von Zahlungen: Was war das für eine Rechnung? • Jahresabschluss: Wo ist der Beleg zu einer Buchung? • Kostenrechnung: Was steckt hinter der Aufwandsposition? • Anlag: Wo ist die Rechnung zu einem Anlagenzugang? • Neue automatische Sortierungen der Belege • Vorher: Sortierung nach Lieferant • Nachher: Sortierung nach allen Auswertungskriterien der Buchführung und Kostenrechnung (z. B. Wareneingangskonten, Kostenkonten, Buchungstext der Buchung, Kostenstelle, Periode, Belegtyp, Umsatz)

32. Rechnungs- erkennung OCR 1. 2. (x20; y693): (x300; y693)Gesamtbetrag 155,00 Bild + Text + Position + Bedeutung Bild + Text + Position DATEV DMS OCR Buchungsassistent2 Schritte vom Bild zur Rechnungsnummer Bild

33. Rechnungsdatenbank Neue Rechnung + Geschäftspartner, Sachkonto, Buchungstext … ReNr, Datum, Betrag Buchungssatz DATEV DMS OCR BuchungsassistentFertiger Buchungssatz mit Hilfe der Rechnungsdatenbank

34. Eingangs-Rechnungen Quittungen,Kassenbelege... Die Arbeitsteilung flexibel gestalten Vorerfassung durch Mandant im Internet / DATEV- Rechenzentrum Klient Kanzlei Geschäftsbücher online Kassenbuch online Rechnungseingangsbuch online Rechnungsausgangsbuch online Kanzlei-Rechnungswesen Geschäftsbücher online

35. Bisheriger Ablauf der Bearbeitung Belegwesen manueller Eintrag in den Rechnungsbüchern „Buchungsstempel“ Beleg-Bild Finanzbuchführung Buchen mit digitalen Belegbildern

36. Automatische Rechnungserkennung Belegwesen Interpretation z. B. über Schlüsselworte OCR Prüfroutinen „Buchungsstempel“ Beleg-Bild alle Zeichen (Volltext) u. Positionen Lern-komponente Finanzbuchführung

37. Kontroll-Informationen Automatische Rechnungserkennung Belegwesen Interpretation z.B. über Schlüsselworte OCR Prüfroutinen „Buchungsstempel“ Beleg-Bild alle Zeichen (Volltext) u. Positionen Lern-komponente Finanzbuchführung Buchungsvorschlag Verschlagwortung

38. Integrierte DATEV-Rechnungserkennung

39. „Buchungsstempel“ Nutzdaten Beleg-Bild Volltext Positionen Automatische Rechnungserkennung Nutzen der DATEV-Lösung: • selbstlernendes System (keine Formulardefinition, keine besonderen Stammdaten …) • Bilder, Volltext und Nutzdaten in einer Datenbank • Integration in bestehende Abläufe und Oberflächen (Kanzlei-Rechnungswesen und Unternehmen-Online) • Nutzen für Kanzlei und Mandant Buchungsvorschlag … und viele weitere Möglichkeiten Verschlagwortung Kontroll-Informationen

40. Ergebnis einer zukunfts- orientierten Buchhaltung

41. Output B W A

42. Output Controlling Report

43. Output Company-Check

44. Ergebnis Von der Buchhaltungspflicht… …zum operativen Controlling

45. Unsere Unterlagen finden Sie auf store.datev.at