Datové schránky a komerční sektor Nutné zlo nebo odrazový můstek ? Pavel Nemrava

1. Datové schránky a komerční sektor Nutné zlo nebo odrazový můstek? Pavel Nemrava

2. Právní shrnutí zákona 300/2008 • Informační systém datových schránek • Správce: Ministerstvo vnitra ČR • Provozovatel: Česká pošta • Systém, který obsahuje informace o datových schránkách a jejich uživatelích • Datová schránka je: • registrované a zaručené doručování dokumentů • provádění úkonů vůči veřejné moci • zpráva, dodaná přes datovou schránku, plně nahrazuje doporučenou zásilku (a to i do vlastních rukou) • Datová schránka není: • Datová schránka není email • Datová schránka není archiv

3. Právní shrnutí zákona 300/2008 • Datová schránka ze zákona • Datová schránka je ze zákona zřizována od 1. 7. 2009: • Orgánům veřejné moci – OVM (státní správa, samospráva, soudci, exekutoři, notáři …) • Právnickým osobám zapsaným v obchodním rejstříku • Datová schránka bude ze zákona zřízena od 1. 7. 2012: • Advokáti (mohou požádat dříve) • Daňový poradce (mohou požádat dříve) • Datová schránka ze zákona nemůže být zrušena • Povinnost používat datovou schránku ze zákona • Orgán veřejné moci musí komunikovat s libovolným subjektem (OVM, PO, FPO, FO) elektronicky pokud tento subjekt má zpístupněnou datovou schránku

4. Právní shrnutí zákona 300/2008 • Datová schránka na žádost • Na žádost lze zřídit fyzické osobě (včetně cizinců, kteří mají přiděleno rodné číslo) • Podnikajícím fyzickým osobám • Právnickým osobám nezapsaným v obchodním rejstříku • OVM – mohou požádat o libovolné množství dalších datových schránek • Možnost používat datovou schránku • Nepovinné odesílání datových zpráv platí pro všechny subjekty mimo OVM • Komunikace mezi PO/FPO/FO je možná na základě souhlasu přijímací datové schránky takto: • Od 1.1.2010 – pouze faktury a obdobné doklady • Od 1.7.2010 – libovolná komunikace (registrovaná elektronická komunikace s odběrateli, dealery, obchodními zástupci, dodavateli …)

5. Fakturace a datová schránka • eFakturace • Od 1. 1. 2010 mohou komerční subjektu komunikovat mezi sebou – faktury a obdobné doklady na základě souhlasu • Faktury v PDF • Jednoduché řešení odesílání podepsaných faktur ve formátu PDF – lze nasadit okamžitě i mimo datové schránky prostřednictvím emailu • ISDOC • ISDOC je formát elektronické fakturace v ČR, který definovala "Pracovní skupina pro Elektronické standardy výměny dat" sdružení SPIS. • Dne 16. října 2008 byla podepsána "Deklarace o společném postupu v oblasti řešení elektronické fakturace v ČR". • Další informace: www.isdoc.cz

6. Právní shrnutí zákona 300/2008 • Fikce doručení • Zásilka je doručena okamžikem, kdy se do datové schránky kdokoliv podíval • Zásilka je doručena po 10 dnech od doručení, i když se do datové schránky nikdo nepodíval • Komerční zásilka je doručena pouze v okamžiku, kdy se do datové schránky kdokoliv podíval • Archivace • V datové schránce jsou zásilky uloženy po dobu 90 dní ode dne doručení, pak se nemilosrdně smažou • Sankce • Šíření nevyžádaných obchodních či obtěžujících sdělení – až 10 mil. Kč • Šíření škodlivého počítačového programu – až 20 mil. Kč

7. Právní shrnutí zákona 300/2008 • „Termín spuštění“ • Datové schránky ze zákona jsou zřizovány ze zákona po dobu 90 dní od účinnosti zákona (od 1. 7. 2009) • Statutárům těchto organizací budou posílány přístupové údaje v zásilce do vlastních rukou • Datová schránka je zpřístupněna (připravena k příjmu zásilek) prvním přihlášením statutára • Nejpozději však k 1. 11. 2009 • Financování provozu datových schránek • Náklady spojené s provozováním informačního systému datových schránek hradí stát z prostředků státního rozpočtu vyčleněných podle návrhu ministerstva pro stanovený účel v kapitole všeobecná pokladní správa • Netýká se datových zpráv mezi PO/PFO/FO – ty se hradí podle ceníku

8. Právní shrnutí zákona 300/2008 • Parametry datové zprávy • Přílohou mohou být všechny formáty s výjimkou formátů určených pro ukládání spustitelných a komprimovaných souborů • Maximální velikost datové zprávy dodávané do datové schránky činí 10 MB • Autorizovaná konverze dokumentů • konverze pouze: vstup formát PDF v. 1.3, výstup formát PDF v. 1.7 • Je potřeba zajistit vytváření dokumentů ve formátu PDF včetně elektronického podepsání a otiskem časového razítka

9. Náběh datových schránek ? ?

10. Shrnutí • Spuštění Vaší datové schránky • Nejpozději do 31. 10. 2009 můžete zprovoznit datovou schránku sami • 1. 11. bude Vaše datová schránka ze zákona aktivní (ať chcete nebo ne) • Webový přístup nebo nadstavba? • Do konce září rozhodněte, jak budete k datové schránce přistupovat (implementace nadstavby trvá cca 20 pracovních dní) • Archiv • Od zprovoznění datové schránky máte 90 dní na to, abyste si zajistili archiv svých datových zpráv

11. Hlavní úkoly, které řešíme! • Elektronické originály • Umíme pracovat s elektronickými originály? • Budeme všechno tisknout? Nebo budeme originály vyřizovat elektronicky? • Jak je budeme sdílet? • Jak k nim zajistíme řízený přístup? • Archivace • Datové zprávy jsou po 90 dnech ode dne doručení z datové schránky smazány • Archivace musí mít řízený přístup a musí být bezpečné – jsou to Vaše jediné originální dokumenty!

12. Hlavní úkoly, které řešíme! • Adresace datových zásilek • Komerční subjekt bude mít pouze 1 datovou schránku (bez ohledu na velikost organizace) • V případě velké organizace je potřeba: • řídit vyzvedávání zásilek (jsou v tu chvíli doručené) • jejich umístění na správné pracoviště (ode dne doručení běží termíny – např. k odvolání ke správnímu rozhodnutí) • Způsoby adresace: • Podle výstavce (ČSSZ půjde vždy na personální, FÚ půjde vždy na úsek finančního ředitele apod.) • Mohou být agendy, které jsou automaticky zpracovávané – například faktury …

13. Etapy nasazení 1) Výběr, distribuce a archiv datových zpráv • Adresace – problém organizací, které mají velký počet zaměstnanců nebo mají větší množství poboček • Logování transakcí 2) Sjednocení papírové a el. cesty (konverze) • Po ověření funkčnosti ad 1) sjednocení zpracování kompletní došlé pošty (papírové i digitální) • Zajištění konverze papírových dokumentů do digitální podoby 3) Napojení na Agendové informační systémy (AIS) • Oddělení datových zpráv od běžné korespondence – týká se významného množství stejného typu zpráv 4) Odesílání zpráv • Úspora nákladů na komunikaci s OVM a příprava na komerční datové schránky

14. Holding – centrální řešení Informační systém datových schránek Form Management System Podatelna Podatelna Podatelna Podatelna Firma n Matka Firma 1 Firma 2

15. Form management systemDatová schránka - základ jednoduchý pro všechny Jednoduché formulářové rozhraní Komunikace s DS • Zpracování příchozích zásilek • Datové zprávy • Papírová pošta Informační systém datových schránek • Zpracování odchozích zásilek • Datové zprávy • Papírová pošta Form Management System (základem je 602XML FS) • Evidence • Deník došlé pošty • Deník odeslané pošty Archivace zásilek Osobní odpovědnost Návaznost na stávající systémy Připravenost na elektronizaci procesů

16. Form management systemElektronizace procesů Jednoduché formulářové rozhraní Sběr dat Schvalování Data jsou opakovaně využitelná Informovanost Form Management System (základem je 602XML FS) Archivace Osobní odpovědnost Návaznost na stávající systémy

17. Druhy elektronických firemních procesů Nákup zboží a služeb Řešení na míru Schvalování smluv Elektronická fakturace Obchodní procesy Personální a mzdová agenda

18. Druhy elektronických firemních procesů • Nejčastěji požadovaná bezpapírová řešení podnikových procesů: • Vydávání a bezplatné odesílání elektronických faktur • Elektronické schvalování došlých faktur • Obecné řízení firemních procesů • Vytváření a evidence smluv • Personální a mzdová agenda • Nákup zboží a služeb (Procurement) • Jednotné vytváření obchodních nabídek • Procesy orientované na servis • Sběr dat z různých dotazníků

19. Co přináší elektronizace firemních procesů • Odstranění papírování v různých oblastech podniku • to však neznamená, že papír definitivně končí … • Typové sady již zpracovaných formulářů • agenda je většinou prezentovaná jedním formulářem • Vždy se přizpůsobuje konkrétní organizaci • Navržení/úprava formuláře je jednodušší než vývoj speciální aplikace • Vy si vyberete přesně tu oblast, kterou právě chcete řešit • Elektronizace procesů tedy může probíhat postupně

20. Co přináší elektronizace firemních procesů • Elektronické procesy se uživatelé nemusí učit • vzhledem k tomu, že se většinou při návrhu formuláře vychází z papírových předloh, které uživatelé znají • Popis firemních procesů • Vznikem formuláře jsou procesy nejen realizovány ale i popsány • Uživatelé se soustředí pouze na obsah • Všechny technické finesy (podpis, časové razítko, odesílací profil apod.) jsou před uživatelem skryty a přesto je používá (zkušenost z projektu Czech POINT)

21. Elektronizace firemních procesů - nástroje • 602XML: bezchybné vyplnění • Automatické kontroly s fokusem na chybu • Číselníky • 602XML: srozumitelnost • Kontextová nápověda • Dynamické chování formuláře

22. Konverze, vytváření digitálních dokumentů • §69a z. 499/2004 Sb. (o archivnictví a spisové službě) • (8) Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje za pravý, byl-li podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou elektronickou značkou osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. Ustanovení věty první se vztahuje i na dokumenty vzniklé z činnosti původců, kteří nejsou určenými původci.“. • Je potřeba zajistit: • Převod do PDF (scan, export) • Elektronický podpis nebo elektronickou značku • Kvalifikované časové razítko!

23. Czech POINT – Autorizovaná konverze z listinné do elektronické formy Stažení formuláře pro prováděné konverze dokumentů 1 5 4 Modul Úložiště OD Modul Úschovna Časové razítko 2 Provedení konverze Elektronické podepsání a získání kvalifikovaného časového razítka 3 Centrála Czech POINT Uložení ověřovací doložky do Centrálni evidence ověřovacích doložek 4 1 3 2 5 5 Předání konvertovaného dokumentu Provedení konverze Pracoviště Czech POINT vybavené multifunkčním zařízením

24. Konverze z listinné do elektronické formy – ve firmě Stažení formuláře pro provádění konverze/digitalizace dokumentů nebo pro konkrétní firemní proces 1 4 Časové razítko DMS /FMS 2 Provedení konverze nebo digitalizace Konverzní server PDF/A Konverzní server PDF/A Elektronické podepsání a získání kvalifikovaného časového razítka 3 1 4 Předání konvertovaného dokumentu do DMS nebo zpracování ve FMS, případně uložení zkonvertovaného dokumentu nebo jeho odeslání prostřednictvím ISDS 3 2 Konverze, digitalizace Vaše pracoviště vybavené multifunkčním zařízením

25. Konverze, vytváření digitálních dokumentů • Formát pro archivaci PDF/A podle normy ISO-19005-1 • Nezávislost na platformě • jistota zcela správného zobrazení a tisku, bez ohledu na to, v jakém zařízení/software je soubor otevírán. • Nezávislost na době • jistota zcela správného zobrazení i kdykoli v budoucnu • Všechno je uvnitř • Nevyužívají se při zobrazování vnější zdroje informací (například fonty). Všechny potřebné informace jsou uloženy uvnitř souboru.

26. Konverze, vytváření digitálních dokumentů • Kde lze digitální dokumenty využít: • Možnost odesílání elektronických dokumentů prostřednictvím datové schránky • Dokumenty v datové zprávě zpravidla podepsané být nemusí (el. značku a časové razítko zajišťuj ISDS automaticky) • V případě, že za firmu podepisuje více jednatelů – pak je nutný vícenásobný podpis statutárního orgánu • Elektronizace procesů • Součástí elektronických procesů musí být elektronické dokumenty • Elektronizace archivů • V případě rutinního provozu elektronických procesů je možné sjednotit archivy (elektronické i papírové)

27. Proč Software602 & Novell Životní cyklus certifikátů Vydání Zneplatnění Ztráta Pozastavení CRL Primární, centralizované úložiště informacío identitách Sjednocení autentizacea autorizace Centralizované řízení přístupu na základě rolí a jim přidělených právech Sjednocení identitního prostoru Jednotná správa uživatelů, oprávnění a odpovědnosti Konsolidace portálů v organizaci Jednotné zabezpečené přihlášení uživatelů do všech aplikací IDM Access Manager Interní CA Trezor identit • Sjednocení • Řízení • Správa • Bezpečnostprocesů

28. Manažerské shrnutí • Odezva z našeho roadshow • Liberec 3. 9. 2009 • Ostrava 8. 9. 2009 • Olomouc 9. 9. 2009 • Brno 15. 9. 2009 • Praha 16. 9. 2009 • Plzeň 23. 9. 2009 • http://www.egovernment.cz/datovky/ • Výsledky diskuse se stovkami firem • 1/3 považuje datové schránky za nutné zlo • 1/3 chce využít datové schránky jako impuls k elektronizaci procesů • 1/3 firem chce sjednotit papírovou a elektronickou cestu dokumentů

29. Manažerské shrnutí • Odezva z našeho roadshow • Liberec 3. 9. 2009 • Ostrava 8. 9. 2009 • Olomouc 9. 9. 2009 • Brno 15. 9. 2009 • Praha 16. 9. 2009 • Plzeň 23. 9. 2009 • http://www.egovernment.cz/datovky/ • Výsledky diskuse se stovkami firem • 1/3 považuje datové schránky za nutné zlo • 1/3 chce využít datové schránky jako impuls k elektronizaci procesů • 1/3 firem chce sjednotit papírovou a elektronickou cestu dokumentů

30. Manažerské shrnutí • Máte jistotu • K 1. 11. bude Vaše datová schránka zpřístupněna!ať chcete nebo ne • Web nebo nadstavbu • Do konce září byste se měli rozhodnout • Konverze • Nativní součástí problematiky datových schránek • Využijte datových schránek • K efektivnímu zahájení elektronizace procesů