PENGEMBANGAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA SEBAGAI LEMBAGA YANG OTONOM

1. PENGEMBANGAN UNIVERSITAS BRAWIJAYASEBAGAI LEMBAGA YANG OTONOM Presentasi Menuju Otonomi Jakarta, 19 Juli 2006 UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2. POKOK-POKOK BAHASAN UMUM PENATAAN ORGANISASI PENATAAN SISTEM KEUANGAN PENATAAN SISTEM PENGELOLAAN SDM PENATAAN SISTEM PENGEL. AKAD. & PENJAM.MUTU PENATAAN SISTEM PENGELOLAAN ASET PENGEMBANGAN SISTEM IT

3. RASIONALITAS UMUM • Universitas Brawijaya mempunyai visi dan misi menjadi Universitas berskala internasional • Sistem manajemen yang dipakai dan implementasinya saat ini ternyata belum cukup efektif mendukung tercapainya visi dan misi tersebut • Untuk itu, perlu dikembangkan organisasi baru yang lebih efisien dan efektif. • Pembenahan manajemen pada organisasi yang baru memerlukan landasan hukum yang berbeda dengan statusnya sekarang. • Maka dari itu, diusulkan kepada pemerintah agar Universitas Brawijaya memiliki asas legal yang memungkinkan melakukan perubahan organisasi dan manajemen.

4. VISI Menjadi universitas unggulan dan dapat berperan sebagai agen perubahan masyarakat melalui proses pendidikan, penelitian, dan pengabdian yang memenuhi standar nasional dan internasional.

5. MISI • Menyelenggarakan pendidikan tinggi untuk membangkitkan kesadaran tentang keberadaan penciptaan alam oleh Tuhan Yang Maha Esa dan sadar bahwa setiap kehidupan mempunyai hak untuk dihargai • Menyelenggarakan proses pendidikan agar peserta didik menjadi manusia berkemampuan akademik dan/atau profesional yang bermutu. • Melakukan inovasi, pengembangan dan penyebar-luasan ilmu pengetahuan, teknologi, humaniora dan seni, serta mengupayakan penggunaannya untuk meningkatkan taraf kehidupan masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional.

6. NILAI & SIKAP DASAR • Universal (holistik) dan objektif. • Nilai-nilai akademik dan profesi. • Menjunjung tinggi kebebasan akademik • Transparan, efektif, efisien, demokratis, adil, jujur, responsif dan akuntabel. • Kepedulian terhadap permasalahan bangsa dan nasib kaum marginal • Sikap mandiri dan menjaga kehormatan sebagai kekuatan moral, kemanusian, dan kebenaran. • Menghargai karsa dan karya yang membangun peradaban

7. PENILAIAN LINGKUNGAN • UB menjadi harapan utama untuk mendukung realisasi kota Malang sebagai kota pendidikan bertaraf internasional, kota industri, dan kota pariwisata. • UB bertanggung jawab untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat Indonesia, dan di tingkat lokal bertanggung jawab terhadap kelangsungan dan perkembangan potensi Malang Raya sebagai wilayah pertanian subur maupun lahan kering yang kurang subur hingga wilayah lautan Hindia yang sangat potensial dari sisi sumberdaya dan pertambangan. • UB dituntut untuk memperbaiki kualitas proses pendidikannya disertai dengan upaya peningkatan relevansinya dalam rangka persaingan global. • Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi membuat kebijakan untuk perbaikan otonomi organisasi pendidikan tinggi, yang dipercaya mampu memperkuat universitas mengembangkan kemampuannya untuk menantang kompetisi global, termasuk UB.

8. VISI UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2020 MENJADI UNIVERSITAS BERDAYA SAING INTERNASIONAL SASARAN PENGEMBANGAN 2006 – 2010 2011 – 2015 2016 – 2020 2021 – 2025 Transformasi Kelembagaan dan Pemantapan Daya Saing tingkat Nasional Pencapaian Daya Saing ASEAN Pencapaian Daya Saing Asia Pencapaian Daya Saing Global

9. Dasar Pemikiran Penataan Organisasi • Otonomi menuntut tanggungjawab yang semakin luas dan mendorong terjadinya transformasi dari akuntabilitas kepada pemerintah menuju/ke akuntabilitas kepada stakeholders. • Masing-masing stakeholders memiliki kepentingan yang tidak selalu sama, akan tetapi secara umum akan menuntut dilakukannya pengelolaan organisasi yang efisien, efektif, produktif, transparan dan akuntabel. • Pengelolaan organisasi dimaksud disandarkan pada nilai-nilai utama dan sikap dasar (core values) maupun nilai-nilai yang diyakini bersama (shared values), seperti keadilan (justice and fairness), kejujuran (honesty), kepedulian (caring), dan responsiveness.

10. SASARAN MASA TRANSISI • Perbaikan transparansidan akuntabilitas manajemen baik aspek keuangan, akademik maupun sumberdaya untuk mendorong perbaikan efisiensi organisasi dan membangun saling kepercayaan baik dari kalangan internal dan eksternal universitas untuk membangun partisipasi. • Meningkatkan efisiensi pendidikan tinggi melalui penataan ulang organisasi dan peningkatkan manajemen akademik, pengawasan dan pemanfaatan sumberdaya manusia, serta pengembangan sistem manajemen berbasis TI • Meningkatkan kinerja SDM dengan membangun sistem kerja meritokrasi • Meningkatkan atmosfir akademik melalui program kegiatan peningkatan pelaksanaan pendidikan agar memiliki relevansi dengan kegiatan penelitian serta pengabdian masyarakat.

11. SASARAN MASA TRANSISI 5. Perbaikan kemampuan Unit Pelaksana dalam menjalankan fungsi akademik (aspek perencanaan, implementasi mutu, akuntabilitas, penjaminan mutu) 6. Perkembangan sistem penjaminan mutu internal Universitas(Sistem Mutu, SDM, Kesadaran Mutu) 7. Peningkatkan pengelolaan hasil penelitian agar memiliki dampak lebih besar bagi masysrakat dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat dan tuntutan perkembangan, dan memberikan konstribusi pendanaan 8. Manajemen infrastruktur serta sistem informasiyang efektif mendukung kinerja organisasi 9. Peningkatan koordinasi internal untuk mendorong kerjasamadan pengembangan unit usaha untuk memperbaiki struktur pendanaandengan memperbaiki Tata Pamong.

12. STRATEGI TRANSFORMASI 2006-2010 T A R G E T • EKSTERNAL • Lebih dari 90% akreditasi A • Satu Dosen/15 mahasiswa • Jumlah paten (20/tahun) • 50 Jurnal International/tahun • Masa tunggu lulusan 3 bulan • INTERNAL • Leadership • Relevant • Atmosphere • Internal Management • Sustainable • Efficient PRA KONDISI SDM Yang Memadai Pelaksanaan Tridharma berkualitas Sarana fisik dan fasilitas yang cukup Penyangga Manajemen yang Transparan & Akuntabel

13. HUBUNGAN HiRARKI AKADEMIK- MANAJERIAL PIMPINAN UNIVERSITAS Otoritas Ketidakbebasan • Azas: • Efisiensi • Kebebasan • akademik • Akuntabel • Transparan • Universalitas • Keobyektifan • Demokrasi AKADEMIS MANAJERIAL Jurusan Ketidakbebasan Otoritas

14. MWA (Majelis Wali Amanat) SENAT AKADEMIK UNIVERSITAS PIMPINAN FAKULTAS DIREKTORAT Pusat Jaminan Mutu SENAT AKADEMIK FAKULTAS PIMPINAN UNIVERSITAS JURUSAN / BAGIAN USULAN ORGANISASI UB OTONOM DEWAN AUDIT UNIT USAHA AKADEMIK UNIT USAHA KOMERSIAL Satuan Pengawasan Internal

15. Pasca Transisi: ORGANISASI UB YG EFEKTIF DAN EFISIEN BERBASIS TI • Integrated manajemen sistem yang transparan dan akuntabel untuk mendukung pengembangan kinerja akademik • e-Learning & e-Management sistem • Penggunaan IT dalam proses belajar mengajar dan penelitian • Implementasi sistem administrasi dan proses transaksi organisasi secara online dengan kemampuan untuk pengambilan keputusan secara penuh (cepat, tepat dan akurat) • Pengembangan sistem pengamanan data-data internal dan kemanan jaringan • Akses informasi yang memadai • Sivitas akademika memiliki layanan akses informasi data dan suara yang memadai secara bertanggung jawab • Pengenalian sistem keamanan data dan akses data

16. MANAJEMEN KEUANGAN

17. Aspek Keuangan Masa Transisi Sasaran Strategis Peningkatan transparansi dan akuntabilitas sistem keuangan didasarkan pada praktek-praktek akuntansi yang sehat menuju terwujudnya good university governance di bidang keuangan.

18. Aspek Keuangan Universitas Brawijaya • Keadaan Sekarang • Rencana Masa Transisi (2006-2010) Sistem Sumber & Penggunaan Dana

19. ASPEK SISTEM KEUANGAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA • Pengembangan Sistem Informasi Berbasis Komputer (CBIS) dan • Assurance Systems: • Sistem Penganggaran dan Pelaporan Berbasis Kinerja • Sistem Informasi Akuntansi (SIA) termasuk Sistem Informasi untuk Aktiva Tetap • Peningkatan Assurance Systems melalui Audit Internal & Eksternal ORGANISASI/ MANAJEMEN (STRUKTUR ORG, SOP) TEKNOLOGI (HARDWARE, SOFTWARE, JARINGAN) SUMBER DAYA MANUSIA

20. Aspek Keuangan Unibraw: Struktur Organisasi - Keadaan Sekarang Rektor Pembantu Rektor II Kabiro AUK Kabag Keuangan Kabag UHTL Kabag Kepegawaian Kasubag Anggaran Rutin & Pembangunan Kasubag Monitoring dan Evaluasi Anggaran Kasubag Dana Masyarakat

21. Aspek Keuangan Unibraw: Struktur Organisasi – Masa Transisi Rektor Wakil Rektor II Satuan Pengawasan Intern (SPI) Direktorat Keuangan & Akuntansi Subdit Perbendaharaan Subdit Akuntansi

22. Aspek Keuangan Unibraw: Keadaan Teknologi Sekarang – Pelaporan & TI Laporan-laporan Keuangan Unibraw 2005 (perubahan signifikan pada tahun 2005): • Neraca (tentative), dihasilkan dari implementasi SAI (Sistem Akuntansi Instansi) dan Sistem Akuntansi Aktiva Tetap (SAAT)/Sistem Akuntansi Barang Milik Negara (SABMN) • Laporan-laporan lain, seperti: Laporan Realisasi Anggaran, dll. • LAKIP (dari BAPSI) • Ditopang oleh Tim Ad hoc Sistem Akuntansi (sumber: Bagian Keuangan Unibraw – info tentative)

23. Tuntutan Laporan Keuangan – Instansi Pemerintah (PP: 23/2005-BLU; PP: 24/2005-SAP) • Laporan Realisasi Anggaran/Laporan Operasional • Neraca • Laporan Arus Kas • Catatan Atas Laporan Keuangan • + LAKIP (PP 23/2005) (Laporan tersebut merupakan Laporan Konsolidasi dari keseluruhan unit yang dimiliki termasuk unit usaha)

24. Aspek Keuangan Universitas Brawijaya: SDM-keadaan sekarang • Sangat terbatasnya jumlah tenaga di bidang akuntansi (misalnya, di Kantor Pusat hanya terdapat 1 orang tenaga akuntan) • Penempatan tenaga yang lebih didasarkan pada jenjang kepangkatan dan kurang memperhatikan aspek kompetensi • Pelatihan/training yang memerlukan reorientasi pada peningkatan kompetensi khusus (misalnya bidang akuntansi keuangan/manajemen)

25. ASPEK KEUANGAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA Sumber & Penggunaan Dana - 2005 2006 – 2010 Keadaan Sekarang Masa Transisi

26. Aspek Keuangan Unibraw: Perkembangan Pendanaan 5 th Terakhir

28. Aspek Keuangan Unibraw: Keadaan Sekarang – Struktur Pendanaan

29. Aspek Keuangan Unibraw: Struktur Penggunaan Anggaran – PNBP/Eks. DIK’S Apakah Struktur Penggunaan PNBP sudah dapat menopang tercapianya tujuan utama Unibraw (visi, misi)?

30. Aspek Keuangan Unibraw: Struktur Pendanaan - Proyeksi Proyeksi ini didasarkan pada rata-rata prosentase anggaran 2000-2005 (IPB 2004: 300 M)Proyeksi demikian diperlukan untuk dapat digunakan untuk memproyeksi besarnya SPP, SPFP, IOM dll

31. Aspek Keuangan Unibraw: Struktur Pendanaan – Proyeksi Tmsk Sumber lain

32. Aspek Keuangan Unibraw: Keadaan Sekarang – Revenue Generation • Hibah Kompetisi –trend yang cenderung mengalami perbaikan meskipun jumlah dari keseluruhan anggaran masih relatif kecil • Hibah bukan kompetisi – belum terekam dengan baik, dalam artian diakui sebagai bagian pendapatan dari sumber lain (contoh: beasiswa untuk sekitar 4457 mahasiswa berjumlah lebih dari 5 milyar, bersumber dari 38 lembaga) • Sumber pendanaan lain (dari profit center, pusat, lembaga dll) –> belum terekam dengan baik kontribusinya yang diperuntukkan bagi core business Unibraw dan belum tercatat dan terkelola secara terintegrasi

33. Aspek Keuangan Unibraw: Potensi Revenue Generation • Penyewaan Lahan untuk BNI, BRI, BTN, Bank Jatim dll –belum terekam dengan baik dalam perspektif akuntansi • Kepemilikan Tambak seluas 4,9 ha di Probolinggo- belum dikelola secara profesional. • Lahan pertanian dataran rendah seluas 18 ha di Jatikerto- sudah ada upaya pengelolaan profesional namun perlu peningkatan • Lahan pertanian dataran tinggi di Cangar seluas 7 ha- sudah ada upaya pengelolaan profesional namun perlu peningkatan • Lahan untuk peternakan seluas 1,9 ha di Sumbersekar- sudah ada upaya pengelolaan profesional namun perlu peningkatan • Hasil usaha komersial dari Unit-unit berbasis Teknologi, Lembaga Penelitian & Pengabdian, Pusat-pusat pengembangan, dll-belum dikelola secara profesional • Lahan seluas 92 ha di Lampung-belum dimanfaatkan • Lahan untuk perikanan di Sumberpasir seluas 1,1 ha-belum dikelola secara profesional • Percetakan Danarwijaya, Guest House, Samantha Krida, Poliklinik, - merupakan unit usaha yang dapat segera dapat dikembangkan • PT Mitra Brawijaya Utama (persiapan), • dll

34. JADUAL PENGEMBANGAN MANAJEMEN KEUANGAN Penataan Organisasi dan SDM Penerapan SAI Pengembangan Teknologi dan pemberdayaan unit kerja Penataan dan pengembangan sistem informasi keuangan dan aktiva tetap

35. MANAJEMEN SDM

36. MEMBANGUN SISTEM MANAJEMEN SDM • Tujuan memperoleh Sistem yang lebih baik dalam manajemen SDM: • Sistem pengukuran kebutuhan SDM • Sistem pengukuran kinerja SDM • Kepemimpinan • Sistem pengembangan dan pelatihan SDM sesuai dengan kebutuhan orgasisasi dan individu • Sistem pengamanan sosial dan pensiun • Sistem Penjaminan hak-hak dan disiplin Kepegawaian • Memperbaiki sebaran umur SDM

37. Permasalahan dan Kekuatan • AEE belum maksimal (S1,S2,S3) • Beban kerja tidak proporsional • SDM di bidang akademik memiliki jumlah dan kualifikasi memadai namun tingkat produktivitas rendah • Implementasi kolaborasi internasional masih rendah. • Kemampuan leadership di semua lini masih belum optimal • Sebaran umur tenaga administratif kurang mendukung produktivitas dan kualifikasi yang tidak memadai. • Dengan asumsi “zerogrowth”10 tahun yang akan datang 50 % tenaga administratif purnatugas. • Sebaran umur tenaga edukatif ideal, 57% berumur 37 – 47 tahun.

38. PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEN SDM • Evaluasi sistem manajemen SDM yg ada • Pengembangan struktur manajemen SDM • Analisa jenis-jenis pekerjaan dan kebutuhan SDM • Konformasi kebutuhan dengan perekrutan SDM • Pengembangan sistem karir dan kesejahteraan SDM serta penjaminan pensiun • Pengembangan TUPOKSI • Pelatihan SDM • Uji coba dan evaluasi sistem

39. Pembuatan arsip dan statistik untuk evaluasi kinerja karyawan • Dokumentasi dan pemetaan kinerja karyawan • Pengembangan ulang sitem kinerja dengan IT based • Peningkatan ketrampilan staf untuk monev • Uji coba sistem evaluasi kerja • Implemantasi arsip karyawan dan statitik berbasis TI untuk monev kinerja • Mengembangkan reward and punishment

40. Rektor Pembantu Rektor II Kabiro AUK Bag Keuangan Bag UHTL Bag Kepegawaian Subag Urusan Tenaga Akademik Subag Urusan Tenaga nonakademik

41. Rektor Wakil Rektor II SPI Direktorat SDM Direktorat Keuangan & Akuntansi Direktorat Hukum, Aset dan Infrastruktur Subdit Perencanaan dan perekrutan Subdit Pelatihan Subdit Karier, gaji dan rumenerasi

42. JADUAL MEMBANGUN SISTEM SDM Evaluasi dan Pengembangan Struktur Manajemen SDM Pembenahan SDM, analisis jenis pekerjaan dan pengembangan sistem rekruitmen Pengembangan SDM, sistem evaluasi, karir dan pensiun Pengembangan sistem informasi kepegawaian terintegrasi

43. Permasalahan dan kekuatan UB di bidang akademik • Relevansi kegiatan penelitian-pendidikan dan pengmas • Produktivitas dan kualitas pelaksanaan Tri Dharma • Kualitas input dan sebaran asal mahasiswa • Rekaman data dan akses hasil kegiatan Tri Dharma (SIAKAD) • Pelacakan dan pengembangan jejaring alumni • Kualitas layanan jasa Tri Dharma

44. Rencana Pembenahan Manajemen Akademik • Pemberian kewenangan pada Unit Pelaksana Akademik untuk melakukan perencanaan, implementasi dan penjaminan mutu melaui restrukturisasi organisasi • Pengembangan sistem jaminan mutu dengan membentuk Pusat Jaminan Mutu (PJM) • Mengembangkan Sistim Informasi Penelitian dan Pengmas • Pengembangan sistem pelacakan alumni • Pengembangan sistem rekruitmen mahasiswa baru

45. Rektor Wakil Rektor I PJM Direktorat Akademik Subdit Hasil penelitian dan paten Subdit Rekruitmen Mahsiswa dan pelacakan Alumni Subdit Akademik

46. JADUAL PENGEMBANGAN MANAJEMEN AKADEMIK Restrukturisasi untuk Pemberdayaan Unit Kerja Pengembangan Jaminan Mutu di Unit Kerja Peningkatan Kinerja PJM Pengembangan sistem informasi penelitian dan Pengmas Pengembangan sistem pelacakan alumni dan kruitmen mahasiswa

47. MANAJEMEN ASET

48. Kondisi Sekarang • Ketersediaan lahan yang semakin sempit • Permasalahan parkir • Pengembangan suasana akademik • Luas perpustakaan dan laboratorium yang kurang memadai • Peralatan laboratorium yang kurang memadai • Penyediaan prasarana dasar kurang memadai • Manajemen asset masih lemah • Perencanaan pengembangan menjadi berkurang • Perawatan dan pengelolaan lemah • Resource sharing kurang/tidak berjalan baik • Perencanaan yang kurang baik dan implementasi yang tidak taat rencana

49. Pasca Transisi • sistem manajemen asset tersentral dengan pendelegasian kewenangan sesuai dengan sisdur • sistem manajemen asset dengan dukungan penuh sistem informasi terpusat yang mampu mendukung pengembangan dan pengambilan keputusan • sistem pengadaan yang tersentral dengan pengendalian dan pengawasan pengguna dengan memanfaatkan model e-procurement • Pemanfaatan sumber daya yang efektif dan efisienberbasis TI

50. Rencana Kerja Masa Transisi • Pemetaan sumber daya (audit aset) dan penyusunan pangkalan data aset • Pengembangan sistem operasional dan prosedur resource sharing • Pengembangan sistem manajemen aset secara terpusat dengan dukungan TI • Penataan lingkungan fisik dan infratruktur • Parkir, Drainase • Listrik, Air, sistem Pengolahan Limbah