Skráning í Gegni - Kynning -

1. Skráning í Gegni- Kynning - Nóvember 2004Harpa Rós Jónsdóttir,kerfisbókasafnsfræðingur

2. Yfirlit kynningar • Markmið námskeiðsins • Gegnir – samskrá • Gæðaeftirlit – Skráningarheimildir – Skráningaráð • Vanda • Uppbygging kerfisins • Skráning, indexar og leitir • Leit í leitar- og skráningarþætti • Prentun • Keyrsluumhverfi / prófunarumhverfi

3. Markmið námskeiðsins • Að kenna vinnubrögð í skráningarþætti Gegnis • Að kynna MARC 21 bókfræðistaðalinn • Að kynna íslensk frávik frá notkun MARC 21

4. Gegnir - samskrá • Gegnir er samskrá um eitt hundrað íslenskra bókasafna, aðgengileg á slóðinni gegnir.is • Gegnir var opnaður með gögnum um 10 háskóla- og sérfræðisafna í maí 2003 • Í apríl 2004 bættust við gögn um 80 fyrrum Fengssafna (flest almennings- eða skólasöfn) • Á haustmánuðum 2004 var unnið að því að sameina færslur fyrir efni sem var tvískráð • Nokkur söfn hafa farið þá leið að yfirfæra ekki færslur, heldur eintakatengja

5. Gæðaeftirlit • Grundvöllur samskrár er öguð vinnubrögð og samvinna aðildarsafna • Við skráningu efnis í Gegni er stuðst við: • MARC 21 (USMARC) bókfræðistaðalinn • Anglo-American skráningarreglur (AACR2) • Bókfræðifærslur í kerfinu eru sameign aðildarsafna • Allir notendur með skráningarheimild geta frumskráð íslenskt efni en Landsbókasafn Íslands ber ábyrgð á endanlegri skráningu þess

6. Skráningarheimildir • Skráningarheimild í Gegni er bundin við einstaklinga • Aðeins þeir bókasafnsfræðingar sem hafa sótt námskeið í skráningarþætti Gegnis hjá Landskerfi bókasafna fá skráningarheimild • Áður en bóksafnsfræðingar koma á námskeið í skráningarþætti Gegnis hjá Landskerfi bókasafna er ætlast til að þeir hafi kynnt sér MARC 21 staðalinn

7. Skráningarráð • Skráningarráði Gegnis er ætlað að móta stefnu um samskrá, skera úr um ágreining varðandi skráningu og skráningarheimildir í Gegni og leggja línur um notkun efnisorða • Markmiðið með starfsemi skráningarráðs er að stuðla að því að gögnin í kerfinu séu vönduð og þurfa allir sem skrá bókfræðilegar upplýsingar í kerfið að fara að reglum ráðsins eins og fram kemur í þjónustusamningum • Eftirfarandi bókasafnsfræðingar, tilnefndir af stjórn notendafélagsins Aleflis, eiga sæti í skráningarráði: Auður Gestsdóttir, Guðný Ragnarsdóttir, Hulda Ásgrímsdóttir, Þóra Sigurbjörnsdóttir og Þórdís T. Þórarinsdóttir

8. Vanda • Póstlistinn Vanda er ætlaður til umræðna um skráningu í Gegni, þ.e.a.s. um allt sem varðar skráningarreglur, efnisorð, skráningarheimildir og vafamál, venjur og vinnubrögð á sviði skráningar • Skrásetjarar eru skyldugir til að vera á Vöndu. Æskilegt er að aðrir starfsmenn bókasafna, sem annast tengingu efnis, skrái sig á listann • Til að skrá sig á Vöndu skal fara inn á vefinn landskerfi.is og velja Póstlistar

9. Uppbygging kerfisins Nafnmyndaskrá Bókfræðigrunnur Forðafærsla Stjórnunareiningar Safn Safn Safn Eintök Eintök Eintök Eintök Eintök Eintök

10. Uppbygging kerfisins • Bókfræðigrunnurinn (ICE01) inniheldur bókfræðifærslur sem eru lýsing á tilteknu verki, eins og titli, ábyrgðaraðild, útgáfu og innihaldi • Nafnmyndaskrá (ICE10) er til stuðnings við bókfræðigrunninn og á að tryggja samræmi í skráningu, þ.e. að ekki séu notaðar fleiri en ein nafnmynd. Einnig auðveldar hún breytingar • Forðafærsla (ICE6X) er yfirlit eða eins konar samantekt á eintakafærslum og ætlað að segja til um staðsetningu eintaka. Mest notað fyrir tímarit

11. Uppbygging kerfisins • Öllum aðildarsöfnum kerfisins er skipt upp í stjórnunareiningar. Stjórnunareiningar skipta fyrst og fremst máli varðandi samvinnu um útlán milli safna en snerta ekki skráningu eða leitir í kerfinu • Eintök eru tengd við bókfræðifærsluna og segja þannig til um eign safna fyrir tiltekið efni

12. Skráning og leitir Bókfræðifærsla Indexar Leitarbær svið Höfundur – whoTitill – wtiEfni – wsu • Bókfræðifærslan er lýsing á tilteknu verki. • Valin svið úr færslunni eru send í indexa og verða þar með leitarbær

13. Skráningarþáttur • Að opna skráningarþátt • Sjálfgefinn gagnagrunnur í skráningarþætti er ICE01 sem er bókfræðileg samskrá Gegnis Start > Programs > Aleph 500 > Cataloging

14. Innskráður notandi Tungumál viðmóts Tenging við gagnagrunn Tenging við miðlara Tenging við gagnagrunn Innskráður notandi Skráningarþáttur KerfisstikanTitilstikan FellivalmyndirTækjastikan

15. Opna færslusnið Opna færslu á eigin tölvu Vista færslu á eigin tölvu Sækja færslu á miðlara Vista færslu á miðlara og eigin tölvu Opna færslu í eintakaþætti Hætta Check record Flettileit Leit Skoða færslu í leitarþætti Opna færslu í tímaritaþætti Opna færslu í aðfangaþætti Tækjastikan

16. Vinnuferlið við skráningu - þættir sem nota þarf Leita að færslu í leitar- eða skráningarþætti Er færslan til? Já Hugsanlegar viðbætur á færsluí skráningarþætti Er færslan til? Nei Nýskrá færslu í skráningar- eðaaðfangaþætti Tengja eintakið í eintakaþætti

17. Leit í leitarþætti- Ýta færslu í skráningarþátt Aðferð 1 • Framkvæma leit í leitarþætti • Veljið (uppljóma) bókfræðifærsluna og setjið hana á Leiðsögukortið • Veljið Skráning BIB og þar með er færslunni “ýtt” úr leitarþætti yfir í skráningarþátt

18. Leit í leitarþætti- Ýta færslu í skráningarþátt Aðferð 2 • Framkvæma leit í leitarþætti • Veljið (uppljóma) bókfræðifærsluna og veljið hnappinn fyrir skráningarþáttinn á tækjastiku leitarþáttar • Til að velja margar færslur úr lista skal halda niðri Shift hnappinum

19. Leit/Flettileit í skráningarþætti • Leit í einu leitarsviði eða fleiri samtímis • Flettileit í stafrófsröðuðum skrám. Leitað er að tilteknum leitarstreng sem orði eða orðasambandi

20. Leit/Flettileit í skráningarþætti • Velja: Birtir færsluna á marksniði • Veljið hnappinn Opna færslu í eintakaþætti á tækjastiku til að sjá eintakaeign

21. Færsla í marksniði • Öll nýskráning og breytingar eru gerðar í marksniði færslunnar

22. Að skoða færslu í marksniði

23. Að vista færslu • Til þess að færsla skili sér í gagnagrunninn þarf að vista hana á miðlara að nýskráningu/uppfærslu lokinni (File Save on server and local drive) • Mögulegt er að vista færslu á eigin tölvu þannig að skrásetjari geti verið að vinna í færslu án þess að aðrir geti séð hana (File Save on local drive)

24. Að prenta færslu • FilePrint (Ctrl+P)Færslan verður að vera opin í marksniði svo hægt sé að velja útprentun • Regular sendir beiðni um útprentun á færslu beint á prentara • Aleph Format opnar færsluna fyrst í Notepad

25. Hjálp • Hægt er að kalla fram skýringartexta fyrir valið svið með því að velja EditHelp on field úr fellivalmynd eða F2 hnapp lyklaborðsins Hjálpartexti

26. Veiða færslur • Í Gegni er hægt að sækja færslur úr öðrum gagnagrunnum eins og OCLC • Söfn sem hyggjast notfæra sér OCLC þurfa að gera samning þess efnis við Landskerfi bókasafna • Sjá nánar leiðbeiningar um að veiða færslur úr OCLC á Þjónustuvef landskerfi.is

27. Nokkrar lyklaborðsaðgerðir

28. Nokkrar lyklaborðsaðgerðir Athugið! Upphleyptur hnappur jafngildir Enter aðgerð lyklaborðsins

29. Keyrsluumhverfi og prófunarumhverfi • Keyrsluumhverfi Starfsmannaaðgangur lb.gegnir.is Vefurinn gegnir.is • PrófunarumhverfiÖll kennsla fer fram og starfsmenn geta æft sig án þess að eiga hættu á að skemma gögnin Starfsmannaaðgangur lbtest.gegnir.is Vefurinn wwwtest.gegnir.is

30. Keyrsluumhverfi og prófunarumhverfi • Aleph administration • Fellivalmynd ConfigurationLibraries manager Velja Libraries flipan • Setja inn lb.gegnir.is eða lbtest.gegnir.is í HostName. • Haka við Apply to all, velja Apply hnappinn og Close. Endurræsa kerfið svo breytingar taki gildi