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Ergebnisse der Befragung zum Controlling

Ergebnisse der Befragung zum Controlling. Zusammenfassung. Verschickt: 29 Zurück: 23 Abgesagt: 4 Fehlend: 2. Rücklauf 93% Rücklaufquote 79%. Rücklauf. Kommunen ohne entspr. OE 14. Kommunen mit entspr. OE 9. OE mit Controllingaufgaben im Sinne des NSM?. Stadt Ahrensburg*

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Ergebnisse der Befragung zum Controlling

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Presentation Transcript

  1. Ergebnisse der Befragung zum Controlling Zusammenfassung

  2. Verschickt: 29 Zurück: 23 Abgesagt: 4 Fehlend: 2 Rücklauf 93% Rücklaufquote 79% Rücklauf

  3. Kommunen ohne entspr. OE 14 Kommunen mit entspr. OE 9 OE mit Controllingaufgaben im Sinne des NSM?

  4. Stadt Ahrensburg* Stadt Flensburg* Stadt Glückstadt Stadt Husum Stadt Itzehoe Hansestadt Lübeck* Stadt Norderstedt Stadt Rendsburg Stadt Wedel* Kommunen mit expliziten Controllingeinheiten

  5. Ohne Angaben oder laufendes Berichtswesen 8 Mit laufendem Berichtswesen 15 Angaben zum Berichtswesen

  6. Stadt Ahrensburg Stadt Bargteheide Stadt Büdelsdorf Stadt Eckernförde Stadt Elmshorn Stadt Eutin Stadt Flensburg Stadt Itzehoe LHS Kiel Gem. Kronshagen Hansestadt Lübeck Stadt Neustadt i. H. Stadt Norderstedt Gem. Stockelsdorf Stadt Wedel Kommunen mit Berichtswesen

  7. Organisation des zentralen Controlling 1 • Unterstellung: BGM (6x), FBL, FDL, Hauptamt (disziplinarisch) • Einordnung: 5 x Stabsstelle 3 x Linienorganisation

  8. Organisation des zentralen Controlling 2 • Anzahl der Planstellen: 1 (5 mal) bis 10,8 (Stadt Flensburg) • Qualifikation: Verwaltungsausbildungen (18) Wirtschaftsausbildungen (8)

  9. Definition des Controlling • Steuerungs- bzw. Managementunterstützung, Prozessbegleitung, Beratung • Informationsbeschaffung/ -verarbeitung • Einbringen neuer Methoden

  10. Aufgaben des z. Controlling (Rangliste) • Aufbausteuerung (8) • Entwicklung/ Einführung neuer Instr. (7) • Entwicklung/ Pflege v. Zielsystemen (6) • Projektstandscontrolling (5) • Finanz- u. Beteiligungssteuerung (4) • Kontraktmanagement (2)

  11. Befugnisse des z. Controlling • VL auf Fehlentwicklungen hinweisen (6) • Berichte aus FB Kommentieren (5) • Beratungstätigkeit (5) • Berichte mit den FB gestalten (4) • Abweichungsanalysen (4) • Generell keine Weisungsbefugnisse

  12. Auswirkungen der Arbeit des z. Controlling (Schulnoten) • Planung: gut • Organisation: befriedigend • Informationsbeschaffung: befriedigend • Kontrolle: befriedigend • Personal: ausreichend

  13. Organisation des dez. Controlling • Fünf Kommunen mit 3 bis 7 FB • Anzahl der MA: o.A.; anteilig; 7; 12,5 • Unterstellung: FBL (4), AL • Einordnung: Linie (3), Stab (1)

  14. Aufgaben des dez. Controlling (Rangliste) • Aufbau- und Finanzsteuerung (je 4) • Projektstandscontrolling (3) • Entw./ Einführung neuer Instrumente (1)

  15. Befugnisse des dez. Controlling • FB auf Fehlentwicklungen hinweisen (4) • Beratungstätigkeit (4) • Berichte für die FB gestalten (3) • VL auf Fehlentwicklungen hinweisen (3) • Abweichungsanalysen (3)

  16. Auswirkungen der Arbeit des dez. Controlling (Schulnoten) • Planung: befriedigend • Organisation: ausreichend • Informationsbeschaffung: befriedigend • Kontrolle: befriedigend (-) • Personal: befriedigend

  17. Allgemeiner Teil • Produktausgerichtetes Berichtswesen in fünf Kommunen: Stockelsdorf Wedel Norderstedt Flensburg Lübeck (im Aufbau: Kiel)

  18. Aufbau eines Controlling (i.S.d. NSM) • Bisherige Dauer des Aufbauprozesses: 0,5 (Neustadt) bis 7,5 (Wedel) Jahre • Prozessabschluss: Zwischen 1 und max. 10 Jahren; nie (3x)

  19. Zentralämter und Gesamtkonzeption • Zentralämter noch in 15 Kommunen vorhanden (davon in 12 mit den alten Befugnissen) • Gesamtkonzeption: Berichtswesen (6); Controlling (2)

  20. Zusammenarbeit Zentralämter und Controllingeinheiten Abstimmungsprozesse zu selten Eher Konkurrenz zu Zentralämtern Abgespaltene Personalplanung Aufgabenabgrenzung

  21. Berichtswesen • Formale Verantwortlichkeit der Produktverantwortlichen oder der AL/ FBL • Mögliches Problem: C.-Einheiten werden in die Pflicht genommen (2x)

  22. Adressaten des Berichtswesens • In sechs Kommunen gibt es lediglich einen Adressaten für das Berichtswesen • In neun Kommunen (in alle Kommunen mit C.-Einheiten) gibt es mehr als einen Adressaten.

  23. Regelmäßige Berichte • Unterschiedlichste Inhalte und Bezeichnungen. Am häufigsten Finanz- und Haushalts-berichte. • Die Anzahl schwankt zwischen 1 und 6 Berichten.

  24. Standardisierung • Das Berichtswesen ist in den Kommunen weitgehend oder vollständig standardisiert (nur eine Ausnahme). • Rhythmus: zwischen 1x und 6x im Jahr. Häufigste Angabe: 3x pro Jahr. Argumente: • Häufigkeit angemessen oder ausreichend • Aufwand • Terminliche Gründe (6x)

  25. Allgemeines 1 • Die Berichte werden zumeist mit Microsoft-Produkten erstellt (nur in Kiel und Flensburg wird spezielle Software eingeführt). • Die Berichte sind in allen Kommunen kameral aufgebaut (in Kiel, Ahrensburg und Neustadt gibt es Planungen für eine KLR).

  26. Allgemeines 2 • In den Kommunen existieren Controlling-Regelkreise nur in Ansätzen oder befinden sich noch in der Planungsphase. • Aufbau/ Gestaltung des Berichtswesens erfolgt i.d. Kommunen ohne explizite Controlling-Einheiten zentral, i.d. Kommunen mit Controlling-Einheiten in Kombination mit Arbeitsgruppen.

  27. Ausblick • Wird sich die Beurteilung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses in Zukunft ändern? • Wie kann der Erfahrungsaustausch zwischen den Kommunen aufgaben- oder problemorientiert gestaltet werden?

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