Store og komplekse virksomheter

1. Store og komplekse virksomheter

2. Prosess for tilpasning til a-ordningen Forankre Planlegge Implementere

3. Planlegg innføringsprosess • Utnevn en prosesseier for innføringsprosessen/-prosjektet: daglig leder, leder for HR, økonomi e.l. • Utarbeid planverk

4. Skaff riktige data • Sjekk at opplysninger om arbeidsgiver stemmer med enhetsregisteret • Juridisk orgnummer er ansvarlig for rapportering av a-meldingen • Sjekk at opplysninger om ansatte er fullstendige og riktige • Ansatte skal rapporteres med fødselsnr./d-nr., stillingsprosent, permisjon, startdato mm • Internasjonal identifikator (f eks passnr) kan benyttes for utenlandske inntil d-nr mottas. • Stillingskoder skal omgjøres til yrkeskoder (for statlige bedrifter)

5. Erstatt lønns- og trekkodene • Finn de nye beskrivelsene av arbeids- og inntektsforhold i kodespeilet. Her er gamle koder og nye beskrivelser satt opp side om side. • Gå gjennom alle lønnarter i lønnssystemet og koble dem mot de nye beskrivelsene.

6. Lag nye rutiner • Vurdere rutiner og frister for innsamling og godkjenning av rapporteringsgrunnlag. • Data må være godkjent og registrert i tide: f eks timelister, turnus, ansettelse/sluttdato, permisjon mv. • Må interne frister eller kjøreplan endres? • Lag rutine for håndtering av tilbakemelding fra a-ordningen. • Fordele tilbakemelding på virksomheter (returneres på org.nr) • Korrigering av avvik

7. Lag nye rutiner (forts) • Se på arbeidsfordeling hvis arbeidet i dag er fordelt på ulike personer, avdelinger eller evt virksomhet/lønnssentral • Ny rutine for avstemming mot regnskap • Ny avstemmingsrapport kan hentes i Altinn

8. Fyll opp med kunnskap • Alle lønnsmedarbeidere bør ha grunnleggende opplæring i a-ordningen. • Trenger lønnsmedarbeidere opplæring i ny systemversjon? • Trenger avdelingsledere, personalledere eller andre opplæring i eller informasjon om a-ordningen? • Utarbeid en informasjons- og kommunikasjonsplan

9. Systemportefølje • Planlegg oppgradering av lønns- og personaldatasystem • Avtal tidspunkt for oppgradering av lønns- og personaldatasystemet • Avklar ansvar for konfigurering av lønns- og personaldatasystemet slik at lønnsarter er korrekt koblet mot arbeids- og inntekstbeskrivelser • Vurder om tilgrensende systemer påvirkes av oppgradering i lønns- og personaldatasystemet, for eksempel • Systemer for tidsregistrering, turnus og reiseregninger • Regnskapssystem • Datavarehus