Leksion vii

1. Leksionvii Rregullate tëshkruarit FORMAL

2. Rregullat e tëshkruaritnë vend tëpunës.Letrat e biznesit Nëpjesënmëtëmadhetërasteve, ne komunikojmënëpunënëpërmjettëshkruarit

3. Meqenësënjëbisedëaponjëporosimundtëharrohetoseinjorohetlehtë, njëletër, një memorandum osenjë e-mail ka epërsinë e krijimittëtëdhënavetëpërhershmenëraportetprofesionale, me tëcilatmundtëkonsultohemiherë pas here.

4. Drejtuesit e personelit, personatpërgjegjëspërpunësimin e personavenëkorporatatëmëdha, përgjithësishtjanëshumëtëinteresuarpërkandidatëtqëzotërojnëaftësinë e tëshkruaritnëmënyrëtëqartë, korrektedheefikase.

5. Katërngamënyratmëtëshpeshtaqë do tëpërballeninë vend tëpunësjanë: • LETRAT, • MEMORANDUMET, • E-mailetdhe • REZYMETË ose CV. • Tëshkruashmirënë vend tëpunës do tëthotëtëkeshqëllimtëqartë. Kurjuishkruaninjëbiznesi, shkrimijuajështëpërfaqësuesijuaj; kurshkruaninëemërtëpunës, shkrimijuajpërfaqësonkompaninëpërtëcilënjupunoni.

6. Qëllimiosearsyejapërtëcilënshkruani, jundihmontëzgjidhnidhetëorganizonishkrimintuaj. • Nëseshkruanipërtëdhënënjëinformacion:lajmëronimbidiçka, njihnitëtjerët me tërejatmëtëfundit, shpjegoninjënjohurispecifike, apoipërgjigjeninjëkërkese.

7. Nësedëshironitëmotivoninjëveprimtëcaktuar: merrninjëpërgjigjepërnjëpyetjetuajën, kërkoninjëtëdrejtëtëmohuar, kërkonimarrjen e njëvendimi.

8. Kurshkruaninëvendin e punës, duhettëmerrninëkonsideratëkëndvështrimin e lexuesitqë do tëlexojëshkrimintuaj.

9. Lista e çështjeveqë do tëmerrennëkonsideratë • Çfarëdinëparaprakishtlexuesittuajrrethtemësmbitëcilënposhkruani? • A janëekspertnëkëtëfushë? • A kanëqenëtëinformuarvazhdimishtmbisituatën? • Çfarëkanënevojëtëdinëlexuetittuaj? • Çfarëinformacionipresintëgjejnënëshkrimintuaj?

10. PËRDORNI TONIN E PËRSHTATSHËM • Toni ështëcilësia e shkrimiticilinxjerrnëpahqëndrimintuajkundrejttemësdhelexuesit. Nësetregonirespektndajlexuesve, ka mëshumëmundësiqëatatëshikojnë me sypozitivsishkriminashtuedheju • Përdorimiinjëzhargonirruge, njëtonitepërmiqësorapostilitepërtëzakonshëmmundtëhedhindyshimembiserozitetindhetëcënojnëbesueshmërinëtuaj.

11. Përshembull, kurshkruaninjëletërbiznesi, mospërdornishkurtimetëtillasiflm. përfaleminderit. • Përdornitrajtën e shquar.

13. Nëtëgjithashkrimettuajadrejtuarbiznesit, duhettëkenikonsideratëpërlexuesin. • Nëseshkruaniqëtëvininëdukjenjëankesë, kiniparasyshqëlexuesinukështëdomosdoshmërishtpersoniqë ka krijuarproblemintuaj. • Kenimëshumëshanset`jujapintëdrejtënëse do tëpërdornitedukatën, sesa me ofendime a ironi.

14. Lista e çështjeveqë do merrennëkonsiderataë • E kenievituarzhargonin e përditshëm dhegjuhën tejetformale? • Janëevituartermadhefjalë të cilatjanë shumë formalë dhemë të sofistikuara se sa duhet? • A janë fjalitë të gjata aq saduhet- me pak fjalë, lehtësisht të lexueshme e të kuptueshme? • A kenipërdorur zërin aktiv (“Unë po ju dërgoj”) në vend të zëritpasiv (‘Do ju dërgohet”)? • Akandonjëelementnëshkrimintuajqëmundtëkrijojëpërshtypjesepoakuzoniafajësoni? • A japin fjalët tuaja ndjesinë e një personi miqësor, kompetent e të miredukuar? • A i keni kërkuar ndonjë personi tjetër të lexojë shkrimin tuaj, përnjë vlerësim të mëtejshëm tëtonit të përdorur?

15. PARAQITENI INFORMACIONIN ME KUJDES • Në biznes koha ështëpara: koha e harxhuar duke lexuar infomacione te padobishme dhe të shkruara në mënyre jo profesionale është kohë e çuar dëm, paratë harxhuara kot. Që tëjeni të efektshëm, të shkruarit në biznesduhet tëjetëi përmbledhur, i qartë dhe i mirorganizuar. • Tëshkruaritnë mënyrë tëpërmbledhurtregon që ju respektoni kohën e lexuesit. Në tëshumtëne rasteve, nëse një letër,memorandum apo rezume është më e gjatë se një ose dyfaqe, ajoështë shumë e gjatë. • Do t’juduhettë gjeninjë mënyrë më të mirë për të paraqiturinfomacionin ose do t’ju duhet të hiqni informacione dhe detaje të panevojshme.

16. Të shkruarit e qartë tregon që infomacioni që po përcillni është i saktë, i kompletuar dhe pa mëdyshje. • Informacioninmë të rëndësishëm vëreni në vendin më të dukshëm (zakonisht në fillim), në mënyrëqë lexuesit tuaj të kuptojnë menjëherë se cila është pika juaj kryesore. • Nëse keni një pyetje, drejtojeni; • nëse keni një kërkesë, bëjeni. • Të shkruariteorganizuarmirëndihmon lexuesit të “lëvizin” në shkrimin tuaj me shpejtësi dhe lehtësi. • Që në fillim bëjeni të qartë se cila është tema e shkrimit tuaj: zakonisht paraqitet në paragrafin e parë të një letre, në temën e një memorandumi apo në titullin e një e-mail.

17. LISTA E ÇËSHTJEVE QË DO MERREN NË KONSIDERATË • E keniparaqitur informacionine letrës, memorandumit apo rezumesë tuaj nënjëady faqe? • Ekenihequrtëgjithë informacioninepanevojshëm apo shpjegimet fjalëshumta? • Keni kontrolluar çdo fjalë, në mënyrë që të siguroheni se ato nuk do të mund të keqinterpretohen. • Është theksuar pjesa më e rëndësishme në mesazhin tuaj? • Do të mund ta kuptojnëlexuesitse çfarë kërkohet prejtyre ? • A kenipërdorur një organizim logjik dhe të qartë, si dhe një format konvencional?

18. Letrat e biznesit • Për të ruajtur korespondencën me palët e treta, si individët ashtu edhe grupet a organizatatpërdorin letrate biznesitpër të kërkuar a dhënë informacion, për të motivuar një veprimtë caktuar, për t’iu përgjigjur kërkesave, për të shitur a blerë shërbime e mallra. Duke pasur parasysh se letrat bëhen pjesë e arkivës së përhershme dhe fare lehtë mund të kontrollohenmë vonë për të përcaktuar se kush tha, çfarë dhe kur, ju duhet të ruani kopje të çdo letreqë shkruani: një kopje të printuar dhe një kopje në format elektronik.

19. Një letër e mirë biznesi është e shkurtër, e kufizuar në një faqe nëse është e mundur. Ajo paraqet të gjithë informacioninqë i duhetlexuesitdheasgjë më shumë. • Nëletrat e biznesitduhettëshprehenishkurt. • Letrat e biznesitshpeshgjykohenngadetajet- gramatika, shenjat e pikësimit, formati, paraqitja, fillimidhembyllja.

20. FORMATI I LETRAVE TË BIZNESIT • Fomatiiletravetë biznesitështë një konvencionistabilizuartashmë. • Mosharroniqë paraqitjafizike e një letrebiznesiështë shumë e rëndësishme. • Përdorni letër të bardhë me format normal (A4); shkruani vetëm në një anë të letrës dhe zgjidhni zarfin e përshtatshëm. • Përdorni hapësirë normale midis rreshtave. • Shtoni një hapësirë për të ndarë paragrafin nga paragrafi. • Hapësirat anësore duhet të jenë të paktën 2.5 cm në të dyja anët; hapësirat lart dhe poshtë duhet të jenë gjithashtu të barabarta. • Kushtojini vëmendje gramatikës, pikësimit dhe çështjeve të tjera mekanike.

21. Adresa e firmës……. data… I dashuripërfaqësuesikompanisë Më 12 janarkamblerënjëpaisje….. …… ………… ……… ………. ..…… ……. …….. ………… ………… …… ………………………….. ………………….. ………………………………………………… Me respekt Alba Albani albana@gmail.com • Adresa e kthimit: • ështëadresajuajose e kompanisëpërtëcilënjupunoni. Nëseatykupunonifleta ka tëfirmosuradresën e firmës, nukduhettashkruaniju. • Data: • duhetshkruarmenjëherë pas adresëssëkthimit. Shkrimiidatësduhettëjetë I plotë: dita, muajidheviti • (p.sh. 2.01.2012)

22. Përshëndetja: kaloninjërreshtdhemë pas shkruani I/E dashur (nderuar), ndjekurngatitulliipersonit. Nesenuk e diniemrin e personitqe do telexojëletrëntuaj, mundtëpërdornivetëmpozicioninqëmbanai(idashur, inderuarbotues). • Trungu: kyështëmesazhijuaj. Ndani me njëhapësirëkryerreshtin. Tëgjithëparagrafëtduhettëjenënënjëvijëtëdrejtë. Nëpërgjithësiparagrafëtnukduhettëjenëmëtëgjatë se shtatëosetetërreshtatështypur.

23. Memorandumi • Funksioniiletravekomunikuese, qënjihenedhe me emrinndërkombëtar “memo”, ështëtëshpërndajnënjëmesazhtëthjeshtëbrendanjëorganizate, apoqendrepune, osetëshërbejnësikujtesëpërpunëtqëduhetkryergjatëditës, javësetj. • Fjala “memo” ka hyrëgjërësishtnëtëgjithagjuhët e botësngafjalalatine “memorandum” që do tëthotëletër-kujtesë.

24. Nëpërgjithësi, tema e njëmemojeështëshumë e ngushtëdheduhettëjetë e qartëpërlexuesinqënëfillim. • Memotshkruhennëvetëm e parë (unëose ne). • Shumica e memovejanëtëshkurtra. Qëllimiityreështëtëjenësamëtëpërmbledhuradhesamëtëdrejtpërdrejtaqëtëjetë e mundur.

25. Formatipërmemorandume • Sot shpeshndodhqënëkompaniapoorganizatatëndryshmepërdorinedheformulartëgatshëm, kujanëtëndaravendetpërtëvënëdatën, emrin e atijqëshkruan, lëndën, (përçfarëështëfjala), personinosepersonavetëcilëve u drejtohet, dhenë fund mesazhin, nëhapësirën e caktuarpërtë. • Kohët e fundit ka hyrëgjerësishtpraktika e dërgimittëmemove me anëtëpostëselektronike.

26. Shpeshdrejtuesit (shefat e zyrave), hedhinnëletërnjëlistëtëgjëraveqëduhenkryergjatëditëssëpunës.

27. E-mail (Posta elektronike) • E-maili ka pushtuargjithësferat e komunikimit me shkrimnëbotën e sotme, përshkaktëthjeshtësisësëpërdorimit, shpejtësisësëjashtëzakonshmedheefikasitetittësaj. • E-mailetmundtëpërdorennë vend tëtëgjithaletravesi: letrapersonale,miqësore, zyrtareetj.

28. Një e-mail personal – miqësormundt`idrejtohetmarrësit: “Ç’kemiAndi” dhetëmbyllet me “tung”, porkuptohetqëkëto forma do tëishintëpapranueshmepërnjë • e-mail zyrtar. • Pothuajseçdogjë (dokumente, fotografi, regjistrimemuzikoreetj) mundtëdërgohen me e-mail. Përshkaktëmadhësisëatonukpërfshihennëtrupin e mesazhit, pordërgohennëskedarëtëbashkangjitur (nëanglisht attachment files).

29. Përngaroliishpejtëkomunikativ, e-mailetzakonishtkanëteksttëshkurtërdheoperativ, pa shumëhollësiradhezbukurime. • Janjë e-,mail pune, ishkruar me ton miqësor:

30. E dashura x…, Po tëdërgoj me “attachment” materialinqëduhetpërkthyer. Sic e biseduamnëtelefon, janërreth 20 faqe, tëcilatnaduhentëpremten e ardhshme, mëdatë 20.03.2012, mundësishtparadite. Pagesa do tëjetë……. Tëlutemmënjoftonëqoftësenuktëhapet attachment, qëtadërgojedhenjëherë. Po kështuduakonfirmiminqëmundtapërfundoshderitëpremten. Kalofshnjëfundjavëtëmirë! (Pashqëkoha do tëpërmirësohet). Gjithëtëmirat, Arta

31. Letrat e kërkesëspërpunëdhe curriculum vitae (CV) • Çdoletërpavarësishtngaqëllimipërtëcilinshkruhet, tregonpëraftësinëligjëruesedhekomunikuesetëshkruesittësaj. Aqmëshumëkurletrasynont`ibëjëpërshtypjetëmirënjëpunëdhënësitëmundshëm. Nëditëttonashumëpunëdhënësduannjerëzqëdinëtëkomunikojnë – dhenjëpjesë e mirë e komunikimitnjerëzorkryhet me shkrim. Këtoletrashpalosinaftësinëkomunikuesedheintelektuale.

32. Në CV përfshihenarritjettuajamëkryesore, pormundtëpërfshihenedheinformacioneshtesë. Letraduhettëjapënjëpërshtypjetëpërgjithshmepërpersonalitetin, interesatdheaftësitëtuaja.

33. Punapërgatitore • Pyetjakryesoreqëduhetbërëështë“Cfarëmëbënmuakandidattëpërshtatshëmpërkëtë vend pune?” ngakjodalin tri nënpyetjetëtjera: • Çfarëpërvojedhekualifikimikam? • Çfarëaftësishkamfituargjatëpunës/jetës, përveçatyretëmësuaranëshkollë? • Çfarëtipareshkamunësinjeriqëmëbëjnëtëpranueshëmdhetëdëshirueshëmpërkëtëpunëdhënës? • Me këtopyetjemundtëfillonitëhidhnidisashënime, tëcilavepastajdit`ujepniformën e një CV

34. Nëpërgjigjetëpyetjessëparëduhettëpërfshinigjithëarsimimintuaj (zakonishtstudimet e mesme, universitaredhepasuniversitare), kualifikimedhekursetëtjeraqëmundtëkenikryer, sidheveprimtaritëtjera, si p.sh. ndonjëpunëvullnetare, udhëtimestudimore, punëjashtështetitosepërvojatëtjeraqëkanëmbushurjetëntuaj.

35. Nëpërgjigjetëpyetjessëdytë, duhettëjepnihollësimëtëmëdhapërdetyrattuajanësecilinprejposteveqëkenipasurdheçfarëkenimësuarosepërfituarngaatopërvojapune. Gjatëpunësnjeriufitonaftësiorganizative, kualifikueseapodrejtuesedhekëtoduhettëpasqyrohennë CV. Ndoshtakenifituaredheaftësitëtjerajashtëpunës. Përshembullmundtëkeniqenëorganizatorkryesoriveprimtariveargëtuesepërkolektivinsi: mbrëmje, ekskursioneetj. Këtoaftësimundtëjenëtëdobishmepërvendin e punëspërtëcilinpokonkuroni.

36. Pyetja e tretëështëmë e vështirëpërt`iupërgjigjursesadytëparat, sidomospërnjerëzitmodestëqë e kanëtëvështirë “tëmburren”. • Zakonishtështë e mjaftueshmetëjepetnjëvargishkurtërmbiemrash/ përcaktorëshqëpërshkruajnëtiparettuajapozitivesinjeri: Jam njeriindershëm/ punëtor/ këmbëngulës/ komunikuesetj. • Përkëtëmundt`ikërkonimendimedhendonjëshokuaposhoqejeqëjunjehmirë. Shpeshtëtjerëtmundtëshohinmëshumëtiparettona.

37. Pasit`ikenihedhurnëletërkëtoshënime, jenigatipërtëhartuarletrën e kërkesëspërpunëdhe CV.