REGIUNEA NORD -VEST

1. ORGANISMUL INTERMEDIAR Programul Operaţional Sectorial MEDIU CLUJ - NAPOCA REGIUNEA NORD -VEST ASPECTE FINANCIARE Prefinanţarea, Elaborarea Cererilor de Rambursare 10August 2011

2. Prefinanţarea Transmitere AM anterior transmiterii Cererii de Prefinanţare • Raport de început • Proceduri aprobate Procedura de autorizare plăţi; Procedura de contabilitate, inclusiv monografia contabilă; Procedura de efectuare plăţi; Procedura de întocmire a Cererilor de Rambursare; Procedura de recuperare creanţe bugetare; Procedura de licitare contractare; Procedura de arhivare Regiunea 6 – Nord-Vest

3. Prefinanţarea Pentru solicitarea primei tranşe a prefinanţării • Cel puţin un contract semnat din cadrul Proiectului • Dosar al Cererii de Prefinanţare • Fişa de control a documentelor • Cererea de Prefinanţare Pentru acordarea următoarelor tranşe ale prefinanţării, Beneficiarul trebuie să facă dovada utilizării a cel puţin 80% din totalul sumelor acordate ca prefinanţare

4. Prefinanţarea – Obligaţii CF AM va putea începe recuperarea sumei reprezentând prefinanţare acordată şi neutilizată, dacă: • Într-un interval de 4 luni de la primirea primei tranşe a prefinanţării, Beneficiarul nu transmite la OI nicio Cerere de Rambursare; şi • Valoarea cererii/cererilor de rambursare nu atinge 10% din valoarea contractelor semnate

5. Cererile de rambursare (CR) • Autorizarea cheltuielilor eligibile solicitate în Cererile de rambursare se face în urma verificărilor, de către OI şi AM a cererii de rambursare şi a documentelor suport • Rambursarea cheltuielilor se va efectua de către AM prin transfer direct

6. Dosarul Cererii de Rambursare (DCR) • Fişa de control a documentului (original) • Copertă (se va menţiona numele Beneficiarului, codul / numărul de înregistrare în SMIS-CSNR, numele Proiectului şi numărul Cererii de Rambursare) • Opis • Cererea de rambursare (Formular - original) • Documente suport Notă: Cererea de rambursare se va transmite cu adresă de înaintare

7. DCR - Documente suport • Facturi (copie) • Ordine de plată (copie) • Extrase de cont (copie) • Centralizator al certificatelor şi aplicaţiilor de plată incluse în CR (original) La completare se vor respecta prevederile Anexei IV din Contractul de Finanţare Secţiunea II.3

8. DCR - Documente suport Pentru contractele de lucrări • Certificatul interimar de plată (cu anexe - centralizatoare) • Situaţii de lucrări • Ordin de modificare (cu anexe) dacă e cazul • Centralizator Procese Verbale • Procese Verbale - ISC faze determinante; PV recepţie la terminarea lucrărilorPV recepţie finală

9. DCR - Documente suport Pentru contractele de servicii • Declaraţia Beneficiaruluică nu a fost prejudiciat şi prin care confirmă activităţile prestate (Anexa IV Secţiunea II.6) • Aplicaţia de plată,cu anexe (după caz): • Deviz Financiar • Fişe de pontaj • Centralizator Rapoarte (predate şi aprobate la data AP)

10. DCR - Documente suport Pentru contractele de furnizare • Proces verbal de de predare-primire, de recepţie şi de punere în funcţiune (după caz) • Certificate de conformitate şi calitate (după caz)

11. DCR - Documente suport Cheltuieli generale de administraţie • Raport privind cheltuielile generale de administraţie, la care se vor ataşa documentele suport menţionate în Anexa IVk.1 Calculul cheltuielilor de adminisitraţie se va face pe bazaMetodologiei de calcul a cheltuielilor generale de administraţie (Anexa nr. IVk.2)

12. DCR - Documente suport Cheltuieli cu salariile • Raport privind cheltuielile cu salariile însoţit de: • Centralizator salarii pe fiecare lună (original) • Ştat salarii pe fiecare lună (copie) • Fişă de pontaj pe fiecare lună (copie) • Documente justificative aferente plăţilor salariilor (copie) (ordine de plată şi extrase de cont avizate de bancă / trezorerie) Beneficiarul are dreptul să solicite la rambursare cheltuieli privind salariile numai pentru perioada în care va înregistra progres fizic în cadrul Proiectului şi în perioada de referinţă a Cererii de Rambursare, în baza unor fişe de pontaj avizate de către Managerul de Proiect şi aprobate de Reprezentantul Legal, din care să reiasă numărul de ore / zile lucrate în cadrul Proiectului.

13. Obligaţii – cheltuieli salarii !!! Înainte de prezentarea primei CR, în care se solicită rambursarea cheltuielilor cu salariile, Beneficiarul are obligaţia să prezinte la OI/AM Organigrama UIP aprobată, copii după fişele postului aprobate, copii după contractele de muncă individuale aprobate, aferente personalului UIP, copii după CV-urile personalului UIP Ori de câte ori se modifică / completează Organigrama, fişele postului, contractele individuale de muncă, CV-urile personalului UIP, să vor transmite la OI/AM - în termen de 15 zile lucrătoare şi anterior includerii într-o Cerere de Rambursare

14. DCR - Documente suport Cheltuieli cu avize/taxe/autorizaţii/cote legale • Centralizator avize/taxe/autorizaţii/cote legale (original)Va cuprinde lista cu avizele / taxele etc, contractelor pentru care au fost solicitate, perioada lor de valabilitate, baza legală după caz, precum şi valoarea acestora • Documente justificative aferente avizelor taxelor etc.

15. DCR - Documente suport • Raportul de progres aferent perioadei CR Are acelaşi format ca Raportul de progres lunar dar se referă la perioada Cererii de Rambursare, iar la descrierea contractelor / activităţilor se vor include date numai despre contractele / activităţile care fac obiectul cheltuielilor solicitate în respectiva CR • Balanţa lunară distinctă pe proiect • Alte documente relevante

16. DCR – Alte documente relevante • Documente care dovedesc disponibilitatea şi existenţa surselor necesare finanţării altor cheltuieli decât cele eligibile conform POS– la prima CR din fiecare an • Declaraţia Beneficiarului privind conturile utilizate pentru proiect (altele decât cele din CF) – la prima CR • Lista specimene de semnătură pentru proiect – la prima CR • Garanţia de Bună Execuţie – la prima solicitare la rambursare pe contractul respectiv de lucrări / servicii • Garanţia pentru Plata Avansului • etc.

17. Dosarul Cererii de Rambursare • Toate documentele care intră în componenţa dosarului cererii de prefinanţare şi/sau rambursare vor fi numerotate, datate şi semnate • Pe copiile documentelor se va aplica ştampila "conform cu originalul“ • La sfârşitul fiecărui dosar se va introduce o filă pe care Beneficiarul va semna şi va face menţiunea ’’Acest dosar conţine ……. pagini, numerotate de la 1 la ……. ’’

18. DCR - exemplare • 1 exemplar pe hârtie pentru Beneficiar • 1 exemplar pe hărtie se transmite la OI • 1 exemplar DCR-AM care conţine Formularul Cererii de Rambursare şi Fişa de control a documentului în original pe suport de hârtie, iar restul documentelor din Dosarul Cererii de Rambursare scanate pe suport electronic Notă: DCR-AM se transmite la OI cu exemplarul OI

19. Alte aspecte financiare Transmitere anual la AM/OI până pe 20 decembrie • Raportului privind alte cheltuieli decât cele eligibile • Planul financiar pe surse şi ani • Planul de rambursare pe 24 de luni

20. Alte aspecte financiare La elaborarea Planului financiar pe surse şi ani se va avea în vedere • Data reală / estimată a semnării contractelor • Fluxul de numerar pe fiecare contract (Plăţile estimate către contractori )

21. Alte aspecte financiare La elaborarea Planului de rambursare pe 24 de lunise va avea în vedere • Corelarea cu Planul Financiar pe surse şi ani • Data primirii CIP/AP şi perioada de verificare • Perioada estimată pentru efectuarea plăţii • Perioada estimată pentru pregătirea CR Notă:Nerespectarea Planului de rambursare va trebui justificată

22. Q & A Vă mulţumesc! Regiunea 6 – Nord-Vest