Elektronisk Bestillings- og Fakturasystem

1. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Elektronisk Bestillings- og Fakturasystem

2. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Elektronisk Bestillings- og Fakturasystem Behovshaver- Enhver i virksomheten som melder et anskaffelsesbehov Bestiller- Den i virksomheten som har fått delegert ansvar til å foreta bestillinger og kontere fakturaer Budsjettansvarlig- Den som er videredelegert budsjettansvar og attestasjonsmyndighet fra virksomheten

3. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Elektronisk Bestillings- og Fakturasystem Superbruker- Sentral(e) person(er) i økonomi/regnskap stab med ansvar for rutiner, regelverk og oppfølging av bestillinger og fakturaflyt • http://utviklings-og-kompetanseetaten.oslo.kommune.no/elektronisk_bestillings_og_fakturasystem/

4. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Prosessen for en leverandørfaktura Faktura- sentralen Bestiller Budsjett- ansvarlig Bokføring og utbetaling • 1. Mottar faktura • 2. Skanner • 3. Verifiserer • - Ressursnr. • - Fakturanr. • - Org.nr • - Bankkontonr. • - Forfallsdato • - Fakturadato • - Sum avgiftsbeløp • Sum bruttobeløp • 4. Leser faktura inn • i Agresso • 1. Kontrollere • fakturainformasjon • Leverandør • Beløp • 2. Kontere faktura • Art (konto) • Koststed • Funksjon • Mvakode 1. Kontrollere fakturainformasjon 2. Kontrollere kontering Fakturasentralen utfører kontroll av faktura- informasjon og kontering ved bokføring Utbetaling ved første remittering

5. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Prosessen for bestiller • Bestiller blir varslet pr e-post om at det ligger en faktura klar for godkjenning • Kontroller fakturaen mot evt. pakkseddel eller rekvisisjon, og sjekk at beløp, mva, forfallsdato osv er korrekt på fakturabildet • Dersom faktura er ok, påfør kontering og godkjenn faktura • Dersom faktura inneholder feil, ta kontakt med leverandøren og sett fakturaen på vent • Dersom fakturaen inneholder feil referanse/er sendt til feil person, finn ut hvem som skal ha fakturaen internt og sett faktura på vent inntil det er avklart hvem som skal ha faktura • Dersom opplysningene på fakturaen er feil, eller kvaliteten på fakturabildet er for dårlig, eller at fakturaen skal sendes til noen andre kan den avvises. Faktura går da tilbake til Fakturasentralen.

6. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Krav til salgsdokument • Være nummerert og datert • Angi navn og adresse til leverandør • Inneholde org.nr. samt bokstavene MVA • Angi navn og adresse til mottaker av varen/tjenesten • Angi kvantum eller omfang av det som er levert/ytet • Pris – dvs vederlag for varen tjenesten • Angi pris uten avgift, samt selve avgiftsbeløpet, evt spesifisere ulike avgiftssatser • Angi stedet selve varen er levert/ytet

7. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen MVA-koder

8. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Generelle unntak i lov om kompensasjon av MVA • Omkostninger vedrørende servering og leie av selskapslokaler. Dette kan dreie seg om matvarer tiltenkt servering på møter og lignende; ulike typer bevertning og representasjon • Anskaffelser til personkjøretøy. Det gis ingen kompensasjon for kostnader tilknyttet personkjøretøy. Det gis kun kompensasjon i forhold til varebil klasse II • Anskaffelser i forbindelse med personalboliger • Gaver og utdeling i reklameøyemed (med en verdi over kr 50,- inkludert MVA) • Merverdiavgift på kunst og antikviteter • Merverdiavgift på anskaffelser til bygg, anlegg eller annen fast eiendom for salg og utleie. Kompensasjon ytes likevel for anskaffelser til boliger med helseformål eller sosiale formål. Der samme gjelder fellesanlegg i tilknytning til boligene

9. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Rutiner og Kontroll • Alle kjøp av varer og tjenester skal skje med rekvisisjon og man må oppgi det ressursnummeret som fakturaen skal sendes til. Alternativt skal det foreligge en avtale eller abonnement. Rekvisisjonen sikrer Oslo kommune 30 dagers betalingsbetingelser fra det tidspunkt faktura er mottatt og akseptert. • Bestiller har ansvaret for at Oslo kommune får 30 dagers betalingsbetingelse på fakturaen. • Når varene kommer kontrolleres pakkseddelen opp mot bestillingen. Pakkseddelen festes til rekvisisjonen. Det vektlegges at det skal være en reell og dokumenterbar kontroll på at varer og tjenester er mottatt.

10. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Rutiner og Kontroll • Bestiller vil motta faktura på Web. Når faktura kommer, kontrolleres denne mot rekvisisjon og pakkseddel. Rekvisisjonsnummeret kan påføres i kommentarfeltet i konteringsbildet. Bilagsnummeret skal påføres på rekvisisjonen før denne arkiveres. • Rekvisisjoner/pakksedler skal oppbevares i tre år. Disse bør for eksempel oppbevares i egen perm hvor man også har oversikt over løpende abonnementer og avtaler som også genererer fakturaer. • Bydelen vil foreta kontroller på at denne rutinen blir fulgt. Det samme vil Kommunerevisjonen gjøre.

11. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Pålogging og valg av oppgave • Åpne påloggingsbildet • Legg inn brukernavn – firma – passord • Klikk på oppgave Fakturaattestering 2. 3.

12. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Fakturaattestering

13. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Klikk på en faktura for å åpne fakturadetaljer Fakturadetaljer vil alltid vises under den faktura man har valgt

14. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Kontroller faktura • Viktige felt å kontrollere: • Leverandør • Fakturanummer • Forfallsdato • Valutabeløp • Valuta • Bruttobeløp • Skriv ut fakturaimage: • Velg 75% • Høyreklikk og velg skriv ut bilde (eller klikk på printerknappen)

15. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Kontering og behandling av faktura 6. 2. 4. 3. 1. 5.

16. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Felthjelp ved kontering • Sett markøren i feltet hvor felthjelp ønskes • Et spørsmålstegn fremkommer til høyre for feltet • Trykk på spørsmålstegnet for å få frem felthjelp • Mulig å søke på både tekst og tall

17. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Andre knapper til bruk ved fakturagodkjenning

18. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Fordelingsliste

19. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Splitt faktura NB! Bruttobeløp og brutto mvakode

20. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Kjekt å vite… • Det er viktig å splitte på avgiftskoder • Det er viktig å splitte på art • -Gebyr skal føres på 11299!!! • Dummy • -Art 99997 – gå inn i fordelingsliste og velg hvem faktura skal sendes til • -Sted 70899 – Fakturaen sendes regnskap for videre behandling

21. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Spørring faktura i Agresso Web Portal

22. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Brukerstøtte • Bojie Bersamina bojie.bersamina@bsh.oslo.kommune.no (234)75232 • Britt Olsen britt.olsen@bsh.oslo.kommune.no (234)75238 • Steffen Brattøy steffen.brattoy@bsh.oslo.kommune.no (234)75231 • Linda Krogh Lyche linda.krogh@bsh.oslo.kommune.no (234)75301