PRZYGOTOWANIE DO WDROŻENIA

1. Jak uniknąć pułapek przy zawieraniu umów na dostawę, serwis i gwarancję oprogramowania dla podmiotów leczniczych Konrad Wiliczkiewicz Radca prawny, Managing Partner konrad.wiliczkiewicz@lextra.pl P: +48 71 733 73 63 F: +48 71 733 73 62 M: +48 609 614 318 II Edycja Ogólnopolskiej Konferencji HEALTHCARE IT TRENDS 2012 , Katowice 30 listopada

2. PRZYGOTOWANIE DO WDROŻENIA • Analiza potrzeb Placówki Leczniczej w zakresie oprogramowania • Analiza prawna posiadanych licencji i praw do oprogramowania funkcjonującego w Pacówce (analiza zawartych umów) • Analiza techniczna posiadanego sprzętu • Analiza techniczna potrzebnego sprzętu • Analiza funkcjonującego systemu pod kątem uwzględnienia wymogów określonych ustawą z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia. II Edycja Ogólnopolskiej Konferencji HEALTHCARE IT TRENDS 2012 , Katowice 30 listopada

3. WDROŻENIE od A do Z • Potrzeba rozwoju, innowacji, zmiany • Wybór wykonawcy • Negocjacje handlowe • Negocjacje umowy • Analiza potrzeb Zamawiającego i przygotowanie projektu systemu • Wdrożenie • Szkolenia • Testy • Go live • Asysta techniczna • Serwis II Edycja Ogólnopolskiej Konferencji HEALTHCARE IT TRENDS 2012 , Katowice 30 listopada

4. Wdrożenie – czym jest? • Pojęcie „wdrożenia” nie występuje w Polsce ani w aktach prawnych (język prawny), ani w doktrynie prawa (język prawniczy) II Edycja Ogólnopolskiej Konferencji HEALTHCARE IT TRENDS 2012 , Katowice 30 listopada

5. Jedna umowa czy kilka umów? W ramach wdrożenia często jest zawierany jest zespół (kompleks) umów lub jedna umowa o charakterze mieszanym, zawierająca elementy umów: • o analizę przedwdrożeniową • umowy o dzieło lub umowy zlecenia • wdrożeniowej • prawnoautorskiej – licencji lub przeniesienia autorskich praw majątkowych • szkoleniowej • serwisowej • asysty technicznej II Edycja Ogólnopolskiej Konferencji HEALTHCARE IT TRENDS 2012 , Katowice 30 listopada

6. Świadczenia wykonawcy W ramach jednego wdrożenia po stronie Wykonawcy występuje szereg świadczeń: • świadczenia właściwe dla umów o dzieło (np. instalacja i konfiguracja systemu) • świadczenia właściwe dla umów wykonania usług (np. szkolenia) • świadczenia właściwe dla umów prawnoautorskich (np. prace programistyczne) do których stosuje się przepisy właściwe dla danego świadczenia II Edycja Ogólnopolskiej Konferencji HEALTHCARE IT TRENDS 2012 , Katowice 30 listopada

7. Przed wdrożeniem Wybór najkorzystniejszej oferty wdrożenia • wybór wykonawcy w trybie kodeksu cywilnego • postępowanie przetargowe w trybie ustawy prawo zamówień publicznych II Edycja Ogólnopolskiej Konferencji HEALTHCARE IT TRENDS 2012 , Katowice 30 listopada

8. Wybór Wykonawcy w trybie kodeksu cywilnego • warunki postępowania ustala organizator postępowania • regulamin postępowania jest wzorcem umownym akceptowanym w drodze adhezyjnej • swoboda unieważnienia postępowania • swoboda zawierania umów na czas oznaczony lub czas nieoznaczony II Edycja Ogólnopolskiej Konferencji HEALTHCARE IT TRENDS 2012 , Katowice 30 listopada

9. Wybór wykonawcy w trybie PZP • prymat trybów przetargowych • skutki pominięcia obowiązku kontraktowania za pośrednictwem procedury przetargowej (nieważność umowy) • umowa z wolnej ręki na system komputerowy II Edycja Ogólnopolskiej Konferencji HEALTHCARE IT TRENDS 2012 , Katowice 30 listopada

10. Wdrożenie Skutki oświadczeń wykonawcy: • oświadczenie o dochowaniu należytej staranności, z uwzględnieniem zawodowego charakteru jego działalności • oświadczenie o posiadaniu zasobów do wykonania wdrożenia • oświadczenie o braku naruszenia praw osób trzecich • zobowiązanie do wykonania prac wdrożeniowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa II Edycja Ogólnopolskiej Konferencji HEALTHCARE IT TRENDS 2012 , Katowice 30 listopada

11. Bezpieczeństwo prawne stron umowy wdrożeniowej Jak osiągnąć bezpieczeństwo prawne w umowie wdrożeniowej będąc: • Wykonawcą • Zamawiającym Sytuacja win-win, czy jest możliwa? II Edycja Ogólnopolskiej Konferencji HEALTHCARE IT TRENDS 2012 , Katowice 30 listopada

12. Konstrukcja umowy wdrożeniowej • Komparycja • Preambuła • Definicje • Opis przedmiotu umowy • Zasady współpracy stron • Harmonogram realizacji i sposób wykonania umowy • Warunki dostaw i odbioru II Edycja Ogólnopolskiej Konferencji HEALTHCARE IT TRENDS 2012 , Katowice 30 listopada

13. Konstrukcja umowy wdrożeniowej – c.d. • Rozwój i modyfikacja systemu • Warunki gwarancji i serwisu gwarancyjnego, ewentualnie również pogwarancyjnego • Prawa własności i prawa autorskie • Kody źródłowe • Cena i płatności • Kary umowne i ograniczenie odpowiedzialności II Edycja Ogólnopolskiej Konferencji HEALTHCARE IT TRENDS 2012 , Katowice 30 listopada

14. Konstrukcja umowy wdrożeniowej – c.d. • Zabezpieczenie należytego wykonania umowy • Poufność • Rozwiązanie, odstąpienie od umowy • Prawa i zobowiązania Stron umowy • Postanowienia dodatkowe i końcowe • Załączniki II Edycja Ogólnopolskiej Konferencji HEALTHCARE IT TRENDS 2012 , Katowice 30 listopada

15. Przeniesienie autorskich praw majątkowych czy licencja? • Licencje • Wyłączne • Niewyłączne • Sublicencje • Dostawa a udzielenie licencji II Edycja Ogólnopolskiej Konferencji HEALTHCARE IT TRENDS 2012 , Katowice 30 listopada

16. Przeniesienie autorskich praw majątkowych czy licencja? – c.d. • Różnice w sferze praw wykonawcy i zamawiającego • Kiedy prawa autorskie kiedy licencja? • Nowy klient = nowy system? • Depozyt kodu źródłowego a prawa autorskie II Edycja Ogólnopolskiej Konferencji HEALTHCARE IT TRENDS 2012 , Katowice 30 listopada

17. Po wdrożeniu - gwarancja, serwis i asysta techniczna Gwarancja należytego wykonania umowy • gwarancja bankowa • gwarancja ubezpieczeniowa • polisa ubezpieczeniowa • zatrzymanie części wynagrodzenia II Edycja Ogólnopolskiej Konferencji HEALTHCARE IT TRENDS 2012 , Katowice 30 listopada

18. Gwarancja, serwis i asysta techniczna – c.d. • różnice pojęć od strony formalnej i w praktyce • jak prawidłowo opisać poszczególne z pojęć w umowie wdrożeniowej • umowa serwisowa - czy tylko z wykonawcą? II Edycja Ogólnopolskiej Konferencji HEALTHCARE IT TRENDS 2012 , Katowice 30 listopada

19. Gwarancja a serwis – rozwiązania stosowane w praktyce Równoległe obowiązywanie postanowień dotyczących gwarancji i płatnego serwisu oprogramowania Gwarancja przez oznaczony okres czasu, po jego upływie płatny serwis pogwarancyjny II Edycja Ogólnopolskiej Konferencji HEALTHCARE IT TRENDS 2012 , Katowice 30 listopada

20. Serwis Typowy zakres usług serwisowych: • Usuwanie usterek (błędów, problemów) • Usuwanie niezgodności z obowiązującymi przepisami prawa (np. w zakresie podatków lub rachunkowości) • Wprowadzanie drobnych modyfikacji systemu (tzw. „mały rozwój”) • Konsulting i wsparcie techniczne II Edycja Ogólnopolskiej Konferencji HEALTHCARE IT TRENDS 2012 , Katowice 30 listopada

21. Parametryzacja • Wprowadzanie drobnych modyfikacji systemu, z reguły w ramach opłaty ryczałtowej • Możliwość kwalifikacji jako umowy o świadczenie usług • Zasady składania i obsługi zleceń wykonania parametryzacji • Konieczność nabycia praw lub uzyskania licencji do zmodyfikowanego systemu • Parametryzacja a usuwanie usterek (rozwiązywanie problemów) II Edycja Ogólnopolskiej Konferencji HEALTHCARE IT TRENDS 2012 , Katowice 30 listopada

22. Modyfikacja (upgrade) • Wykonywanie większych zmian w systemie (np. rozbudowa o nowe funkcjonalności) o większej pracochłonności • Kwalifikacja prawna – w typowej sytuacji jako umowa o dzieło • Zasady składania i obsługi zamówień wykonania prac w ramach modyfikacji– konieczność uwzględnienia wyceny prac i ustalenia jej zakresu • Nabycie praw lub uzyskania licencji do rezultatów prac II Edycja Ogólnopolskiej Konferencji HEALTHCARE IT TRENDS 2012 , Katowice 30 listopada

23. Wdrożenie w grupie kapitałowej Definicja grupy kapitałowej KSH i ustawa o rachunkowości – skutki prawne Konieczność określenia podstawy prawnej korzystania z oprogramowania przez podmioty zależne lub powiązane z kontrahentem wykonawcy wdrożenia Zasady korzystania z wdrażanego systemu w grupie kapitałowej Czy możliwa jest licencja na grupę kapitałową? Prawo do sublicencji, licencja na rzecz wszystkich podmiotów z grupy, czy przeniesienie praw autorskich - możliwe rozwiązania II Edycja Ogólnopolskiej Konferencji HEALTHCARE IT TRENDS 2012 , Katowice 30 listopada

24. Odstąpienie od umowy – skutki prawne • dopuszczalność dochodzenia odszkodowania • dopuszczalność dochodzenia zastrzeżonej kary umownej • moc obowiązująca postanowienia o zapisie na sąd polubowny • moc obowiązująca „klauzuli konkurencyjnej” • obowiązek zwrotu świadczeń – pieniężnych i niepieniężnych II Edycja Ogólnopolskiej Konferencji HEALTHCARE IT TRENDS 2012 , Katowice 30 listopada

25. Ochrona i zabezpieczenie praw autorskich Zamawiającego w umowach wdrożeniowych • właściwa konstrukcja postanowień dotyczących praw autorskich • właściwe ukształtowanie postanowień dotyczących gwarancji i serwisu gwarancyjnego • potrzeba uregulowania kar umownych i zakresu odpowiedzialności • depozyt kodu źródłowego II Edycja Ogólnopolskiej Konferencji HEALTHCARE IT TRENDS 2012 , Katowice 30 listopada

26. DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Konrad Wiliczkiewicz Radca prawny, Managing Partner konrad.wiliczkiewicz@lextra.pl LEXTRA Paszowski Wiliczkiewicz Zielonka Maciejewski Sp.K.  ul. Świdnicka 22 IV p. 50-068 Wrocław P: +48 71 733 73 63 F: +48 71 733 73 62 M: +48 609 614 318 www.lextra.pl