Det samlede forløb for udbygningen af Egå Renseanlæg

1. Det samlede forløb for udbygningen af Egå Renseanlæg Infomøde 23. september 2013

2. Aarhus Vands mission og vision ift. fremtidens renseanlæg • Aarhus Vand skal støtte om omkring Aarhus Kommunes klimamål: • ”CO2-neutral i 2030” • Fra Energistrategien – en del af Aarhus Vands 2020-strategi: • ”Visionen er, at vi kun bruger den energi, vi selv producerer – • vi leverer endda til andre – og at vi har balance i vores CO2-regnskab.” • Udbygningen af Egå Renseanlæg er en af de (snart) vedtagne projekter i • i ”Spildevandsplan 2013-2016”

3. Sådan har vi traditionelt gjort i vore udbuds-/partneringprojekter • Trin 1: Prækvalifikation – Der dannes teams • Trin 2: Opgaven beskrives forholdsvis detaljeret – ofte på et tidspunkt hvor opgavestilleren/bygherren (måske) ikke har et helt klart billede af muligheder – og ønsker. • Trin 3: Kort dialog mellem bygherre og ”marked” – spørgemøde og rettelsesbreve • Trin 4: Der udvælges teams til videre forhandling –> endelig aftale. • Trin 5: Udførelse • - Fase 1: Løsningen færdigbearbejdes, prisen låses • - Fase 2. Udførelse

4. Hvorfor åbne udviklingsforløbet op? • De traditionelle udbudsformer er ofte utilstrækkelige, når målet er at gennemføre projekter med en høj grad af innovation • Vi ønsker at gennemføre en proces, hvor der skabes større udvikling og idéskabelse inden, der dannes konsortier, og inden tekniske løsninger fastlægges • Forløbet skal være med til at modvirke de oplevede problemer ved traditionelle udbudsformer: • Løsningen låses for tidligt • Tilfældige og forkert sammensatte teams • Uhensigtsmæssige faseovergange

5. Trin 1: Få flere idéer og parter i spil • Vi ønsker hjælp til flg. udfordringer for at kunne levere Fremtidens Energiproducerende Renseanlæg: • Hvordan ser fremtidens kulstofhøst ud? • Hvordan kan vi øge gasproduktionen? • Hvordan kan vi reducere energiforbruget lokalt? • Hvordan sikrer vi højere og mere intelligent energiudnyttelse? • Overrask os… • Frist for indlevering af idé: Fredag d. 4. oktober kl. 12 • Prisuddelingen sker tirsdag d. 5. november kl. 15-17 på ARoS • De udvalgte ideer belønnes med hver 25.000 kr. • Din idé bliver evalueret af en jury bestående af:

6. Trin 2: Find de rigtige parter til at drive processen • Målet med dette trin er at finde den rigtige part til at stå i spidsen for hvert af de teams, der skal udarbejde forslag til løsningen af Egå Renseanlæg. • For at fremme en optimal sammensætning af de enkelte teams og give mulighed for indarbejdelse af ideer og parter fra trin 1 er det alene den kommende kontraktholder, der skal ansøge om prækvalifikation. • Det er afgørende, at ansøgeren evner at drive en innovativ proces, mens det ikke er afgørende om denne erfaring er opnået som rådgiver-, leverandør- eller entreprenørvirksomhed. • Ansøger vælges på EVNE til at drive en innovativ proces – ikke på idé

7. Trin 3 – Find det rigtige team og projekt • Målet er at finde det team, der kan udarbejde et både nytænkende og realiserbart projekt. • Det vil ske i dialog mellem de bydende teams og Aarhus Vandmed flg. Forhandlingsrunder (jan. 2014-juni 2014): • Runde 1: Dialog om koncept • Runde 2: Dialog om teamdannelse • Runde 3: Forhandling om løsning og pris • Ved udvælgelse af det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil der blive lagt vægt på evnen til at inddrage løsningsforslag og parter fra trin 1, samt på at teamet besidder de nødvendige kompetencer til at realisere opgaven. (juli 2014) • Udbuddet gennemføres som et totalentrepriseudbud suppleret med en partneringaftale, hvor afregning sker på baggrund af targetbudget, åben økonomi og incitamentsaftaler. • Frist for at ansøge om prækvalifikation: 27. november 2013

8. Trin 3 – detaljeret forløb …idékataloget bliver en del af dialogmaterialet…

9. Trin 4 – Skab udvikling og fremdrift i projekterings- og byggeforløbet • Projektering • Opførelse • Realisering af udvalgte idéer fra idékonkurrencen • Totalentrepriseaftalen suppleres med en partneringaftale, hvor afregning sker på baggrund af targetbudget, åben økonomi og incitamentsaftaler.

10. Trin 5 – Tag løsninger i brug og dokumenter effekt • De anvendte løsninger skal fungere i praksis • Ibrugtagning og indkøring af anlægget er derfor en del af det samlede forløb • Indkøringsperioden afsluttes med en dokumentation af de opnåede resultater, som sammenholdes med udbudsmaterialets krav • Målet er både at sikre, at resultatet lever op til forventningerne, og at dokumentere effekten af de realiserede ideer med henblik på videre udvikling og salg

11. Har du brug for hjælp til at indlevere din idé? • Vi vil meget gerne hjælpe dig med at formulere din idé på skrift og uploade ideen. • Simone Kongsbak Mikkel Thomassen • Smith Innovation Smith Innovation • sbk@smithinnovation.dkmat@smithinnovation.dk • T: 26 14 16 69 T: 29 60 91 76

12. Spørgemøde den 23. september 2013. • På spørgemødet gennemgik Aarhus Vand vedlagte slides – og der var herefter mulighed for at stille spørgsmål. • Der var mange kommentarer – og en del spørgsmål: • God idé – men kræver en del nytænkning • Enighed om at innovation i starten af et projekt ville være ønskeligt • Omkostningstung procedure i forhold til nuværende • Ansvar og garanti for nye/innovative processer – hvordan • Idekonkurrence – sikkerhed for ideen (X-faktoreffekten er ikke nok) • Innnopvative processer – samtidig med tidsplaner og kvalitet i løsningen, hvordan sikres det ?? • Dialog i de forskellige faser – hvordan?

13. ….og svarene • Claus Møller Pedersen/Claus Homann;Inge Halkjær Jensen fra Aarhus Vand oplyste endledningsvist at processen var ny – og så for Aarhus vand – og opfordrede til at Aarhus Vand – og de fremmødte parter i fællesskab forsøgte at udnytte de muligheder (vækst/nyudvilling af markedet) der ligger i at sikre mere innovation i anlægs- og byggeprocesser. • De gennemgående spørgsmål var: • Omkostningstung procedure – hvordan kan byrden ”deles” mellem byder og bygherre? • Ophavsret til de gode ideer? • Ansvar og procesgaranti for nye, innovative ideer? • Andet?

14. Omkostningstung procedure – hvordan kan byrden ”deles” mellem byder og bygherre? • Svar: Aaarhus Vand vil sikre at de udvalgte parter (kontraktholder/vindende team), der ikke går videre efter forhandlingsrunden hver honoreres med 250.000 for at have deltaget i ide- og forhandlingsforløbet. Beløbet udbetales til kontraktholder.

15. Ophavsret til de gode ideer • Svar: Som udgangspunkt følges idéstiller og idé ad. • Aarhus Vand har ret til at offentliggøre alt indkommet materiale så det kan indgå som inspiration i den videre proces med udbygningen af Egå Renseanlæg med forventet afslutning ultimo 2015, jf. den beskrevne proces. De indsendte ideer bør derfor formuleres med henblik på offentliggørelse. Beskrivelsen skal kunne forstås af en bred målgruppe og afgørende detaljer i forhold til beskyttelse af ideerne kan udelades. • De bydende totalentrepriseteams bliver blandt andet vurderet ud fra deres evne til på kvalificeret og innovativ vis at inddrage parter og ideer fra den åbne idekonkurrence og Aarhus Vand vil i den dialogbaserede proces tilskynde at dette sker. Inddragelse af indkomne ideer er dog alene totalentrepriseteamets ansvar og de nærmere vilkår herfor aftales direkte mellem idestiller og totalentrepriseteamet. Det er kun i det tilfælde, at det vindende totalentrepriseteam vælger at inddrage idéen i deres løsningsforslag, at idéstilleren kan påregne at blive inddraget i ideens realisering på Egå Renseanlæg. • Ønskes hjælp til beskrivelse af ide(er), afholder Aarhus Vand evt. udgifter til bistand fra Smithinnovation, se tidligere slide.

16. Ansvar og procesgaranti for nye, innovative ideer • Svar: Aarhus Vand vil indføre en differentieret ansvars- og procesgaranti. • For kendte processer og forløb vil den krævede garantistillelse og ansvar ikke afvige fra nuværende krav. • Hvor en proces er ny, og der med også indebærer en risiko, er Aarhus Vand parat til at lade en differentieret ansvarsdeling indgå i forhandlingsforløbet. Specielt hvor processen/ideen har et stort potentiale (energiproduktion). Den bydende/leverandøren har ansvaret for at arbejde for at at processen lykkes – evt. at arbejde med afhjælpende tiltag i indkøringsfasen. Aarhus Vand vil efter nærmere aftale – som vil indgå som en del af forhandlingsforløbet - påtage sig en del af risikoen.

17. Andet/Yderligere spørgsmål?? • Aarhus Vand modtager meget gerne yderligere spørgsmål: • Claus Møller Pedersen: 29208693 • Claus Homann: 89471300 • Inge Halkjær Jensen: 29203863