Avohoidon potilasryhmitys (APR) - tuotteistus johtamisen työkaluna

1. Avohoidon potilasryhmitys (APR)- tuotteistus johtamisen työkaluna Outi Elonheimo Dosentti, LKT Yleislääk. ja th:n erikoislääkäri Mats Brommels Professori, LKT Sisätautien erikoislääkäri 4.11.2012

2. Johtamista, suunnittelua ja seurantaa varten tarvitaan • Sairausryhmiin perustuva potilasryhmitys • Tuotteistus, joka yhdistää tietyn potilaan saman ongelman hoidon hoitoprosessikuvaukseksi (hoitoepisodiksi) • Jolla pystytään kuvaamaan resurssien käyttöä eli tuotannon määrää • Lähtökohtana potilaskontaktilta kirjatut tiedot

3. Terveydenhuollon tuotteistuksen erityisominaisuudet Kuvaa hoitoprosessia Vertailtavissa oleva tuote Ymmärrettävä kliininen määritelmä Mittaa resursseja

4. Tuotteistamisen (potilasryhmityksen) on • oltava kliinistä työtä tekevälle yksinkertaista • Työntekijät kirjaavat käynnin syyt ja tekemänsä toimenpiteet • Ryhmittely tapahtuu automaattisesti • annettava johtamisen, toiminnan kehittämisen ja seurannan kannalta tarpeellista tietoa • Raportointi tapahtuu automaattisesti • Potilaskuntaa ja toimintaa kuvaavat vakioraportit • Toiminnan sisältöä kuvaavat vuosiraportit • Johdon ongelmiin suunnitellut räätälöidyt raportit

5. TERVEYSKESKUKSEN TUOTE (APR-ryhmä)= Toimintaprosessin kuvaus • Potilaan tietyn sairaudentai yhteen liittyvien sairauksien hoitokokonaisuus (hoitoprosessi, -episodi), joka koostuu useista eri työntekijöiden tekemistätoiminnoista(toimenpiteistä) Ongelma + toiminnot = APR-tuote (Käynti ei ole tuote!) • Tuotteen voimavarojen käyttö ilmaistaan siihen kohdistuvien toimintojen kustannuspainojen summana (kust.painot määritetty työajankäytön ja palkkakustannusten mukaan)

6. APR-ryhmittely APR-ryhmittelijä jakaa terveyskeskuksen potilaat potilasryhmiin (episodeihin) sairauksien ja niiden hoitamiseksi tehtyjen toimintojen mukaan Yksi potilas voi päätyä useampaan episodiin sairauksistaan riippuen Yhdellä kontaktilla voidaan hoitaa useamman episodin ongelmia  Kuvaus terveyskeskuksen potilaskirjosta eli potilaiden hoitoepisodeista sekä palvelutuotannon määrästä

7. EpisodiAPR-ryhmien (tuotteiden) muodostuminen yhden potilaan hoitokontakteista

8. Toimintojen kustannuspainojen avulla lasketaan tuotanto • Toiminnoille on määritelty keskimääräiset kustannuspainot niiden suorittajan (ja mahd. avustajan) työajankäytön ja ammattiryhmän km. palkkakustannus-ten mukaan • Laskemalla kustannuspainot yhteen saadaan yhden potilaan resurssien käyttö, APR-pisteet, tietyssä potilasryhmässä • Laskemalla saman potilasryhmän potilaiden APR-pisteet yhteen saadaan tk:n kunkin potilasryhmän resurssien kulutus eli palvelujen tuotanto • Terveyskeskuksen palvelujen kokonaistuotanto (=kokonaisresurssien käyttö) on kaikkien potilasryhmien APR-pisteiden summa

9. APR-piste, tuotannon mitta • APR-piste yhteismitallistaa eri ammattiryhmien työajan käytön • APR-piste huomioi sen, että lääkärin työaika on kalliimpaa kuin hoitajan työaika • 1 APR = 1 minuutti ”keskimääräisen tk-työntekijän” työaikaa

10. Tuloksena tiedot • Minkälaisia potilaita terveyskeskuksessa käy • Mitä näiden potilaiden hoitamiseksi tehdään • Toimintakäytännöt ja niiden vertailu • Mitä potilaiden hoitaminen maksaa • Yksittäisten potilaan kuluttamat resurssit • Koko potilasryhmän resurssinkulutus • Minkälainen on ammattiryhmien välinen työnjako • Samat asiat voidaan raportoida myös terveysaseman, yksikön tai yksittäisen kliinikon työnä • Vertailu muihin terveyskeskuksiin (benchmarking)

11. POTILASKIRJO MITÄ POTILAITA MEILLÄ HOIDETAAN? Palvelujen kokonaistuotanto PALJONKO PALVELUJA TUOTETAAN?

12. Palveluiden kokonaistuotannon tarkastelua • Strateginen johtaminen • Terveyskeskuksen painopistealueet ja resurssien kohdentaminen (ks. Potilaskirjo) • Ajankohdan tai ulkoisten tekijöiden vaikutus toimintaan ja tuotantoon • Ulkoistuksen seuranta • Tasapuolisten palveluiden takaaminen väestölle, yhtenäiset hoitokäytännöt • Toimintayksiköiden työn vaikutus toisiin yksiköihin: esim. vastaanotot vs. päivystys

13. Kouvolan tk:n avopalvelutuotannon (=resurssien käytön) jakauma sairaustyypeittäin vuonna 2011 MIHIN TK:N RESURSSIT KÄYTETÄÄN?

14. Terveysasemien tuotannon vertailu

15. Kouvolan terveyskeskuksen avohoidon palvelutuotannon (=resurssien käytön) jakauman muutos vv. 2009-11 sairaustyypeittäin

16. Koko Kouvolan tk 2011

17. Koko Kouvolan tk 2011

18. Koko Kouvolan tk 2011

19. Ehkäisevän terveydenhuollon yksiköiden ehkäisevästä th:sta lähtöisin olevien hoitoepisodien tuotannon vertailut Kouvolan tk:ssa v. 2010-12 Sitä tehdään, mitä mitataan… … siis täytyy mitata kokonaisuutta!

20. Ulkoistuksen vaikutusten seuraaminen, yhtenäisen tuotannon määrittäminen Syys-marraskuu 2009 terveysasemien kaikkien potilasryhmien kokonaistuotanto SLL 2011; 66:1103-1112

21. Toimintayksiköiden kokonaistuotanto / 1000 hoitovastuulla olevaa asukasta, tk-tuottavuustutkimus vuoden 2011 tuotannon vertailua terveyskeskusten välillä Tuotetaanko väestöille saman verran palveluita?

22. Kouvolan tk:n hoitotuotannon jakautuminen toimintayksiköiden toiminnaksi eri kuukausina v. 2011

23. Eri ikäisille tuotetaan erilaisia palveluita, tk-tuottavuustutkimuksen 8 terveyskeskusta

24. Sairauden hoidon toimintakäytäntöerot terveyskeskusten välillä (lähde: tk-tuottavuuustutkimus) Erot havaitaan km. resurssien käytöistä ja muista indeksiluvuista

25. Yksittäisen potilasryhmän hoidon tarkastelua • Toimintakäytäntöjen kehittäminen • Poikkeamien etsiminen • Hyvät käytännöt muutoksen pohjaksi • Muutoksen seuranta

26. Diabetes ja elinkomplikaatiot -episodin km. resurssien käytön vertailu(yhden potilaan hoitamiseksi vuoden aikana käytetyt km. resurssit) Terveysasemien toimintakäytäntöjen vertailu

27. Diabetes ja elinkomplikaatiot -episodin kokonaisresurssien käyttö terveysasemittain Potilasryhmän kokonaistuotanto

28. Diabetes ja elinkomplikaatiot -episodin resurssien käyttö / 1000 as vertailu Väestöön suhteutettu resurssien käyttö

29. Diabetes ja elinkomplikaatiot -episodin työnjako Työnjaon vertailu

30. Terveysasemien yksiköiden toimenpiteiden tuotantoerot Yksikön toimenpiteiden resurssit / 1000 asukasta Eri määrä ja panostus Eri toimenpiteet

31. Diabetes ja elinkomplikaatiot -episodin hoitoprosessiin osallistuneiden yksiköiden tuotanto-osuudet

32. Oman työn sisällön tarkastelu • Päivittäistoiminnan kehittämisen väline: • Työntekijöiden oman työn kuvaus • Vakioraportit terveysasemien ja toimintayksiköiden työn seurantaan kuukausittain netissä • Terveysasemien ja toimintayksiköiden työn ja toimintakäytäntöjen analysointi potilasryhmittäin • Esimiesten kehittämiskoulutus ja keskeisten potilasryhmien toimintakäytäntöjen kaksivuotiset muutos- ja kehittämishankkeet • Esimiehet koulutetaan seuraamaan ja analysoimaan runsasta toimintatietoa • Toimintakäytäntöjen muutosten toteuttaminen omissa yksiöissä henkilökunnan kanssa, muutosjohtamiskoulutusta

33. Kliinikon vuoden potilaat (lkm) Kliinikon potilaat

34. Saman lääkärin toimenpiteet (lkm) 1 vuoden aikana Kliinikon toimenpiteet

35. Saman lääkärin vuoden aikana toimenpiteisiin käyttämät resurssit (APR-pisteinä) Resurssien käyttö

36. Saman lääkärin työmäärän jakautuminen sairausryhmittäin (1 vuosi) Potilaskirjo

37. Kontaktien lkm ≠resurssien käyttö Kliinikon potilaat Potilaskirjo

38. Yhteisten kehittämis-/työseminaarien sarja Hiiden alueen terveyskeskuksilla 2005-2006 • APR-analyysin pohdinta ja sairausryhmien valinta • Volyymiltaan tai resurssien käytöltään merkittävät potilasryhmät • Toimintakäytännöissä huomattavaa poikkeamaa (=kehitettävää) • Seurantajaksosta ja -mittareista sopiminen

39. Yhteisten kehittämis-/työseminaarien sarja (2) • Yhteisistä hoito- ja toimintakäytännöistä sopiminen • Terveyskeskuskohtaisten toimeenpanosuunnitelmien laadinta • Toimintamuutokset omissa yksiköissä

40. Toiminnan seuranta

41. Toiminnan seuranta 32 tuntia Kokonaistuotannon muutos kuukauden aikana. Vapautunut resurssi käytettävissä muiden sairauksien hoitoon. 112 tuntia

42. APR:n hyödyt terveyskeskuksen johtamisessa • Vuosiraportointi osana toimintakertomusta • Eri tarkkuustasot eri kohdeyleisölle • Kustannuslaskenta todelliseen potilastyön tuotantoon perustuen • Potilasryhmien tuotantokustannusten seuraaminen terveysasemittain • Kuntalaskutus (vrt. potilaiden valinnanvapaus) • PTH:n ja ESH:n toiminnan yhteinen suunnittelu ja seuraaminen

43. APR-tuotteistus • Nopea ja helppo tapa kuvata terveyskeskuksen potilaskirjo ja saada arvio sen tuotannon määrästä • Potilaskäyntitiedot AvoHILMOn mukaiset ptj:stä • vain käynnin syyt (ICD10- tai ICPC-diagnoosit tai ASL) • Raportointi sairausryhmittäin • Palvelutuotannon määrä ”valtakunnallinen keskiarvo” omien potilaiden hoidossa • Potilaat ryhmitellään sairaus-ammattiryhmä-kontaktityyppi –ryhmiin • Ryhmille annetaan palvelutuotantoa kuvaava kustannuspaino APR-terveyskeskusten keskimääräisen resurssien käytön mukaan

44. APR-tuotteistus kuvaa (1) • Mitä sairauksia tk:ssa hoidetaan • Antaa (arvioidun) kuvan siitä, mihin tk:n avotoiminnan resurssit käytetään • Minkälainen on näiden sairauksien hoidon ammattiryhmien välinen työnjako tk:ssa • Miten toimintamallit eroavat yksiköiden välillä

45. APR-tuotteistus Ulkopaikkakuntalaskutushinnasto

46. APR-tuotteistus kuvaa (2) • Paljonko potilaiden hoitaminen ”maksaa”? • (Arvioidun) palvelutuotannon määrän sairausryhmittäin ja kokonaistuotantona • Potilaiden hoitamiseksi käytettyjen resurssien määrä arvioituna muiden terveyskeskusten resurssien käytön mukaan • Mahdollistaa tuotannon määrän vertailun tk:ten tai yksiköiden välillä • Tuotannon määrän arvio tuottavuuden laskemiseksi • Mahdollistaa sairauksien hoidon kustannuslaskennan ja hinnoittelun (mm. ulkokuntalaskutus) • Mahdollistaa episodikuvauksen, APR-fullaAPR-eAPR, EPR

47. Hinnoittelussa on käytetty terveysasemien omia tuotantokustannuksia. Erot johtuvat poikkeavista hoitokäytännöistä.

48. Kuvataan tuotanto läpi koko julkisen terveydenhuollon • Koko terveydenhuollon tuotannon kuvaus Episodipotilasryhmitys EPR = APR+DRG • Kouvolassa speksattu potilaskohtaisella tuotantotiedolla: APR + tk-vuodeosastoHILMO + esh:n poliklinikkatuotanto (APR) + esh-vuodeosastoHILMO • APR:n episodiryhmät laajennetaan kattamaan myös erikoissairaanhoidon potilaskirjon => EPR

50. Tärkeää • Kirjaamisen kattavuus, yhdenmukaisuus ja järjestelmällisyys • APR on tarkoitettu jatkuvaan tuotannon kuvaamiseen • Kattavuutta seurattava järjestelmällisesti • Henkilökunta motivoitava mm. kuvaamalla omaa toimintaa • Perusluokitukset: käynnin syyt ja toimenpiteet • Tiedot saatava potilastietojärjestelmästä • Jatkossa = avoHILMO-luokitukset • Vaatii jämäkkää johtamista, mutta myös mahdollistaa sitä • Kaikilla tk:n johtamisen tasoilla suunniteltava tarkkaan mitä tietoa seurataan ja milloin, miten raportoidaan henkilökunnalle ja mitkä ovat kehittämistoimenpiteet