JORNADA DE TRABAJO SINACOES

1. JORNADA DE TRABAJO SINACOES Ciudad Bolívar, 12/06/2012

2. SINACOES SINACOES, tiene como objetivo fundamental, cubrir las necesidades educativas para el registro, control, evaluación de estudios y estadísticas educacionales, atendiendo los requerimientos de los Planteles Educativos, Distritos Escolares y Zonas Educativas adscritas al Ministerio del Poder Popular para la Educación.

3. NORMATIVAS QUE RIGEN AL SINACOES • Circular N° 01 Sistema Nacional de Control de Estudio (SINACOES) de fecha 15/09/2008 emitido por el Viceministerio de Participación y Apoyo Académico. • Circular N° 0004 Matricula Inicial de fecha 23/06/2009 emitido por la Dirección General de Registro y Control Académico. • Circular N° 0005 Modificación de Matricula de fecha 23/06/2009 emitido por la Dirección General de Registro y Control Académico.

4. NORMATIVAS QUE RIGEN AL SINACOES • Circular N° 000180 Lineamientos sobre la edad para ingresar a primer grado de Educación Primaria de fecha 17/03/2010 emitido por el Despacho del Ministro. • NOTA IMPORTANTE • SINACOES TRABAJA EN MAYÚSCULAS, ASI QUE DEBE CONFIGURAR SU TECLADO UNA VEZ QUE INICIE EL SISTEMA, PARA EVITAR ERRORES.

5. Definición de Términos • Matrícula Inicial • Modificación de matrícula • Registro Escolar • Códigos del plantel (DEA – Estadístico – Dependencia) • Prosecución • Físico Planillas (Mat. Inicial, Mod. Matricula, entre otras)

6. FECHAS DE APERTURA Y CULMINACIÓN DE LOS PROCESOS • Solicitud de Códigos DEA: finalización o inicio del año escolar • Matrícula Inicial Regular: desde el inicio de las inscripciones hasta el 30 de septiembre. • Modificación de Matrícula: 1er lapso Octubre hasta Diciembre • 2do lapso Enero hasta Marzo • 3er lapso Abril – Mayo

7. FECHAS DE APERTURA Y CULMINACIÓN DE LOS PROCESOS • Matrícula Inicial Adulto: 1er Lapso Septiembre • 2do Lapso Marzo • (no posee modificación de matricula). • Entrega del Físico: • Educ. Regular y Educ. Especial: Los primeros 10 días hábiles después de cerrado el proceso. • Educación de Jóvenes y Adultos: 1er Lapso antes del 30/10 • 2do Lapso antes del 30/04

8. FECHAS DE APERTURA Y CULMINACIÓN DE LOS PROCESOS • Entrega del Físico: • Modificación de Matrícula: • Primer Lapso: entregar los diez primeros días hábiles del mes de enero. • Segundo Lapso: entregar los diez primeros días hábiles del mes de Abril. • Tercer Lapso: entregar los diez primeros días hábiles del mes de Junio.

9. FECHAS DE APERTURA Y CULMINACIÓN DE LOS PROCESOS • Resumen Final Regular: Circular N.06 • 15 días hábiles después de finalizar la evaluación correspondiente. • Resumen Final Adulto: Circular N.09 • 15 días hábiles después de finalizar la evaluación correspondiente.

10. CÉDULA ó REGISTRO ESCOLAR ¿Quién debe ser el Representante del alumno? La Cédula de la madre siempre debe ser el numero para generar cedula escolar. ¿Necesito generarle cédula escolar a un alumno que tiene cédula de identidad? ¿Puedo hacer notas certificadas a un alumno que no tiene cédula de identidad? ¿Qué hacer cuando un alumno con Registro Escolar obtiene su cédula de Identidad? ¿Puedo cargar un alumno al que le aparezcan los datos personales en blanco?

11. REGISTRO ESCOLAR • ¿Cómo elaborar el Registro Escolar? • El Registro Escolar esta conformado por once (11) dígitos distribuidos de la siguiente manera: • Los últimos 8 dígitos son la cédula de la madre: • V.- XXX14289354 • V.- XXX09469513 • V.- XXX00752520 • Los dos siguientes dígitos son los dos últimos números del año de nacimiento del alumno: • V.- X0614289354 • V.- x0609469513 8 dígitos

12. REGISTRO ESCOLAR • El 1er dígito está representado por el parto de la madre; • Si es un parto sencillo debe ser así: • V.- 10614289354 • Si son Morochos debe ser así: • V.- 10614289354 • V.- 20614289354 • Si son trillizos debe ser así: • V.- 10614289354 • V.- 20614289354 • V.- 30614289354

13. REGISTRO ESCOLAR • Si la madre tiene 3 hijos sus registros deben ser así: • V.- 10614289354 • V.- 10214289354 • V.- 19814289354 • Puede darse el caso de que la madre tenga 2 hijos nacidos el mismo año y que sean por parto sencillo, el registro deben generarse como si fueran morochos: • V.- 10614289354 • V.- 20614289354

14. REGISTRO ESCOLAR • La Madre no tiene Cédula: • Se le coloca la cédula del Director o docente, siempre y cuando no interfiera con registros de alguno de sus hijos. • El alumno solo tiene pasaporte, o la madre: • Se elabora el registro con el número del pasaporte, es decir, se toman los últimos 8 dígitos del número de pasaporte como si fuesen la cédula de identidad del representante, y se arma el registro escolar.

15. MODIFICACIÓN DEL REGISTRO ESCOLAR POR LA CÉD. IDENTIDAD Una vez que el alumno adquiera su cédula de identidad, el plantel está en la obligación de hacerle cambio de registro, sin esperar a que comience un nuevo periodo escolar. A INICIO DE UN PERIODO ESCOLAR SE DEBE VERIFICAR A LOS ALUMNOS NUEVOS QUE TENGAN CÉDULA DE IDENTIDAD, A FIN DE DETERMINAR SI FUERON CARGADOS EN SINACOES CON REGISTRO ESCOLAR. Muchos planteles no hacen prosecución a las cédulas escolares.

16. QUE DEBO HACER PARA CAMBIAR LOS DATOS DE IDENTIFICACION DEL ALUMNO Debo enviar a la oficina de SINACOES, (por correo o en físico) el informe detallado con el registro escolar y la cédula de identidad de cada alumno, asi como codigo DEA y correo del plantel. Los datos académicos y cédulas sólo pueden ser modificados por zona (debe indicar el error presente y la corrección pertinente).Las correcciones de nombres, fechas de nacimiento y sexo pueden ser modificados por el plantel.

17. LA CÉDULA DEL ALUMNO APARECE CON OTRO NOMBRE Y EN OTRO PLANTEL • No se debe cambiar los datos personales al registro. • Debe proceder a cargar al alumno con el registro escolar para que no quede fuera de la matricula. • Debe enviar el informe a SINACOES, con todos los datos a modificar, ya no se necesita la constancia del SAIME. Puede verificarlo por la página del CNE: http://www.cne.gov.ve

18. IMPRESIÓN DEL REGISTRO ESCOLAR • Para la impresión del registro escolar, se debe consultar la matrícula inicial, se presiona en la cédula del alumno y se abre una nueva ventana que muestra el comprobante del registro escolar. • Este puede ser utilizado como especie de carnet. • La repitencia de alumnos ocurre cuando se le oprime el botón de guardar varias veces, este puede ser corregido por el módulo de modificar – Eliminar alumnos repetidos de una sección.

19. EDUCACIÓN INICIAL • Se debe respetar las edades para el ingreso a Educación Inicial: • Maternal : 2 años cumplidos hasta el 31/12 • Preescolar: 3 años cumplidos hasta el 31/12 • 1er grado: 6 años cumplidos hasta el 31/12 • No podrá promover ningún niño a primer grado que cumpla en enero o los meses siguientes.

20. EDUCACIÓN INICIAL • Los niños menores de 2 años hasta el 31 de diciembre no se cargan en Sinacoes ya que pertenecen a guardería, con excepción de los alumnos de las A.N.C. (Atención Educativa No Convencional). • Los alumnos pertenecientes a las A.N.C. deben ser cargados en el plantel donde se encuentran articuladas las docentes, como una sección “NC”. Por Ejemplo: si se posee 3 comunidades articuladas todos deben ser cargados por esa única sección.

21. EDUCACIÓN PRIMARIA • Un alumno no necesita haber cursado Educación Inicial para poder ingresar a Educación Primaria. • Promociones Extraordinarias: • Deben realizarse en el primer lapso del año escolar. • Las promociones extraordinarias se realizan hasta el 5to grado, un alumno de 6to grado no puede ser promovido al grado superior.

22. EDUCACIÓN PRIMARIA Promociones Extraordinarias: • La misma debe ser solicitada de manera escrita por el representante o docente al director de la institución. • El director pauta la fecha para la elaboración de la prueba de los alumnos que opten para esta evaluación, así como debe notificar al representante, al supervisor y al docente para que estén presente el día que se realice dicha evaluación. • La prueba debe ser aprobada con literal “A” para que la promoción tenga consecuencia.

23. EDUCACIÓN PRIMARIA Promociones Extraordinarias: • Se debe levantar el acta en 2 originales con la información pertinente al caso por cada alumno, la cual debe ser firmada por todos los presentes. • Antes del 15 de diciembre, el acta original y todos los soportes en copia, incluyendo la prueba, deben ser remitidos a la Coordinación de SINACOES para efectuar la promoción. • Pruebas de Ubicación: Cuando el alumno no ha sido escolarizado y tiene edad promedio.

24. EDUCACIÓN MEDIA, GENERAL Y TÉCNICA • Los alumnos que estudien menciones técnicas no pueden solicitar cambio durante un periodo escolar para un plantel que administre la mención de ciencias y viceversa. Esto debe solicitarse una vez culminado el año escolar o al inicio del mismo, como equivalencia o transferencia por la zona educativa. • El alumno que este activo en Educación de Adultos, no puede volver a la modalidad de Educación Regular.

25. EDUCACIÓN MEDIA, GENERAL Y TÉCNICA EPÓNIMO AÑO ESCOLAR 2011 2012 Año 2012:“15 de Diciembre de 1812. Bicentenario del Manifiesto de Cartagena” Gaceta Oficial N˚ 39940 de 08/06/12

26. EDUCACION DE JÓVENES Y ADULTOS • En el espacio correspondiente a cada asignatura se escribirá una letra y dos dígitos: (Circular N° 07 del 02/07/2003) • I: inscribió la asignatura • R: no tiene derecho a cursar la asignatura por prelación. • N: tiene la asignatura aprobada y no es prelación de otra dentro del mismo plan. • Si tiene equivalencia o transferencia se debe colocar en los renglones correspondientes.

27. EDUCACIÓN ESPECIAL • Los alumnos que pertenezcan a la matricula flotante de un plantel de Educación Especial no serán cargados en Sinacoes, solo la matricula fija. • Serán cargados en los grados de acuerdo a sus edades, ya que el sistema no maneja la modalidad de Educación Especial como esta estipulado este régimen.

28. MATRICULA INICIAL • Se cargan por el módulo de prosecución (hasta el 30/09) y nuevos ingresos respectivamente. • Deben indicar todos los nombres y apellidos sin guiones, apostrofes ni acentos, es decir, ningún carácter especial. • Debe indicar si es venezolano, extranjero o posee carnet diplomático. • Verifique que su registro escolar contenga 11 dígitos y que coincida con el año de nacimiento.

29. MATRICULA INICIAL • En la casilla de observaciones solo debe aparecer materias pendientes, un nombre que exceda los caracteres en su renglón, datos de promociones extraordinarias o convenios de legalización de documentos. • si el alumno posee un error no debe ser reflejado en esta casilla, por el contrario debe enviar informe a SINACOES, ya que no podrá entregar su matricula hasta que no solvente el error. • Recuerde mantener el orden de las secciones.

30. CONSULTA E IMPRESIÓN DE MATRICULA INICIAL • Para verificar si fue cargado debe ir al modulo de consulta; puede visualizar el alumno por separado o por la planilla del grado, esto evitará que el alumno se cargue varias veces. • Para la impresión debe configurar la página en oficio y verificar la cantidad de alumnos por grado, ya que puede generar más de una hoja. • Recuerde que la cantidad máxima por sección es de 38 alumnos.

31. MODIFICACIÓN DE MATRICULA Las modificaciones en el sistema deben ser en la fecha en la que el alumno ingresa o egresa del plantel y no en la que el usuario hace el procedimiento por el sistema. Junio, julio y agosto no son meses activos para la modificación de matricula.

32. MODIFICACIÓN DE MATRICULA Egresos por Modificación de Matricula: cuando el alumno por cambio de domicilio u otro factor solicite retirarse de la institución, el director esta en la obligación de emitirle su boleta o constancia de retiro y egresarlo del sistema. Por ningún motivo un estudiante puede ser retirado de la institución sin la solicitud formal por parte del representante. Si esta inasistente se egresa el 31/05 con acta y dos testigos.

33. MODIFICACIÓN DE MATRICULA Ingresos por Modificación de Matricula: Cuando un alumno no posee ingreso por matricula inicial durante el periodo escolar en curso y solicita inscripción a partir del mes de octubre, éste debe solicitar una autorización de inscripción por el Distrito Escolar. Para realizar este proceso el plantel debe llenar el formato con todos los datos y sellarlo, y luego la pestaña debe regresar al plantel sellada por el distrito escolar.

35. MODIFICACIÓN DE MATRICULA Ingresos por Modificación de Matricula: Cuando un alumno posee ingreso por matricula inicial en otro plantel y solicita inscripción en su plantel, usted debe solicitarle la boleta de retiro DEL PERIODO ESCOLAR EN CURSO, No debe solicitarle el egreso por Sinacoes, si aun no ha sido retirado del sistema, el plantel puede solicitar por medio de un escrito y la copia de la boleta de retiro a la coordinación de Sinacoes el egreso, este se hará de manera no formal.

36. MODIFICACIÓN DE MATRICULA • Los planteles no deben enviar a los representantes a la Zona Educativa para hacer procesos administrativos que les corresponden a los directivos, tales como: • Cambios de registros escolares por cédula de identidad • Cambios de Sección • Egresos de otros planteles con sus boletas. • Deben informarlos oportunamente de los requisitos para los convenios y autorizaciones de inscripción. Los alumnos extranjeros que cursan 1er grado no necesitan el convenio.

37. MODULO DE TITULOS • Los nombres de los funcionarios deben colocarse un solo nombre y un solo apellido. • Deben estar pendientes de colocar las entidades federales. • Deben revisar detalladamente las hojas de registro antes de imprimir y de iniciar la liquidación de títulos.

38. MODULO DE PLANTELES • Cambio de Director: copia del credencial y la cédula de Identidad; debe colocar el Código DEA en la parte superior. • Corrección de algún dato del plantel: oficio explicativo con soportes. Ejemplo: asignación de código de dependencia, cambio de nomenclatura o epónimo, cambio de dirección, teléfono o correo electrónico, prosecución de años de estudios, graduación de un NER, entre otros.

39. MODULO DE PLANTELES • Solicitud de plantel nuevo: Acta de designación de Epónimo, Acta del Jefe de Municipio, solicitud de código DEA, Solicitud de Clave de Sinacoes, copia del credencial, copia de la cédula. • Cambio de Usuario: solicitud de clave y oficio donde solicita eliminar la clave del director anterior. • Cuando un plantel es cerrado o desactivado, deben comunicarlo a la Coordinación de Estadísticas, Div. Académica, Div. de Personal, DRCEE – SINACOES.

40. TELÉFONOS Y CORREOS ELECTRÓNICOS Lic. Merydexis Aguilera Coordinadora Regional de SINACOES Bolívar del MPPE. Telf.: 0412-9873031 E-mail:sigedunbolivar@yahoo.es Lic. Carlos Marcano Jefe de la División de Registro, Control y Evaluación de Estudios del Estado Bolívar del MPPE. Telf.: 0285-2054060 E-mail: drceezonaedubolivar@gmail.com Página Web: www.drceebolivar.com.ve