Perencanaan & Pengambilan Keputusan

1. Perencanaan & Pengambilan Keputusan By : Wiwik Istyarini

2. PERENCANAAN • Perencanaan atau Planning : Sebuah proses yg dimulai dari penetapan tujuan orgsi, menentukan strategi utk pencapaian tujuan organisasi tsb scr menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yg menyeluruh utk mengintegrasikan & mengkor-dinasikan seluruh pekerjaan orgsi hingga tercapainya tujuan orgs (Robbins dan Coulter ,2002) • Perencanaan dpt dilihat dari 3 hal, yaitu proses, fungsi manajemen, dan pengambilan keputusan. (Ernie&Kurniawan,2005) Dari sisi proses, fungsi perencanaan : proses dasar yg digunakan utk memilih tujuan & menentukan bagaimana tujuan tsb akan dicapai.

3. Manfaat dari Perencanaan • Pengarah Organisasi • Minimalisasi Ketidakpastian • Minimalisasi inefisiensi sumber daya • Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas

4. Persyaratan Perencanaan (Planning Requirements) • Faktual dan Realistis • Logis dan Rasional • Fleksibel • Komitmen • Komprehensif atau menyeluruh

5. Peran Tujuan & Rencana dalam Proses Perencanaan • Tujuan (Goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yg diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok / seluruh organisasi. • Rencana (Plans) adalah segala bentuk konsep & dokumentasi yg menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai & bagaimana SD perusaha-an akan dialokasikan, penjadualan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yg terkait dg pencapaian tujuan

6. Jenis-jenis Tujuan • Berdasarkan jumlah Tujuan tunggal (single goals) dan Tujuan yang banyak (multiple goals) • Berdasarkan Kejelasan Tujuan yang dinyatakan (stated goals) dan rujuan yang aktual atau nyata (real goals) • Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian Tujuan Strategis (strategic goals), Tujuan Taktis (tactical goals), dan Tujuan Operasional (operational goals)

7. Jenis-jenis Rencana • Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian Rencana Strategis (Jangka Panjang), Rencana Taktis (jangka Menengah) dan Rencana Operasional (Jangka Pendek) • Berdasarkan Kejelasan Rencana Spesifik (Specific Plans) Rencana Direktif (Directive Plans) • Berdasarkan Frekuensi Penggunaan Rencana Sekali Pakai (single-use plans), dan Rencana yang dipergunakan secara terus-menerus (standing plans)

8. Hubungan antara Rencana dan Tujuan Tujuan Organisasi Tujuan Strategis (Jangka Panjang) Rencana Strategis Tujuan Taktis (Jangka Menengah) Rencana Taktis Tujuan Operasional (Jangka Pendek) Rencana Operasional

9. Pendekatan dalam Penetapan Tujuan • Pendekatan Tradisional (Traditional Goal Setting) • Pendekatan Manajemen Berdasarkan Sasaran/Tujuan (Management by Objectives)

10. Pendekatan Tradisional dalam Penetapan Tujuan Kita memerlukan peningkatan kinerja perusahaan Tujuan Manajemen Puncak Kami ingin melihat peningkatan signifikan pada keuntungan dalam divisi kami Tujuan Manajemen Divisi Tingkatkan Keuntungan bagaimanapun caranya Tujuan Manajemen Departemen Jangan khawatirkan kualitas, bekerjalah dengan cepat Tujuan Pekerja secara Individual

11. Pendekatan MBO • Perencanaan Bersama • Penentuan Tujuan • Penentuan Standar • Pemilihan Kegiatan • Pelaksanaan pada setiap Pihak • Bawahan me-nunjukkan kinerja terbaik • Pimpinan memberikan pengarahan • Evaluasi Bersama • Analisa Hasil yang dicapai • Mendiskusikan akibat dari hasil yg dicapai • Memperbaharui siklus MBO Pimpinan dan Bawahan

12. Kekuatan dan Kelemahan MBO

13. Beberapa Alat Bantu perencanaan • Bagan Arus (Flow Chart) • Bagan Gantt (Gantt Chart) • Jaringan PERT (PERT Network) • dll

14. Contoh Bagan Arus (Flow Chart) Mulai Perlu Buku Bacaan? Tidak Berhenti Ya Beli Buku Bacaan ? Tidak Pinjam Ya Membeli Buku Bacaan yang diinginkan Membaca Buku Yang diinginkan Selesai

15. Contoh Bagan Gantt Keterangan : Bagian yang diarsir menunjukkan waktu pengerjaan

16. Contoh Jaringan PERT = Kegiatan- 2 (Activites) dlm kerangka PERT, dimana pd contoh diatas dapat memerlukan waktu pengerjaan antara 1 hari hingga 7 ¼ hari. = Kejadian-kegiatan (Events) yg menjadi indikator sebelum kegiatan dilaksanakan. Misalnya, setelah kejadian A terjadi, maka pengerjaan kegiatan 1 dapat dilaksanakan, dst. 2 C 5 F 8 Te=6 Te=2 Te=2 A 1 B 3 D 6 G 9 H 10 I Te=7 ¼ Te=1 Te=5 ¼ Te=2¼ Te=4 ¼ 4 E 7 Te=3 Te=1 = Waktu Pengerjaan Kegiatan berdasarkan Te. Dari contoh diatas terdapat waktu pengerjaan berdasarkan Te yg berbeda- 2, dari mulai 1 hari hingga paling lama 7 ¼ hari. Secara keseluruhan contoh pengerjaan berdasarkan Jaringan PERT diatas akan membutuhkan waktu selama 21 ¾ hari yaitu dg menjumlahkan salah satu jalur jaringan utk waktu yg terpanjang, yaitu Te1=4 ¼ + Te2=6 + Te5=2 + Te8=2 + Te9=5 ¼ + Te10=2 ¼ sehingga total keseluruhannya adalah 21 ¾ hari. Te

17. Penyelesaian Masalah & Pengambilan Keputusan Masalah vs Gejala “ if we fail to identify the problem, we will fail to solve the problem “ • Penentuan faktor Penyebab • Pendekatan dalam Penyelesaian Masalah • Pengambilan Keputusan atas alternatif penyelesaian Masalah

18. Lingkungan dan Pengambilan Keputusan • Keputusan pada saat Keadaan yang pasti (certainty) • Keputusan pada saat Keadaan yang tidak pasti (uncertainty) • Keputusan pada saat Keadaan mengandung resiko (risky condition)

19. Proses Pengambilan Keputusan • INVESTIGASI SITUASI • Identifikasi Masalah • Diagnosa Penyebab • Identifikasi Tujuan dari Keputusan yang akan diambil • PENENTUAN ALTERNATIF • Identifikasi berbagai altenatif keputusan • Evaluasi belum dilakukan pada tahap ini 2 1 • IMPLEMENTASI DAN PENGAWASAN • Rencana Implementasi • Impelementasi dari Rencana yang telah dibuat • Pengawasan terhadap langkah implementasi • PENILAIAN ALTERNATIF DAN PENENTUAN KEPUTUSAN • Evaluasi dan Penilaian alternatif yang ada • Penentuan Alternatif yang terbaik 3 4

20. Tahapan Evaluasi Alternatif TIDAK Batalkan alternatif TIDAK Batalkan alternatif YA TIDAK Batalkan alternatif Apakah alternatif yang ada memungkinkan ? YA Apakah alternatif yang ada memuaskan ? YA Lakukan Evaluasi Lanjutn Apakah alternatif yang ada memberikan kemungkinan hasil yang positif atau netral ?

21. Keterbatasan dalam Pengambilan Keputusan Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan yang rasional Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan Keterbatasan Sumber Daya Kelebihan Informasi Keterbatasan Ingatan Masalah Keahlian

22. Memperbaiki Keputusan • Penggunaan Aturan terhadap Alternatif Keputusan • Pengujian Terhadap Berbagai Alternatif Keputusan • Pengambilan Keputusan secara berkelompok