KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Idham Cholid

2. PENTINGNYA BERKOMUNIKASI DENGAN JELAS “WE CANNOT NOT COMMUNICATE” (Bateson, 1972) Komunikasi adalah prasyarat kehidupan Manusia, Fakta : • Individumenghabiskan 70% dariwaktumerekauntukberkomunikasi – menulis, membaca, berbicara, mendengar • Komunikasi yang burukmerupakansumberkonflikantar personal • Sebuahidebetapapunhebatnyatidakbergunahinggadapatdisampaikandandipahamiorang lain KESIMPULAN : KomunikasimeliputitransfermaupunpemahamanMakna Idham Cholid

3. MISKOMUNIKASI “Kesalahan komunikasi dapat menimbulkan akibat yang fatal” Idham Cholid

4. A. Pengertian Organisasi • Organisasi adalah sekelompok masyarakat kecil yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan (Purwanto : 20) • Organsisasi adalah sekelompok orang yang bekerjasama dan saling bergantung untuk mencapai beberapa tujuan (McShane dan Von Glinov : 5). Idham Cholid

5. FUNGSI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI • FUNGSI INFORMATIF • FUNGSI REGULATIF • FUNGSI PERSUASIF • FUNGSI INTEGRATIF Idham Cholid

6. 1. Fungsi Informatif • Organisasi dapat dipandang sbg suatu sistem pemrosesan informasi (information processing system). • Seluruh anggota dalam organisasi berharap akan dpt informasi yg lebih banyak, lebih baik, dan tepat waktu • Informasi yg didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dpt melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Idham Cholid

7. 2. Fungsi Regulatif • Berkaitan dengan peraturan-peraturan yg berlaku dalam suatu organisasi • Atasan atau orang-orang dlm jajaran struktural memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yg disampaikan Idham Cholid

8. 3. Fungsi Persuasif • Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yg diharapkan. • Banyak pimpinan lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah Idham Cholid

9. 4. Fungsi Integratif • Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas & pekerjaan dengan baik. • Pelaksanaan komunikasi ini dapat menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yg lebih besar dlm diri karyawan terhadap organisasinya. Idham Cholid

10. GAYA KOMUNIKASI • Gaya komunikasi (communication style) didefinisikan sbg seperangkat perilaku antar pribadi yang terspesialisasi, yang digunakan dlm suatu situasi tertentu (a specialized set of interpersonal behaviors that are used in a given situation) • Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan perilaku komunikasi yg dipakai untuk mendapat respon atau tanggapan tertentu dlm situasi yang tertentu pula. Idham Cholid

11. 6 gaya komunikasi : • The Controlling Style • The Equalitarian Style • The Structuring Style • The Dynamic Style • The Relinguishing Style • The Withdrawal Style Idham Cholid

12. 1. The Controlling Style • Gaya komunikasi bersifat mengendalikan, ditandai dengan adanya satu kehendak untuk membatasi, memaksa & mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. • Lebih memusatkan perhatian pada pengiriman pesan, tidak ada/tidak mengharapkan umpan balik Idham Cholid

13. 2. The Equalitarian Style • Aspek penting gaya komunikasi ini adalah adanya landasan kesamaan, dan two way traffic of communication • Komunikasi dilakukan secara terbuka, mengungkapkan gagasan secara rileks, santai dan informal. • Memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, efektif dalam memelihara empati & kerjasama. Idham Cholid

14. 3. The Structuring Style • Memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yg harus dilaksanakan, penjadwalan tugas & pekerjaan serta struktur organisasi. Idham Cholid

15. 4. The Dynamic Style • Gaya komunikasi dinamis memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action oriented) Idham Cholid

16. 5. The Relinguishing Style • Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat atau gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah. Idham Cholid

17. 6. The Withdrawal Style • Gaya ini tidak layak dipakai dalam komunikasi organisasi. • Akibat yg muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak KOMUNIKASI. • Dalam deskripsi konkret adalah, saat seseorang mengatakan : “Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini !”. Pernyataan ini bermakna bahwa seseorang mencoba melepas diri dari tanggung jawab, tapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Idham Cholid

18. KarakteristikOrganisasi • Adanya pembagian tugas dan tanggung-jawab • Adanya pusat kekuasaan • Adanya substitusi sumberdaya manusia • Adanya ketergantungan antar anggota organisasi • Adanya interaksi yang berulang –ulang • Adanya koordinasi antar komponen Idham Cholid

19. TIPE ORGANISASI • Organisasi bisnis, tujuan utama adalah mencari keuntungan ekonomi. 2. Organisasi nir laba atau non laba, organisasi yang tidak berorientasi pada laba 3. Badan Usaha Milik Negara (BUMN), suatu perusahaan yang sebagian atau seluruh modalnya dimiliki oleh pemerintah. 4. Koperasi, organisasi ekonomi rakyat yg berwatak soisal, karakteristik utama : user own oriented firm. Idham Cholid

20. Pola Komunikasi • Komunikasi dari atas ke bawah (top- down/ • downward) Umumnya terkait dengan tanggung • jawab dan wewenang seseorang dalam suatu • organisasi. 1. Saluran Komunikasi Formal b. Komunikasi dari bawah ke atas (bottom- up /upward) Partisipasi bawahan dlm proses pengambilan keputusan akan sangat membantu pencapaian tujuan organisasi. c. Komunikasi horizontal Komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yg memiliki posisi sejajar /sederajat dalam suatu organisasi. d. Komunikasi diagonal Melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Idham Cholid

21. ARAH KOMUNIKASI Contoh : Instruksi, Arahan kerja,Informasi kebijakan dan prosedur kerja Contoh : Feedback, Kuesioner Contoh : Antar Individu yang setara. Idham Cholid Sumber : R.L. Simpson. 1959

22. KOMUNIKASI ORGANISASI Idham Cholid Sumber : Robbins, 2007

23. KRITERIA MEMILIH METODA PENYAMPAIAN INFORMASI KEPADA PEGAWAI : 1. Ketersediaan informasi. 2. Biaya 3. Pengaruh 4. Relevansi (dengan tujuan) 5. Respons 6. Keahlian (yang sesuai dengan kemampuan pengirim) Idham Cholid

24. ARAH ALIRAN INFORMASI • KOMUNIKASI KE BAWAH (DOWN WORD) yaitu informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang merotoritas lebih rendah. JENIS INFORMASI yang biasanya dikomunikasikan : 1. Mengenai bagaimana melakukan pekerjaan 2. Mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan 3. Mengenai kebijakan & praktik organisasi 4. Informasi kinerja pegawai 5. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission). Idham Cholid

25. METODE PENYAMPAIAN PESAN : • Tulisan • Lisan • Lisan diikuti tulisan • Tulisan diikuti lisan KAPAN METODE INI DAPAT EFEKTIF DILAKUKAN ? • Tulisan : dalam situasi bila diperlukan informasi untuk tindakan yang akan datang, informasinya umum, tidak diperlukan kontak pribadi. • Lisan : dalam situasi yang membutuhkan teguran & mendamaikan perselisihan. • Lisan diikuti tulisan : dalam situasi yang membutuhkan tindakan segera tetapi kemudian diikuti tindak lanjutnya yg bersifat umum, perlu pendokumentasian. • Tulisan diikuti lisan : dinilai tidak cukup efektif untuk setiap situasi. Idham Cholid

26. Manajer Umum Manajer Pemasaran Manajer Produksi Manajer Keuangan Bagian penjualan Bagian promosi Bagian pabrik Bagian penelitian Bagian Akuntansi Bagian pendanaan KARYAWAN Komunikasi ke bawah Idham Cholid

27. KOMUNIKASI KE ATAS (UP WORD) Yaitu informasi yang mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (atasan). PENTINGNYA KOMUNIKASI KE ATAS : • Informasi bagi pembuatan keputusan • Memberi informasi bagi atasan kapan bawahan siap menerima informasi dari mereka & seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka. • Mendorong keterbukaan komunikasi tentang keluh kesah, kritik muncul kepermukaan sehingg atasan tahu apa yang mengganggu dan menghambat kerja mereka. • Menumbuhkan apresiasi & loyalitas kpd organisasi dg memberi kesempatan kpd pegawai untuk mengajukan pertanyaan & memberi masukan/gagasan serta saran. • Memberi informasi pada atasan apakah bawahan memahami apa yg diharapkan dari aliran informasi ke bawah • Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka & memperkuat keterlibatan mereka dg pekerjaan & organisasi Idham Cholid

28. APA YANG DIKOMUNIKASIKAN ? • Tentang apa yang telah dilakukan bawahan : prestasi, kemajuan, rencana yang akan datang. • Persoalan pekerjaan yang dihadapi yang belum terpecahkan dan membutuhkan bantuan penyelesaian. • Memberikan saran dan agagasan untuk perbaikan pada organisasi. • Mengungkakan bagaima perasaan, pikiran bawahan tentang pekerjaan mereka, rekan kerja mereka, & organisasi. MENGAPA KOMUNIKASI KE ATAS SULIT ? (sharma, 1979) : • Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka • Adanya perasaan bahwa atasan tidak tertarik pada permasalahan bawahan. • Kurangnya penghargaan & apresiasi bagi komunikasi ke atas yang dilakukan oleh bawahan/karyawan • Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disamapikan pegawai. Idham Cholid

29. PRINSIP KOMUNIKASI KE ATAS • Program komunikasi ke atas yang efektif harus direncanakan & didorong atau dirangsang agar tetap muncul / tersampaikan. • Program komunikasi ke atas yang efektif berlangsung secara berkesinambungan. • Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan saluran rutin • Program komunikasi ke atas yang efektif menitikberatkan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gagasan dari tingkat yang lebih rendah • Program komunikasi ke atas yang efektif mencakup mendengarkan secara objektif • Program komunikasi ke atas yang efektif mencakup tindakan untuk menanggapi masalah • Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan berbagai media & metode untuk meningkatkan aliran informasi. Idham Cholid

30. Manajer Umum Manajer Pemasaran Manajer Produksi Manajer Keuangan Bagian Penjualan Bagian promosi Bagian pabrik Bagian penelitian Bagian Akuntansi Bagian pendanaan KARYAWAN Komunikasi ke atas Idham Cholid

31. KOMUNIKASI HORISONTAL Adalah penyampaian informasi diantara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja. TUJUAN KOMUNIKASI HORISONTAL • Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja • Berbagi informasi mengenai rencana & kegiatan • Untuk memecahkan masalah • Untuk memperoleh pemahaman bersama • Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan • Untuk menumbuhkan dukungan antar personal BENTUK KOMUNIKASI HORISONTAL : Rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu istirahat, obrolan di telpon, memo / catatan, kegiatan sosial, lingkaran kualitas (sebuah kelompok pekerja sukareka yang berbagi wilayah tanggungjawab) Idham Cholid

32. Manajer Umum Manajer Pemasaran Manajer Produksi Manajer Keuangan Bagian penjualan Bagian promosi Bagian pabrik Bagian penelitian Bagian Akuntansi Bagian pendanaan KARYAWAN Komunikasi Horisontal/Lateral Idham Cholid

33. Manajer Umum Manajer Pemasaran Manajer Produksi Manajer Keuangan Bagian penjualan Bagian promosi Bagian pabrik Bagian penelitian Bagian Akuntansi Bagian pendanaan KARYAWAN Komunikasi Diagonal Idham Cholid

34. Keuntungan komunikasi jenis ini: Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat daripada komunikasi tradisional Memungkinkan individu dari berbagai macam bagian atau departemen membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi Kelemahan: Dapat mengganggu jalur komunikasi rutin yang sudah dijalankan Dalam kasus organisasi yang besar, maka komunikasi jenis ini sulit untuk di kendalikan Idham Cholid

35. KOMUNIKASI INFORMAL, SELENTINGAN Komunikasi yang dilakukan oleh orang organisasi tanpa mengindahkan posisinya dalam organisasi. Selentingan (Grapevine) : metode penyampaian laporan rahasia dari orang ke orang yang tidak dapat diperoleh melalui saluran biasa (Stein, 1967). CIRI SELENTINGAN : 1. Melalui interaksi mulut ke mulut 2. Bebas dari kendala organisasi & posisi 3. Penyebaran cepat. 4. Melalui rantai kelompok 5. Memiliki beberapa peran. 6. Produk situasi bukan produk orang dalam organisasi. 7. Semakin cepat orang mengetahui peristiwa semakin cepat kemungkinan menceritakannya pada orang lain. 8. Jika informasinya menarik, orag cenderung menyampaikan pada yang lain. 9. Pesan selentingan cenderung cermat/jeli (walau terkadang lebih dramatik dari yg senyatanya) 10. Informasi selentingan biasanya tidak lengkap, menghasilkan kesalahan interpretasi bahkan bila rinciannya cermat. 11. Cenderung mempengaruhi organisasi (baik atau buruk) Idham Cholid

36. CARA MENANGGAPI SELENTINGAN • Jagalah saluran komunikasi formal tetap terbuka yang memberi kesempatan berlangsungnya komunikasi ke atas, ke bawah, horisontal dan lintas saluran yang terus terang, cermat, dan sensitif. • Efektifkan hubungan komunikasi antara atasan denga bawahan. • Sampaikan bahwa atasan mengerti dan menerima informasi melalui selentingan tersebut (khususnya yg menyangkut perasaan karyawan) Idham Cholid

37. HAMBATAN KOMUNIKASI FORMAL • Jika dilihat dari sudut pandang individual (perseorangan) akan membuat frustasi karena banyak jalur yg harus dilalui untuk dapat berkomunikasi secara langsung dengan manajer puncak. • Jika dipandang dari sudut pandang perusahaan : kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasike level yg lebih tinggi Idham Cholid

38. Komunikasi Informal • Dalam jaringan komunikasi informal orang-orang yang ada dalam suatu organisasi jenjang hirarki, pangkat dan kedudukan/jabatan, dapat berkomunikasi secara leluasa. Idham Cholid

39. Manajer Umum Manajer Pemasaran Manajer Produksi Manajer Keuangan Bagian penjualan Bagian promosi Bagian pabrik Bagian penelitian Bagian Akuntansi Bagian pendanaan KARYAWAN Jaringan komunikasi informal Idham Cholid

40. BEBERAPA KEGIATAN ORGANISASIYANG BERHUBUNGAN DENGAN PERTUKARAN INFORMASI • Menetapkan tujuan • Membuat dan melaksanakan keputusan • Mengukur prestasi kerja • Merekrut dan mengembangkan staf • Pelayanan pelanggan • Negosiasi dengan pemasok • Membuat produk • Berinteraksi dengan peraturan yg ada. Idham Cholid

41. CARA MENGELOLA KOMUNIKASI • Penanganan Pesan-pesan Rutin a. Mengurangi jumlah pesan b. Instruksi yg jelas c.Mendelegasikan tanggungjawab c.Melatih Petugas 2. Penanganan krisis komunikasi Communication skill akan diuji pada saat organisasi mengalami krisis komunikasi. Di bawah ini contoh kejadian yang menimpa suatu organisasi yang harus ditangani dg seksama: Idham Cholid

42. ALIRAN KOMUNIKASI ORGANISASI Idham Cholid

43. ALIRAN KOMUNIKASI ORGANISASI • Adalah suatu proses dinamik dalam mana pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan diciptakan, ditampilkan dan dinterpretasikan yang hidup dan berkembang dalam sebuah organisasi. • Aliran Komunikasi Organisasi berfungsi untuk mengetahui bagaimana informasi itu terdistribusikan kepada anggota-anggota organisasi, bagaimana pola-pola distribusinya dan bagaimana orang-orang terlibat dalam proses penyebaran informasi itu dalam sebuah organisasi. • Aliran Komunikasi Organisasi berpengaruh terhadap efektifitas organisai baik dalam kaitannya dengan hubungan-hubungan ataupun pula dalam pelaksanaan & pencapaian tujuan organisasi. Idham Cholid

44. SIFAT ALIRAN INFORMASI • Guetzkow (1964), aliran informasi (penyebaran pesan) dalam organisasi dapat terjadi dalam tiga cara : 1. SERENTAK, yaitu proses penyebaran informasi (pesan) yang disampaikan secara bersamaan dalam suatu waktu dengan objek sasaran yang banyak (lebih dari satu rang, bukan proses diadik) Bentuk : Memo, Pertemuan, rapat (akbar), televisi, teleconference (penyampaian pesan bermedia). Keuntungan : cepat, mudah/dapat diakses pada saat bersamaan, berhubungan dengan banyak sasaran orang, informasi terbuka, biasanya dipergunakan oleh organisasi besar. Kerugian : tidak dapat menyebarkan informasi yang sifatnya rahasia. Biasanya digunakan oleh organisasi publik atau organisasi yang memiliki jaringan kerja yang luas. Idham Cholid

45. 2. BERURUTAN :yaitu proses penyebaran informasi/pesan secara diadik (merupakan bentuk komunikasi yang utama, Haney;1962). Dengan pola “siapa berbicara kepada siapa”. Informasi disampaikan secara berurutan dari satu orang ke orang lain secara tidak bersamaan. Bentuk : komunikasi antarpersonal, model jaringan sel. Keuntungan : menjamin kerahasiaan informasi, lebih mendekatkan hubungan antar anggota. Kerugian : lambat, memungkinkan terjadinya bias / distorsi informasi (multi persepsi/interpretasi). Biasanya sangat efektif untuk organisasi yang bersifat politis, ideologis, rahasia, militer. Ataupun pula untuk suatu kebijakan organisasi yang sifatnya tertutup / rahasia/ strategis. untuk itu dibutuhkan kemampuan akurasi penyampaian pesan, daya ingat yang baik dan disiplin yang tinggi. 3. SERENTAK – BERURUTAN ; yaitu kombinasi kedua pola aliran yang telah disebutkan sebelumnya. Idham Cholid

46. POLA ALIRAN INFORMASI • POLA RODA :adalahpola yang mengarahkanseluruhinformasikepadaindividu yang mendudukiposisisentral. Orang dalamposisisentralmenerimakontakdaninformasidanmemecahkanmasalahdengan saran / persetujuananggotalainnya. 2. POLA LINGKARAN :semuaanggotaberkomunikasisatusamalainnyahanyamelaluisejenissistempengulangan. Tidakseorangpun yang dapatberhubunganlangsungdengansemuaanggotalainnya, demikian pula tidakadaanggota yang memilikiakseslangsungterhadapseluruhinformasi yang diperlukanuntukmemecahkanpersoalan. Idham Cholid

47. PENGARUH DUA POLA ALIRAN Idham Cholid

48. PERANAN JARINGAN KERJA KOMUNIKASI • KOMPONEN DALAM JARINGAN : • ANGGOTA KLIK,Klik adalah kelompok individu yang paling sedikit/ separuh dari kontaknya merupakan hubungan dengan anggota-anggota lainnya. CIRI-CIRI KLIK : a Klik terjadi melalui interaksi dengan orang-orang yang dapat mereka lihat. (Sommer, 1969). Klik terdiri dari individu-individu yang keadaan sekelilingnya memungkinkan kontak antar individu, saling menyukai & merasa amat puas dg kontak tsb. a Kebanyakan klik relatif akrab satu dg lainnya dalam hierarkhi formal organisasi. Ini menunjukkan kemiripan sistem komunikasi formal dengan sistem komunikasi informal (Rogers & Agarwala- Rogers). a Syarat anggota klik bahwa individu-individu harus mampu melakukan kontak satu sama lainnya, bahkan dengan cara tidak langsung. Idham Cholid

49. 2. PENYENDIRI,adalah mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan anggota kelompok lainnya. a Bisa jadi seseorang menjadi penyendiri untuk tema-tema pesan tertentu (yang mungkin tidak dia sukai atau tidak berhubungan dengan bidang tugasnya) namun menjadi anggota klik sentral bila pesan-pesannya berhubungan dengan bidang tugasnya. a Sifat-sifat penyendiri (Goldhaber;1979) : 1. Kurang aman dlm konsep diri mereka. 2. Kurang termotivasi oleh cita-cita. 3. Kurang bersedia untuk berinteraksi dg orang lain. 4. Lebih muda dan kurang berpengalaman dalam sistem. 5. Lebih jarang menduduki posisi yang kuat dalam organisasi 6. Lebih cenderung menahan daripada melancarkan aliran informasi. 7. Relatif lebih tidak puas dengan sistem (golput) 8. Beranggapan bahwa sistem komunikasi tertutup bagi mereka. Idham Cholid

50. 3. JEMBATAN ; adalah anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam kontak antar kelompok, juga menjalin kontak dengan anggota klik lain. Sebuah jumbatan berlaku sebagai pengontak langsung antara dua kelompok pegawai. 4. PENGHUBUNG ; adalah orang yang mengaitkan atau menghubungkan dua klik atau lebih tetapi ia bukan anggota salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut. (tekanannya bukan anggota klik dalam kelompk atau orang luar sama sekali) 5. GATE KEEPER; adalah orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar dapat melakukan pengndalian atas pesan apa yang akan disebarkan melalui sistem tersebut. 6. PEMIMPIN PENDAPAT (OPINION LEADER) ; adalah orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial, yang membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan mereka. 7. KOSMOPOLIT;adalah orang bebas dari gagasan, prasangka, kecintaan lokal. Orang yg melakukan kontak dg dunia luar/ di luar organisasi. Menghubungkan aggota organisasi dg orang & peristiwa diluar struktur organisasi. Mereka adalah anggota organisasi yang banyak bepergian (duta) aktif dalam organisasi profesional, membaca terbitan. Memiliki kontak dengan sumber-sumber di luar organisasi, bertindak sebagai saluran bagi gagasan baru bagi organisasi. Idham Cholid