Utilisation d’EndNote Perfectionnement

1. Utilisation d’EndNote Perfectionnement Marie-Laure Malingre 20 mars 2007

2. Plan : approfondissement de quelques aspects • Comment personnaliser sa base de données EndNote : • Analyse des types de références et des champs EndNote • La personnalisation des types de références et des champs • Comment importer des références depuis des bases de données et utiliser les filtres • Comment structurer un fichier texte (Word) pour l’import dans EndNote • Comment utiliser EndNote avec Word : • intégrer des références EndNote • utiliser les modèles Word • appliquer / adapter des styles bibliographiques pour la bibliographie, les citations dans le texte, les notes de bas de page

3. Les types de référence spécifiques de EndNote : 1.Journal Article 2. Book 3. Thesis 4. Conference Proceedings 5. Personal Communication 6. Newspaper Article 7. Computer Program 8. Book Section 9. Magazine Article 10. Edited Book 11. Report Propositions de traduction : = Article de périodique = Livre = Thèse = Actes de congrès = Communication non publiée = Article de presse = Logiciel = Contribution = Article de magazine = Ouvrage collectif = Rapport 1. Personnaliser sa base EndNote

4. 12. Map 13. Audiovisual Material 14. Artwork 15. Patent 16. Electronic Source 17. Bill 18. Case 19. Hearing 20. Manuscript 21. Film and Broadcast 22. Statute 23. Figure = Carte = Document audiovisuel = Oeuvre d’art = Brevet = Document électronique = Projet de loi = Jurisprudence = Audience = Manuscrit = Film et émission radio = Loi = Figure, illustration 1. Personnaliser sa base EndNote

5. 24. Chart or Table 25. Equation 26. Electronic Article 27. Electronic Book 28. Online Database 29. Government Document 30. Conference Paper 31. Online Multimedia 32. Classical Works 33. Legal Rule / Legislation 34. Unpublished Work = Graphique ou Tableau = Equation = Article de revue électronique = Livre électronique = Base de données en ligne = Document officiel, = Communication à un congrès = Document en ligne multimédia = Classiques = Règle juridique = Littérature grise 1. Personnaliser sa base EndNote

6. Les champs d’une référence Champs communs à différents types de référence Champs spécifiques à chaque type de référence Principaux champs : Author : auteur Editor : éditeur scientifique Publisher : éditeur commercial Year : année Title : titre Journal : périodique Volume : volume Issue : numéro Pages : pages Date : complément de date Short Title : titre abrégé 1. Personnaliser sa base EndNote

7. Alternate Journal : nom de périodique abrégé Original Publication : titre original Reprint Edition : Réimpressions (titre et année de publication du document original) Reviewed Item : compte-rendu (titre et auteur des œuvres critiquées) Accession Number : numéro d’accès de la référence dans la base bibliographique Call Number : cote Label : utilisable dans plusieurs cas de figure (n° de tiré à part par exemple) Keywords : mots clés Abstract : résumé Notes : commentaires URL : liens hypertextes Author Address : adresse de l’auteur Series Title : collection … 1. Personnaliser sa base EndNote

8. 1. Personnaliser sa base EndNote • Paramétrage des types de référence et des champs • Menu Edit > Preferences >Reference Types Accès à la fenêtre des types de références

9. 1. Personnaliser sa base EndNote Types de références Menu déroulant permettant de faire apparaître les différents types de référence et leurs champs et de créer de nouveaux types (unused) Type modèle donnant tous les champs pour l’ensemble des types de référence Possibilité de modifier les champs, d’en supprimer, de créer des champs personnalisés (custom) Application de la modification à tous les types de référence

10. 2. L’import de références sous EndNote • EndNote permet un import automatique de références : • Depuis d’autres bases EndNote • Depuis des bases créées sous d’autres logiciels de gestion bibliographiques (Bases Procite ou Reference Manager) • Depuis des fichiers de références sauvegardés à l’issue de recherches dans des bases de données distantes et importés automatiquement grâce à des filtres d’import • Depuis les interfaces de saisie de certaines bases de données qui permettent d’exporter directement les résultats vers EndNote • Sous EndNote même, par une connexion directe à des bases de données distantes (grâce à des fichiers de connexion)

11. 2. L’import de références sous EndNote • Import direct depuis les interfaces de recherche • Exemple : • ScienceDirect Bouton d’export des références qui permet de les intégrer directement dans la bibliothèque EndNote (format RIS) depuis l’interface de recherche.

12. 2. L’import de références sous EndNote • Import via les filtres d’import • Le principe • Chaque base de données a ses propres modalités d’organisation, des filtres différents sont donc nécessaires pour chaque base • Sauvegarde de fichiers en format texte depuis les sources souhaitées • Import dans EndNote par le Menu File > Import (options d’import). Choisir l’un des filtres proposés par EndNote • Un filtre est sélectionné pendant le processus d’importation pour indiquer à EndNote comment interpréter l’information dans le fichier de données • Le filtre fait correspondre l’information contenue dans chaque référence aux champs correspondants dans EndNote

13. 2. L’import de références sous EndNote • Import via les filtres d’import • 2 éléments à prendre en considération : • Comment télécharger les données dans le bon format de sortie (txt) • Quel filtre d’importation utiliser pour importer les données dans EndNote • Le gestionnaire de filtres • Pour accéder à la liste des filtres, choisir Import Filters du Menu Edit et sélectionner Open Filter Manager • On peut créer des filtres s’ils manquent sous EndNote

14. 2. L’import de références sous EndNote Sélectionner tous les filtres comme favoris pour y accéder rapidement lors de l’import Voir les propriétés d’un filtre avec la possibilité de les modifier Sélectionner ce filtre comme favori

15. 2. L’import de références sous EndNote • La procédure d’import Choisir le fichier à importer Choisir le filtre Options concernant l’import des doublons Codage du texte du fichier à importer (ANSEL pour formats MARC)

16. 2. L’import de références sous EndNote La fenêtre du filtre de PsycINFO = Pour vérifier, modifier le filtre, pour créer un nouveau filtre à partir du filtre existant + Possibilité de télécharger des filtres dans le dossier Filters de EndNote

17. La ligne « About This Filter » : Name = nom du fichier, il peut être modifié (par File > Save as) Based on = informations utilisées pour créer le filtre (lien vers le site web où se trouvent les instructions Category = pour créer des filtres par catégorie ou fournisseur. Created / Last modified = mentions de date Comments and Limitations = peut contenir des informations facilitant l’import (par ex. manière de récupérer les données) 2. L’import de références sous EndNoteanalyse d’un filtre

18. La ligne « Template » : Son usage : Créer des correspondances entre les étiquettes du fichier texte à importer et les champs EndNote Pour chaque type de référence Demander que le contenu de certaines étiquettes ne soit pas récupéré en utilisant l’option {IGNORE} Insérer des étiquettes / Champs : Insert Fields 2. L’import de références sous EndNoteanalyse d’un filtre

19. Champs particuliers (ex : Medline SP) : Source : contient des informations qui seront éclatées dans plusieurs champs EndNote. Certains champs peuvent comporter des restrictions pour l’importation (cf. Medline SP) : Author Fields Year Title Pages Volume Issue Syntaxe particulière : la barre verticale (|), pour indiquer un séparateur répété. 2. L’import de références sous EndNoteanalyse d’un filtre

20. La ligne « Author Parsing » : s’applique au champ Author Name Order = ordre dans lequel doivent être repris le nom et le prénom de l’auteur Last Always Precedes First First Always Precedes Last Name Order is inconsistent Interpreting First Name As = 3 valeurs possibles : Smart : EndNote applique son algorithme, s’il y a 3 lettres majuscules contigües ou moins, ces lettres sont importées en tant qu’initiales, sinon elles le sont en tant que nom complet Whole Names Initials Only 2. L’import de références sous EndNoteanalyse d’un filtre

21. Author Name Separators Between Authors : Défini par défaut à Smart Reconnaît comme séparateurs « ; » « ^ » « | » pour déterminer la fin d’un nom d’auteur Si cela ne convient pas définir le séparateur qui convient Author Name Separators Last & First Names L’option Smart reconnaît comme séparateurs l’espace, la virgule et le point. Définir éventuellement d’autres séparateurs Parenthetical Data in Author Field Pour importer ou non des données mentionnées entre parenthèses au niveau du nom d’auteur (dates par ex.) 2. L’import de références sous EndNoteanalyse d’un filtre

22. La ligne « Continuation Lines » EndNote ignore les lignes non précédées d’une étiquette, sauf si la ligne est la ligne suivante du texte de départ. Exemple :AB- A single-subject research design that used multiple baselines across behaviors compared traditional adaptations to computers. 2. L’import de références sous EndNoteanalyse d’un filtre

23. 2. L’import de références sous EndNoteanalyse d’un filtre • Options • « Ignore Indents : Untagged lines are always a continuation of the preceding line » = toutes les lignes du texte seront importées selon les étiquettes, les lignes qui n’ont pas d’étiquette se suivent, appartiennent à la même étiquette. • « Continuation lines must be indented » = pour définir le nombre d’espaces dans la marge gauche pour la ligne continue. • En choisissant l’option « Smart Indent Identification », l’importation sera correcte. • Possibilité de définir l’indentation au niveau des lignes suivantes pour un champ donné (à gauche du champ).

24. La ligne Reference Type Default Reference Type = définit quel type de référence adopter s’il n’est pas possible d’identifier le type de référence d’une notice Identifier =Pour importer un fichier de résultats issus de plusieurs bases de données = l’étiquette fournisseur + nom du fournisseur et l’étiquette base de données et le nom de la base. 2. L’import de références sous EndNoteanalyse d’un filtre

25. La ligne Editor Parsing Option analogue à l’option « Author Parsing » s’applique aux champs : « Editors’ » Translators’ » « Other Authors » qui correspondent aux noms de champs génériques : « Secondary Author’ » « Tertiary Author’ » « Subsidiary Author’ » 2. L’import de références sous EndNoteanalyse d’un filtre

26. La ligne Field Editing Permet de définir comment convertir, pour un champ donné, un texte qui est en lettres majuscules Options : Sentence : le 1er mot en majuscule Headline : chaque mot a une majuscule à l’initiale Lowercase format : tout en minuscules Do NOT Lowercase : laisser en majuscules Permet de définir les caractères à ôter lors de l’import. 2. L’import de références sous EndNoteanalyse d’un filtre

27. MARC Records : Pour définir les règles d’import concernant les notices en format MARC. Record Layout : Pour définir la manière dont EndNote délimite les enregistrements. Smart record identification (étiquette précédée d’un blanc ou d’une ligne indépendante) Blank line separates records First Tag Last Tag Each Record ends with Each Record starts with 2. L’import de références sous EndNoteanalyse d’un filtre

28. La Ligne « Source Parsing » Champ Source = champ complexe et hétérogène Permet d’identifier l’étiquette du champ Source Permet d’avoir plusieurs options de traitement du champ Source dans les Templates de Journal Article Toutes les informations qui ne sont pas importées correctement, sont importées dans le champ Note, avec la mention « Using Smart Source Parsing ». 2. L’import de références sous EndNoteanalyse d’un filtre

29. 3. Importer une bibliographie écrite sous word • Données qui ne sont pas dans un format propre à l’import. • 3 possibilités : • Remettre en forme les données avec le traitement de texte (pour bibliographie importante, plus de 40 références) • Copier coller chaque ensemble de données dans les champs EndNote • Saisir manuellement les données dans EndNote

30. Remise en forme du texte Création d’un fichier délimité par des tabulations Fichier dont chaque référence est délimitée par un retour chariot et les champs de la référence sont séparés par des tabulations Option d’Import = « Tab Delimited » 3. Importer une bibliographie écrite sous word

31. 3. Importer une bibliographie écrite sous word • Préparation des données • Séparer les noms d’auteur par un point-virgule ou par 2 slash « // » • Vérifier la présence d’un champ indiquant le type de référence (si différents types) = indiquer des types de référence EndNote • Transformer le fichier en fichier délimité par des tabulations (.txt) • Dans le traitement de texte, rajouter 2 lignes au fichier • Import • Dans EndNote : File > Import avec option Tab Delimited

32. 3. Importer une bibliographie écrite sous word • 1ère ligne = • * nom de référence EndNote et retour chariot • Exemple : • *Journal Article <Retour chariot> • Dans le cas où il n’y a pas de fichier séparé par type de référence, définir chaque type de référence individuellement; la 1ère ligne doit être dans ce cas : • *Generic <Retour chariot> • 2ème ligne = noms de champ EndNote : • *Generic Reference Type Author Year Title Secondary Title

33. Remise en forme du texte Création d’un fichier avec des étiquettes = Insérer des étiquettes devant certains champs pour pouvoir les importer dans EndNote Création d’un filtre d’import pour lire les étiquettes Exemple : Insertion de l’étiquette XX- devant chaque début de référence Utilisation de la fonction Rechercher et Remplacer de Word : rechercher les retours chariot et insérer l’étiquette XX- suivie d’un espace Rechercher 2 retours chariot = « ^p^p » et remplacer par « ^pXX- » avec la commande Edition > Remplacer Enregistrer au format texte Créer un nouveau filtre (avec ligne vide dans Record Layout) Importer les données 3. Importer une bibliographie écrite sous word – autre méthode

34. Remise en forme du texte Création d’un fichier avec des étiquettes compréhensibles par EndNote et directement importables Format d’import conforme aux règles Refer/BibIX (import Option) Chaque champ de données est précédé par une étiquette identifiante : % suivi d’une lettre majuscule ; chaque référence est séparée par une ligne vide %A Author (un nom par ligne) %B Secondary Title %C Place Published %D Year %E Editor/Secondary Author %F Label %I Publisher %J Journal Name %K Keyword %L Call Number %M Accession Number %N Number (Issue) %P Pages %S Tertiary Title %T Title … 3. Importer une bibliographie écrite sous word – autre méthode

35. Cite While You Write : le principe EndNote permet, au cours de la rédaction d’un texte sous Word, de citer automatiquement une référence en faisant appel à la bibliothèque concernée ; le logiciel permet aussi de générer une bibliographie avec Word (97, 2000, XP) 4. L’utilisation d’EndNote avec Word

36. 4. L’utilisation d’EndNote avec Word • Word est doté d’outils permettant le CWYW : voir le Menu Outils > EndNote et les différentes options du sous-menu • Find Citation(s) • Go To EndNote • Format Bibliography • Insert Selected Citation(s) • Edit Citation(s) • Insert Note • Edit Library Reference(s) • Remove Field Codes • Export Travelling Library • Find Figure(s) • Generate Figure List • Cite While You Write Preferences

37. 4. L’utilisation d’EndNote avec Word • Insérer des citations dans un texte Word • Sous EndNote : • Sélectionner la ou les référence(s) à introduire • Aller dans Word et choisir le Menu Outils > Insert Selected Citation(s) • Sous EndNote : • Sélectionner les références souhaitées • Utiliser le menu Cite While You Write > Insert Selected Citation(s) • Sous Word : • Choisir le Menu Outils > Find Citation(s) • Dans la boîte de dialogue EndNote Insert Citations, faire la recherche dans la fenêtre Find + Search • La liste des références apparaît • Insérer la citation (bouton Insert)

38. 4. L’utilisation d’EndNote avec Word Insérer la référence

39. 4. L’utilisation d’EndNote avec Word • Les références sont alors insérées dans le texte : Citation dans le texte bibliographie = Selon le style choisi

40. La bibliographie peut être générée automatiquement au fur et à mesure de l’insertion des citations dans le texte (Outils > EndNote 9/8 > Format Bibliography > Instant Formatting) Si les citations ne sont pas automatiquement formatées (option précédente désactivée par Disable), que la bibliographie n’est pas mise à jour à chaque insertion, et pour formater la bibliographie avec un style donné, sélectionner dans Word l’option Format Bibliography (choix du style). 4. L’utilisation d’EndNote avec Word

41. Possibilité de personnaliser avec Outils > EndNote 9 > Format Bibliography > Layout Pour générer une bibliographie indépendante, sélectionner les citation + Copy Formatted et Coller dans Word. On peut aussi exporter des bibliographies à partir de la commande Export du Menu File (TXT, RTF, HTML, XML). 4. L’utilisation d’EndNote avec Word

42. Pour modifier le contenu d’une citation particulière : (sous Word) Positionner le curseur dans la citation (grisée) Choisir Outils > Edit Citation 4. L’utilisation d’EndNote avec Word

43. 4. L’utilisation d’EndNote avec Word • Insérer des images • Sous EndNote, on peut insérer des fichiers images dans les types de Référence « Figure » par : Reference > Insert Picture, ainsi que leurs légéndes dans le champ Caption • Sous Word, on utilisera Outils > Find Figure : la recherche s’effectuera sur les données du champ Caption • L’image s’insère dans le texte, la légende de l’image correspond au champ Caption

44. Les Modèles (Templates) de Word Les « Manuscript Templates », accessibles par le Menu Tools d’EndNote sont des modèles Word conçus pour aider à rédiger un article scientifique selon les normes des revues. 4. L’utilisation d’EndNote avec Word

45. Suivre les étapes proposées pour la rédaction selon un style choisi. 4. L’utilisation d’EndNote avec Word

46. 4. L’utilisation d’EndNote avec Word - les styles bibliographiques • Le principe • EndNote propose des styles qui contiennent un ensemble d’instructions permettant de formater : • Les citations de références bibliographiques (avec éventuellement des images, des tableaux insérés dans un article) + les notes de bas de page • Les bibliographies correspondantes : listes bibliographiques, listes de figures, de tableaux • EndNote propose plus de 1200 styles reprenant les normes d’écriture des grandes revues scientifiques • Ils définissent la forme sous laquelle apparaîtront les références avec Format Bibliography, Print, Export, Copy Formatted =noms des champs, ponctuation/caractères spéciaux et texte

47. 4. L’utilisation d’EndNote avec Word - les styles bibliographiques • Le principe (suite) • On peut modifier un style ou en créer de nouveaux. Les fichiers styles sont des fichiers .ens • C’est le style Manager qui permet de gérer les styles • Par défaut 4 styles génériques s’affichent dans le menu déroulant : • AnnotatedCitation = Auteur et date de publicationBibliographie = Auteur, date, titre,… triés par ordre alphabétique (résumé après chaque référence) • Author-Date : même principe, mais sans les résumés • Numbered style : citations numérotées, bibliographie affichée par ordre chronologique des numéros de citation • Show All : les références sont affichées comme elles ont été saisies avec tous les champs et leurs intitulés

48. 4. L’utilisation d’EndNote avec Word - les styles bibliographiques • Le Style Manager (Menu Edit > Output Styles) : liste les noms de tous les styles disponibles, classés par ordre alphabétique de journaux ou par catégories de journaux Marquer un ou tous les styles comme favoris Editer un style pour en voir les propriétés

49. Il faudra créer un style pour chaque type de document = chaque type de référence Options : About this style : informations sur le style Anonymous Works : paramétrage pour les œuvres anonymes Pages Numbers : choix d’écriture de la pagination Journal Names : forme abrégée ou complète Citations : forme des citations Bibliography Footnotes Figures & Tables 4. L’utilisation d’EndNote avec Word - les styles bibliographiques

50. Création d’un style / Modication d’un style existant Sélectionner les champs qui s’afficheront (Insert Field) et introduire la ponctuation Opérer différents paramétrages : nom des auteurs, séparateurs entre les auteurs, ordre des noms, initiale de prénom Pour voir les modalités de présentation, sélectionner les Templates 4. L’utilisation d’EndNote avec Word - les styles bibliographiques