EFQM alapú könyvtári önértékelés a gyakorlatban

1. EFQM alapú könyvtári önértékelés a gyakorlatban Eszenyiné dr. Borbély Mária DEENK, 2010. március 31.

2. 1989. Svájci Montreuxban: első Európai Minőségirányítási Fórumon: Európai Minőségirányítási Alapítvány (EFQM) létrehozása. • Az Alapítvány lett felelős az 1991-ben útjára bocsátott Európai Minőségdíjjal kapcsolatos intézkedések meghozataláért, valamint a díjhoz kapcsolódó EFQM Kiválósági Modell létrehozásáért. • A modellt eredetileg az Európai Minőségdíjra pályázók értékelésére fejlesztették ki, de sok szervezet önértékelő eszközként kezdte el használni. Ezért az EFQM úgy döntött, hogy a modellt úgy kell továbbfejleszteni, hogy ideálisan képviselje az üzleti kiválóság (TQM) filozófiáját, és a gyakorlatban is alkalmazható legyen valamennyi szervezetre, tekintet nélkül hovatartozásukra, méreteikre és szektorukra, továbbá arra, hogy hol tartanak a saját kiválóságuk megvalósításában.

3. Az EFQM modell

4. Az EFQM önértékelési módszerei

5. A szervezet minőségszemlélete és a módszer

6. A módszerek precizitása, pontossága

7. A formális módszer előnyei • Az adatgyűjtési folyamat tényszerű, valós adatokat szolgáltat. • A módszer tudományosan megalapozott. • Az önértékelés során megteremti az együttműködés lehetőségét a különböző funkciókban és területeken dolgozó emberek között. • A módszer közepesen magas pontosságához reális, közepes vagy azt valamivel meghaladó anyagi költségek járulnak. • A magyarországi könyvtárak minőségszemléletében az elmúlt évtizedben jelentős fejlődés következett be, joggal sorolhatjuk őket a már úton lévő szervezetek közé, így önértékelésükhöz a formális módszer alkalmazása ideális megoldás lehet. • A formális módszer a közepesen magas anyagi költségen túl, ami elsősorban az önértékeléshez használt adatlapok sokszorosításából és a szervezeti eredményeket mérő kérdőívek előállításából származó költség, közepes mértékű egyéb, elsősorban idő és munkaerő ráfordítást igényel alkalmazóitól.

8. A formális módszerrel végzett önértékelés menete1. önértékelési eszközkészlet

9. 9 EFQM kritérium és 32 alkritérium • 1.Vezetés Hogyan indítják meg és segítik elő a könyvtár vezetői a könyvtár küldetésének és jövőképének megvalósítását: mennyire képesek a hosszú távon jelentkező sikerekhez szükséges értékek fejlesztésére; és hogyan valósítják meg ezeket a megfelelő tevékenységeken és magatartásformákon keresztül; mennyire járulnak hozzá saját személyükben az adott szervezet vezetési rendszerének kidolgozásához és gyakorlatba történő átültetéséhez. • 1/a A könyvtár vezetése elkészíti a könyvtár stratégiai tervét, megfogalmazza a könyvtár küldetésnyilatkozatát és jövőképét, valamint modellszerepet tölt be a könyvtár minőség kultúrájában • 1/b A könyvtár vezetése személyesen biztosítja a könyvtár menedzsment rendszerének kidolgozását, megvalósítását és folyamatos fejlesztését • 1/c A könyvtár vezetése együttműködik a használókkal, a partnerekkel és a társadalom képviselőivel • 1/d A vezetők motiválják, támogatják és elismerik a szervezet alkalmazottait

11. 2. Politikai stratégia Hogyan valósítja meg a könyvtár saját küldetését és jövőképét világos, valamennyi érdekelt szempontjait figyelembe vevő, az aktuális könyvtárpolitikával, a tervekkel, a célokkal és a folyamatokkal alátámasztott stratégia segítségével. • 2/aA könyvtár politikája és stratégiája, az érdekelt felek jelenlegi és jövőbeli szükségletein és elvárásain alapul • 2/b A könyvtár politikájának és stratégiájának alapja a teljesítménymérésből, kutatásból, tanulásból származó információ • 2/c A könyvtár politikája és stratégiája állandó fejlesztés, felülvizsgálat és korszerűsítés alatt áll • 2/d A könyvtári stratégia kulcsfolyamatokon keresztül valósul meg • 2/e A könyvtári stratégia megismerésében és végrehajtásában mindenki részt vesz

13. 3. Dolgozók Hogyan menedzseli, fejleszti és szabadítja fel a könyvtár alkalmazottai tudását, munkavégző képességét, egyéni, csoport és szervezeti szinten; hogyan tervezi meg ezeket a tevékenységeket annak érdekében, hogy azok támogassák a szervezet politikáját és stratégiáját, továbbá folyamatainak hatékony működését. • 3/a Az emberi/humán erőforrásokat megtervezik, menedzselik és fejlesztik • 3/b A dolgozók tudását és szakértelmét azonosítják, definiálják, fejlesztik és megőrzik • 3/c Gondoskodnak a dolgozói részvétel és önálló jogkör biztosításáról • 3/d A könyvtár vezetése és az alkalmazottak között párbeszéd folyik • 3/e A könyvtár vezetése törődik az alkalmazottakkal, elismerik és díjazzák őket

15. 4. Partnerkapcsolatok és erőforrások Hogyan tervezi és menedzseli a könyvtár külső partnerkapcsolatait és belső erőforrásait annak érdekében, hogy azok támogassák a szervezet politikáját és stratégiáját, továbbá folyamatai hatékony működését. • 4/a A külső partnerkapcsolatok menedzseltek • 4/b A pénzügyek menedzseltek • 4/c Az épületek, anyagok és berendezések menedzseltek • 4/dAz információs technológia menedzselt

17. 5. Folyamatok Hogyan tervezi meg, menedzseli és fejleszti a könyvtár a folyamatait annak érdekében, hogy azok támogassák a szervezet politikáját és stratégiáját, teljes mértékben kielégítsék a használókat és a többi érdekelt felet; valamint egyre nagyobb értékeket hozzanak létre számukra. • 5/a A könyvtári munkafolyamatokat módszeresen tervezik és menedzselik • 5/b Minden folyamatot a szükségleteknek megfelelően innovatív úton úgy fejlesztenek, hogy azok teljes mértékben kielégítsék a felhasználókat és a többi érdekelt felet, valamint egyre nagyobb értékeket állítsanak elő számukra • 5/c A könyvtárban a szolgáltatásokat, a használói igények és elvárások alapján tervezik és fejlesztik • 5/d A könyvtár a szolgáltatásait kifejleszti, működteti, és folyamatosan ellenőrzi és javítja • 5/e A könyvtár közönségkapcsolatait menedzseli és erősíti

19. 6. Használói eredmények Amit a könyvtár a felhasználók és más érdekelt felek elégedettségéért tesz. • 6/a Használói észrevételek, dicséretek, panaszok, melyek használói kérdőíves felmérésekből származnak • 6/b A használói elégedettséget mérő teljesítménymutatókból nyert eredmények • 7. Dolgozói eredmények Amit a könyvtár a dolgozók elégedettségéért tesz • 7/a A könyvtár dolgozóinak észrevételei, melyek kérdőívekből, fókuszcsoportokból, interjúkból stb. származnak • 7/b A dolgozói elégedettség teljesítménymutatóiból nyert eredmények • 8. Társadalmi hatás és eredmények Amit a könyvtár az össztársadalmi szükségletek és elvárások kielégítéséért tesz. • 8/a A könyvtár társadalmi környezetének észrevételei, melyek felmérésekből, kérdőívekből, közönségtalálkozókból, irányító testületektől származhatnak • 8/b A könyvtár társadalmi környezetének észrevételeiből származó értékek, eredmények • 9. A könyvtári kulcsteljesítmények eredményei • 9/a A könyvtár kulcsteljesítményei, eredményei • 9/b A könyvtár kulcseredményeinek teljesítménymutatói

28. A formális módszerrel végzett önértékelés menete • 2. Tények, adatok összegyűjtése • 3. Az önértékelésben résztvevők köre • 4. Az adatlapok kérdéseinek tisztázására, közös értelmezése a kitöltés megkezdése előtt • 5. Az önértékelés lebonyolítása • 6. Az önértékelés kiértékelése • 7. Bizonyos időközönként megismételt önértékelés

29. A Méliusz Központban végzett önértékelések • 2007 tavasz: régi épület • 2008 nyár: új épület

30. Vezetés

31. Stratégia

32. Dolgozók

33. Partnerkapcsolatok és erőforrások

34. Folyamatok

35. Használói eredmények új könyvtár

36. Dolgozói eredmények új könyvtár