Organisasi Proyek

1. OrganisasiProyek Oleh Ahmad Nafik (06080053) Universitas Islam Attahiriyah

2. TujuanPembelanjaran • Mempelajari dan memahami pengertian organisasi dan strktur organisasi. • Untuk mengetahui fungsi organisasi secara umum dan dasar-dasar penyusunan struktur organisasi secara umum. • Mengetahui persoalan-persoalan yang muncul pada suatu proyek dan yang mempengaruhi struktur organisasi.

3. Memahami macam-macam organisasi dalam penge- lolaan proyek beserta kelebihan dan kelemahan pada masing-masing organisasi. • Mempelajari kriteria-kriteria secara umum yang mempengaruhi pemilihan bentuk organisasi proyek.

4. IsiMateri 3.1 Pendahuluan • OrganisasiadalahSuatusaranauntukmencapaituju- an baik yang disusunsesuaidengankeperluandan berpengaruhterhadappenyelenggaraanproyek. • Fungsiorganisasisecaraumumantara lain : a. Organisasimerupakansarana, dimanaanggotaatau pesertabekerjasamauntukmencapaitujuanber- sama. b. Didalamorganisasiterdapatpengaturantentang bagaimanakerjasamaitudilaksanakan.

5. c. Adanya pembagian pekerjaan untuk mencegah dup- likasi dan tumpang tindih kegiatan dalam rangka mencapai tujuan. d. Adanya suatu pembagian wewenang dan tanggung jawab. • Stuktur Organisasi adalah suatu sarana untuk mencapai tujuan yang baik yang disusun sesuai kesesuaian-kesesuaian atau spesialisasi orang yang berpengaruh terhadap penyelenggaraan proyek.

6. Dasar-dasarpenyusunanstrukturorganisasisecara umumantara lain : a. Berdasarproduk b. Berdasarlokasi c. Berdasarproses d. Berdasarpelanggan e. Berdasarwaktu

7. Ketika suatu proyek muncul ada dua persoalan muncul antara lain : a. Keputusan harus dibuat tentang bagaimana orga- nisasi proyek melekat pada organisasi induk. b. Berhubungan dengan bagaimana proyek harus dior- ganisasikan. • Menurut james A.F. Stoner yang mempengaruhi penentuan struktur organisasi antara lain : a. Strategi menentukan besar kecilnya tugas suatu organisasi.

8. b. Teknologi yang dipakaimelaksanakankegiatandan karakteristikanggota. c. Lingkungantempatberoperasi. • Macam-macamstrukturorganisasidalampengelolaan proyekantara lain : a. Organisasifungsional. b. Organisasikoordinator. c. Organisasigugustugas/Organisasiproyek murni. d. Organisasimatriks. Setiapmacamorganisasitersebutdiatasmempuyaikelemahandankelebihanmasing-masing.

9. 3.2 Organisasifungsional • Disinisemuakegiatanproyekdilakukanmengikuti jalurfungsional. Salahsatuciridariorganisasiini adalahtenaga-tenaga yang mempunyaikegiatan yang samaatauserupadikumpulkandalamsatubagianatau departemen. • Keuntungandaristrukturfungsionalantara lain : a. Adanyafleksibilitas yang tinggidalampenggunaan staf/karyawan. b. Orang-orangdengankeahliantertentubisaditug- askandibanyakproyek yang berbeda.

10. c. Orang-orang dengan keahlian yang berbeda dapat dikelompokkan dalam satu group untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman yang sangat berm- anfaat bagi pemecahan teknis. d. Divisi fungsional yang bersangkutan bisa jadi basis bagi kelangsungan teknologi bila para personel kel- uar dari proyek atau organisasi induk. e. Divisi fungsional mempuyai jalur-jalur karir bagi mereka yang mempunyai keahlian tertentu.

11. Kekurangan/kelemahanstrukturorganisasifungsional a. Klientidakmenjadiperhatianutamadariaktifitas yang dilakukanorang-orang yang terlibatproyek. b. Divisifungsionalcenderungberorientasipada aktivitas-aktivitaskhusus yang sesuaidengan fungsinya. c. Kadang-kadangdalamproyek yang diorganisasi secarafungsionalinitidakadaindividu yang diberi tanggungjawabpenuhuntukmengurusproyek. d. Motivasi yang ditugaskankeproyekcenderung lemah. e. Penyusunanorganisasisepertiinitidakmemberikan pendekatan yang holistik.

12. GambarOrganisasiFungsional General Manager Vice Precidentkeuangan Vice PrecidentPemasaran Vice PrecidentProduksi Vice Precident Engineering

13. 3.3 OrganisasiKoordinasi • Organisasi yang dipimpinolehseorangkoordinator yang berugassepenuhnyamengurusiproyekdalam artimengkoordinasipekerjaan, tenagadankegiatan yang lain yang berhubungandenganproyek. • Koordinatorberfungsisebagaianggotastafdari manager linidanmelaporkansegalaperkembangan proyekterhadapmanegerlinitetapidapat pula melaporkepuncakpimpinanperusahaanbila proyeknyadianggapcukuppentingbagiperusahaan.

14. Keuntugan organisasi koordinator : a. Koordinator proyek sebagai pusat sumber informasi tentang kemajuan proyek, kesulitan yand dihadapi dan memberikan saran atas perbaikan yang diper- lukan. b. Proyek lebih terfokus oleh koordinator proyek. • Kelemahan organisasi koordinasi : a. Koordinator proyek sulit melaksanakan kepimi- mpinan yang efektif terhadap proyek karena wew- enang terbatas hanya pada menghimbau dan menganjurkan. b. Kehilangan banyak keuntungan yang terkandung dalam konsep managemen proyek.

15. OrganisasiKoordinator Pimpinan Perusahaan Manager Umum Manager tehnik Manager Keuangan Manager Produksi Manager Proyek Desain & Engineering Manufaktur PengendalianMutu BiayadanJadwal

16. 3.4 OrganisasiGugusTugas /OrganisasiProyek Murni ( Task Force ) • Proyekberstatusmandiridalamartiterpisahdari bagianorganisasi lain dalamperusahaan. • Ciri-ciriorganisasibentukiniadalah : a. Pimpinanproyekmempunyaiwewenangpenuhatas pengelolaanproyek b. Tenagapelaksanadipindahkankedalamorganisasi proyek, dankhususmelaksakanpekerjaanproyek sesuaidenganwewenangdantanggungjawabnya dalamorganisasitersebut.

17. c. Hanyamemerlukansedikitdukungandari unit fungsional • Kelebihanstrukturorganisasiiniadalah : a. Managerproyekmempunyaiwewenangpenuhuntuk mengelolaproyek. b. Semuaanggotatimproyeksecaralangsungberta- nggungjawabterhadap manager proyek. c. Rantaikomunikasimenjadipendek, yakniantara manegerproyekdenganeksekutifsecaralangsung.

18. d. Bila proyek yang sejenis berturut-turut, organisasi ini bisa memanfaatkan para ahli yang sama sekal- igus melakukan kaderisasi dalam penguasaan tekno- logi tertentu. e. Karena kewenangan terpusat, kemampuan untuk membuat keputusan bisa lebih cepat. f. Adanya kesatuan komando. g. Bentuk ini cukup simpel sehingga mudah dilak- sanakan. h. Adanya dukungan secara menyeluruh terhadap proyek.

19. Kelemahan struktur organisasi ini : a. Bila organisasi induk mempunyai banyak proyek yang harus dikerjakan, biasanya setiap proyek akan mengusahakan sendiri sumberdaya, sehingga terjadi duplikasi usaha dan fasilitas. b. Struktur ini akan menambah biaya yang cukup mahal bagi organisasiu induk, karena biasanya akan berdiri sendiri dengan staf yang penuh.

20. c. Sering kali maneger proyek menumpuk sumber daya secara berlebihan untuk mendapatkan dukungan teknis dan teknologi sewaktu-waktu diperlukan. d. Bila proyek selesai akan terjadi masalah tentang bagaimana nasib pekerja proyek yang ada. e. Ketidakkonsistenan prosedur bisa sering terjadi dengan memakai alasan “memenuhi permintaan klien ”

21. Organisasigugustugas ( task force )/Organisasiproyekmurni Manager Proyek VP Desain VP Keuangan VP Personalia

22. 3.5 OrganisasiMatriks • Organisasimatriksadalahorganisasiproyekmurni yang melekatpadadivisifungsionalpadaorganisasi induk. • Manager proyekdantimintinya Mempuyaiaruskegiatantigaarah : a. Keatas= pimpinanperusahaan. Untukmendapat petunjukkebijakanumumpenyelenggaraanproyek danmelaporkankemajuanpelaksanaanproyek

23. beserta hal-hal lain yang perlu mendapat perhatian dari pimpinan perusahaan. b. Mendatar dan diagonal = kepada bidang fungsional dan pihak pemilik proyek. Berkaitan dengan upaya menampung kehendakdan usul-usul dari padanya dan lain-lain kegiatan yang telah diatur dalam kontrak EPK. c. Ke bawah = Manager proyek. Memimpin, memberi petunjuk dan mengkoordinasi tim inti proyek dalam kegiatan-kegiatan desain engginering, pembelian dan kontruksi instalasi.

24. Departemen Fungsional-Teknis Dukungan yang diberikan berupa : a. Mengerjakan paket pekerjaan yang diserahkan kepadanya sesuai dengan lingkup, jadwal dan biaya yang ditentukan manager proyek. b. Menyedikan tenaga ahli untuk tim inti proyek. c. Memberikan petunjuk perihal standart, kriteria dan prosedur dalam rangka mengikuti perkembangan kamajuan teknologi.

25. Departemen fungsional-Non Teknis Dukungan yang diberikan : a. Menyediakan tenaga ahli yang diperlukan tim inti proyek. b. Memberikan petunjuk mengenai prosedur dan peraturan-peraturan yang diperlukan. c. Melaksanakan bagian pekerjaan proyek yang diserahkan kepadanya,misalnya pembayaran, audit dan lain-lain. d. Melapor pada pimpinan perusahaan perihal garis besar kemajuan pelaksnaan pekerjaan dan hambatan yang dialami.

26. Pimpinan Perusahaan Dukungan yang diberikan : a. Memberikan pokok-pokok kebijakan penyeleng- garaan proyek. b. Menentukan patokan sasaran-sasaran utama (jadwal penyelesaian proyek, total anggaran dan mutu). c. Mengevaluasi secara umum pelaksanaan dan memberikan petunjuk pada masalah yang amat prinsip.

27. Kelebihan Organisasi Matriks a. Proyek mendapatkan perhatian secukupnya. b. Karena organisasi matriks melekat pada unit fungsional organisasi induk maka mudah untuk mendapatkan orang potensial yang dibutuhkan dari setiap unit fungsional. c. Tidak ada masalah yang berat akan menyusul berkenaan dengan nasib pekerjaan proyek jika suatu proyek selesai. d. Tanggapan terhadap keinginan yang diminta oleh klien bisa cepat diberikan seperti dalam organisasi proyek murni.

28. e. Dengan manejemen matriks proyek akan mempunyai akses perwakilan dari divisi administrasi perusa- haan induk, sehingga konsistensinya dengan kebija- ksanaan, prosedur dari perusahaan induk bisa dijaga. f. Bila ada beberapa proyek yang bersamaan organi- sasi matriks memungkinkan distribusi sumberdaya yang lebih seimbang untuk mencapai berbagai target beberapa yang berbeda-beda.

29. Kelemahan Organisasi Matriks a. Dalam organisasi proyek murni jelas bahwa manager proyek adalah sentral pengambilan keputusan yang berhubungan dengan proyek b. Perpindahan sumberdaya dari satu proyek ke proyek lain dalam rangka memenuhi jadwal proyek bisa meningkatkan persaingan antar masing-masing manager proyek ingin memastikan proyeknyalah yang akan sukses bukan target organisasi secara keseleruhan. c. Manejemen matriks melanggar prinsip utama dalam managemen yakni kesatuan komando (unity of command).

30. Organisasi Matriks Universal Product Com Fasilitas Riset Pengadaan Safety Accounts & & & & & Produksi Enginering Material Personalia Pengendalian Proyek Venus Mars b DivisiElectrik Divisi Aerospace DivisiOtomatif Divisi Kimia

31. 3.6 Memilih Bentuk Organisasi Proyek • Secara umum kriteria-kriteria yang mendasari bentuk organisasi proyek antara lain : a. Frekuensi adanya proyek baru. b. Berapa lama proyek berlangsung 3.6 c. Ukuran proyek. d. Kompleksitas hubungan. • Kriteria lain sebagai pertimbangan pemilihan untuk organisasi antara lain : a. Ketidakpastian b. Keunikan c. Biaya dan waktu.

32. Daftar Pustaka Haeder Ali, Tubagus, Prinsip-prinsip Networking Planning, PT.Gramedia, Jakarta, 1992. Kerzener, Harold, Phd., Project management: A System Approach to Planning Schedulling, and Controlling, Van Nonstrand Reinhold Company, 1984. Meredith, Jack R., and Mantel JR., Samuel J., Project Management a Managerial Approach, 2nd Edition, John Wiley & Sons Inc., 1989. Nicholas John M., Managing Business and Engginering Projects: Concepts & Implementation , Prentice- Hall, 1990.

33. Soeharto Imam, Manajemen Proyek Industri: Persiapan, Pelaksanaan, Pengelolaan, Erlangga, 1992. Spinner M. Pete, Elements of Project Management: Plan, Schedule, and Control, 2nd Edition, Pratice-Hall, 1992.