Download
1 / 26
260 likes | 454 Views
BENCHMARKING. تهيه و تنظيم : ميرزا پور و موسي زاده استاد مربوطه: آقاي دکتر رهنما بهار 1387. چکيده.
E N D
BENCHMARKING تهيه و تنظيم: ميرزا پور و موسي زاده استاد مربوطه: آقاي دکتر رهنما بهار 1387
چکيده درسالهاي اخير يکي از مفاهيم و فنون جديدي که به عنوان «قياس کردن» يا مقايسه بين کسب و کارها ميتوانيم بناميم مفهوم «benchmarking» است. در اصل يک کسب وکار که جنبه هاي مختلف فعاليتهاي خود يا نتايجي را که به آن رسيده است، باکسب وکارهاي ديگر، باميانگين هاي شاخه صنعت واگرهيچ يک از اينها نباشد، با ارزشهاي سالهاي گذشته خود کسب وکار(business( درداخل نسبتها يا اندازه هاي مشخصي مقايسه ميکندبه منظور تثبيت اهداف،اولويتها و بهبودها به سنجش محصولات، خدمات وفرايندهاي سازمان مي پردازد که اين به نوبۀ خود به مزيت رقابتي ويا کاهش هزينه ها مي انجامد. که درواقع ابزاري براي بهبود مستمر است وتوسط سازمانها به کار گرفته ميشود.و نیز از الگوها و روشهای نوین ارزیابی و بهبود عملکرد می باشد که در حسابداری سنجش مسئولیت استفاده می شود.
مقدمه در عرصۀ توليد يا خد مات،امکان دارد سازماني عملکرد بهتري نسبت به سازمانهاي ديگر داشته باشد. همچنين هريک از بخشها مانند مالي،توليد،فروش,.... ارايۀ بهتري از کار خود نسبت به ديگران داشته باشند. براي تنظيم هرچه مؤثرتر عملکرد بر مبناي اهداف مورد نظر، مديران بايد بدانند که کدام سازمان يا کدام بخش مؤثرترين و بهترين روش را به کار مي گيرد تا مؤفق تر باشد.پس از آن مديران بايد تمامي تلاش خود را جهت هماهنگي بخشهاي مختلف سازمان بر اساس آن الگوي بهتر و نمونه(best in class) به کار برند،چنيين تکنيکي را الگوبرداري مي گويند
benchmarking الگو برداري«benchmarking» يک فرايند سيستماتيک و پيوسته از ارزيابي محصولات،خدمات و روشهاست که در مقايسه با رقباي اصلي ويا شرکتهايي که به عنوان پيشگام مطرح هستند،انجام مي پذيرد ودر واقع ابزاري مؤثر در دست مديران جهت بهبود فرايندهاي کاري است. زيرا تکنيکهايي را معرفي مي کند که مي توان بوسيلۀ آنها، شکاف موجود بين يک سازمان تا سازمان پيشرو را پر کرده و به حداقل رساند. اين تکنيک که در کتاب« ABC»جزءِ تکنيکهاي حسابداري مديريت و بهاي تمام شده،عنوان شده،از نوآوريهاي دهۀ1980 محسوب گرديده که «محک زدن رقبا» معني شده است اجراهايي که در اين قلمرو شناخته شده است،تجزيه و تحليلهاي ترازنامه مقايسه اي(تطبيقي)،تجزيه و تحليلهاي مالي است
benchmarking • واژۀ «benchmarking»قبل از اينکه در ادبيات مديريت مطرح شود،در علوم مهندسي ساختمان و نقشه برداري به کار گرفته شده است،بدين معني که،شاخصي است که ساير نقاط و موقعيتها،خود را با آن مقايسه کرده و تطبيق مي دهند. دردهۀ اخبر استفاده از آن افزايش يافته است که تعاريف زير از آن شده است. • (1) عبارت است از جستجو براي يافتن بهترين تجربيات صنعت ويا خدمات براي رسيدن به بالاترين سطح عملکر • (2) مقايسه وارزيابي خود با ديگران به منظور کشف تجربيات برترآنها وجبران فاصلۀ موجودوامّا تعريف مرکز بهره وري و کيفيت آمريکا( APQC)؛فرايند تعريف،تشخيص وتطابق يافتن با اقدامات و فرايندهاي سازمانهاي برجسته در سطح دنيا،به منظور افزايش عملکرد سازمان خودسازمانها به طور کلي از الگوبرداري به عنوان مخرکي براي خفظ شرايط برتر يا پيشي گرفتن و به عنوان ابزاري براي مديريت بر تغييرات لازم براي به حداکثر رساندن منافع استفاده ميکنند
benchmarkingofaspects بعد اول: کسب وکاري که مي خواهدمورد مقايسه قرار گيرد حداقل بايد موفق ترين کسب وکار در آن شاخه صنعت باشد بعد دوم: اين است که ضرورتي ندارد که مقايسه تنها به کسب وکارها در شاخه صنعت همانند محدود شود. هر کسبوکاري ميتواند ازش يک کسبو کار ديگري که کاملأً در يک شاخۀ متفاوت فعاليت ميکند، چيزهاي زيادي بياموزد بعد سوم: اين است که کسب وکارها براي ارضاي مشتري وافزايش کيفيت ضرورت دارد که آن را به شکل سيستماتيک انجام دهند
استفاده از روش الگو برداري به عنوان ابزار برنامه ريزي تاکتيکي در دنياي تجارت و سازمانها بوسيلۀ شرکت تجاري زيراکس (Xerox ) درسال 1979 شروع شده است زيراکس نخست اصول ساخت، فرايندها،قطعات مورد استفاده، قيمت تمام شدۀ آنها را در شرکت فوجي – زيراکس(Xerox-(Fuji خود در ژاپن و سپس ديگر سازندگان ماشين فتوکپي در ژاپن را به طورجداگانه مورد بررسي قرار داده و اين شرکتها را که از خود او موفق تر بودند و چه چيزي را چطور به صورت متفاوت انجام ميدادند مشخص کرده بود،سپس با تطبيق اين تفاوتها با فعاليتهاي خود در راه افزايش عملکرد خود همت گماشت
به عبارت ديگر مقايسه به اين معني است که کسب و کارها به جاي اينکه به گذشتۀ خود نگاه و نتيجه را استنتاج کنند به اطراف خود،حتي به کسب وکارهايي در شاخه هاي ديگر مي نگرند واز «استادها» يا ماهرهايي که درآن کسب و کار هستند مي اموزند. يادگيري در موضوعات؛بالا بردن کيفيت،ارائه خدمات بهتر به مشتري،چگونگي پايين بودن هزينه ها و.....
مراحل مهم يک فرايند مقايسه الف)مشخص شدن موضوعات مقايسه؛يعني بايد موضوع،اجرا وروشها مورد بررسي قرار گيرندو به طور کلي رويکرد،«ببينيم چطور انجام ميدهند» نيست،بلکه رويکردي بهشکل تابع مقايسه قرار دادن موضوعات ويژۀ مشخص شده را ايجاب ميکند که از درون سه نوع مذکور (موضوع-اجرا –روش) انتخاب ميشوند. ب) مشخص شدن کسب و کارهايي که مقايسه انجام خواهد گرفت؛رقباي موفق،رهبران شاخۀ صنعت يا کسب وکارهاي موفق با عملکرد بالا در بخشهاي ديگر،گروهي را تشکيل ميدهند که مورد مقايسه قرار خواهد گرفت،کسب و کار موردمقايسه بايد کامياب ترين کسب و کار باشد. ج)مشخص کردن روش جمع آوري داده ها(data)؛از دشوارترين مراحل است:در اين مرحله در مورد چگونگي جمع آوري داده ها تصميم گيري ميشود،از اخبار مطبوعاتي،سخنراني و تکلمات در جلسات حرفه اي،آمارهاي انتشار يافته و ....... استفاده مي شود. جمع آوري داده در مورد روش،فن،فرايند و اجراها است
د)انجام مقايسه يافتن تفاوتها؛ در اين مرحله اينکه چه چيزهايي چگونه انجام ميگيرد،مقايسه شده و تفاوتها ثبت مي شود و)تعيين هدف عملکرد و آماده کردن طرح اجرايي ه)اجرا کردن، اخذ نتيجه و دوباره مقايسه کردن؛ در مرحلۀ نهايي فرايند مقايسه،طرحهاي آماده شده در رابطه با بهينه سازي اجرا ميشود، نتايج بدست آمده با اهداف طرح مقايسه ميگردد، سپس اين نتايج تابع مقايسه دوباره قرار ميگيرد
مقايسه بيانگر يک جستجوي مداوم است. اين جستجو هميشه در جهت انجام خيلي بهتر،با کيفيت تر، ارزانتر و سريعتر است به اين دليل است که آنهايي که موفق ترين اين کار هستند،الگو گيري مي شوند.benchmrkingهم يک تفکر ونگرش زير بنايي است و هم يک ضرورت؛و ضرورت بودن آن بنا به دلايل زير است: (1)رقابت جهاني و وجود شرايط رقابتي در بازار کار (2)پيشرفتهاي سريع و قابل توجه در علم و تکنولوژي (3)پيشرفتهاي سريع در تکنو لوژي اطلاعات (4)پيشرفتهاي قابل توجه ودايم دانش مديريت (5)ضرورت رعايت استانداردهاي کيفيت وتکامل طبيعي TQM • الگو برداري به واقع پاسخي براي تنظيم اين سؤال است که هنگامي که احتياج به بهبود تشخيص داده مي شود،استانداردهاي عملکرد در چه سطحي بايد تنظيم شوند؟
مدلهاي مختلف الگو برداري دو مدل متمايز الگو برداري،الگوبرداري بر مبناي مقايسه«چه چيزهايي» و الگو برداري بر مبناي مقايسه«چه کساني هستند» مي باشند. الف)الگو برداري بر مبناي اينکه چه چيز هايي با هم مقايسه مي شوند؛شامل 1)مقايسه بر اساس عملکرد؛در اين نوع،سازمانها و صنايع معيارهاي عملکرد را با هم مقايسه ميکنند. مثلاً يک سازمان در زمينه معيارهاي مالي خود را با سازمان پيشرو مقايسه مي کند. 2)مقايسه بر اساس فرايند هاي کاري ؛در اين مدل روشها و فرايندهاي کاري سازمان ها با هم مقايسه مي شوند . به عنوان مثال يکسازمان فرايندهاي لازم براي توليد يک محصولخاص را با فرايندهاي سازمان پيشرو مقايسه ميکند. 3) مقايسه راهبردي (استراتژيک)؛د راين مدل استراتژي سازمانها با هم مقايسه مي شوند. به عنوان مثال،استراتژيهاي توليد ،فروش و ..... با يکديگر مقايسه شده و بهترين سازمان از نظراتخاذ استراتژي مربوط مورد مقايسه قرار مي گيرد.
مدلهاي مختلف الگو برداري ب)الگو برداري بر مبنا ي اينکه چه کساني با هم مقايسه مي شوند؛شامل: 1)الگوبرداري داخلي ؛معمولاً در شرکتها و سازمانهاي بزرگ به کار ميرود،که در آن يک بخش يا يک صنعت با بخش يا صنعت ديگر از زير مجموعه اصلي يا مادر مقايسه مي شود. 2) الگوبرداري رقابتي؛ محصولات مشابه از دو شرکت رقيب مورد مقايسه قرار ميگيرد.که در واقع تصميم تجزيه و تحليل رقيب و بخشي از فعاليتهاي تجزيه و تحليل رقيب به شمار مي رود.که روي بهترين رقيب تمرکز مي شود. 3) الگوبرداري کار کردي؛ در اين حالت بحث روي مقايسه کارکردهاي مختلف است. به عنوان مثال ،فعاليت توزيع يک شرکت با فعاليت توزيع شرکت ديگر مقايسه مي شود. 4)الگو برداري ژنريک؛در اين حالت حد و مرزي براي الگو برداري نيست. که يک حالت ساختگي و تصنعي است. در اينجا با ساخت يک مدل فرضي بهترين،الگوبرداري صورت ميگيرد و تمرکز بر روي فرايندهاي کاري ممتاز و عالي است،اين روش بسيارموثراست ودرعين حال مشکل است.
ارتباط بين مدلهاي مختلف الگو برداري
مراحل اصلي در الگوبرداري GOAL/QPC 6گام، 10 Xerox گام، AT&T 21گام؛ و سایر شرکتها 7 يا 8 گام را براي الگوبرداري طرح کرده اند. تمامي اين مدلها،گامهاي مشابه را مورد استفاده قرار داده اند و تفاوت آنها در اين است که بعضي از گامها را به جزئيات بيشتري تقسيم کرده اند. ساده ترين چارچوب توسط GOAL/QPC ارائه شده است که شامل شش گام است. گام اول؛برنامه ريزي(Planning )... که مهمترين فاز فرايند است“ در اين مرحله انتخاب بخش مورد نظر جهت الگوبرداري با توجه به استراتژي سازمان انجام ميگيرد،تشخيص مشکلات و گلوگاهها دراين مرحله صورت ميگيرد،تعيين معيارهاي ارزيابي و شاخصهاي مفايسه نيز جزء اين مرحله است اقدامات لازم دراين مرحله: 1-انتخاب فرايندي که براساس استراتژي شرکت بايد الگوپذير باشد 2-تشکيل تيم الگوبرداري 3-درک و مستند سازي فرايندي که الگوپذير ميشود 4-ايجاد معيارهاي اندازه گيري عملکردفرايند(زمان،کيفيت،هزينه و...)
مراحل اصلي در الگوبرداري گام دوم؛جستجو و بررسي(Searching) شناسائي شرکتها وسازمانهاي پيشرو، براي انتخاب بهترين از بين آنها و برقرارکردن ارتباطات اوليه با آن سازمان، در اين مرحله از ابزارهائي مثل مشاهده و تحليل فرايند استفاده مي شود اقدامات لازم در اين مرحله؛ 1-طراحي فهرستي از معيارهائي که يک شرکت الگو شدۀ مطلوب بايد داشته باشد 2-جستجوي شرکاي الگوده مستعد و بالقوه 3-مقايسه نامزدها و انتخاب بهترين شريک مناسب براي الگوبرداري از آن 4-برقراري تماس با شريک انتخابي و بدست آوردن پذيرش براي شريک شدن در بررسي گام سوم؛مشاهده((Observing شناخت حاصل کردن و مطالعۀ فرايندهاي سازمان پيشرواست که قطعاً نيازبه جمع آوري اطلاعات دارد. اطلاعات درسه سطح جمع آوري مي شوند:شناسائي سطح عملکرد سازمان پيشرو، شناخت روش کار و شناخت عوامل ايجاد کننده و محرک جهت عملکرد بهتر اقدامات لازم در اين مرحله؛ 1-تشخيص نيازهاي اطلاعاتي 2-انتخاب روش يا وسيله براي جمع آوري اطلاعات وداده ها 3-مشاهده و بسط
گام چهارم؛ تجزيه و تحليلَ (Analysis) هدف اصلي اين فاز،تعيين تفاوت وشکاف( (Gap بين سطح عملکردموجود و عملکرد مطلوب است. در اين مرحله بايستي علل ريشه اي اين اختلاف شناسائي شده و عوامل آن مورد بررسي قرار گيرد اقدامات لازم در اين مرحله؛ 1-مرتب سازيو جمع آوري داده ها و اطلاعات 2-کنترل کيفيت داده ها و اطلاعات 3-نرمال سازي داده ها 4-تشخيص فاصله و شکاف در عملکردها 5-تشخيص علل فاصلۀ عملکرد
گام پنجم:تطبيق((Adptingيا پذيرش؛ بدين معني که سياستي که بر اساس آنعمل الگو گيري انجام شده، مي بايستي مورد پذيرش قرار گيرد، هدف اصلي از اين کار ايجاد تحول و بهبود است. اقدامات لازم در اين مرحله؛ 1-اطلاع دادن يافته هاي مرحله تحليل و فراهم کردن زمينۀ پذيرش آنها 2-ايجاد اهداف عملياتي براي بهبودها 3-طراحي يک برنامۀ اجرا براي بهبودها 4-اجراي برنامۀ بهبودها 5-نمايش پيشرفت کار 6-اتمام بررسي با يک گزارش نهائي و بررسي از طريق بازخورد گام ششم: بهبود (Improvement)براي دست يابي به بهترين نتايج الگو برداري،بهبود فرايند الگوبرداري نيزلحاظ گردیده است.
سازمانهائي که به الگو برداري مي پردازند،فرايندهاي کاري خود را طوري تغيير ميدهند که با احتياجها و فرهنگ سازماني خودهمراه باشد • چرخه الگوگیری
معرفي مدل زيراکس تشخيص دهيد كه چه چيزي ميبايست تحت الگو برداري قرار گيرد. سازمانهاي قابل مقايسه را شناسايي كنيد. روش جمع آوري اطلاعات خود را انتخاب كنيد و بر اساس آن اطلاعات لازم را به دست آوريد. شكاف عملكردي موجود را شناسايي كنيد. سطوح عملكرد مورد نظر در آينده را در نظر داشته باشيد. يافتههاي الگوبرداري را مورد پذيرش قرار دهيد. هدف بلند مدت را جهت دهي كنيد. طرحها و فعاليتهاي خود را توسعه دهيد. فعاليتهاي مورد نظر را به كار گرفته و پيشرفتها را نشان دهيد. الگوهاي خود را مرتبا مورد ارزيابي قرار دهيد
اهداف الگو برداري • تغيير چشم اندازهاي مجريان و مديران • مقايسه كارهاي شغلي با سازمانهاي رده جهاني • به چالش كشيدن كارها و فرايندهاي موجود • ايجاد اهداف و كارهاي بهينه براي سازمان به عبارت ديگر Benchmarking يك شيوه سيستماتيك است تا مشخص سازد چه چيزي نياز به تغيير دارد، چگونه ميتوان تغييرش داد، مزاياي تغيير كدامند، همچنين در وهله اول، تمايل به تغيير ايجاد ميكند. براي الگوبرداري بايد بر آن دسته از فرايندها و كارهايي تمركز كرد كه بر رضايت مشتري/ يا نتايج شغل- مالي و يا غير مالي- تاثير ميگذارد.
مزاياي الگو برداري • ايجاد درك بهتر از جايگاه موجود • افزايش حساسيت نسبت به تغيير نيازهاي مشتري • تشويق نوآوري و خلاقيت • گسترش اهداف ممتد واقع بينانه • تثبيت برنامههاي كاري واقع بينانه مركز بهرهوري و كيفيت آمريكا (apqc) بيان ميكند كه به طور متوسط تكميل يك تحقيق در زمينه الگو برداري 6 ماه به طول ميانجامد، بيش از وقت اعضاي تيم را به خود اختصاص ميدهد، هزينه اش حدودا 50 هزار پوند است و همين منبع مشخص ميكند كه ميانگين سود بازگشتي 5 برابر هزينه تحقيق است و موجب افزايش سهم بازار و ... ميشود.
موانع وچالشهاي الگو برداري امتناع از دادن اطلاعات به رقبا نداشتن صبرو حوصله در مراحل مختلف علي الخصوص مراحل اوليه الگوگيري و البته الگوبرداري تنها شامل تجزيه و تحليل كيفي نيست بلكه تحليل كمي را نيز در كنار خود لازم دارد.
نتيجه گيري ارزيابي مقايسهاي يكي از موثرترين شيوهها در جهت بهبود سازمان است و تلاش در زمينه آن نيازمند حمايت مديريت ارشد سازمان است و اين حمايت را ميتوان از طريق آماده كردن و ارائه يك توجيه اجرايي به دست آورد. اين توجيه بايستي با اهداف شركت مرتبط باشد و نمونههايي از موفقيت يك تحقيق مناسب را ارائه دهد. امروزه مديريت و سازمان ميتواند با الگو برداري از سازمانهاي موفق، روشهاي برتر را براي بهبود مستمر كارايي در سازمان خود پيدا كرده و آنها را پياده سازي كند.
منابع و موأخذ اميرکبيري،عليرضا؛رويکردهاي سازمان و مديريت و رفتار سازماني،تهران ،نگاه دانش،1385 معماري ،علي و ديگران؛مجله تدبير،شماره153،بهمن 1383 اخوان، پيام؛مجله تدبير،شماره143،فروردين1383 باران دوست ،رامبد؛مجله تدبير،شماره120،بهمن 1380 www.modir.ir www.benchnet.com www.imi.ir
با تشکر از حسن توجه شما
