Rozliczenie i audyty wykorzystania środków pomocowych z unijnych funduszy pomocowych

1. Rozliczenie i audyty wykorzystania środków pomocowych z unijnych funduszy pomocowych

2. „Pozyskiwanie funduszy unijnych na realizację projektów jest końcem długiego procesu. Wsparcie jest udzielane procesom dobrze udokumentowanych potrzeb i dają szansę ich trwałego zaspokojenia.”

3. Część I Rozliczenie wykorzystania środków pomocowych przez Beneficjentów

4. WYTYCZNE DO PRZYGOTOWANIA RAPORTU KOŃCOWEGO PROJEKTU FUNDUSZU SPÓJNOŚCI MRR 2. Znaczenie raportu końcowego Raport końcowy musi być przekazany Komisji nie później niż 6 miesięcy od daty zakończenia realizacji projektu, określonej w artykule 2(2) decyzji (lub artykule 4 pkt. 3 memorandum finansowego dla zatwierdzonych projektów w ramach ISPA 2000 – 2003). Data zakończenia projektu jest indywidualnie określona w decyzji dla każdego projektu. Jest to ostateczna data, do której można dokonywać wszystkich wydatków kwalifikowanych w ramach projektu.

5. WYTYCZNE DO PRZYGOTOWANIA RAPORTU KOŃCOWEGO PROJEKTU FUNDUSZU SPÓJNOŚCI MRR 4. Forma raportu końcowego 1. Po jednym egzemplarzu raportu, podpisanym przez SUZ, jest przekazywane dla IZ, IP i Dep. CZ. 2. Raport jest przygotowany w języku polskim. 3. Wszystkie strony raportu są ponumerowane. 4. W przypadku, gdy raportowi będą towarzyszyć załączniki, raport końcowy będzie zawierał spis wszystkich załączników.

6. 5.1 Ogólne wymogi dotyczące zawartości raportu końcowego dla wszystkich projektów A) OPIS WYKONANYCH PRAC Zakres przeprowadzonych prac jak: studia, pomoc techniczna, dostawy, roboty. Należy odnieść się do informacji zawartych w: pkt. 7 załącznika I do decyzji (lub w pkt. 6 załącznika I do memorandum finansowego dla projektów zatwierdzonych w ramach ISPA 2000 – 2003). Opis powinien w czytelny sposób odnosić się do prac prowadzonych w ramach poszczególnych kontraktów z wykonawcami.

7. 5.1 Ogólne wymogi dotyczące zawartości raportu końcowego dla wszystkich projektów (cd) A) OPIS WYKONANYCH PRAC W uzupełnieniu do opisu należy przedstawić: · Tabelę wartości wskaźników rzeczowych, które winny odpowiadać rodzajom wskaźników podawanym w tabeli H raportu z postępów w realizacji projektów Funduszu Spójności stanowiącego załącznik do wniosku o płatność końcową (zgodnie ze wzorem zawartym w SIMIK) zarówno pod kątem kategorii wydatków kwalifikowanych do jakich się odnoszą jak i jednostek wykonania. W przypadku zakupu gruntów, ze względu na fakt, iż do bieżącego monitorowania w sektorze środowiska przyjęto jako jednostkę %, należy w raporcie końcowym podać inną jednostkę miary (km², ha) oraz jej wartość ostateczną.

8. 5.1 Ogólne wymogi dotyczące zawartości raportu końcowego dla wszystkich projektów (cd) A) OPIS WYKONANYCH PRAC W uzupełnieniu do opisu należy przedstawić: Wydatki w rozbiciu na kategorie kosztów kwalifikowanych. Kwoty wydatków winny odpowiadać kategoriom wydatków podawanych w tabeli G raportu z postępów w realizacji projektów Funduszu Spójności , stanowiącego załącznik do wniosku o płatność końcową (zgodnie ze wzorem zawartym w SIMIK)

9. 5.1 Ogólne wymogi dotyczące zawartości raportu końcowego dla wszystkich projektów (cd) A) OPIS WYKONANYCH PRAC W uzupełnieniu do opisu należy przedstawić: Należy zwrócić uwagę, iż raport końcowy i wniosek o płatność końcową do Komisji Europejskiej jest sporządzany po zakończeniu projektu tj. po dokonaniu wszystkich wydatków. Oznacza to, iż kwoty te winny być identyczne zarówno w raporcie końcowym, jak i wniosku o płatność końcową.

10. 5.1 Ogólne wymogi dotyczące zawartości raportu końcowego dla wszystkich projektów (cd) A) OPIS WYKONANYCH PRAC W uzupełnieniu do opisu należy przedstawić: Jeżeli dla projektu zostały przyznane środki finansowe pochodzące z odsetek narosłych od wypłaconej zaliczki (środki na pokrycie części kosztów kwalifikowanych współfinansowania krajowego albo na pokrycie całkowitych kosztów projektu w przypadku, gdy ostateczny koszt projektu przekraczał próg kosztów kwalifikowanych dla projektu ustanowiony w decyzji Komisji Europejskiej przyznającej dofinansowanie) należy wskazać kwoty i działania, na które ww. odsetki zostały wykorzystane.

11. 5.1 Ogólne wymogi dotyczące zawartości raportu końcowego dla wszystkich projektów (cd) A) OPIS WYKONANYCH PRAC W uzupełnieniu do opisu należy przedstawić opis działań podjętych w odniesieniu do warunków specjalnych zawartych w decyzji/memorandum finansowym. Należy podać sposób, jak i termin wypełnienia wszystkich warunków określonych w załączniku I do decyzji (lub art. 8 memorandum finansowego w przypadku kontynuowanych projektów ISPA 2000 – 2003).

12. 5.1 Ogólne wymogi dotyczące zawartości raportu końcowego dla wszystkich projektów (cd) A) OPIS WYKONANYCH PRAC W uzupełnieniu do opisu należy przedstawić: prawne problemy, mające istotny wpływ na przebieg realizacji projektu (opóźnienia, zmiany zakresu, kosztów, itd.) w zakresie: procedur przetargowych (opisać oddzielnie dla każdego postępowania); sporów z wykonawcami; sporów w zakresie własności. Należy wskazać, czy problemy zostały rozwiązane i czy w przyszłości mogą mieć wpływ na realizację celów projektu.

13. 5.1 Ogólne wymogi dotyczące zawartości raportu końcowego dla wszystkich projektów (cd) B) POTWIERDZENIE ZGODNOŚCI WYKONANYCH PRAC Z ZAPISAMI DECYZJI Raport powinien zawierać potwierdzenie zgodności przeprowadzonych prac, osiągniętych celów z zakresem prac i celami zawartymi w pkt. 7-8 załącznika I do decyzji (lub pkt. 6-7 załącznika I MF w przypadku projektów zatwierdzonych w ramach ISPA 2000 – 2003). W punkcie tym należy porównać zapisy decyzji dotyczące opisu projektu i zakładanych celów z faktycznie wykonanymi pracami i osiągniętymi celami.

14. 5.1 Ogólne wymogi dotyczące zawartości raportu końcowego dla wszystkich projektów (cd) C) PIERWSZA OCENA STOPNIA OSIĄGNIĘCIA ZAMIERZONYCH REZULTATÓW 1. Faktyczny okres realizacji przedsięwzięcia z uwzględnieniem: · daty podpisania decyzji przez Komisję Europejską (w przypadku kontynuowanych projektów ISPA 2000 – 2003 także daty podpisania MF przez stronę polską); · daty wszystkich modyfikacji decyzji; · daty faktycznego rozpoczęcia realizacji projektu, przez którą rozumie się datę podpisania pierwszego kontraktu lub datę wszczęcia procedury wywłaszczeniowej, · daty wstępnego odbioru inwestycji; · daty odbioru inwestycji od wykonawcy; · daty dokonania płatności końcowych dla wszystkich wykonawców; · daty uzyskania pozwolenia na eksploatację ; · daty rozpoczęcia faktycznej eksploatacji projektu (uzyskania pozwolenia na użytkowanie).

15. 5.1 Ogólne wymogi dotyczące zawartości raportu końcowego dla wszystkich projektów (cd) C) PIERWSZA OCENA STOPNIA OSIĄGNIĘCIA ZAMIERZONYCH REZULTATÓW 2. Opóźnienia w realizacji projektu W przypadku wystąpienia opóźnień należy podać ich przyczyny, wskazując na następujące rodzaje przeszkód: · administracyjne i prawne; · techniczne; · problemy finansowe i budżetowe; Należy wskazać, czy dana przyczyna miała charakter nieprzewidywalny (poza kontrolą osób przygotowujących Projekt).

16. 5.1 Ogólne wymogi dotyczące zawartości raportu końcowego dla wszystkich projektów (cd) C) PIERWSZA OCENA STOPNIA OSIĄGNIĘCIA ZAMIERZONYCH REZULTATÓW 3. Zmiany projektu Należy opisać zmiany (techniczne lub koncepcyjne) w stosunku do decyzji oraz przyczyny ich wprowadzenia w następującym układzie: zmiany koncepcji projektu; zmiany technologiczne; zmiany uwarunkowań ekonomicznych; zmiany struktury własności.

17. Reasumując - raport końcowy powinien zawierać następujące elementy: opis wykonanych prac, któremu towarzyszyć będą wskaźniki rzeczowe, wydatki sklasyfikowane według kategorii, działania podjęte na podstawie warunków specjalnych zawartych w decyzji, informacja o działaniach informacyjnych i promujących, potwierdzenie, że wykonane prace są zgodne z decyzją o przyznaniu pomocy, wstępna ocena czy przewidywane rezultaty, zostaną osiągnięte.

18. Część II Audyt wykorzystania środków pomocowych u Beneficjentów

19. Audyt ad hoc – to ocena: organizacji, systemów, procesów czy produktów, Audyt wykonywany jest przez kompetentne, niezależne od podmiotu ocenianego i obiektywne (nieuprzedzone) osoby lub firmy. Celem audytu jest weryfikacja, czy: cel wyznaczony przez organizację audytowaną został osiągnięty lub czy jej działania są zgodne z zaakceptowanymi standardami, statusem czy praktykami.

20. Audyt ocenia także procedury kontrolne celem stwierdzenia, czy przedmiot audytu także w przyszłości będzie odpowiadał uzgodnionym do stosowania wymaganiom. Audyt wskazuje także zalecenia zmian w procedurach, w tym sprawdzających, oraz w politykach. Audyt ocenia zgodność teraz i w przeszłości. Audyt jest ważną częścią zarządzania.

21. Audyt wewnętrzny to ogół działań, poprzez które kierownictwo jednostki uzyskuje ocenę funkcjonowania jednostki w zakresie gospodarki finansowej pod względem: gospodarności, legalności, celowości, rzetelności, a także przejrzystości i jawności.

22. Podstawowe zasady funkcjonowania audytu wewnętrznego w polskiej administracji publicznej określa ustawa o finansach publicznych oraz rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego.

23. Wytyczne do rocznego audytu wydatków kwalifikowanych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Funduszu Spójności I. Cel dokumentu. Niniejsze wytyczne są przeznaczone dla podmiotów odpowiedzialnych za realizację (POZR), w rozumieniu rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 30 lipca 2004 r. w sprawie przyjęcia strategii wykorzystania Funduszu Spójności na lata 2004 – 2006 (Dz. U. Nr 176 poz. 1827), które nie mając obowiązku wynikającego z ustawy o finansach publicznych posiadania w ramach swojej struktury organizacyjnej wyodrębnionej komórki audytu wewnętrznego, takiej komórki nie utworzyły.

24. Wytyczne do rocznego audytu wydatków kwalifikowanych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Funduszu Spójności I. Cel dokumentu. W związku z obowiązkiem zapewnienia sprawnie funkcjonującego i efektywnego systemu zarządzania i kontroli, wynikającym z rozporządzenia Rady (WE) 1164/94 oraz rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1386/2002, w takich jednostkach konieczne jest przeprowadzenie raz w roku audytu finansowego każdego projektu Funduszu Spójności przez audytora zewnętrznego, na co wskazują także „Ogólne wytyczne w zakresie audytu wewnętrznego w jednostkach będących beneficjentami Funduszu Spójności nie należących do sektora finansów publicznych”. Wytyczne te dotyczą zarówno jednostek, które otrzymały współfinansowanie projektów na podstawie rozporządzenia 1267/99, jak i 1164/94. Wdrożenie wytycznych przez POZR powinno zostać zapewnione na podstawie porozumień w sprawie realizacji Funduszu Spójności, zawartych z NFOŚiGW oraz z Ministerstwem Infrastruktury.

25. II. Opinia audytora. Cel audytu: wyrażenie przez audytora pisemnej opinii wraz z uzasadnieniem dotyczącej: prawidłowości i rzetelności sprawozdawczości finansowej, w szczególności: miesięcznych sprawozdań finansowych przekazywanych przez Sektorowego Urzędnika Zatwierdzającego (SUZ) do Instytucji Płatniczej wraz z deklaracją poniesionych wydatków; raportów z postępów w realizacji projektu; efektywności mechanizmów zarządzania i kontroli; kwalifikowalności wydatków w badanym projekcie Funduszu Spójności.

26. II. Opinia audytora. Opinia audytora w zakresie efektywności mechanizmów zarządzania i kontroli powinna uwzględniać „Ogólne wytyczne w zakresie wewnętrznej kontroli finansowej w jednostkach będących beneficjentami Funduszu Spójności nie należących do sektora finansów publicznych” oraz dotyczyć w szczególności następujących zagadnień: zgodności mechanizmów zarządzania i kontroli z postanowieniami umowy o dofinansowanie, której stroną jest POZR; kompletności, rzetelności i odpowiedniego zabezpieczenia dokumentacji projektu; zgodności rachunkowości projektu z polskim prawem; kompletności, rzetelności i odrębności dwuwalutowej ewidencji finansowo-księgowej; zgodności sprawozdawczości z dokumentacją dotycząca projektu oraz z ewidencją finansowo-księgową; spójności planu rzeczowego i finansowego.

27. Opinia audytora w zakresie wydatków przedstawionych przez beneficjenta jako kwalifikowane, powinna dotyczyć w szczególności: Zgodności wydatków z postanowieniami rozporządzenia Komisji (WE) 16/2003 albo załącznika III.2 memorandum finansowego dla projektów zatwierdzonych w ramach rozporządzenia 1267/99 oraz decyzją Komisji Europejskiej, ustawą o finansach publicznych oraz wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków przygotowanymi przez MGiP.

28. Zgodności zawierania kontraktów z procedurą, która obowiązuje na podstawie umowy dofinansowania w następującym zakresie: w przypadku postępowań opartych na ustawie Prawo zamówień publicznych, które zostały objęte uprzednią lub następcza kontrolą Prezesa UZP, w opinii powinna zostać zawarta informacja, czy zostały stwierdzone naruszenia prawa oraz czy POZR się zastosował do zaleceń wynikających z raportu UZP; w przypadku postępowań opartych na ustawie Prawo zamówień publicznych objętych kontrolą uprzednią lub następczą Instytucji Pośredniczącej (tj. Ministerstwa Infrastruktury lub Ministerstwa Środowiska), w opinii powinna zostać zawarta informacja, czy zostały stwierdzone naruszenia prawa oraz czy POZR się zastosował do zaleceń instytucji, które przeprowadzały kontrolę; w przypadku postępowań opartych na ustawie Prawo zamówień publicznych, które nie są objęte kontrolą uprzednią lub następczą ani Prezesa UZP ani Instytucji Pośredniczących, w opinii powinna zostać zawarta informacja dotyczącą zgodności z Prawem zamówień publicznych ogłoszeń wydawanych w trakcie postępowania oraz wyboru trybu udzielenia zamówienia;

29. Zgodności zawierania kontraktów z procedurą, która obowiązuje na podstawie umowy dofinansowania w następującym zakresie: w przypadku postępowań opartych na ustawie Prawo zamówień publicznych, które zostały objęte uprzednią lub następcza kontrolą Prezesa UZP, w opinii powinna zostać zawarta informacja, czy zostały stwierdzone naruszenia prawa oraz czy POZR się zastosował do zaleceń wynikających z raportu UZP; w przypadku postępowań opartych na ustawie Prawo zamówień publicznych objętych kontrolą uprzednią lub następczą Instytucji Pośredniczącej (tj. Ministerstwa Infrastruktury lub Ministerstwa Środowiska), w opinii powinna zostać zawarta informacja, czy zostały stwierdzone naruszenia prawa oraz czy POZR się zastosował do zaleceń instytucji, które przeprowadzały kontrolę; w przypadku postępowań opartych na ustawie Prawo zamówień publicznych, które nie są objęte kontrolą uprzednią lub następczą ani Prezesa UZP ani Instytucji Pośredniczących, w opinii powinna zostać zawarta informacja dotyczącą zgodności z Prawem zamówień publicznych ogłoszeń wydawanych w trakcie postępowania oraz wyboru trybu udzielenia zamówienia;

30. w przypadku postępowań opartych na „Practical Guide to Contract Procedures Financed from General Budget of the European Communities in the Context of External Actions” (PRAG), wytyczne w zakresie badania poprawności udzielenia zamówienia nie mają zastosowania, gdyż są one objęte 100% kontrolą uprzednią Instytucji Pośredniczących. Zgodności wydatków pod względem zakresu i harmonogramu prac oraz planu finansowego z decyzją Komisji Europejskiej albo memorandum finansowym dla projektów zatwierdzonych w ramach rozporządzenia 1267/99. Prawidłowości odbioru i weryfikacji wydatków z faktycznie wykonanymi pracami oraz z postanowieniami umów zawieranych z wykonawcami przetargów.

31. Prawidłowości klasyfikacji wydatków według kategorii i źródeł finansowania. Opinia audytora powinna wskazywać także, czy POZR zapewnił środki na współfinansowanie przedsięwzięcia zgodnie z planem finansowym zawartym w decyzji Komisji Europejskiej zatwierdzającej projekt lub memorandum finansowym dla projektów zatwierdzonych w ramach rozporządzenia 1267/99. Opinia powinna także: wskazywać na stwierdzone podczas badania zagrożenia dla realizacji projektu, wraz ze wskazaniem czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy; wskazywać na przyczyny zagrożeń, ewentualny zakres następnego badania audytowego oraz wymagane działania naprawcze i zapobiegawcze; zawierać informację o stwierdzonym istotnym naruszeniu prawa lub decyzji Komisji Europejskiej albo memorandum finansowego dla projektów zatwierdzonych w ramach rozporządzenia 1267/99; jeśli zaistnieją, wskazywać powody odmowy wydania opinii, z uwagi na okoliczności, które uniemożliwiają jej sformułowanie.

32. III. Wymogi formalne i dodatkowe. Audyt powinien zostać przeprowadzony zgodnie z międzynarodowymi standardami audytu. W przypadku jednostek, które mają zgodnie z ustawą o rachunkowości obowiązek poddania sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta, opinia dotycząca wydatków kwalifikowanych dokonanych w ramach projektu Funduszu Spójności powinna zostać zaprezentowana jako odrębny dokument, obejmujący zarówno wydatki ze środków Funduszu Spójności jak i środków przeznaczonych na współfinansowanie. Opinia audytora zostanie przekazana przez audytowaną jednostkę niezwłocznie po jej otrzymaniu do Instytucji Pośredniczącej. Opinia audytora najpóźniej powinna zostać przekazana do dnia 15 maja każdego roku. Do dnia 15 stycznia każdego roku, IPZ przekażą Instytucji Zarządzające listę podmiotów zobowiązanych do przeprowadzenia rocznego audytu wydatków kwalifikowanych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Funduszu Spójności. Do dnia 15 czerwca każdego roku, IPZ przekażą do Instytucji Zarządzającej zbiorcze wyniki audytu zawierające w szczególności informacje wymienione w pkt. 5 opinii.

33. [1] Rozporządzenie Rady (WE) nr 1164/94 z dnia 16 maja 1994 r. ustanawiające Fundusz Spójności (Dz. Urz. WE L 130 z dnia 25.05.1994 z późn. zm.). [2] Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1386/2002 z dnia 29 lipca 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad wykonania rozporządzenia Rady nr 1164/94/WE w zakresie systemów zarządzania i kontroli pomocy przyznanej z Funduszu Spójności i procedury dokonywania korekt finansowych (Dz. Urz. WE L 201 z dnia 31.07.2002) [3] Rozporządzenie Komisji (WE) nr 16/2003 z dnia 6 stycznia 2003 r. określające szczegółowe zasady dla wykonania rozporządzenia Rady nr 1164/94/WE w zakresie kwalifikowania wydatków w kontekście działań współfinansowanych przez Fundusz Spójności (Dz. Urz. WE L 2 z dnia 07.01.2003).

34. System kontroli finansowej Funduszu Spójności w Polsce Polska wprowadziła trzy poziomy kontroli mające na celu zapobieganie i wykrywanie nieprawidłowości.

35. System kontroli finansowej Funduszu Spójności w Polsce Pierwszy poziom kontroli,to kontrola: w instytucjach realizujących pomoc oraz w Instytucji Płatniczej. W ramach kontroli wchodzą działania podejmowane w ramach: wewnętrznej kontroli finansowej, audytu wewnętrznego, kontroli zewnętrznej dokonywanej przez jednostki wyżej umieszczone w systemie zarządzania i kontroli programu operacyjnego, działania podejmowane w ramach instytucji poświadczania wniosków o płatność częściowa lub końcową oraz instytucji certyfikacji.

36. System kontroli finansowej Funduszu Spójności w Polsce Drugi poziom kontroli, to kontrola zewnętrzna: instytucji realizujących pomoc oraz odbiorców pomocy, Kontroli dokonują: kontrola skarbowa – kontrola systemu i kontrola 15% wydatków Komisja Europejska- audyty programowe i finansowe, ETO inne uprawnione do tego organy- NIK, RIO

37. Trzeci poziom kontroli: Wystawianie świadectwa zamknięcia pomocy Komisji Europejskiej przedstawiane jest świadectwo zamknięcia pomocy, zawierające stanowisko, co do rzetelności ostatecznej deklaracji wydatków oraz ich zgodności z prawem. Przedmiotowe świadectwa wystawiane są na podstawie badania systemów zarządzania i kontroli, wyników weryfikacji wcześniej przeprowadzonych oraz, w koniecznych przypadkach, dalszych próbnych weryfikacji transakcji.

38. System kontroli finansowej Funduszu Spójności w Polsce Kontrolę służą: Przepływowi informacji o nieprawidłowościach, Systemowi korekt finansowych, Systemowi odzyskiwaniu środków nieprawidłowo wydatkowanych.

39. Dziękuję za uwagę!