Langsiktig organisering av IKT-området

1. Langsiktig organisering av IKT-området Møte i Samarbeidsrådet Oslo, onsdag 14.05.2008

2. Status for Nasjonal IKT • Nasjonal IKT ble etablert i 2003 og er organisert som følger: • Programkontoret er bemannet med to eksterne konsulenter på fulltid • Prosjekteierforum fungerer som et ”arbeidsutvalg” for koordinering mellom programkontoret og RHF-ene • EPJ fagforum og Arkitekturfagforum er nasjonal fagforum for utvikling av EPJ og for arbeidet med applikasjonsarkitektur • Nasjonal IKTs strategiplan omfattet i 2007: 6 satsingsområder, ~30 tiltak/prosjekter og et budsjett på 23 mill. kr. for eksterne kostnader Styringsgruppen Nasjonal IKT Nasjonal IKT’s overordnede målsetning er å understøtte nasjonale strategier og tiltak, slik dette nå er nedfelt i ”Si @!”, og slik dette er nedfelt i nasjonal myndighetsstrategi for perioden 2004 - 2007 (”S@mspill 2007”). Dette innebærer også å finne supplerende strategier og tiltak som gjennomføres i regi av de regionale helseforetak. Nasjonal IKT har ansvaret for eget område (de ansvarsområdene som er lagt inn under de 5 RHF). I tillegg tar Nasjonal IKT ansvaret for grenseflatene til de øvrige områdene innenfor helse- og sosialsektorene, ved primærhelsetjenesten (fastleger, private spesialister og kommunale lege/legevakter) og den kommunale helse- og sosialtjenesten. (Bestillerdokumentet 2005) Programkontoret Nasjonal IKT Prosjekt- eierforum EPJ Fagforum Arkitektur Fagforum

3. Nasjonal IKT sine satsingsområde 2008 og 2009

4. Utfordringene i helsesektoren krever økt nasjonal1) samordning innen IKT • Det er identifisert seks overordnede IKT-målsetninger som støtter opp om helsevesenets lovpålagte oppgaver og overordnede målsetninger • Det er fokus på regional samordning av IKT-funksjonen for RHF-ene, og nå er fokuset utvidet til nasjonal samordning innenfor spesialisthelsetjenesten • Gjennomføringen av regional samordning har vært til dels ulik i helseregionene og applikasjonsmangfoldet er fremdeles stort • Helse- og Omsorgsdepartementet krever flere nasjonale løsninger av helseregionene • Nasjonal IKT har nådd en grense for hva som kan håndteres med dagens organisering, det er nødvendig å gjøre grep Støtte helhetlige og standardiserte pasientforløp Levere informasjon for å støtte ledelsesmessig ansvar Støtte prosesser for leveranse av god kvalitet Støtte effektivitetsforbedringer i kjerneprosessene Utnytte potensielle IKT-synergier Skape robusthet overfor framtidige endringer 1) Med begrepet ”nasjonal” menes nasjonal samhandling i hele spesialisthelsetjenesten

5. RHF-ene har arbeidet med å styrke nasjonal samordning siden 2005 • McKinsey gjennomførte et forprosjekt i 2005/2006 som konkluderte med at det vil være formålstjenlig å utvikle en sterkere grad av nasjonal samordning innen IKT-området • Forprosjektet anbefalteå gjennomføre en grundigere analyse av tre scenarier: • Felles infrastruktur • Felles administrative applikasjoner • Felles utvalgte kliniske applikasjoner • Videre ble det anbefalt at scenario ”Felles nye applikasjoner” skulle iverksettes umiddelbart • Capgemini ble engasjert medio 2007 for å bidra til en grundigere analyse av de tre scenariene og implementering av det fjerde • Capgemini ble bedt om å gi en anbefaling på hvilket ambisjonsnivå det er realistisk å starte samarbeidet på og hvordan styringsmodellen bør være for en sterkere nasjonal samordning • Prosessen har tydeliggjort behovet for å styrke det strategiske nivået, før videre analyse og vurderinger av anbefalingene fra McKinsey gjennomføres

6. Innhold • Bakgrunn • Vurderinger og funn • Anbefalt forslag til løsning • Plan for videre arbeid

7. Scenariene er vurdert i arbeidssamlinger, fokusintervju og gevinstanalyser Felles infrastruktur Felles administrative applikasjoner Felles utvalgte kliniske applikasjoner Innhold: • Infrastruktur vendt mot brukerne • Helpdesk • PC • Bakenforliggende infrastruktur • Server/lagring • LAN • WAN Innhold: • Personalforvaltning • Personaladministrasjon • Lønnsadministrasjon • Arbeidstidsplanlegging • Kompetanseforvaltning • Logistikk • Lageradministrasjon • Innkjøp • Ledelse og økonomistyring • Økonomistyring • Administrativ datavarehus • Intern og ekst. kommunikasjon • Administrativ/Teknisk forvaltning Opprinnelig innhold: • Pasientstyring • Timebestilling • Rekvisisjon og svar håndtering • Pasientjournalføring (EPJ) • Pasientadministrasjon (PAS) • Operasjonsstøtte • Operasjonsplanlegging • Preoperativ dokumentasjon • Postoperativ dokumentasjon • Prehospital styring • Syketransport • Akutt medisinsk kommunikasjon Vurderinger: • Regionene fortsetter sine interne samordningsprosesser • Ingen felles nasjonale tekniske infrastrukturprosjekter foreslås nå • Det utarbeides føringer for felles nasjonale prinsipper og tekniske standarder prioriteres Vurderinger: • Høy grad av regional standardisering, mye ulikt nasjonalt • Målsetningen er å standardisere nasjonalt • Stab/støtteprosjektet vil styre framdriften på dette arbeidet Vurderinger: • Ikke fokus på samordning av eksisterende applikasjoner alene • Fokus på nye prosjekter (Se neste side) • Det anbefales å lage en helhetlig plan for nye kliniske prosjekter, slik at riktig fokus og framdrift sikres

8. Det er definert fire hovedområder for utvikling og videreutvikling av systemer for det kliniske området Elektronisk samhandling • Kjernejournal • Helsefaglig meldingsutveksling • Timebestilling • Pasientmed-virkning/-opplæring • Beslutningsstøtte • Behandlingslinjer • Rolle og kontekst tilpasning • Mobile enheter, kurve • Informasjonssikkerhet • Virksomhets-statistikk • Kvalitetsregistre • Utdanning, e-læring • Klinisk forskning Forløps- og prosesstøttende EPJ-systemer Planlegging og kvalitetsutvikling • Rekv. og svar • Kodeverk, terminologier • Kataloger, registre • Protokoller • Integrasjon MTU og EPJ Bedre kommunikasjon mellom støttetjenester/MTU og journal

9. Innhold • Bakgrunn • Vurderinger og funn • Anbefalt forslag til løsning • Plan for videre arbeid

10. Det anbefales at en felles IKT-enhet har styringsmessige oppgaver (premissgiver) • IKT-strategi • Utvikling og oppfølging av felles overordnet IKT-strategi • Utvikling av en leverandørstrategi, herunder strategi for interne/eksterne leveranser • Porteføljestyring for IKT-prosjekter • Prioritering av nye prosjekter • Helhetlig porteføljestyring • Organisering og oppfølging av felles utviklingsprosjekter • IKT-arkitektur • Felles IKT-arkitektur for henholdsvis infrastruktur, applikasjoner og informasjonsstruktur, inkludert et repositrum for terminologier, kodeverk, klassifikasjoner, kataloger og registre • Felles krav til standardisering og samordning • Nasjonale systemeierforum • Organisering og oppfølging nasjonale systemeierforum

11. Etablering av en felles IKT-enhet vil gi gevinster Gevinster • Klarere styringslinjer og bedre kontroll • Sikre gjennomføringskraft i prosjekter med høy kompleksitet • Sikre kraft til å gjennomføre felles overordnet IKT-strategi Økt samordning og klarere ansvar • Akkumulere erfaring og kunnskap for bestilling og gjennomføring av prosjekter • Sikre at egenarten som fins i helsesektoren blir ivaretatt i hele prosessen • Sikre klinisk involvering i alle faser av IKT-prosjektene Kvalitetsheving • Sikre at det jobbes mot felles standarder slik at implementeringskostnadene går ned • Sikre bedre koordinering av nye initiativ • Legge grunnlaget for å kunne benytte felles løsninger • Utnytte fleksibiliteten som koordinering av ressurser på ulike geografiske lokasjoner gir Økonomisk gevinst

12. Organisering av ”Felles IKT” Generalforsamling (RHF-AD-ene) • Generalforsamlingen • Styret i Felles IKT (I størrelse mellom et minimumsstyre og dagens styringsgruppe for Nasjonal IKT) • Sørge for å få forankret og besluttet den nasjonale IKT-strategi og IKT-styringsmodell hos de regionale styrene • Beslutter, prioriterer og overvåker den nasjonale prosjektporteføljen • Beslutte IKT-arkitekturprinsipper • Felles IKT Strategiutvikling og programkontor • Utarbeide forslag til strategi og styrende prinsipper for IKT • Forvalte den nasjonale prosjektporteføljen Gjennomføre nasjonale utviklingsprosjekter innenfor angitt ansvarsområde Nasjonal arkitekturfunksjon • Utvikle og forvalte en Nasjonal IKT-arkitektur på både overordnet (logisk) og detaljert (fysisk) nivå Styrer nasjonale systemeierfora • Systemeierfora: Fremskaffer reelle behov og kravspesifikasjon for nye og forbedrede applikasjoner. Bidrar med kompetente fagressurser til nasjonale utviklingsprosjekt. Leverandørstrategi Strategi for kompetanseutvikling Styret for Felles IKT (Representanter fra RHF-ene) • Felles IKT • (Bemannes med nødvendig kompetanse)

13. RHF-enes rolle i IKT-styringsmodellen er også viktig Roller og ansvar i regionene • Regionalt systemeierforum • Fremskaffe reelle behov, kravspesifikasjon for nye og forbedrede applikasjoner. Bidra med kompetente fagressurser til regionale utviklingsprosjekt • Regionene oppfordres til å opprette systemeierfora også for de fagområder det eksisterer nasjonale systemeierfora • Regionalt porteføljestyre • Beslutte, prioritere og overvåke den regionale prosjektporteføljen • Øvrig • Utvikle seg til å bli en virkelig ”partner” for brukerne, spesielt innen de kliniske kjerneområdene. Være en pådriver for prosessutvikling og innovativ bruk av IKT • Påse at nasjonale IKT-standarder, -føringer og -retningslinjer følges • Håndtere relasjonen til HF-ene Det vil være ulikt hvordan regionene løser disse rollene. 13

14. ”Felles IKT” etableres som et felles aksjeselskap Forutsetninger og anbefaling • Alternativene for etablering av Felles IKT er en avdeling i ett av RHFene eller et felles eid aksjeselskap. • RHFene har gode erfaringer med bruk av aksjeselskap, jfr. Norsk Helsenett AS, HINAS AS, Helse Vest IKT AS, etc. • I evalueringen av Helse Vest IKT AS er det fremholdt; • ”Selskapsformen som er valgt medfører imidlertid en del klare fordeler ved at Helse Vest IKT blir ”tvunget” til å profesjonalisere sin styring, ledelse og rapportering.” • Det vil bli anbefalt at Felles IKT etableres som et felles aksjeselskap eid av de 4 RHFene. • Det er viktig å understreke at selskapsformen ikke bør tillegges særskilt vekt, det er eiers intensjoner med organisasjonen som er avgjørende. Det er eiers intensjoner med organisasjonen som er avgjørende, ikke selskapsformen. 14

15. Innhold • Bakgrunn • Vurderinger og funn • Anbefalt forslag til løsning • Plan for videre arbeid

16. Følgende forhold må defineres og arbeides videre med Forhold som må avklares i forbindelse med opprettelse av ny nasjonal enhet • Grensesnittet mellom den nye nasjonale enheten og Norsk Helsenett • Grensesnittet mellom den nye nasjonale IKT-enheten og kommunal sektor Forhold som må avklares når den nye nasjonale enheten er etablert • Grensesnittene mellom den nye enheten og de eksisterende fagmiljøene (KITH, NSEP, NST, Kokom, etc.) • Avklaring av rolle og ansvar for kompetanseutvikling • Eventuelt videre arbeid med scenariene ”Felles infrastruktur”, ”Felles administrative applikasjoner” og ”Felles utvalgte kliniske applikasjoner” • Eventuell felles drift av felles applikasjoner (nye, resultat av samordning, etc.) Flere av disse oppgavene ligger utenfor prosjektets mandat, og må avklares i samarbeid med de rette instanser.

17. Det vil gjennomføres en formell behandling før foreslått løsning iverksettes • Målsetningen er å få utforme et samlet forslag til etablering av den nye enheten til behandling i styringsgruppen 28. mai 2008. • Denne forelegges RHF AD-møtet 20.06.2008. • Endelig beslutning rundt opprettelse av denne enheten skal tas i RHF-styrene i august / september 2008. • Forslaget skal drøftes med fagforeningene før endelig beslutning tas, men de oppfordres til å gi innspill til prosessen også før den formelle behandlingen. • Etablering av selskapet i oktober 2008. Utforming av endelig forslag i styringsgruppen Forslaget behandles av Styringsgruppen for Nasjonal IKT Forslaget behandles i AD-møtet for RHF-ene Forslaget går til drøfting med fagforeningene Endelig beslutning tas i RHF-styrene