KDK-asiakasliittymän hankinnan valmistelu

1. KDK-asiakasliittymän hankinnan valmistelu KDK-seurantaryhmä 4.11.2009 Kristiina Hormia-Poutanen

2. Kansallinen digitaalinen kirjasto:Tietojärjestelmien kokonaisarkkitehtuuri haku haku Europeana ja muut ulkoiset Järjestelmät Pitkäaikaissäilytys Metadata Asiakasliittymä metadata Metadata Objektien haku DIP,jakelupaketit SIP, Luovutus- paketit Taustajärjestelmät Metadata objektihaut Rajoitetut aineistot Rajoittamattomat aineistot kirjasto-, arkisto- ja museojärjestelmät sekä muut järjestelmät

3. Asiakasliittymä – kehittämisen lähtökohdat • Asiakaslähtöisyys – asiakkaiden tarve • Nopea ja tuloksellinen tiedonhaku • Monipuolinen ja laaja digitaalinen aineisto • Integroitavuus tiedontarvitsijan prosesseihin • Arkkitehtuuri • Käyttöliittymän ja taustajärjestelmien erottaminen toisistaan • Integroituminen muihin kansallisiin infrastruktuureihin • Asiakasliittymä on PAS:in käyttöliittymä • Europeana-yhteistyö

4. Organisointi- hanke • Seurantaryhmä • Ohjausryhmä • Jaokset • Saatavuus • PAS • Tekninen asiantuntijaryhmä

5. Organisointi - asiakasliittymä • OPM- Kansalliskirjasto sopimus • Kansalliskirjasto hankintayksikkö • Sovitut päätösesitykset viedään seurantaryhmälle • Hankinnan tukena • Hankinnan ohjausryhmä • Hankinnan projektiryhmä • Konsultit(hankintaprosessi, juridiikka)

6. Yhteinen tahtotila -toimintatapa • Tahtotilaworkshopit • Sektoreiden yhteiset työryhmät • Kokonaisarkkitehtuuri • Vaatimusmäärittelyt • Tietovarantokysely • Viestintä • Hankinnan valmistelu • Toiminnallisen vaatimusmäärittelyn kirjallinen kommentointi (sektorit, ohjausryhmä) • Vuorovaikutteinen media • KDK-wiki • Jalkautumiset • Palveluesittelyt • Sektoreiden yhteiset seminaarit • Sektorikohtaiset seminaarit • Korkeakoulut kevät 2009, syksy 2009 • Jaosten tiivis yhteistyö

7. Vaiheistus 2008-2011 • Yhteisen tahtotilan muodostus 2008- • Hankeorganisaatio, kirjastot, arkistot, museot • Valmisteluvaihe 2008-2009 • Vaativuusmäärittelyt (toiminnallinen, tekninen) • Hankinnan valmistelu • Hankintaprosessi käynnistyy 9/2009 • Pilottivaihe 2010 (Q3-Q4) • 8 pilottiorganisaatiota • Tuotantojärjestelmän rakentaminen alkaa 2010 • Tuotantojärjestelmän ylläpito 2011-

8. Pilottiorganisaatiot • Jyväskylän yliopiston kirjasto • Kansalliskirjasto • Kansallisarkisto • Lusto / Kantapuu • Museovirasto / Suomen museot online • Tuusulan museon taidemuseo-osasto ja Valtion taidemuseo Muusa-palvelu • Helsingin kaupunginkirjasto / Helmet • Turun maakuntakirjasto / Axiell

9. Hankinnan valmistelu • Vaatimusmäärittelyt (toiminnallinen ja tekninen) on laadittu saatavuusjaoksen ohjauksessa • Valmistelun tukena on ollut sektoreiden edustajista muodostetut asiantuntijaryhmät • Toiminnallisesta vaatimusmäärittelystä pyydettiin sektoreilta kommentteja keväällä 2009 • KDK-organisaation tuki mm. kokonaisarkkitehtuurityössä on ollut merkittävä (arkkitehtuurikuvat, prosessikuvaukset)

10. Hankintamenettelyn valinta • Hankintamenettely on kilpailullinen neuvottelumenettely (erityisen monimutkaiset hankinnat) • Kartoitus arkisto-, kirjasto- ja museoalan eri toimijoiden halukkuudesta ryhtyä kansallisen digitaalisen kirjaston asiakasliittymän käyttäjiksi tehty kesällä 2009 • 171 vastausta / 394 • Kirjastot 77/ 193 • Arkistot 27 /76 • Museot 67/125 • Kyllä 155 • Ei 13 • Amk, kunnankirjasto, yliopistokirjasto, museo

11. Kilpailullisen neuvottelumenettelyn kulku • Hankintailmoitus • tavoite: 29.9.2009 klo 14.00 mennessä • www.hankintailmoitukset.fi -> TED (Tenders Electronic Daily) • haetaan osallistujia /ehdokkaita • Osallistumishakemusohjeet • hankinnan kuvaus, ehdokkaiden soveltuvuuskriteerit, osallistumishakemuslomakkeet, määräajat (30 pv) yms. • valitaan soveltuvuuskriteerit niin, että pystytään rajaamaan osallistujien määrä n. 3-5 osallistujaan • pitää olla valmiina kun hankinta-ilmoitus jätetään • Osallistumishakemukset (30 pv) • tarvittaessa vastataan ehdokkaiden esittämiin lisäkysymyksiin, vastaukset kaikille ehdokkaille hankinnan www-sivuilla • palautus 29.10.2009 • Avauskokous & pöytäkirja • 30.10.2009 • Osallistumishakemusten vertailu ja valintapäätös • tiedoksianto, mukaan muutoksenhakuohje (7 saantiaika + 14 +7 päivää pakollinen odotusaika) • n. 4 viikkoa eli päätös n. 1.12.2009

12. Kilpailullisen neuvottelumenettelyn kulku • Neuvottelukutsu • mukaan valituille • sis. mm. hankekuvaus/alustava tarjouspyyntö liitteineen, asialista, sopimusluonnos, sopimusehdot, pyydetään tässä neuvotteluihin toimitettavat dokumentit/alustavat tarjoukset • osallistujia voidaan karsia vaiheittain • n. 21.-22.12.2009, jos ei ole tullut valituksia • Neuvottelut & pöytäkirjat • tarvittaessa useampi kierros, tekniset neuvottelut ja sopimusneuvottelut erikseen • n. 5-6 viikkoa kutsusta, huomioidaan joulu • avauskokous & pöytäkirja • neuvottelut n. 15.2.-30.3.2010 • ilmoitus neuvottelujen päättymisestä • Tarkennukset tarjouspyyntöön – lopullinen tarjouspyyntö mukana oleville (Q2/2010) • Tarjoukset – lopulliset tarjoukset sisään (Q2/2010) • Avauskokous & pöytäkirja • Tarjousvertailu (Q2-Q3/2010)

13. Kilpailullisen neuvottelumenettelyn kulku 12. Hankintapäätösesitys (Q3/2010) 13. Hankintapäätös (Q3/2010) tiedoksianto, mukaan muutoksenhakuohje 14. Sopimusneuvottelut, hankintasopimuksen allekirjoitus (Q3/2010) huom. pakollinen odotusaika ennen allekirjoitusta (7 + 14 + 7 eli 7 + 21 päivää) 15. Jälki-ilmoitus (Q3/2010) www.hankintailmoitukset.fi -> TED (Tenders Electronic Daily)

14. Kiitos! www.kdk2011.fi