التخطيط

1. التخطيط كيف تعد خطة تنفيذية How to design action plan إعداد: أ.محمد وصفي أبو العلا( أبو أنس) 2011

2. كيف تصبح مشاركاً فعالاً أحضر للندوة والأسئلة معدة في ذهنك أنصت بإصغاء واهتمام لأراء الآخرين فكر بانطلاق لا تحتكر المناقشة لا تنشغل مع زميلك في أحاديث جانبية كن عملياً الاتفاق مع الآخرين فن

3. مفهوم الادارة • الإدارة هي الاستخدام الفعال والكفء للموارد البشريــــة والمادية والمالية والمعلومات والأفكار والوقت من خلال العمليـــات الإداريــة المتمثلة في التخطيط، والتنظيـم والتوجيـه والرقابـة التوظيف بغرض تحقيق الأهداف.

4. مدخل يعتبر التخطيط احد الوظائف الخمسة للإدارة : التوظيف التنظيم التخطيط التوجيه الرقابة

5. التنظيم رسم الهيكل التنظيمي لوحدات ودوائر وأقسام المؤسسة بما يحقق الكفاءة الإدارية ويضمن عدم التداخل والتقاطع في تخصصات العمل

6. التوظيف وضع الشخص المناسب في المكان المناسب من الهيكل التنظيمي

7. الرقابة والتقييم مراقبة الأداء وتقييمه وتحديد ما إذا كان يحقق الأهداف أم لا؟

8. التوجيه إرشاد العاملين نحو تحقيق الأهداف

9. التخطيط وهو توقع المستقبل وتحديد أفضل السبل لإنجاز الأهداف

10. تستغل استغلالاً أمثلاً باستخدام بغرض الوصول إلى وتحقيق الإدارة الناجحة التغذية الراجعة العناصر المكونة للمؤسسة الموارد المالية الموارد المادية مدخلات أهداف المؤسسة تعزيز... تطوير... تنمية.... رفع كفاءة.. مخرجات الوظائف الإدارية التخطيط التنظيم التوظيف الرقابة التوجيه عمليات

11. أهمية التخطيط ؟

12. مفهوم التخطيط • هو وضع الأهداف في برنامج عمل قابل للتنفيذ • التنبؤ بالمستقبل مع الاستعداد لذلك المستقبل • رسم صورة واضحة للمستقبل وتحديد الخطوات الفعالة إلى الأهداف والغايات المرجوة في أقل جهد وكلفة ممكنة • هو ترتيب الأولويات في ضوء الإمكانات المادية والبشرية • هو عمل ذهني يبحث في إمكانية التحكم في ظروف المستقبل من خلال الوضع الراهن

13. كم خسرنا لأننا لا نخطط؟ • الكثير منا مشغول بدوامة العمل فإما أن تحدث الأمور من تلقاء نفسها أو أن الكثير من الفرص ستفوت علينا • معظم الناس يجدون أن 80 % من وقتهم لا يؤدي إلا 20 % من أعمالهم • عدم تحقيق الكثير من طموحاتنا وآمالنا • عدم إكمال ما نبدأه من مشاريع مما يعود علينا بخيبة الأمل • بعثرة الجهود و إهدار الطاقات نتيجة للفوضوية التي اعتدناها • ضعف التعامل مع حالات الطوارئ و أحيانا كثرة الاستسلام لها

14. لماذا نخطط؟ وضوح الرؤية و تحديد الهدف السيطرة على مشاكل التنفيذ تحقيق التكامل و التنسيق استخدام أمثل للموارد و الإمكانات تقليلالمخاطر المتوقعة تحديد الأولويات بما يتفق مع الاحتياجات

15. انواع التخطيط

16. البيئة الخارجية • الفرص • التحديات • البيئة الداخلية • القوه • الضعف التخطيط الاستراتيجي الرؤية الرسالة الأهداف والغايات الاستراتجيات والتكتيكات السياسات والقيم التخطيط التنفيذي (التشغيلي) خطط العمل الموازنة التقديرية الادارة الاستراتيجية التفكير الاستراتيجي خطة المراقبة/ المتابعة

17. التحليل الاستراتيجي(SWOT) البيئة الخارجية البيئة الداخلية مخاطر فرص عناصر ضعف عناصر قوة يجب الحذر منها يجب انتهازها يجب تقويتها يجب استثمارها

18. صفات الخطة الجيدة طموحة الموضوعية التوازن المرونة الواقعية الشمولية

19. خطوات التخطيط • تحديد الفئة المستهدفة المنوي التخطيط لها • تحديد الاحتياجات • اشتقاق الأهداف • اقتراح وسائل لتحقيق الاهداف • اختيار الأنسب من هذه الوسائل • توزيع الوسائل على نموذج خطة تنفيذية

20. خطوات التخطيط • الفئة المستهدفة يجب تحديد الفئة المستهدفة بدقة: • الخصائص العمرية • المستوى الثقافي أو الفكري • الخبرات السابقة • العدد

21. خطوات التخطيط • المشكلة او الاحتياج • يجب ان تتأكد من انك تتعامل مع المشكلة ذاتها و ليس مع ظواهر المشكلة • يجب تقييم اولويات الفئة المستهدفة

22. خطوات التخطيط • تحديد الهدف • لابد من اشتقاق الاهداف من الاحتياجات • كل هدف يغطي احتياج او اكثر • يجب الا يتكرر أي هدف لأنه سيؤثر على الوسائل الهدف الجيد:SMART • محدد Specific • ممكن قياسه Measurable • قابل للتطبيق Achievable • واقعي Realistic • محدد بوقت Time limited

23. خطوات التخطيط اقتراح وسائل تحقيق الأهداف • نحدد الأساليب والوسائل التي يمكن من خلالها جعل الغاية حقيقة واقعة أو نتيجة يمكن الوصول إليها.

24. خطوات التخطيط • الاختيار بين الوسائل أي الوسائل يمكن أن تصل بنا إلى الهدف بالسرعة الأقل والتكلفة الأقل والفاعلية الأكثر • هناك معايير خاطئة في تحديد الوسائل : • تقديم العمل المحبوب على العمل غير المحبوب • تقديم العمل السهل على الصعب • تقديم الأعمال ذات الوقت القصير على ذات الوقت الطويل

25. تقيم الوسائل واقعية التنفيذ تقييم الوسائل سرعة تحقيق الهدف دقة تحقيق الهدف التكلفة مناسبتها للفئة المستهدفة

26. خطوات التخطيط • وضع خطة تنفيذية ملاحظة التكلفة الوقت - الزمن المكلف النشاط

27. مثال : • الفئة المستهدفة: 35 جمعية أهلية تعمل في المجال الخيري – بمدينة غزة • الاحتياج : ضعف في كتابة المشاريع ومهارة تدبير التمويل • الهدف: رفع كفاءة 35 جمعية أهلية خيرية في مجال كتابة المشاريع وتدبير التمويل • الوسائل المقترحة: • توزيع الفئة للتدريب في مؤسسات ذات خبرة في هذا المجال • عقد دورة تدريبية في كتابة المشاريع وتدبير التمويل • توزيع كتاب يتحدث عن الموضوع

29. الخطة الإجرائية: هي المهام الإجرائية التي يجب القيام بها لتنفيذ الوسائل الواردة في الخطة التنفيذية • ما هي النشاطات التي تتضمنها عقد دورة تدريبية • الاتصال مع المدربين واستدراج عروض أسعار • تجهيز القاعة و التجهيزات اللوجستية • تجهيز المادة التدريبية للمتدربين • الاجتماع بالمتدربين وشرح تفاصيل الدورة ومواعيدها • تحضير متطلبات توثيق الدورة (تصوير) • إعداد النماذج الإدارية للدورة“كشوفات“ • تجهيز بوستر خلفية للدورة • .

30. لماذا يفشل التخطيط • عدم الاكتراث من قبل المخططين و المنفذين. • عدم القدرة على التنبؤ الجيد. • ا لعجز عن القيام بمهام التخطيط. • نظام القيادة المتبع. • قلة العمل بروح الفريق. • عدم دقة البيانات و وضوحها.