Cíl projektu PMA

1. MVČRProjekt Procesní modelování agend9. Národní konference kvality ve veřejné správěIng Josef Beneš, manažer projektu 20.2.2013

2. Cíl projektu PMA je implementace softwarové, znalostní a procesní infrastruktury pro vytváření, využívání a správu procesních modelů agend tak, aby je bylo následně možné optimalizovat (zefektivnit činnost úřadů veřejné správy, snížit finanční nároky na chod administrativy a zajistit jejich maximální dostupnost a kvalitu).

3. Předmět dodávky - Dodavatelem je Accenture Central Europe B.V., • Vypracování Metodiky procesního modelování agend veřejné správy. • Cílem je zavedení společného procesního slovníku a tedy společného pohledu na různé aspekty procesních modelů • Cílem je naučit se popisovat procesní postup, včetně čerpání zdrojů a kvality výkonu procesů • Cílem není personální audit • Cílem není veřejnou správu „ukreslit“ • Dodávka a implementace AIS RPP Modelovacího pro procesní modelování agend veřejné správy, vybaveného moduly řízení, editace, připomínkování a publikování. • Návrh, implementace a zprovoznění Rozhraní mezi AIS RPP Modelovacím a RPP (dále jen „Rozhraní“). • Mít vazbu na základní registry – systém je editační • Vyškolení vybraných úředníků v procesním modelování podle vypracované Metodiky a s použitím AIS RPP Modelovacího. • Zpracování procesních modelů 30 agend veřejné správy. • Nejde o vytvoření standardu 30 agend, cílem je zavedení systému pro modelování agend • Je to reprezentativní vzorek, který umožní pochopit souvislosti (extrémy a kritici) • Návrh institucionálních a věcných podmínek pro zřízení metodického centra pro procesní modelování agend Zadavatelem po dobu realizace a udržitelnosti projektu. • Udržení znalostí a založení dlouhodobého výhledu udržitelnosti a rozvoje systému • Pomoc ohlašovatelům agend a samosprávě v jejich práci

4. Metodika procesního modelování – klíčový výstup • Stanovení postupu modelování sběru, analýzy, tvorby jednotlivých forem procesních modelů a jejich aktualizace v podmínkách veřejné správy, zohledňující specifika veřejné správy. • Popis efektivního řízení tvorby, udržování a aktualizace procesních modelů i vlastní Metodiky, vč. identifikace rizik a návrhu jejich eliminace, tj. základ činnosti metodického centra. • Metodika procesního modelování je „řídící dokument“ pro • Modelování 30 agend (3 pilotní) v rámci projektu PMA • Dále modelování cca 500 agend ohlášených i neohlášených v RPP • Nasazení a využívání AIS Modelovacího • Školení stovek uživatelů • Provoz Metodické centra MVČR pro modelování agend

5. Časový plán projektu • Zahájena dodávka projektu 1.9.2012 • Akceptace prvních výstupů 28.2.2013 • Metodika PMA • Dodávka AIS Modelovací • Modely pilotních agend • Aktualizace metodiky – červenec 2013 • Dokončení modelů 26 agend – říjen 2013 • Dokončení školení – listopad 2013 • Datum ukončení projektu 31.3.2014 • Zahájení činnosti Metodického centra MVČR 1.4.2014 • Udržitelnost projektu do 31.3.2019

6. Klasifikace agend a procesů Podíl na provozních nákladech • Základ je v metodice ohlašování agend • Agenda - Zákon • Dle stupně správy • Státní správa • Samospráva • Přenesená působnost • Procesní oblasti – systém regulace • Evidence • Kontrola • Strategie • Charakter procesů • Tvrdé • Částečně tvrdé • Měkké • Procesní agendy Stát Kraj Město/ obec Podíl na středně tvrdých procesech Podíl na tvrdých procesech Podíl na měkkých procesech Znalostní profil projektu

7. Procesní popis • Slovní popis • Grafický popis • Úroveň 1 • Procesní mapa • Procesní oblast • Organizace • Proces - činnost • Úroveň 2 • Účastník • Aktivity - úkon • Stavy • Komunikace • Datový popis • Úroveň • Proces • Výstup • Typ případ Znalostní profil projektu

8. Funkce budoucího systému RPP Finální model • AIS RPP modelovací je postaven na modelovacím nástroji CraftCase • Modul řídící – definice pracovního postupu • Modul editační – provedení modelu • Modul připomínkovací • Modul čtecí – prohlížení modelů ISZR Pracovní model Metodické centrum Modelovací nástroj Ústřední orgán Kraj Město/obec

9. Postup modelování Fáze postupu Etapy postupu • Etapa 1.1: Iniciální analýza agendy • Etapa 1.2: Definice procesního rozsahu agendy • Etapa 1.3: Vytvoření detailního harmonogramu prací • Etapa 1.4: Posouzení dostupnosti dat o výkonu agendy Základní analýza a příprava modelování • Etapa 2.1: Vytvoření procesního popisu agendy • Etapa 2.2: Sběr hodnot AS-IS modelu • Etapa 2.3: Příprava podkladů pro stanovení nákladů výkonu procesů agendy • Etapa 2.4: Stanovení hrubých lokálních nákladů procesů agendy • Etapa 2.5: Stanovení čistých lokálních nákladů procesů agendy • Etapa 2.6: Schválení AS-IS modelu agendy • Etapa 2.7: Identifikace optimalizačního potenciálu • Etapa 2.8: Prioritizace procesů pro detailní analýzu Sestavení AS-IS modelu Procesní modelování • Etapa 3.1: Návrh optimalizačních hypotéz • Etapa 3.2: Výběr TO-BE varianty modelu • Etapa 3.3 Posouzení první verze TO-BE modelu • Etapa 3.4: Vytvoření detailních návrhů opatření • Etapa 3.5: Odhad potenciálu úspor opatření • Etapa 3.6: Prioritizace opatření k realizaci • Etapa 3.7: Vytvoření návrhu realizace opatření • Etapa 3.8: Posouzení druhé verze TO-BE modelu • Etapa 3.9: Vypořádání připomínek • Etapa 3.10: Schválení finální verze TO-BE modelu • Etapa 3.11: Publikace TO-BE modelu do RPP Sestavení TO-BE modelu

10. Standard agendy Procesnímodelování Procesní popis Vazba na RPP Přímé náklady Pracnost Podmínky výkonu Podklady pro standard (AISM) DefiniceKPI Zjištěnícentrálníchstatistik Seznam KPI Statistiky výkonu procesů Standard výkonu procesů agendy (3 oblasti) Definice odměny Definice úrovně Definice výkonu Definice standardu(ZR RPP) Úroveň pro standard Způsob výpočtu základní odměny Způsob výpočtu upravené odměny Způsob výpočtu celkové odměny Procesní popis Požadovaná kvalita (Ukazatele kvality - KPI) Stanovení výše odměny pro konkrétní OVM Evidence lokálních hodnot koeficientů Stanovení hodnot parametrů standardu Hodnoty sankčních koeficientů pro KPI Cena jednotky výkonu, fixní složka Základní výše odměny Upravená výše odměny Celková výše odměny dle standardu Lokální hodnoty četností a koeficientů Další IS Definice případné kompenzace (mimo standard) Platba za výkon agendy Lokální výše kompenzace Finální výše odměny za výkon agendy

11. Organizace modelování • Gestor agendy • Správce modelu agendy • Vedoucí modelování • Analytik modelování • Koordinátor metodického připomínkování • Účastník metodického připomínkování • Koordinátor vnějšího připomínkování • Účastník vnějšího připomínkování • Koordinátor vnitřního připomínkování • Účastník vnitřního připomínkování • Vedoucí metodiků • Metodik modelování • Správce RPP

15. Děkujeme za účast a těšíme se na spolupráci, protože věříme, že vytvářený systém neboří lokální iniciativy a vytvoří základ společného procesního uvažování.