e-Processo Porque as melhores idéias não saem mais do papel.

1. e-Processo Porque as melhores idéias não saem mais do papel. Processo Digital da Receita Federal do Brasil Rogério Nascimento – Coordenação de Tecnologia da Informação – 07 de Outubro de 2008 Órgãos Convenentes:

2. Projeto e-Processo - Processos Digitais Objetivo Superior: Implantar uma cultura de gerenciamento de processos em meio digital. Objetivo Específico: Transformação dos processos administrativos em processos digitais, com o gerenciamento do seu fluxo de trabalho, no âmbito da RFB, do CC e da PGFN.

3. Histórico • Em 2003 a idéia de se trabalhar com processos digitais foi concebida na 5a.RF • Em 2005 a idéia foi encampada pela Coordenação Geral de Tecnologia • Em março de 2006 foi criado o primeiro processo digital na unidade DRF de Salvador. • Em outubro de 2006 foi julgado o primeiro processo na DRJ de Salvador • Em julho 2008 iniciamos a disseminação do e-Processo para 30 unidades da RFB, Conselho de Contribuintes e a PGFN • Em 2009 será feita a disseminação para as demais unidades

4. Objetivos e Diretrizes • Criar um processo totalmente digital, com uso da tecnologia GED – Gerenciamento Eletrônico de Documento e WORKFLOW – Fluxo do Trabalho. A tecnologia GED tratará da imagem dos documentos gerada ao longo dos trâmites administrativos e o Workflow tratará da integração da imagem com o fluxo do trabalho que envolve as pessoas, as aplicações e banco de dados da RFB. • O sistema e-Processo traz consigo não apenas uma mudança procedimental, a extinção do papel, da caneta, da gaveta e dos armários, mas, sobretudo, a introdução de uma nova cultura gerencial. • Nesta 1a etapa poderão ser digitais apenas os processos de impugnação de malha IRPF e processos gerados a partir dos autos de infração da fiscalização. Paulatinamente os demais tipos de processos serão incorporados ao sistema.

5. Controle do Crédito Tributário Início Início Início Início Fiscalização Declarações (DCTF, DSPJ, PerDCOMP) Arrecadação Controle do Crédito Do Contribuinte Cobrança Administrativa Cobrança Executiva Gestão de Processos Julgar Processo Aderir a Parcelamento Especial Inscrever CT em Dívida Ativa Não Pagamento Executar Procedimento Fiscal Captar Declaração Controlar Parcelamento Enviar à PGFN Controlar CT Inscrito Cadastrar Processo Não Pagamento Infração Detectada Realizar Parcelamento Parcelamento Transmitir Declaração Realizar Parcelamento Pagamento Lavrar Documento de Lançamento PerDCOMP 1 Validar Declaração Receber CT Parcelamento FISCEL DCTF/DSPJ Reconhecer Direito Creditório Compensação Encaminhar Aviso de Cobrança Sief-Cobrança, CCPJ DCOMP Controlar CT REFIS, PAES, PAEX Não Pagamento Tratapar, Parcweb SIPADE 1 Realizar Compensação Realizar Cobrança Judicial Enviar Aviso De Cobrança Efetuar Pagamento E-Safira DARF Sief Processos, e-Processo Saldo Devedor Acompanhar Processo Judicial Receber Pagamento Alocar Pagamento ao Saldo Devedor SCC Validar Créditos Vinculados Sief Pagamentos, SINAL Impugnação (Débitos não confessados) Repassar Pagamento Distribuição de Pagamentos MAED DCTF, PerDCOMP, DSPJ, ReceitaNET Manter Pagamentos DCTF/DSPJ Receber CT Cida, EFDV, SAJ Gerar MAED

6. Integração entre Sistemas(envolve processos da RFB, PGFN, CC, CSRF, Comprot,...) Ação Fiscal Malha IRPF Malha ITR Rest/Ressar/Comp Consulta Previdência Profisc Outros Cadastramento e manutenção dos dados crédito tributário do Processo SIEF Processos Imagens do Processo Fluxo de Trabalho (movimentação, distribuição e gerenciamento) e-Processo Sistemas incorporados Comprot Web CP (DRJ) Sincon (CC) SAP (DRF) PAV (PGFN) 75 SNH

7. Tipos de Processos Digitais • Processos gerados pela fiscalização • Processos gerados a partir da malha fiscal • Processos de PF e PJ, todos os tributos • Processos são tratados pelo e-Processo a partir da impugnação feita pelo contribuinte Tipos de Processos ainda não Digitais • Processos administrativos/disciplinares • Processos restituição/compensação • Processos previdenciários

8. Processos digitais – Informações Gerais • Acesso através de certificados digitais garantindo autenticidade das transações • Aplicam-se a maioria dos processos • Todos os documentos em papel serão digitalizados. A imagem digital fará parte do processo digital e os originais que não puderem ser descartados em função de sua importância, em especial em processo de representação penal, comporão um processo físico, chamado de Dossiê em Papel • Ciência eletrônica aos contribuintes • Em etapa futura do e-Processo, as impugnações, recursos e quaisquer outros documentos do contribuinte serão enviados ao processo digital via e-CAC. Estes documentos serão anexados através de formulários eletrônicos, onde o contribuinte deverá fornecer, de forma tabulada e estruturada, algumas informações básicas, necessárias para o tratamento automático e o correto encaminhamento de seu pronunciamento nas atividades do e-Processo.

9. Desafios para o Projeto • Mudança cultural grande • Investimento em infraestrutura de rede • Investimento em equipamentos • Scanners de produção • Scanners de mesa • Scanners portáteis • 2o. Monitor • Placas de vídeo e SW de OCR • Investimento em treinamento • Logística complexa • Integração com diversas áreas internas e externas • Equipe de projeto dedicada

10. Benefícios DRJ CSRF DRF CC e-Processo • Aumento da Arrecadação devido a redução drástica no tempo de trâmite de um processo administrativo digital no contencioso e na execução fiscal; • Desburocratização da RFB pela facilidade para o contribuinte acompanhar e visualizar o processo, e para a prática dos atos processuais pela Internet; • Disponibilidade, segurança, agilidade, padronização e automação dos procedimentos burocráticos; • Economia direta para a administração pública; • Possibilita a Gestão pela Qualidade de todas as atividades dos servidores correlacionadas ao trabalho com processo; • Gestão do Conhecimento pela facilidade de disseminação das melhores práticas procedimentais; PGFN Auto de Infração Intimações Resposta à intimação Consulta ao Processo CONTRIBUINTE

11. Obter transparência e rastreabilidade, com compromisso e responsabilidade de todo ato público; Ser um sistema genérico e ao mesmo tempo flexível, permitindo a parametrização das especificidades de cada setor, tipo de unidade ou de órgão convenente; Reduzir o excesso de burocracia mediante a descentralização do poder a quem faz, garantindo maior controle e gerenciamento dos processos; Princípios do e-Processo

12. Situação Atual • Temos mais de 1.900 processos fiscais digitais sendo trabalhados nas DRF e DRJ de Salvador. Ou seja, quase 90% dos processos novos com crédito tributário criados são digitais na DRF e DRJ de Salvador. • Expansão do Piloto para 30 Unidades, incluindo CC e PGFN • Desenvolvimento do módulo Proc Web dentro do e-Processo, com previsão implantação em novembro de 2008, possibilitando a migração dos processos em papel para processos digitais.

13. Cenário futuro • Controlar 100% dos processos na RFB, no Conselho de Contribuintes e na Procuradoria Geral da Fazenda Nacional. Promovendo uma visão comum de um processo, nos diversos órgãos, desde o nascimento até o seu arquivamento. Considerando as funcionalidades específicas necessárias a cada órgão. • Fortalecimento do uso da certificação digital pelo contribuinte, pela funcionalidade e conforto de estruturar um processo, transmiti-lo à RFB, acompanhar toda o seu ciclo de vida e fazer manifestações pela internet.

14. 1.0 Projeto e - Processo 1.2 Alocação de Recursos 1.4 Desenvolvimento da 1.1 Gerenciamento do Projeto 1.3 Alocação de Recursos Financeiros humanos Aplicação e - Processo 1.4.1 1.1.1Elaborar e Aprovar 1.3.2 Infraestrutura de 1.2.1 Elaborar e aprovar 1.3.1 Scanner e Monitores Especifica çã o 1.4.1.1 DRF Plano de Projeto Revisado Rede, Armazenamento, Portaria junto Secret á rio para de Requisitos Processamento aloca çã o dos recursos humanos 1.4.1.2 DRJ e CC definidos e aprovados no Plano 1.3.2 Elaborar Projeto de 1.4.1.3 PGFN 1.1.2 Executar Plano de Projeto. compras dos Scanners e 1.3.2.1 Levantamento de Projeto Monitores para Projeto, 1.4.1.4 Birô de Digitalização t é cnico e financeiro das inclu í do especifica çã o, op çõ es de arquitetura quantidade, local, prazo 1.2.1 Enviar comunicado formal para a infra - estrutura de entrega. . 1.1.2 Encerrar o Projeto e 1.4.1.5 Emissor Documentos junto as unidades/coordena çõ es requerida para o projeto. Elaborar Li çõ es Apreendidas dos recursos humanos designados na portaria com 1.3.3 Garantir a libera çã o finalidade de obter o 1.3.2.2 Elaborar Projeto 1.4.2 Teste, dos recursos para comprometimento das de compra da op çã o Constru çã o, viabilizar o Projeto de 1.4.2.1 DRF unidades/coordena çõ es com o definida para o projeto Homologa çã o compra dos Scanners e Projeto juntamente com o Plano inclu í do especifica çã o, 1.4.2.2 DRJ e CC Monitores de Projeto. quantidade ,local , prazo de entrega e condi çõ es de 1.4.2.3 PGFN 1.3.4 Licita çã o e Aquisi çã o aceite dos Equipamentos 1.4.2.4 Bir ô de Digitaliza çã o 1.3.2.3 Garantir a 1.3.4 Instala çã o dos 1.4.1.5 Emissor libera çã o dos recursos equipamentos e aceite final de documentos para viabilizar a Infraestrutura 1.4.3 Implanta çã o 1.4.2.1 DRF 1.4.2.2 DRJ e CC 1.3.2.4 Licita çã o e Aquisi çã o dos 1.4.2.3 PGFN Equipamentos 1.4.2.4 Bir ô de Digitaliza çã o 1.3.2.5 Instala çã o dos equipamentos e aceite 1.4.2.5 Emissor final. de documentos

15. 1.0 Projeto e - Processo 1.6 Sensibiliza çã o e Divulga çã o 1.5 Validação do Piloto 1.7 Treinamento e Implantação 1.8 Normatização para uso do E - PROCESSO 1.5.1 Aquisi çã o e instala çã o de 1.8.1 Altera Lei do PAF sobre a 1.6.1 Palestras nas Regi õ es 1.7.1 Capacita çã o da equipe do Projeto equipamentos nas DRF e DRJ ci ê ncia de intima çõ es eletr ô nicas – de Salvador quebra da espont â neidade da caixa postal do e - CAC. 1.7.2 Cria çã o do V í deo - treinamento 1.5.2 Sensibiliza çã o e 1.6.2 Forma çã o de Multiplicadores treinamento dos usu á rios de Salvador 1.8.2 Portaria e Norma de Execu çã o 1.7.3 Treinamento dado pelos fornecedores dos equipamentos aos 1.6.3 Elabora çã o do Plano de 1.5.3 Identifica çã o e usu á rios do e - Processo Divulga çã o do Projeto e Tratamento de erros de Aplica çã o E - PROCESSO 1.8.3 Manual do Sistema Aplica çã o 1.7.4 Disseminação do Piloto 1.5.4 Analise de Viabilidade T é cnica para implanta çã o da aplica çã o em todas unidades RFB e PGFN. 1.7.5 Disseminação para toda a RFB

16. Disseminação do Piloto (2008) Preparação Treinamento Fase 1 – CC, RJ e Rib.Preto Fase 2 – BSB e CWB Fase 3 – BH e Fortaleza Alocar Recursos Habilitar e Treinar Disseminadores Fase 4 – Recife e PGFN(SSA) Fase 5 – Belém/ Uruguaiana/Sta Maria Elaborar Manual e Normas Execução Treinar Equipes Serpro Local Elaborar Plano Aulas Preparar Ambiente Unidade Implantar CC Implantar RJ Implantar Rib.Preto Treinamento Repasse

18. Módulo DRF Cadastramento e Criação do processo digital - integração com o Sief Processo  Caixa de Trabalho  Acesso as Atividades e os Processos da equipe  Filtros de pesquisa e de visualização de processos  Distribuição  Trabalhando com processos e documentos  Movimentação  Consulta a Processos, documentos e configuração de equipes  Modulo Gerencial  Distribuição Parametrizada  Controle de Saída de Atividade e da Equipe  Priorização Parametrizada  Relatórios Gerenciais  Ciência automatizada Acesso do contribuinte ao processo digital pelo e-CAC Configuração  Administração e Ajuda Desenvolvimento do Sistema (Especificação, construção, homologação e implantação)

19. Módulo DRJ e CC – Incorporação do projeto Proc Web(em construção) Apuração do grau de complexidade dos processos RHAP - Relatório de horas-padrão do Processo ACT - Definição das áreas de concentração temática dos processos Sessão de julgamento colegiado Emissão de pauta e atualização dos site do CC e da RFB Controles das fases processuais dos processos – Ocorrências Padronização e alimentação do resultado de julgamento Inventário de processos papel Módulo PGFN(em construção) Pedido de manifestação com prazo Elaboração de documentos segundo modelos Link com processos judiciais Integração com sistema CIDA, PAV, EFDV Módulo Birô de Digitalização(em construção) Desenvolvimento do Sistema (Especificação, construção, homologação e implantação)

20. Conceitos Fundamentais Unidade Administrativa Regimento da Receita Federal Equipe de Trabalho Definição do Regimento Interno ou da Unidade Local Os processos sempre estarão dentro de uma atividade. Equipe de Trabalho Padronizadas Nacionalmente Usuário Atividade Padronizadas Localmente Tarefa

21. Cadastrar Equipes

22. Incluir Membros Equipe

23. Associar Atividades às Equipes

24. Caixa de Trabalho

25. Visualização de Processos

26. Pista de baixa velocidade do trâmite processual. Administração Burocrática Supervisor Servidor Administração Gerencial Controle de Saída Supervisor Distribuição parametrizada Movimentação pelo Servidor Servidor Pista de alta velocidade.

27. Equipamentos e suas finalidades • Scanner de mesa (25 páginas por minuto); • Scanner de Produção (70 páginas por minuto); • Scanner portátil tipo caneta; • Segundo monitor; • Placa de vídeo; • Software de OCR – Reconhecimento ótico de caracteres;

28. Scanner de Mesa Equipamentos Scanner Portátil

29. 2º Monitor Equipamentos

30. Scanner de Produção Equipamentos

31. Software de OCR Equipamentos Placa de vídeo

32. Obrigado !!!