Dokumenty, którymi należy się posiłkować przy rozliczaniu projektu:

1. Zasady rozliczania projektów dofinansowanych przez Dolnośląską Instytucję Pośredniczącą – teoria w praktyce

2. RPO WD 2007-2013 / 4 Rozliczanie projektów – niezbędne dokumenty 1 Dokumenty, którymi należy się posiłkować przy rozliczaniu projektu: Str. 2 www.dip.dolnyslask.pl

3. Rozliczanie projektów – niezbędne dokumenty 2 Umowa o dofinansowanie projektu + załączniki ZAŁĄCZNIKI: Str. 3 www.dip.dolnyslask.pl

4. RPO WD 2007-2013 / 4 Rozliczanie projektów – umowa o dofinansowanie Umowa o dofinansowanie projektu – najważniejsze paragrafy: § 1 ust. 16,18 – Numery rachunków bankowych; § 2 ust. 1–10 – Przedmiot Umowy; § 3 – Okres realizacji; § 5 – Planowanie płatności; § 6 – Refundacja; § 6a – Zaliczka; § 7 – Rozliczanie; § 9 – Pozostałe warunki przyznania i wykorzystania dofinansowania; § 16 i 17 – Zmiany w projekcie i umowie; § 18 – Rozwiązanie Umowy. Str. 4 www.dip.dolnyslask.pl

5. HARMONOGRAM PŁATNOŚCI Planowana kwota dotacji Umowa zawarta dnia 25-05-2012 r. Załącznik aktualizowany do 05-go każdego miesiąca ale przed złożeniem kolejnego wniosku o płatność i obowiązuje po wyrażeniu zgody przez DIP Kwota dofinansowania nie może być niższa od wartości 5% kwoty dofinansowania z umowy Str. 5

6. HARMONOGRAM PŁATNOŚCI - ZALICZKA Planowana kwota dotacji Umowa zawarta dnia 25-05-2012 r. Załącznik aktualizowany do 05-go każdego miesiąca ale przed złożeniem kolejnego wniosku o płatność i obowiązuje po wyrażeniu zgody przez DIP 500 000,00 600 000,00 100 000,00 Str. 6

7. Rozliczanie projektów – instrukcja wypełniania wniosku o płatność • INSTRUKCJA DO WNIOSKU BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ SKŁADANEGO W RAMACH PRIORYTETÓW 1 i 5 RPO WD (Działania 1.1, 1.2, 5.1 i 5.3) Wszystkie punkty są bardzo ważne ! W szczególności: • informacje ogólne; • informacje o sposobie wypełniania poszczególnych pól we wniosku o płatność; • informacje dodatkowe umieszczone na końcu instrukcji. Str. 7 www.dip.dolnyslask.pl

8. Rozliczanie projektów – wytyczne dla Wnioskodawców przydatne także Beneficjentom Wytyczne dla wnioskodawców w ramach regionalnego programu operacyjnego dla województwa dolnośląskiego na lata 2007 – 2013; • Najważniejsze rozdziały Wytycznych: • 2.3* wydatki kwalifikujące się do dofinansowania; • 2.4* wydatki niekwalifikujące się do dofinansowania; • 2.6.8* modyfikacja projektu po podpisaniu umowy; • 2.6.9* sposób realizacji zamówień przy zakupie dostaw, usług i robót budowlanych. • 2.6.10* rozliczanie projektu; • 2.6.12* korekty finansowe. * w zależności od naboru numeracja może się nieznacznie różnić Str. 8 www.dip.dolnyslask.pl

9. Rozliczanie projektów – wypełnianie wniosku o płatność Wniosek o płatność Do rozliczenia poniesionych wydatków w ramach projektu służy Generator Wniosków o Płatność, za pomocą którego otrzymujemy wydruk „Wniosku beneficjenta o płatność” (WOP) Należy złożyć 1 egzemplarz wersji papierowej (oryginał) i 1 egzemplarz zapisany na nośniku CD/DVD Str. 9 www.dip.dolnyslask.pl

10. Najczęstsze nieprawidłowości: • błędne określenie okresu, za który składany jest wniosek („od” „do”), • w przypadku poprawy wniosku nie zaznaczanie opcji korekta, • składanie wniosków niezgodnie z Harmonogramem Płatności (niewłaściwe kwoty, wnioski sprawozdawcze zamiast płatniczych Str. 10 www.dip.dolnyslask.pl

11. Najczęstsze nieprawidłowości: • podawanie numerów NIP wspólników przez inne podmioty niż s.c., • - błędny numer rachunku bankowego. Str. 11 www.dip.dolnyslask.pl

12. Najczęstsze nieprawidłowości: • brak wszystkich aneksów zawartych w okresie do którego składany jest wniosek, • nieprawidłowe daty zawarcia umowy o dofinansowanie, aneksów, • - w przypadku występowania różnych poziomów dofinansowania dla poszczególnych rodzajów wydatków, należy wpisać najwyższy współczynnik procentowy dofinansowania. Str. 12 www.dip.dolnyslask.pl

13. Najczęstsze nieprawidłowości: - wnioskowana kwota błędnie zaokrąglona- (zaokrąglenia należy dokonać tak by nie przekroczyć procentowego udziału kwoty dofinansowania z umowy, zgodnie ze wzorem umieszczonym w instrukcji do wypełniania wniosków o płatność). Str. 13 www.dip.dolnyslask.pl

14. Najczęstsze nieprawidłowości: • błędne numery faktur i numerów NIP, • błędnie podana nazwa towaru lub usługi (niezgodna z fakturą), • brak wszystkich dat zapłat, • podawanie kwoty VAT gdy jest nie kwalifikowalny, • poprzedzanie każdego dokumentu numerem zadania, • brak wykazywania faktur korygujących zmieniających wartość kwoty wydatków kwalifikowalnych, • wykazywanie faktur dla których kwota kwalifikowalna równa jest wartości 0,00 PLN. Str. 14 www.dip.dolnyslask.pl

15. Szare pola wypełniają pracownicy DIP Str. 15 www.dip.dolnyslask.pl

16. Najczęstsze nieprawidłowości: • w pkt. 14 pozostawianie pustego pola w kolumnie ogółem w wierszach: w tym cross-finansing, w tym wydatki części inwestycyjnej, w tym wydatki części doradczej Str. 16 www.dip.dolnyslask.pl

17. Najczęstsze nieprawidłowości: • - błędne wyliczenie % rozliczenia otrzymanej zaliczki (ppkt. 5), • błędne zaokrąglenia kwot EFRR i budżetu państwa. • Kwota EFRR stanowi 85 % kwoty pomocy i powinna być zaokrąglona w dół natomiast kwota BP= dofinansowanie minus wyliczony EFRR Str. 17 www.dip.dolnyslask.pl

18. Najczęstsze nieprawidłowości: • wpisywanie innych nazw zadań niż te określone we wniosku o dofinansowania projektu, • nie uwzględnianie zmian wprowadzonych aneksami, • brak informacji o wydatkach w wierszach pod „ogółem”, • dla wydatków objętych mechanizmem cross-financing brak wypełniania wiersza pn „w tym cross-financing”. Str. 18 www.dip.dolnyslask.pl

19. Najczęstsze nieprawidłowości: • brak wskaźników lub wskaźniki nie uwzględniają zmian wprowadzonych aneksami, • brak wykazywania we wniosku o płatność końcową wskaźników rezultatu dotyczących zatrudnienia (również tych dla których wartość docelowa równa jest wartości 0), • informacja o braku problemów podczas gdy zgłoszono zmiany lub wnioski o aneksowanie umowy. W sytuacji braku problemów w trakcie realizacji projektu należy w tym punkcie zawrzeć taką informację (np. poprzez adnotację „brak problemów”, „nie stwierdzono problemów” itp.). Str. 19 www.dip.dolnyslask.pl

20. Najczęstsze nieprawidłowości: • podawanie danych za kwartał w którym złożono wniosek, • podawanie kwot nie wynikających z wniosku o dofinansowanie (obowiązującego w okresie za który rozliczany jest wniosek o płatność). Należy wypełnić zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projektu Str. 20 www.dip.dolnyslask.pl

21. Najczęstsze nieprawidłowości: • informacja, iż w zakresie promocji projektu podjęto działania zgodnie z umową”, • w przypadku innego adresu przechowywania dokumentów brak informacji o rodzaju instytucji np. biuro rachunkowe, księgowe, oddział firmy itp. Str. 21 www.dip.dolnyslask.pl

22. Najczęstsze nieprawidłowości: • niewskazywanie (zaznaczanie) załączników pomimo ich dostarczenia, • niewymienianie innych załączników które dostarczane są z wnioskiem, • błędna data, • brak pieczęci w przypadku nieczytelnego podpisu; ! Str. 22 www.dip.dolnyslask.pl

23. Załączniki do wniosku o płatność Wymienione są w dokumencie pn.: Wytyczne dla Wnioskodawców w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007 – 2013* Dokument dostępny na internetowej stronie DIP. www.dip.dolnyslask.pl (w zakładce Informacje dla składających wnioski / zakończone konkursy / rok naboru) * dla każdego naboru osobny dokument Str. 23

24. Do najważniejszych wymaganych załączników należą: Str. 24

25. Do najważniejszych wymaganych załączników należą: Str. 25

26. Do najważniejszych wymaganych załączników należą: Str. 26

27. Do najważniejszych wymaganych załączników należą: Str. 27

28. Do najważniejszych wymaganych załączników należą: Str. 28

29. Na pierwszej stronie: „Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z EFRR w ramach RPO WD na lata 2007-2013”* w przypadku współfinansowania projektu również z innych źródeł, należy wskazać dodatkowe źródła finansowania projektu, np. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu państwa w ramach RPO WD na lata 2007-2013” oraz Wydatek ujęto we wniosku o płatność za okres od ………………… do ………………… Opis dokumentów księgowych * np. Działanie 5.1 i 5.3 RPO WD Str. 29

30. Na odwrocie dokumentu: • kwotę wydatków kwalifikowanych, w tym kwoty VAT i cross-financing; • w przypadku faktur walutowych podać datę i kurs waluty, po której dokonano przeliczeń; • podział procentowy i kwotowy wartości dofinansowania; • informację o poprawności formalnej, rachunkowej i merytorycznej, z czytelnymi podpisami i datami; • adnotację o uregulowaniu zobowiązania wynikającego z dokumentu. Należy podać datę i sposób zapłaty; • informację o zakresie stosowania ustawy PZP (jeśli dotyczy), tj. tryb zastosowanego postępowania o dzielenie zamówienia publicznego wraz ze wskazaniem konkretnego artykułu, numer dziennika ustaw, na podstawie której przeprowadzane było postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego. Opis dokumentów księgowych Str. 30

31. TREŚĆ DOKUMENTU KSIĘGOWEGO STRONA 1 Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu państwa w ramach RPO WD na lata 207-2013. Wydatek ujęto we wniosku o płatność za okres od ………do………… Str. 31

32. STRONA ODWROTNA Wydatek związany z realizacją Projektu ...........(tytuł projektu)……………..... nr ….………(numer projektu)............……. w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 Działanie ………......... (nazwa i numer Działania/Schematu).................... zgodnie z Umową nr ...... (numer umowy)..... zawartą w dniu......... (data zawarcia umowy) Wydatek zgodny z zadaniem ……… (nazwa zadania) …………….z wniosku o dofinansowanie w ramach kategorii wydatku ……………….…(nazwa kategorii wydatku wraz ze szczegółową nazwą wydatku). Kwota kwalifikowalna*1:.............. X ….. % dofinansowania = …….. PLN dofinansowania. Informacja o wydatkach niekwalifikowalnych z powodu: a/przekroczenie limitu na wydatku w wysokości.............. PLN. - dot. pozycji nr (z faktury) b/inny powód (podać jaki) w wysokości.............. PLN - dot. pozycji nr (z faktury) *1 W przypadku, gdy wskazana kwota dotyczy wybranej/wybranych pozycji z dokumentu należy wskazać te pozycje. W przypadku wystąpienia innych różnic pomiędzy kwotą kwalifikowalną a kwotą dokumentu należy wskazać przyczynę rozbieżności.- np. poz. 2 niekwalifikowalna ponieważ ……

33. STRONA ODWROTNA C.D. Środek trwały ujęto w ewidencji środków trwałych pod pozycją *2……….. *2 Należy usunąć, jeżeli nie dotyczy Zapłacono …..(forma zapłaty)…………dnia ...................... Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym:……..(data i podpis osoby upoważnionej)…… Sprawdzono pod względem merytorycznym:……(data i podpis osoby upoważnionej) Zatwierdzono do wypłaty na kwotę*3 ……. (data i podpis osoby upoważnionej) *3 Dotyczy podmiotów zobowiązanych do niniejszej czynności na podstawie wewnętrznych instrukcji/regulacji *4 Wydatek poniesiony zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych (t.j. z 2007r. Dz.U. Nr 223, poz.1655 z późn.zm.) na podstawie art. ........... Projekt/Wydatek*4 nie jest objęty Ustawą Prawo Zamówień Publicznych w związku z artykułem .........-Art 3 ust. 1 pkt. 5 *4 Należy dokonać właściwego dla danej jednostki wyboru. Numer księgowy/Sposób zaksięgowania ………(numer/księgi rachunkowe)……….. Str. 33

34. Przykłady opisu faktur w PLN Wydatek związany z realizacją Projektu Zakup innowacyjnych maszyn i urządzeńnr RPDS.01.01.00-02-010/12 w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 Działanie 1.1 Schemat 1.1.A1. zgodnie z Umową nr UDA-RPDS.01.01.00-02-010/12-00 zawartą w dniu 25-05-2012 r. Wydatek zgodny z zadaniem: „Zakup nowoczesnej linii produkcyjnej” z wniosku o dofinansowanie w ramach kategorii wydatku „środki trwałe”, wydatek: „zakup tokarki CNC”. Kwota kwalifikowalna: 1 000 000,00 PLN X 50,00 % dofinansowania = 500 000,00 PLN dofinansowania. Poz. nr 7- części zamienne i eksploatacyjne 20 000,00 PLN - wartość niekwalifikowana, wydatek nieprzewidziany w budżecie projektu. Str. 34

35. STRONA ODWROTNA C.D. Środek trwały ujęto w ewidencji środków trwałych podpozycją: KŚT/211/2012/UE Zapłacono przelewem dnia 12-09-20012 i 30-10-2012 r. Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym: 30-10-2012 r. Alicja Ważna Sprawdzono pod względem merytorycznym: 30-11-2012 r. Alicja Ważna Zatwierdzono do wypłaty na kwotę ……. n/d………. Projekt/Wydatek nie jest objęty Ustawą Prawo Zamówień Publicznych w związku z artykułem 3 ust. 1 pkt. 5 (Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz.1655 z późn.zm.) Numer księgowy/Sposób zaksięgowania ………P4/12/2009/księgi rachunkowe 01-12-2012 r. Alicja Ważna Str. 35

36. Przykłady opisu faktur w EURO Wydatek związany z realizacją Projektu Zakup innowacyjnych maszyn i urządzeń nr RPDS.01.01.00-02-500/08 w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 Działanie 1.1 Schemat 1.1.A1. zgodnie z Umową nr UDA-RPDS.01.01.00-02-010/12-00 zawartą w dniu 25-05-2012 r. Wydatek zgodny z zadaniem: „Zakup robota spawalniczego” z wniosku o dofinansowanie w ramach kategorii wydatku „środki trwałe” Kwota kwalifikowana w Euro: 100 000,00 Euro, przeliczona na PLN wg kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury tj. 25-09-2012. Kurs 4,6590 x 100 000,00 = 465 900,00 PLN Zapłacono dnia 29-09-2012 kwotę 100 000,00 Euro z rachunku EURO w Rabbit Bank. Do przeliczenia zastosowano kurs sprzedaży w Rabbit Bank z dnia 29-09-2012 tj. 4,7305 x 100 000,00= 473 050,00 PLN. Ujemna różnica kursowa 7 150,00 PLN Kwota kwalifikowana PLN: 473 050,00 x 50,00% dofinansowania = 236 525,00 PLN dofinansowania. Dodatkowo w przypadku leasingu: Np. Rata nr 2 do umowy leasingu nr 45879/WB. Część kapitałowa 8 196,72 Euro. Ujemne różnice kursowe są kwalifikowalne (wyjątek stanowią projekty z naboru 2008), Str. 36

37. STRONA ODWROTNA C.D. Środek trwały ujęto w ewidencji środków trwałych podpozycją: KŚT/217/2012/UE Zapłacono przelewem dnia j.w. Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym: 10-03-2012 r. Alicja Ważna Sprawdzono pod względem merytorycznym: 10-03-2012 r. Alicja Ważna Zatwierdzono do wypłaty na kwotę ……. n/d………. Projekt/Wydatek nie jest objęty Ustawą Prawo Zamówień Publicznych w związku z artykułem 3 ust. 1 pkt. 5 (Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz.1655 z późn.zm.) Numer księgowy/Sposób zaksięgowania ………K2/03/2009/księgi rachunkowe 10-03-2012r. Alicja Ważna Str. 37

38. DOLNOŚLĄSKA INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA ul. Strzegomska 2 - 4 53-611 Wrocław umowy.dip@dolnyslask.pl www.dip.dolnyslask.pl